Présentation
New York est le centre économique du pays depuis sa fondation (et même avant cela, puisqu'elle était le siège des nations iroquoise et algonquine avant la colonisation néerlandaise en 1614). Avec le canal Érié reliant l'océan Atlantique aux Grands Lacs, l'État de New York est rapidement devenu le point de départ de la colonisation et de la fondation de l'Amérique, en plus d'abriter ses principaux centres industriels, économiques et démographiques [1].
New York a accueilli le premier bateau à vapeur du pays, son premier service ferroviaire [2], et sert toujours aujourd'hui de lieu au vaste réseau de lignes aériennes, d'automobiles et d'autoroutes qui relient les villes de la côte est.
Cela signifie que des millions de kilomètres sont parcourus par an par des vendeurs, des travailleurs du transport, des professionnels de la logistique et des distributeurs pour répondre aux besoins économiques de l'Empire State. C'est probablement la raison pour laquelle vous lisez cet article aujourd'hui : pour savoir comment rémunérer adéquatement vos employés et vos conducteurs pour le temps qu'ils passent sur la route en votre nom.
New York n'a aucune exigence légale de remboursement du kilométrage
La première et la plus importante information que vous devez savoir sur New York et ses exigences légales en matière de remboursement du kilométrage est que l'Empire State n'en a défini aucune. C'est vrai : l'État de New York n'a pas de taux de remboursement du kilométrage défini pour l'État.
En outre, aucune législation du travail ou fiscale n'oblige spécifiquement les employeurs à indemniser les employés pour les kilomètres parcourus dans leur véhicule personnel pour le travail.
Cependant, alors que lettre de la loi suggère que vous avez carte blanche rémunérer vos employés aussi peu que vous le souhaitez, ce n'est pas une option réaliste pour les employeurs en 2023. Bien qu'aucune exigence légale spécifique ne vous oblige à proposer une allocation de véhicule ou un taux de remboursement du kilométrage à vos équipes de vente et à vos distributeurs, il sera difficile d'embaucher des vendeurs et des agents de distribution compétents et fiables sans un tel tarif.
Vos employés travaillent d'arrache-pied pour représenter votre entreprise, et ils ne devraient pas avoir à payer de leur poche pour l'essence qu'ils consomment et les frais d'amortissement que leurs véhicules personnels encourent pendant qu'ils sont au travail. Beaucoup d'entre eux ne le feront pas, si vos concurrents proposent un meilleur arrangement.
Ainsi, même si aucune loi ne vous oblige à fixer un taux de remboursement du kilométrage pour vos conducteurs, il y a des normes à respecter et à attendre, et celle-ci est l'une d'entre elles. Plus d'informations à ce sujet ci-dessous.
L'État de New York et le taux de cents par mile de l'Internal Revenue Service
https://youtu.be/v5FM9oM5gzk
Comme pour les autres états dans ce série de billets de blog, en l'absence d'un article plus complexe structure de récompense telle qu'un programme FAVR, vous êtes libre de proposer à vos employés qui circulent dans l'État de New York un Tarif en cents par mile égal ou inférieur au taux fédéral de remboursement du kilométrage fixé par l'Internal Revenue Service.
(Ce taux, pour 2023, était de 65,5 cents par mile [3], et nous verrons si l'IRS augmente, maintient ou abaisse le taux de 2024 lors de son annonce annuelle en décembre 2023.)
Voici pourquoi vous pourriez choisir de vous en tenir au taux fédéral de l'IRS :
- C'est suffisant pour les employés et les agences de l'État. Voici un document [4] du bureau du contrôleur de l'État de New York qui explique que « l'État de New York rembourse les employés qui utilisent un véhicule personnel à des fins professionnelles sur la base de l'indemnité kilométrique standard établie par l'Internal Revenue Service (IRS) et la General Services Administration (GSA) des États-Unis ». Donc, si vous voulez être compétitif par rapport aux remboursements publics, il peut être judicieux d'égaler.
- Le respect du taux de cents par mile garantit que vos paiements sont exemptés des taxes fédérales, étatiques et sur les salaires. Cela représente une réduction de la charge fiscale pour votre entreprise et vos employés, ce dont tout le monde est reconnaissant à la fin d'une période de reporting financier. Il s'agit d'un différence par rapport aux abattements fiscaux. N.B., ces paiements sont exonérés d'impôts tant qu'ils ne le sont pas dépasser le taux de cents de l'IRS par mile. Tout cent par mile supérieur au taux de l'IRS volonté être imposé comme s'il s'agissait d'un revenu.
- La déclaration et l'enregistrement des miles et des dépenses sont relativement simples. Offrir à vos employés la possibilité de rembourser réel les dépenses sont toujours disponibles, mais cela nécessite beaucoup de formalités administratives. L'IRS propose le tarif en cents par mile comme un juste compromis entre la nécessité de documenter et de justifier toutes les dépenses de travail et une version relativement souple de ce besoin : il suffit d'enregistrer les relevés du compteur kilométrique, l'objectif commercial du voyage et l'itinéraire exact parcouru.
Attention à l'acheteur ! Il arrive que le taux de cents par mile de l'IRS ne soit pas idéal pour votre personnel. Regardez cette vidéo pour savoir quand c'est :
https://youtu.be/PpbshBkwgRc
Remboursement moyen à New York
Cardata estime que l'allocation automobile moyenne dans l'État de New York est de plus haute supérieur à la moyenne nationale de 600 dollars. L'État de New York est éloigné des États du Golfe producteurs de carburant, importe plus de nourriture qu'il n'en produit et a un coût de la vie plus élevé en raison de l'activité économique de l'État.
L'Empire State étant le troisième État le plus productif sur le plan économique [6] en termes de PIB par habitant, cela se traduit naturellement par des fluctuations plus importantes des prix locaux, car la demande restera toujours étroitement liée à l'offre sur un tel marché.
Cela changera bien entendu en fonction de plusieurs variables, celles liées à vos activités commerciales spécifiques. Mais vous pouvez sans aucun doute estimer que le paiement sera supérieur à la moyenne nationale.
Comment tenir des registres des frais de voyage d'affaires pour la conformité fiscale de l'État de New York
Étant donné que New York n'impose aucune exigence particulière aux employeurs, nous pouvons nous en remettre aux directives fédérales pour une tenue de registres adéquate afin de garantir la conformité et d'éviter des maux de tête en cas d'audit ou d'inspection.
Ces exigences sont les suivantes : [7]
Registres tenus en temps opportun. Peu importe que vous utilisiez une application de suivi du kilométrage ou un carnet papier, mais toutes les preuves de voyages d'affaires doivent être enregistrées dans les 30 jours, sauf dans des circonstances très spéciales.
Explication des objectifs commerciaux des voyages. Vous ne pouvez pas déduire les miles parcourus à destination et en provenance de votre lieu de travail, car ceux-ci sont considérés comme des frais de trajet. Vous devez consigner dans votre carnet le but de chaque voyage et la façon dont il est lié à vos fonctions professionnelles.
Présentation régulière des dossiers à un superviseur. Les dossiers de tous les conducteurs doivent être remis à un superviseur chaque mois pour examen et communiqués à l'IRS au cours de la période de référence annuelle.
Preuve documentaire. Toutes les réclamations et déductions effectuées doivent être étayées par des preuves documentaires, notamment des données de géolocalisation, des miles enregistrés par le compteur kilométrique d'une application, des reçus d'achats et d'autres pièces justificatives. Bien que vous n'ayez pas besoin de tous ces documents, vous en avez besoin pour prouver vos demandes de déduction. Cela s'avère très utile dans le cas d'un audit.
(Ces règles sont celles de la publication 463 et concernent directement Indemnités comptables—toutefois, ce sont également de bonnes pratiques comptables générales. Il existe d'autres règles pour les programmes FAVR que vous devriez connaître avant de mettre en œuvre un Programme à taux fixe et variable).
Conclusion
En conclusion, vous êtes libre d'offrir à vos employés vivant ou conduisant dans l'État de New York tout taux de remboursement des véhicules ; un taux qui corresponde au taux maximum en cents par mile fixé par l'IRS ou un programme FAVR ou Accountable Allocation ; et tant que vous conservez les registres appropriés, comme indiqué ci-dessus, ce paiement sera considéré comme exonéré d'impôts au niveau de l'État et au niveau fédéral.
Le bon programme de remboursement contribue grandement à attirer les meilleurs talents de vente et des conducteurs fiables pour commercialiser votre produit. Cela vous épargne également l'assurance et la responsabilité légale auxquelles vous seriez exposé avec un flotte de voitures de société, ainsi que la gestion des coûts d'amortissement et d'entretien des véhicules individuels. Dans l'ensemble, c'est une très bonne affaire.
Si vous souhaitez discuter des options qui s'offrent à vous ou voir comment vous pouvez optimiser votre obligation fiscale, parlez à un expert ici.
Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
Sources
- [1] Histoire économique | Musée de l'État de New York
- [2] Histoire de New York (État) — Wikipédia
- [3] L'IRS publie des taux de kilométrage standard pour 2023 ; l'utilisation professionnelle augmente de 3 cents par mile | Internal Revenue Service
- [4] XIII.4.C Taux de kilométrage des déplacements | Bureau du contrôleur de l'État de New York
- [5] À propos de la publication 463, Dépenses de voyage, de cadeaux et de voiture | Internal Revenue Service
- [6] PIB par État 2023 - Wisevoter [7] Formulaires et instructions de l'année précédente | IRS 463
