Le conducteur moyen perd environ 42 heures par an à enregistrer le kilométrage à la main. C'est une semaine de travail complète consacrée à la paperasse au lieu de faire le travail.
Mais avec le bon programme et la bonne application de suivi du kilométrage, ce temps est retransmis à votre équipe. En retour, vous bénéficiez d'une meilleure conformité, d'employés plus satisfaits et d'un retour sur investissement pouvant atteindre 250 %.
Ce qu'il faut rechercher dans une solution de suivi du kilométrage d'ici 2026
L'ancienne méthode (journaux papier et feuilles de calcul) aurait peut-être fonctionné dans le passé. Mais aujourd'hui, avec la hausse des prix du carburant, le resserrement des marchés du travail et le durcissement des règles de l'IRS, ce système peut entraîner des lacunes problématiques.
Les équipes de vente et de service sur le terrain ont besoin d'une technologie capable de capturer chaque kilomètre parcouru, de maintenir les remboursements en franchise d'impôts et de rembourser les conducteurs directement en toute simplicité.
Voici 8 caractéristiques que toute solution de kilométrage solide devrait avoir d'ici 2026.
1. Un suivi du kilométrage qui fonctionne tout seul
Le meilleur du jour applications de suivi du kilométrage utilisez le GPS en arrière-plan pour démarrer et arrêter automatiquement le suivi des trajets. Les conducteurs n'ont pas besoin de penser à appuyer sur « Démarrer ». Ces applications peuvent même faire la différence entre les voyages professionnels et personnels, afin que les employés n'aient pas à faire des allers-retours.
Lorsque les données du compteur kilométrique et le suivi GPS sont inclus, les entreprises peuvent repérer les itinéraires inefficaces et anticiper les problèmes de maintenance avant qu'ils ne se transforment en pannes.
2. Règles IRS intégrées
Pour que le kilométrage reste exonéré d'impôts, l'IRS souhaite connaître le but, la date, les points de départ et d'arrêt de chaque voyage, ainsi que les relevés du compteur kilométrique.
Les meilleures plateformes collectent tout cela automatiquement. Ils se tiennent également au courant de l'actualité taux de kilométrage standard—70 cents par mile en 2025 — votre équipe financière n'a donc pas à faire de suppositions.
Si vous exécutez un Programme à taux fixe et variable (FAVR), le système doit également vérifier que les conducteurs respectent les exigences en matière de kilométrage et de véhicule.
3. Une application que les conducteurs apprécient vraiment
Si l'application est confuse ou maladroite, les conducteurs ne voudront pas l'utiliser, ce qui peut faire dérailler même les meilleurs programme de suivi du kilométrage. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un design intuitif et convivial.
Une interface claire permet aux conducteurs d'enregistrer rapidement et correctement leurs trajets, sans être frustrés ou avoir besoin d'une formation approfondie. Lorsque les conducteurs peuvent indiquer le kilométrage en quelques secondes au lieu de quelques minutes, les gains de temps s'accumulent rapidement, soit plus de 4 000 heures par an pour 100 conducteurs.
Plus important encore, lorsque l'application s'exécute en arrière-plan et détecte automatiquement les trajets, elle empêche les conducteurs d'utiliser leur téléphone, ce qui contribue à réduire les distractions au volant et à respecter les normes de sécurité de votre entreprise.
4. Des tableaux de bord qui ont du sens
Rapports de renseignement tableaux de bord transformez les données de kilométrage brutes en informations utiles. Ils regroupent des coûts tels que le carburant, les réparations et l'amortissement afin que les responsables puissent comparer les dépenses au sein de l'équipe et signaler tout ce qui est inhabituel.
Les flux de travail d'approbation sont également intégrés, ce qui signifie que les réclamations sont automatiquement transmises à la bonne personne et transmises directement à la paie. Cela peut réduire de moitié le temps consacré aux ressources humaines par rapport aux feuilles de calcul et aux chaînes d'e-mails.
5. Fonctionnalités de paiement direct
Les données relatives au kilométrage ne sont utiles que si elles sont liées à des paiements exonérés d'impôts. Avec le bon partenaire, les remboursements peuvent être envoyés directement sur les comptes bancaires de vos employés sans aucune main-d'œuvre supplémentaire. Cela accélère les paiements et assure la satisfaction des conducteurs en séparant les paiements non imposables de ceux concernés par l'impôt sur le revenu, comme les salaires.
6. Maîtriser l'assurance et la sécurité
L'utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles comporte un risque caché : environ 32 millions de conducteurs aux États-Unis sont sous-assurés. Si l'un de ces conducteurs a un accident de travail, votre entreprise pourrait être exposée à des conséquences financières et juridiques.
La bonne plateforme de kilométrage comprend des fonctionnalités intégrées outils de vérification des assurances qui surveillent automatiquement les détails des politiques. Il vérifie si les conducteurs répondent aux exigences de couverture minimale de l'entreprise et envoie des alertes aux responsables dès qu'une police arrive à expiration ou tombe en dessous de la limite acceptable.
Ces outils peuvent réduire les accidents imputables à la faute jusqu'à 52 % tout en réduisant les primes d'assurance au fil du temps. En liant directement le suivi du kilométrage à la conformité en matière d'assurance et de sécurité, vous pouvez protéger vos conducteurs, vos finances et votre réputation.
7. Un soutien qui évolue avec vous
Déployer un programme de kilométrage pour des dizaines, voire des milliers de conducteurs n'est pas une mince affaire. Cela nécessite une coordination minutieuse, une communication claire et une application cohérente des politiques entre les sites et les départements.
Sans le soutien approprié, vos équipes internes peuvent rapidement être débordées par l'intégration, les réponses aux questions des conducteurs, la gestion des taux de kilométrage et le respect permanent de la conformité.
C'est là qu'interviennent les fournisseurs de programmes de kilométrage externalisés. Ils apportent une expertise approfondie et des processus prêts à l'emploi pour gérer le plus gros du travail à votre place, qu'il s'agisse de la mise en place de la politique et de la configuration des tarifs, de la gestion des mises à jour et de l'assistance aux conducteurs en temps réel.
Non seulement cela allège la charge de travail de vos équipes RH et financières, mais cela réduit également les coûts. En fait, l'externalisation coûte généralement environ la moitié du coût de l'embauche d'un spécialiste interne dédié.
Et grâce à un support expérimenté, votre programme se déploie plus rapidement, fonctionne plus facilement et s'adapte sans effort à mesure que votre équipe grandit.
8. Total des économies
Avec les bons outils d'analyse et de classification du kilométrage, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses en carburant jusqu'à 55 %.
Ces outils permettent d'identifier des habitudes de conduite plus efficaces, de réduire les déplacements inutiles et de mettre en évidence les zones où le kilométrage n'est pas optimisé. Pour les organisations qui utilisent encore des véhicules appartenant à l'entreprise, passer à un modèle de remboursement peut réduire les coûts de la flotte d'environ 30 %.
En effet, vous éliminez les dépenses liées à la propriété, comme l'assurance, l'entretien, l'immatriculation et le véhicule dépréciation, et évitez la complexité comptable liée au suivi de ces actifs sur votre bilan.
Le remboursement permet également de transférer les coûts à l'utilisation réelle, ce qui rend les dépenses plus prévisibles et plus faciles à contrôler.
Découvrez où pourraient se situer vos économies
La meilleure façon d'utiliser cette liste ? Transformez-le en tableau de bord. Évaluez votre système actuel (ou ceux que vous envisagez d'utiliser) en fonction de chaque fonctionnalité. Concentrez-vous sur des solutions qui automatisent la conformité à l'IRS, rémunèrent directement les employés et affichent un retour sur investissement au cours d'un seul trimestre fiscal.
Si vous êtes prêt à remplacer les journaux papier et les feuilles de calcul par des outils plus intelligents, Cardata peut vous aider. Nous travaillons avec des organisations pour rationaliser le remboursement des miles, rester en conformité et continuer à soutenir les employés mobiles. Contactez-nous pour en savoir plus sur ce qui est possible.
