Si vous vivez dans l'État de Washington et que vous êtes un employé utilisant votre véhicule personnel pour le travail, ce blog est pour vous. Ou peut-être êtes-vous un employeur qui compte de nombreux conducteurs utilisant leur véhicule personnel sur votre liste de paie, auquel cas ce blog est également pour vous.
Dans l'État de Washington, il est très important de comprendre les nuances du remboursement du kilométrage, car il y en a beaucoup à connaître. Nous aborderons les bases du remboursement des miles, le taux standard de l'IRS, les méthodes de remboursement alternatives au taux standard de l'IRS, ainsi que certaines meilleures pratiques pour une tenue de registres intelligente et précise.
Le taux de kilométrage standard fédéral de l'IRS
Taux de kilométrage standard de l'IRS
https://youtu.be/KlfR6WVBuJ0
L'IRS, qui est le Organisme fiscal fédéral américain, fixe chaque année un taux de kilométrage standard pour le remboursement des personnes conduisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Pour 2025, le taux de kilométrage standard est le suivant :
- 0,70 cent par mile parcouru pour un usage professionnel, en hausse de 1,5 cent par rapport à 2023.
- 0,21 cent par mile parcouru à des fins médicales ou de déménagement pour les membres qualifiés en service actif des forces armées, soit une baisse de 1 cent par rapport à 2023.
- 0,14 cent par mile parcouru au service d'organisations caritatives ; le taux est fixé par la loi et reste inchangé par rapport à 2023. [1]
Le Taux de kilométrage standard de l'IRS couvre à la fois les éléments fixes et variables, notamment :
- Dépréciation
- Assurance
- Essence
- Pétrole
- Entretien et réparations
- Pneus
- Inscription et frais
Le respect de ce taux signifie que les remboursements ne sont pas imposables, à condition qu'ils ne dépassent pas les directives de l'IRS de 0,67$ par mile [2] [3].
Spécificités de l'État de Washington
Taux de remboursement au niveau de l'État
L'État de Washington, comme le reste des États-Unis, n'exige pas de taux de remboursement du kilométrage spécifiques pour les employés du secteur privé qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Cependant, de nombreux employeurs choisissent d'aligner leurs politiques sur le taux de kilométrage standard de l'IRS. [2] [3]
Cela étant dit, la Fair Labor Standards Act (FLSA) impose que les dépenses des employés engagées au travail ne doivent pas ramener le salaire d'un employé en dessous du salaire minimum fédéral, qui est actuellement de 7,25 dollars. Ainsi, si un employé engage suffisamment de dépenses liées à son travail pour réduire son salaire horaire en dessous du salaire minimum fédéral, alors en vertu de la FLSA, l'employeur est tenu de rembourser pour au moins récupérer la différence pour l'employé. [4]
Autres méthodes de remboursement
Taux fixe et variable (FAVR)
Taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement des véhicules en franchise d'impôt qui combine des éléments de remboursement fixes et variables. Certains de ces éléments incluent les frais de licence et de titre, l'amortissement, l'essence, l'assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut s'avérer le moins fastidieux sur le plan administratif lorsqu'il est associé à un fournisseur qui gère le programme FAVR pour vous en externe. [2]
Cents par mile (CPM)
CPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, similaire au taux de kilométrage standard de l'IRS, mais qui peut être personnalisé par l'employeur à sa discrétion. Il surpaie généralement les conducteurs qui parcourent de grands kilomètres et sous-paie les conducteurs qui parcourent moins de kilomètres. Ce n'est donc pas la solution la plus équitable. Cette méthode est simple, mais devrait être conforme aux directives fédérales et nationales afin de garantir un statut non imposable pour des remboursements optimaux.
463/TFCA
Une allocation automobile non imposable (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme à l'IRS qui permet aux entreprises d'offrir un remboursement prédéterminé à leurs conducteurs, avec la possibilité d'être totalement exonéré d'impôts [2] [3].
Meilleures pratiques pour les employeurs
Tenue de registres précise
Pour un remboursement précis du kilométrage dans l'État de Washington, il est essentiel de conserver des dossiers détaillés. Un carnet de kilométrage approprié doit inclure :
- La date et l'objectif professionnel de chaque voyage
- Un affichage du compteur kilométrique de départ et de fin
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Les lieux visités
Les dossiers et les documents qui reflètent fidèlement les voyages remboursables contribuent à garantir la conformité et l'exactitude des remboursements [2] [3].
Une communication et des politiques claires
Les employeurs doivent toujours veiller à bien comprendre leurs politiques de remboursement à leurs employés. Cela devrait inclure la manière de suivre le kilométrage, de soumettre des notes de dépenses, ainsi que tout autre élément du processus de remboursement. La fourniture de formations et de ressources peut aider les employés à se conformer aux politiques de l'entreprise et à recevoir le remboursement dont ils ont besoin.
FAQ sur le remboursement des miles dans l'État de Washington
Le remboursement du kilométrage est-il imposable à Washington ?
Non, le remboursement du kilométrage jusqu'au taux de kilométrage standard de l'IRS n'est pas imposable. Les montants dépassant ce taux doivent être déclarés comme revenus imposables [2], sauf s'ils sont émis dans le cadre d'un plan FAVR.
Les péages et les frais de stationnement peuvent-ils être remboursés ?
Oui, les péages et les frais de stationnement encourus lors d'un voyage d'affaires sont remboursables et doivent être inclus dans les notes de dépenses [2]
Comment les travailleurs indépendants/indépendants doivent-ils suivre leur kilométrage ?
Les travailleurs indépendants et/ou les entrepreneurs indépendants doivent tenir un journal détaillé des kilomètres parcourus, y compris les dates, les objectifs des voyages et les kilomètres parcourus, pour étayer leurs déductions fiscales.
Que se passe-t-il si le taux de remboursement dépasse le taux de kilométrage standard de l'IRS ?
N'importe lequel remboursement dépassant le taux de kilométrage standard de l'IRS doivent être déclarés comme revenus imposables, sauf si vous utilisez un programme FAVR.
En suivant ces directives et en tenant des registres précis, les employeurs et les employés de l'État de Washington peuvent gérer efficacement le remboursement des miles et garantir la conformité aux réglementations de l'IRS.
Conclusion
Comprendre les lois sur le remboursement du kilométrage dans l'État de Washington est nécessaire à la fois pour les employés et les employeurs. En suivant l'une des méthodes de remboursement approuvées par l'IRS, comme le taux FAVR, 463 ou le taux standard de l'IRS, les deux parties peuvent garantir une indemnisation équitable pour les voyages d'affaires et maximiser les avantages fiscaux. Pour obtenir des conseils personnalisés, pensez à consulter un fiscaliste ou un expert en ressources humaines.
Sinon, si vous recherchez un meilleur moyen de gérer les remboursements ou la paie que de soumettre des reçus et des feuilles de temps à votre employeur ou à l'IRS, pensez à connexion à Cardata pour discuter de solutions de remboursement des véhicules plus efficaces.
Sources
[2] Suivi automatique du kilométrage | MileIQ
[3] IRS
