L'utilisation de votre véhicule personnel pour le travail peut entraîner des dépenses personnelles pour toute personne qui couvre ses propres frais de voyage. Comprendre les règles de remboursement du kilométrage, en particulier dans l'État du Tennessee, est important pour les entrepreneurs indépendants, les chauffeurs employés pour les entreprises privées ainsi que pour les employés de l'État. Ce blog vous aidera à comprendre les nuances de remboursement du kilométrage, en vous assurant d'être informé du taux de kilométrage standard, des directives de l'IRS et des autres réglementations nationales.
Directives fédérales pour le remboursement du kilométrage
L'Internal Revenue Service (IRS) détermine chaque année le taux de kilométrage standard pour l'ensemble des États-Unis. Pour 2025, le Norme IRS taux de kilométrage a été fixé à 0,70 cent par mile, soit une hausse par rapport à 0,67 dollar de l'année dernière. Ce taux est le taux de référence pour lequel toute personne engageant des frais liés à l'utilisation professionnelle de son véhicule personnel peut se faire rembourser.
Ce taux standard de l'IRS n'est pas obligatoire pour les employeurs, il est parfois utilisé comme guide lors de l'élaboration de leurs politiques de remboursement. Les employeurs utilisent souvent ce taux pour simplifier les déclarations fiscales et garantir une indemnisation équitable des employés pour leurs déplacements professionnels.
Règles de remboursement du kilométrage spécifiques à l'État du Tennessee
Le Tennessee n'impose pas de taux de kilométrage spécifique pour les employeurs privés ou les entrepreneurs indépendants. Cependant, les entités de l'État du Tennessee peuvent s'aligner sur le taux de kilométrage standard de l'IRS pour des raisons de cohérence et de facilité d'administration.
Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)
Bien que le taux standard de l'IRS ne soit pas obligatoire pour les employeurs du Tennessee, la Fair Labor Standards Act est obligatoire. La FLSA garantit que toute personne qui engage des dépenses liées au travail, comme les frais liés à l'utilisation d'un véhicule personnel, doit être remboursée dans la mesure où elle ne voit pas son revenu inférieur au salaire minimum fédéral de 7,25 dollars [1].
Pour les entrepreneurs indépendants
Les entrepreneurs indépendants sont généralement remboursés sur la base des taux de remboursement du kilométrage indiqués dans leurs contrats. Les entrepreneurs qui ne sont pas remboursés conformément aux termes de leurs contrats peuvent déclarer le kilométrage en tant que dépenses professionnelles déductibles sur leurs déclarations de revenus fédérales. Il est essentiel pour les personnes se trouvant dans ces circonstances de suivre avec précision leur kilométrage pour étayer leurs allégations.
Pour les entreprises privées
Les entreprises privées devraient clairement établir et définir leurs politiques de remboursement. Comme mentionné ci-dessus, les entreprises ne sont pas tenues de respecter le taux standard de l'IRS, mais beaucoup le font pour des raisons de simplicité et d'équité.
Documentation et rapports
Une documentation précise est essentielle à des fins de remboursement équitable et de déduction fiscale, il est donc nécessaire de tenir des registres détaillés tels que les dates, les objectifs des voyages, les lieux et heures de départ et d'arrivée et le nombre de kilomètres parcourus. Cela vaut aussi bien pour les employés que pour les entrepreneurs indépendants.
Si un remboursement dépasse le taux de l'IRS, l'excédent est considéré comme un revenu et est donc imposable. Les entrepreneurs indépendants peuvent déduire les frais de kilométrage dans leur annexe C s'ils peuvent tenir des registres détaillés de manière succincte et précise. [2]
Si vous avez des inquiétudes concernant vos remboursements, assurez-vous de consulter un professionnel de la fiscalité pour vous aider à vous y retrouver dans ces complexités. Les employés qui ne sont pas remboursés pour leurs frais de voyage liés au travail peuvent potentiellement les déduire de leurs impôts, sous réserve des règles spécifiques de l'IRS.
Programmes de remboursement des véhicules
Il existe également des programmes de remboursement des véhicules qui permettent aux entreprises de se décharger des frais administratifs, de la journalisation fastidieuse et du suivi manuel du kilométrage.
463 Indemnité responsable
Un allocation responsable est un montant forfaitaire ou une allocation versée par l'employeur au salarié pour l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels. L'allocation peut être à la fois exonérée d'impôt et équitable si elle est alignée sur le taux standard de l'IRS et si elle est appliquée correctement, mais elle comporte un risque de surpaiement et de sous-paiement si l'employé est un conducteur qui parcourt plus ou moins de kilomètres.
Taux fixe et variable (FAVR)
FAVR est un programme de remboursement de véhicules populaire qui prend en compte à la fois les coûts fixes et variables dans ses calculs de remboursement. L'attention qu'il porte aux moindres détails du coût des véhicules en fait le choix le plus équitable et le plus rentable pour les employeurs.
Il est préférable d'utiliser 463 Accountable Allowance et FAVR par le biais d'un partenaire de programme de véhicules tel que Cardata. En faisant appel à un partenaire compétent, les entreprises peuvent définir leurs objectifs commerciaux pour leurs programmes de véhicules et travailler avec leur partenaire pour atteindre ces objectifs.
Meilleures pratiques en matière de remboursement du kilométrage
Pour garantir des processus de remboursement des miles fluides et conformes, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
- Élaborez une politique complète de remboursement du kilométrage sur votre lieu de travail, y compris le taux de remboursement et les pièces justificatives requises qui doivent être soumises par l'employé.
- Utilisez des applications ou des outils de suivi du kilométrage pour garantir l'exactitude et la conformité.
- Évaluez et mettez à jour régulièrement vos politiques de remboursement pour rester en conformité avec les directives de l'IRS et les règles et réglementations de l'État, qui sont également susceptibles de changer.
Ressources pour en savoir plus
Publication 463 de l'IRS
Cette publication détaille toutes les informations dont vous aurez besoin sur les frais de voyage, y compris ce qui peut être déduit et les exigences en matière de tenue de registres [3].
Département du travail et du développement de la main-d'œuvre du Tennessee
Cette ressource est utile pour obtenir des informations spécifiques sur la législation du travail des États. [4]
Politiques de l'entreprise
Reportez-vous toujours à vos contrats individuels et aux politiques de votre entreprise pour connaître les conditions générales spécifiques concernant le remboursement du kilométrage.
Sources
[1] https://eclaw.com/tennessee-fair-labor-standards-act/
[3] https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p463.pdf
[4] https://www.tn.gov/workforce.html
Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
