En 2024, le remboursement du kilométrage est très important à comprendre pour les entreprises et les employés qui se rendent au travail en voiture dans le Missouri. En tant qu'employeur, vous souhaitez peut-être couvrir les frais de voyage de vos employés, ou en tant qu'employé, vous effectuez peut-être le suivi des miles à des fins fiscales. Quoi qu'il en soit, connaître les règles peut vous faire économiser du temps et de l'argent. Voici ce que vous devez savoir sur le taux de kilométrage standard de l'IRS, les règles et politiques spécifiques au Missouri et les meilleures pratiques en matière de suivi du kilométrage.
Le taux de kilométrage standard de l'IRS pour 2024
L'IRS publie un taux de kilométrage standard chaque year. Cette année, il a été fixé à 0,067 $/mile, ce qui signifie que les entreprises et les travailleurs indépendants peuvent utiliser ce taux pour déterminer ce qui est éligible au remboursement des frais de conduite liés à l'entreprise. Le taux de remboursement du kilométrage de l'IRS continue d'être une méthode efficace pour tenir compte de l'usure des véhicules, de la dépréciation, de l'essence et des autres coûts d'exploitation.
L'IRS fixe ce taux pour faciliter les déclarations fiscales et les remboursements. Les employeurs du Missouri peuvent suivre ce taux pour éviter les complications fiscales. Pour les employés, les remboursements de miles égaux ou inférieurs au taux de l'IRS ne sont pas imposables, ce qui signifie que si vous êtes remboursé 0,67$ par kilomètre parcouru pour le travail, aucune partie de ce montant n'est imposable, car il n'est pas considéré comme un revenu et n'aura pas besoin d'être déclaré sur votre déclaration de revenus.
Si vous êtes remboursé au taux standard de l'IRS, la différence est considérée comme un revenu et est soumise à l'impôt.
Lois sur le remboursement du kilométrage dans le Missouri
Le Missouri suit la loi fédérale en matière de remboursement du kilométrage, ce qui signifie qu'il n'existe aucune loi sur le remboursement du kilométrage imposé par l'État. Cela signifie généralement que les employeurs suivront le taux de kilométrage standard de l'IRS pour rembourser aux employés les miles professionnels parcourus dans des véhicules personnels.
Cela dit, les employeurs ne sont pas du tout tenus de rembourser le kilométrage, sauf indication contraire dans un contrat ou dans la politique de l'entreprise. Ainsi, si le kilométrage n'est pas remboursé et est nécessaire pour accomplir ses tâches, les employés peuvent peut-être déduire ces frais de kilométrage de leurs déclarations annuelles. Cependant, les récentes réformes fiscales dans le cadre de la Tax Cuts and Jobs Act limitent cette option pour la plupart des employés.
Qu'est-ce que le kilométrage professionnel et qu'est-ce que le kilométrage personnel ?
Pour avoir droit au remboursement du kilométrage, le conducteur doit conduire à des fins professionnelles. Cela inclut les déplacements pour des réunions, des tâches sur le terrain, le transport de marchandises ou la visite de sites de travail, etc. Les voyages personnels, qui ne sont pas éligibles à un remboursement en vertu de l'IRS, comme les trajets domicile-travail, ne sont pas remboursables sauf si votre bureau est un lieu de travail temporaire.
Si vous demandez le remboursement de votre conduite, les carnets de kilométrage sont essentiels à cet égard. Un suivi précis du kilométrage est nécessaire pour faire la distinction entre les miles personnels et professionnels. Les employés doivent tenir des registres détaillés comprenant les dates, les destinations et le nombre de kilomètres parcourus suivants. Cela permet de garantir le respect de la législation de l'État et des directives de l'IRS, en particulier lors des audits.
Special consider for the Employees of the Missouri State
Usage commercial : 0,67 cent par mile
À compter du 1er janvier 2024, le taux de kilométrage standard pour un usage professionnel passera à 0,67 cent par mile, soit une hausse de 1,5 cent par rapport à 2023. Cet ajustement est pertinent pour les personnes qui mènent leur véhicule personnel pour des activités professionnelles pour le compte de leur employeur.
À des fins médicales ou de déménagement : 0,21 cent par mile
Pour les membres qualifiés des forces armées en service actif qui utilisent leur véhicule pour des visites médicales ou pour un déménagement, le tarif sera de 0,21 cent par mile en 2024. Il s'agit d'une baisse d'un cent par rapport à 2023.
Service des organismes de bienfaisance : inchangé à 0,14 cent le mille
Le taux pour les miles parcourus au service d'organisations caritatives reste inchangé à 0,14 cent par mile, comme le fixe la loi. Ce taux s'applique aux bénévoles qui consacrent leur temps et leurs ressources à des causes caritatives.
Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)
La Fair Labor Standards Act (FLSA) est une règle du gouvernement fédéral qui stipule qu'un employé qui conduit sa propre voiture pour se rendre au travail ne peut pas gagner moins que le salaire minimum fédéral après remboursement. Ainsi, si le coût réel d'utilisation du personnel de leur véhicule réduit leurs revenus à moins de 7,25$ de l'heure, ils ont droit à un remboursement d'au moins ce montant.
Ainsi, bien que les entreprises du Missouri ne soient pas nécessairement tenues de respecter le taux standard de l'IRS lorsqu'elles remboursent à leurs employés l'utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels, elles doivent se conformer à la FLSA.
Outils de suivi du kilométrage
La tenue de journaux de kilométrage précis est une bonne pratique pour la conformité à l'IRS. Si vous êtes un employeur à Saint-Louis, un employé en Californie ou si vous êtes simplement un entrepreneur indépendant, vous devriez envisager d'utiliser des applications de suivi du kilométrage pour rationaliser le processus. Il existe des outils modernes tels que l'application proposée par Cardata. C'est un moyen facile d'enregistrer les miles, de suivre les voyages d'affaires et de créer des rapports précis conformes à l'IRS.
Règles pour les camions et les camionnettes
Certains véhicules, comme les camions à panneaux et les camionnettes, peuvent avoir des règles de kilométrage différentes en fonction de leur utilisation. Par exemple, si vous conduisez un camion à panneaux ou une camionnette lourde à des fins professionnelles, le taux de kilométrage standard peut ne pas couvrir entièrement les frais que vous engagez au travail. Dans ces situations, le suivi des dépenses réelles peut entraîner des déductions fiscales plus importantes — et des économies !
Comparaison entre l'Illinois et le Missouri
Bien que le Missouri suive généralement les directives fédérales, il est intéressant de le comparer à des États voisins tels que l'Illinois. L'Illinois a des lois salariales et du travail plus structurées, y compris des exigences spécifiques de remboursement du kilométrage pour certains emplois. Au Missouri, cela est largement laissé à la discrétion de l'employeur, bien que l'utilisation du taux de l'IRS constitue une norme simple et largement acceptée.
Conclusion
En 2024, les entreprises du Missouri devraient s'assurer de rembourser équitablement à leurs employés leurs frais de voyage liés au travail, au moins conformément au taux de kilométrage standard de l'IRS. Les employés, quant à eux, doivent tenir des registres détaillés et des journaux de kilométrage et se tenir au courant des derniers taux de l'IRS afin d'obtenir ce à quoi ils ont droit et d'éviter les pièges fiscaux.
Si vous êtes une entreprise du Missouri qui souhaite rationaliser le suivi de ses kilomètres et ses processus de remboursement, considérer à l'aide de Cardata pour simplifier vos frais de kilométrage et garantir la conformité.
Sources
1. [IRS.gov - Standard kilometrage rate] (https://www.irs.gov/tax-professionals/standard-mileage-rates)
2. [Politiques de remboursement de l'État du Missouri] (https://oa.mo.gov/accounting/state-agencies/state-travel-reimbursement)
3. [Aperçu de la Loi sur les réductions d'impôts et l'emploi] (https://www.irs.gov/newsroom/tax-cuts-and-jobs-act-key-provisions)
