Si vous conduisez pour le travail dans l'État du Maryland, il y a peu de choses que vous devez savoir sur le fonctionnement du remboursement du kilométrage dans votre État. Que vous utilisiez votre véhicule personnel et privé à des fins professionnelles ou que vous soyez un employeur qui gère les frais de voyage de ses employés, de toute façon, comprendre comment appliquer le taux de remboursement du kilométrage de l'IRS peut vous aider à réduire vos coûts et à simplifier les déclarations fiscales.
Quel est le taux de kilométrage standard de l'IRS ?
À compter de janvier 2025, l'IRS a défini son taux de kilométrage standard pour un usage professionnel à 0,70 cent par mile. Ce taux est conçu pour couvrir les frais d'exploitation d'un véhicule, y compris l'essence, l'entretien, l'assurance et l'amortissement. L'Internal Revenue Service met à jour son tarif standard chaque année pour suivre l'évolution des coûts, et il s'applique aux véhicules personnels utilisés pour les miles professionnels, mais pas pour les trajets domicile-travail.
Cependant, ce taux n'est malheureusement pas obligatoire pour les employeurs. Les entreprises du Maryland peuvent choisir de rembourser leurs employés sur la base des reçus soumis par les chauffeurs pour les frais de voyage, bien que le taux de l'IRS soit souvent considéré comme la méthode la plus simple.
Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)
La Fair Labor Standards Act (FLSA) est une règle du gouvernement fédéral qui stipule qu'un employé qui conduit sa propre voiture pour se rendre au travail ne peut pas gagner moins que le salaire minimum fédéral après remboursement. Ainsi, si le coût réel d'utilisation de leur véhicule personnel réduit leurs revenus à moins de 7,25$ de l'heure, ils ont droit à un remboursement d'au moins ce montant.
Ainsi, bien que les entreprises du Maryland ne soient pas nécessairement tenues de respecter le taux standard de l'IRS lorsqu'elles remboursent à leurs employés l'utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels, elles doivent se conformer à la FLSA.
Qui bénéficie du remboursement du kilométrage ?
Le remboursement du kilométrage est un élément assez important de la gestion des frais de voyage des employés, en particulier pour les employés de l'État qui peuvent conduire leur véhicule personnel pour des tâches liées au travail. Bien que le Maryland n'ait pas de loi spécifique sur le remboursement des miles, comme mentionné ci-dessus, la plupart des entreprises, organisations et organismes gouvernementaux suivent le taux de l'IRS ou fixent leurs propres tarifs en fonction des frais de voyage locaux.
Si vous êtes indépendant ou que vous travaillez dans un secteur qui implique de fréquents déplacements professionnels, comme les ventes ou les services sur le terrain, comprendre la politique de remboursement du kilométrage peut vous aider à maximiser vos déductions au moment des impôts. Les entreprises et les agences publiques utilisent également le remboursement pour gérer les dépenses des conducteurs utilisant des véhicules privés pour effectuer leurs tâches professionnelles.
Suivi du kilométrage et documentation
Le suivi du kilométrage est important si vous souhaitez être remboursé pour vos voyages d'affaires. Vous devez tenir un registre du nombre total de kilomètres parcourus pour chaque voyage, ainsi que la date et le motif de votre voyage.
Que vous utilisiez une application, un tableau de bord ou des journaux papier à l'ancienne, un suivi détaillé peut simplifier le processus de remboursement.
Voici ce que vous devez inclure dans votre carnet de kilométrage :
- Date et heure du voyage
- Début et fin des relevés du compteur kilométrique
- Destination
- But du voyage (il doit s'agir d'un usage professionnel pour être éligible, évidemment)
Ces informations sont particulièrement importantes pour toute personne qui utilise le taux de kilométrage standard pour demander des déductions fiscales ou qui demande le remboursement de ses dépenses.
FAQ : Remboursement du kilométrage dans le Maryland
1. Dois-je suivre le taux de kilométrage de l'IRS pour le remboursement ?
Alors que de nombreux employeurs du Maryland suivent le taux de remboursement du kilométrage de l'IRS, les entreprises n'ont pas réellement besoin de rembourser quoi que ce soit, techniquement. Certains peuvent choisir de rembourser en fonction des coûts réels, mais le taux de l'IRS est considéré comme la méthode la plus simple.
2. Puis-je déduire le kilométrage de mes impôts si je suis indépendant ?
Oui, les travailleurs indépendants (ou 1 099 personnes) du Maryland peuvent déduire le kilométrage parcouru à des fins professionnelles en utilisant le taux standard ou en suivant les coûts réels. N'oubliez pas de tenir des registres exacts pour éviter les erreurs lorsque vous produisez vos déclarations de revenus.
Autres éléments à prendre en compte pour les conducteurs du Maryland
Pour les entreprises et les conducteurs du Maryland, la gestion des voyages d'affaires va au-delà du simple kilométrage.
Tarifs journaliers
Si votre travail implique un voyage d'une nuit, familiarisez-vous avec les taux journaliers pour l'hébergement et les repas. Ce montant est distinct du kilométrage mais constitue une partie importante du remboursement global du voyage.
Compensation des travailleurs
Si un employé est blessé alors qu'il conduisait pour des raisons professionnelles, il peut avoir droit à une indemnisation des accidents du travail. Il est donc important de vous assurer de bien comprendre les documents relatifs au kilométrage.
Salaire minimum
Dans certains cas, un employeur peut avoir besoin de rembourser à un taux supérieur au taux de l'IRS pour répondre aux exigences en matière de salaire minimum si le taux de kilométrage inférieur laisse les employés gagner effectivement en dessous du seuil salarial (voir FLSA ci-dessus).
Autres méthodes de remboursement
Taux fixe et variable (FAVR)
Taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement des véhicules en franchise d'impôt qui combine des éléments de remboursement fixes et variables. Certains de ces éléments incluent les frais de licence et de titre, l'amortissement, l'essence, l'assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut s'avérer le moins fastidieux sur le plan administratif lorsqu'il est associé à un fournisseur, comme Cardata, qui gère le programme FAVR pour vous en externe.
Cents par mile (CPM)
CPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, similaire au taux de kilométrage standard de l'IRS, mais qui peut être personnalisé par l'employeur. Elle surpaie généralement les conducteurs qui parcourent de grands kilomètres et sous-paye les conducteurs qui parcourent moins de kilomètres. Ce n'est donc pas la solution la plus juste. Cette méthode est simple, mais devrait être conforme aux directives fédérales et nationales pour garantir le statut non imposable.
463/TFCA
Une allocation automobile non imposable (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme à l'IRS qui permet aux entreprises d'offrir un remboursement prédéterminé à leurs conducteurs, avec la possibilité d'être 100 % exonéré d'impôts.
Conclusion
Le remboursement du kilométrage est simple mais pas simple, il nécessite de la diligence pour un remboursement précis et équitable car les règles peuvent varier en fonction de votre situation. En comprenant le fonctionnement du taux de kilométrage de l'IRS et en conservant une documentation appropriée sur les miles professionnels, vous pouvez vous assurer d'être rémunéré équitablement pour votre voyage dans le Maryland.
Sources
[1] Publication 463 de l'IRS : Frais de voyage, de divertissement, de cadeaux et de voiture
[2] Département du budget et de la gestion du Maryland : politique de voyage pour les employés de l'État
[3] Qui est un travailleur 1099 ? Guide à l'intention des employeurs pour les entrepreneurs indépendants
Les politiques de remboursement du kilométrage peuvent varier selon les employeurs et les secteurs d'activité. Consultez donc toujours votre employeur ou un fiscaliste pour obtenir des conseils spécifiques. Ce blog fournit des informations générales basées sur les directives de l'IRS et les pratiques du Maryland en janvier 2024.
