Saviez-vous que les conducteurs utilisant des journaux de bord perdent 42 heures de travail par an rien qu'en enregistrant leurs miles ? C'est beaucoup de temps perdu.
Les applications de kilométrage alimentées par GPS résolvent ce problème en enregistrant automatiquement les trajets, vous fournissant des données propres et prêtes à être auditées, qui réduisent vos coûts d'exploitation, accélèrent les remboursements et vous aident à rester du bon côté de l'IRS.
Chaque minute que votre équipe de terrain passe à manipuler les journaux de kilométrage est une minute qu'elle n'aide pas les clients. Si vous avez 100 conducteurs, cela représente plus de 4 000 heures perdues chaque année, soit à peu près l'équivalent de deux employés à temps plein.
Une bonne application de kilométrage résout ce problème en enregistrant les trajets en arrière-plan, en les étiquetant correctement et en envoyant le tout au service de financement dans un format conforme à l'IRS.
Le coût caché des journaux manuels
La perte de productivité n'est qu'un début. Les journaux écrits à la main sont souvent truffés d'erreurs. Les conducteurs estiment leurs miles, ce qui peut les amener à les surpayer ou à les sous-payer.
Les trop-payés grèvent votre budget, tandis que les paiements insuffisants créent des problèmes d'équité et peuvent entraîner des problèmes fiscaux.
De plus, lorsque les conducteurs doivent attendre des semaines pour être remboursés parce que les dossiers ne sont traités qu'une fois par mois ou par trimestre, cela crée des écarts de trésorerie qui nuisent au moral.
Comment les applications de kilométrage vous simplifient la vie
La plupart des smartphones disposent déjà de tout ce dont vous avez besoin pour une utilisation intelligente suivi du kilométrage. Le GPS, les détecteurs de mouvement et le Bluetooth aident les applications à détecter quand une voiture commence à bouger et à arrêter le suivi une fois le trajet terminé.
Aucun bouton sur lequel appuyer, aucune photo du compteur kilométrique nécessaire. Les filtres intégrés excluent même les kilomètres parcourus, de sorte que seuls les trajets professionnels apparaissent, ce qui vous permet de rester en ligne avec Règles de l'IRS.
Tout est synchronisé avec la plateforme de renseignement en temps réel, ce qui signifie que votre équipe financière respecte toujours le délai de 30 jours fixé par l'IRS pour la déclaration des kilomètres.
Et au moment de rembourser, les plateformes modernes extraient des données en temps réel telles que les prix du carburant et les taux d'assurance pour calculer des paiements précis, que vous utilisiez un taux de kilométrage standard, Taux fixe et variable (FAVR), ou un modèle mixte.
Des avantages réels pour tous
Pour les conducteurs, le fait de pouvoir consulter leur kilométrage et de savoir exactement combien ils sont payés élimine les conjectures. Comme les paiements sont exonérés d'impôts, ils repartent souvent avec un montant supérieur à celui qu'ils auraient reçu avec une allocation automobile.
Pour les employeurs, les avantages s'additionnent rapidement. Les entreprises qui remplacent leurs flottes détenues par des programmes de remboursement du kilométrage réduisent souvent les coûts des véhicules jusqu'à 30 pour cent.
Les données relatives aux trajets elles-mêmes peuvent permettre de découvrir des itinéraires plus intelligents et d'améliorer la façon dont vous concevez les territoires, réduisant ainsi les coûts de carburant de 55 %. Et l'externalisation de votre programme de kilométrage peut coûter deux fois moins cher que l'embauche d'un autre responsable des ressources humaines, tout en générant un retour sur investissement de plus de 250 % en seulement huit mois.
Ce qu'il faut rechercher dans une application de kilométrage
Lorsque vous choisissez une application de kilométrage, concentrez-vous sur les résultats. Optez pour une véritable capture automatique des trajets qui fonctionne même lorsque le téléphone est hors ligne.
Assurez-vous qu'il filtre les trajets domicile-travail, vérifie que les conducteurs ont la bonne assurance et peut intégrer rapidement de grandes équipes lorsque vous devez évoluer. Il doit également s'intégrer à votre système de paie et prendre en charge le modèle de remboursement utilisé par votre entreprise, quel que soit le modèle de remboursement utilisé.
Auditez votre processus, pilotez l'application, prouvez sa valeur
Commencez par un examen interne. Combien de temps vos conducteurs passent-ils sur les journaux ? Combien de temps faut-il pour les approuver ? À quelle fréquence les services financiers doivent-ils corriger les erreurs ?
Une fois que vous avez une idée claire de ce qui est cassé, vous pouvez rechercher une application qui propose Suivi GPS, la conformité à l'IRS, le filtrage des trajets domicile-travail et l'intégration de la paie.
Testez-le avec un petit groupe de conducteurs. Mesurez le temps gagné, vérifiez l'exactitude des remboursements et observez le déroulement du déploiement. Une fois que vous en avez prouvé la valeur, il est facile d'étendre le programme à l'ensemble de l'entreprise.
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