Comment les applications de suivi du kilométrage permettent-elles aux conducteurs de gagner du temps ?
Un traceur de kilométrage GPS est un moyen pour les représentants commerciaux participant à des programmes de remboursement de justifier leur kilométrage professionnel. Il est très important de justifier le kilométrage professionnel, car cela signifie que le remboursement d'un représentant commercial peut être payé totalement en franchise d'impôts.
Il existe deux types d'allocations automobiles dans le monde, imposables et non imposables. Les allocations de voiture sont imposées lorsqu'elles ne sont pas considérées comme des dépenses professionnelles légitimes. Les impôts sur les allocations automobiles peuvent entraîner une perte importante : jusqu'à 30 %, parfois plus, selon les impôts de votre État et locaux.
L'IRS autorise toutefois le paiement des allocations automobiles en franchise d'impôt. Ils obligent les employés à comptabiliser de manière adéquate le kilométrage parcouru par leur entreprise, afin de prouver que leurs dépenses déductibles ont effectivement été engagées dans le cadre de leurs activités.
Un logiciel de suivi du kilométrage est le moyen le plus simple de prouver ces franchises, sans exception. Nous reviendrons sur l'ancienne méthode de justification des frais de kilométrage plus loin dans cet article, mais croyez-moi, c'est une nuisance.
Comment fonctionne le logiciel de suivi GPS ?
La géolocalisation GPS fonctionne en connectant trois éléments : des satellites GPS, des stations radar au sol et des récepteurs tels que celui de votre téléphone. Il existe plus de 30 satellites GPS en orbite autour de la Terre. Ils sont capables de vous localiser de manière très précise. Le terme « localisation » n'est pas une description trop généreuse de leur précision : les meilleurs récepteurs peuvent identifier votre position à quelques centimètres près.
Une fois qu'une application GPS connaît votre position, il lui suffit de lire une série restreinte de positions, de calculer le point de départ et d'arrêt de votre voyage et de stocker ces informations pour examen. En d'autres termes, le suivi du kilométrage indique quand vous commencez à vous déplacer, quand vous arrêtez de vous déplacer et quelle distance vous avez parcourue sur l'itinéraire exact que vous avez emprunté.
Comment les données de suivi sont-elles utilisées pour le remboursement du kilométrage ?
Une fois les données collectées, les représentants commerciaux seront remboursés par kilomètre parcouru. La valeur exacte du remboursement dépendra de divers facteurs, mais tous les programmes de remboursement hors taxes proposent un taux de remboursement par kilomètre.
Le seul programme de véhicules professionnels qui n'a pas de tarif par kilomètre est une allocation automobile imposable, qui n'est qu'une somme forfaitaire versée aux représentants commerciaux sur le terrain, peu importe où et combien ils conduisent.
Si vous êtes sur Programme Cents per Mile (« CPM »), vous serez remboursé au taux standard de l'IRS, qui est, en 2022, de 58,5¢ par mile. Ce programme est simple, mais présente des inconvénients majeurs, notamment le sous-remboursement des conducteurs qui parcourent peu de kilomètres et le fait qu'il est très inefficace pour les conducteurs qui parcourent de longs kilomètres.
Si vous êtes sur Programme à taux fixe et variable (« FAVR »), vous recevrez un remboursement fixe pour les dépenses fixes telles que l'amortissement et l'assurance, et un remboursement variable qui correspond directement aux miles que vous avez parcourus au cours d'un mois donné.
Un programme d'allocation automobile hors taxes (« TFCA ») est une sorte de programme FAVR, il présente donc les mêmes caractéristiques.
Alors, comment une application de suivi permet-elle aux conducteurs d'économiser une semaine de travail par an ?
En ne leur faisant pas perdre leur temps à enregistrer manuellement le kilométrage !
Comme je l'ai dit, l'IRS exige que certaines informations soient recueillies afin de justifier les réclamations de kilométrage. Les relevés de kilométrage manuels prennent beaucoup de temps. Combien de temps ça prend ? Eh bien, pour comprendre comment cela peut prendre autant de temps, jetez un œil à toutes les informations dont l'IRS a besoin de votre part :
Oui, pour que votre remboursement soit justifié, l'IRS veut que vous notiez :
- La date du voyage d'affaires
- La destination
- L'objectif professionnel du voyage
- Le relevé du compteur kilométrique de départ
- Le dernier relevé du compteur kilométrique
- Le nombre total de miles parcourus pendant le trajet
- Les dépenses engagées pendant le voyage
- La valeur de ces dépenses
Naturellement, il faut quelques minutes pour écrire ces choses. Vous pourriez dire qu'il faudrait quelques minutes pour écrire tout cela, mais comment cela pourrait-il prendre une semaine entière chaque année ?
Eh bien, il faut environ 3,2 minutes pour enregistrer toutes ces informations par trajet. Multipliez cela par les 3 appels professionnels que reçoit en moyenne un vendeur par jour, pour un total de 9,6 minutes de kilométrage par jour. Il y avait 250 jours de travail aux États-Unis en 2021. 9,6 minutes multipliées par 250, soit 2 400 minutes par an, soit 40 heures. Et voilà : ces 3,2 minutes par trajet finissent par coûter aux conducteurs une semaine de travail complète, chaque année.
Redonnons-leur leur temps !
Comment une application de suivi GPS peut-elle vous aider ?
Recueillir les bonnes informations.
Les applications de kilométrage éliminent complètement le besoin d'enregistrer manuellement le kilométrage. La bonne application de suivi enregistrera toutes les informations que l'IRS juge nécessaires pour justifier un voyage d'affaires valide.
Il est extrêmement important que ces informations soient non seulement collectées mais également stockées. Notre application fonctionne en tandem avec notre service logiciel cloud afin de stocker correctement les informations. Ces informations ne constituent pas simplement une police d'assurance contre d'éventuels audits. Il s'agit également d'une ressource précieuse pour les entreprises et les conducteurs qui les aident à comprendre leurs programmes et leurs habitudes de conduite.
En étudiant les itinéraires qu'il a empruntés par le passé, le chauffeur peut gagner en efficacité lors de ses visites chez les clients. Le « problème du vendeur itinérant » est un problème mathématique dans lequel vous devez déterminer l'itinéraire le plus court entre plusieurs points de destination. Certains conducteurs enclins aux mathématiques aimeraient peut-être, grâce à leurs trajets mémorisés, optimiser leurs itinéraires afin de découvrir des moyens plus rapides de rendre visite à une série de clients.
L'efficacité organisationnelle peut également être découverte grâce à l'analyse des données de localisation que Cardata met à la disposition de ses clients. Les programmes de véhicules professionnels sont des activités complexes, et l'accès à des analyses des ventes peut améliorer considérablement la logistique d'une entreprise. Une solution de suivi GPS n'est pas seulement rentable sur le plan fiscal, c'est aussi un moyen de découvrir l'efficacité organisationnelle.
Réglez-le et oubliez-le.
Cardata Mobile, le système de suivi du kilométrage de Cardata, ne nécessite que quelques paramètres pour fonctionner entièrement seul.
Outre la configuration des commandes natives de l'application, il suffit d'indiquer à l'application votre adresse personnelle et l'adresse de votre bureau, afin qu'elle puisse exclure votre trajet domicile-travail de vos déplacements quotidiens.
En effet, l'IRS ne considère pas les déplacements domicile-travail comme une dépense professionnelle justifiée. Je suppose que l'IRS pense que vous pouvez simplement vivre au bureau !
Pourquoi ne puis-je pas simplement utiliser Google Maps ?
Vous pourriez être imposé si vous utilisez cette méthode. Google Maps ne mémorise pas l'itinéraire réel que vous avez emprunté. Il fournit simplement des informations que vous pouvez utiliser pour planifier votre voyage, c'est-à-dire qu'il suggère le meilleur itinéraire d'un point A à un point B. Comme l'itinéraire réel que vous avez emprunté n'est pas enregistré, l'IRS peut considérer qu'il ne s'agit pas d'une dépense justifiée.
Si vous utilisez Google Maps, vous devez ensuite copier-coller le lien de votre itinéraire vers un autre emplacement de stockage, par exemple une feuille de calcul Excel. C'était en fait la méthode que j'utilisais lorsque j'étais chauffeur-livreur. J'enregistrais les liens vers toutes mes cartes sur une feuille de calcul et je les soumettais à mon patron pour remboursement. Ce système était légèrement plus efficace que la tenue d'un journal de kilométrage manuel, mais il m'a tout de même demandé beaucoup de travail par trajet. Je devrais générer un lien depuis Google Maps, le copier-coller dans mon document, décrire le voyage dans un autre champ et le soumettre. Je n'ai pas apprécié ce processus et j'aurais préféré utiliser une application de kilométrage, si mon employeur m'en avait fourni une !
Et je me suis peut-être exposé à l'impôt par inadvertance. Si l'IRS avait examiné mon carnet de kilométrage, il n'aurait pas été en mesure de dire si j'avais réellement parcouru les kilomètres que j'ai déclarés avoir parcourus. J'ai eu de la chance et je n'ai pas été audité cette année-là, mais je ne conseille à personne de tenter le destin.
Confidentialité grâce aux outils de suivi du kilométrage
Une application de kilométrage n'est pas un outil permettant aux employeurs de surveiller leurs employés. Les employeurs et l'IRS ont besoin de savoir combien de kilomètres sont parcourus à des fins commerciales, mais c'est à lui de décider où un représentant commercial se déplace pendant son temps libre.
Notre application possède deux fonctionnalités qui garantissent la confidentialité.
- Cardata Mobile permet de classer les voyages comme « personnels », auquel cas ces voyages sont invisibles pour l'entreprise.
- Les commerciaux peuvent définir un calendrier dans Cardata Mobile, en dehors duquel aucun kilométrage n'est enregistré. Ainsi, si vous vous rendez pour la première fois chez un client à 9 h et que vous vous arrêtez à 17 h, vous pouvez définir votre emploi du temps pour qu'il commence et s'arrête à ces heures-là. Les trajets effectués entre 17 h 01 et 8 h 59 le lendemain matin ne seront pas enregistrés, même si le traceur est actif.
Conclusion
Vos conducteurs peuvent littéralement économiser une semaine de travail par an simplement en installant et en utilisant une application telle que Cardata Mobile. Les entreprises clientes utilisent déjà Cardata pour financer leurs remboursements de véhicules en franchise d'impôts. Si vous souhaitez discuter de la mise en œuvre de cette solution conforme à l'IRS, planifiez une démonstration du logiciel. Nous sommes impatients de faire gagner du temps et de l'argent à votre équipe.
Réservez une démonstration du logiciel avec Cardata.
