Conduire un véhicule personnel pour le travail implique des frais de voyage déductibles, ce qui fait du remboursement du kilométrage un élément important à prendre en compte à la fois pour les employés et les employeurs de l'Arizona.
Ce blog abordera les bases du remboursement des miles, y compris le taux de kilométrage standard de l'IRS, des règles et réglementations plus spécifiques à chaque État et des méthodes de remboursement alternatives à envisager. Nous explorerons également les meilleures pratiques que les employeurs et les conducteurs devraient suivre pour une tenue de registres précise, et répondrons aux FAQ sur le remboursement des miles en Arizona.
Federal Directives and IRS Standard Kilométrage Rate
L'IRS, qui est l'organisme fiscal le plus élevé des États-Unis, fixe un taux de kilométrage annuel standard pour aider à calculer le remboursement du kilométrage en franchise d'impôt pour les voyages d'affaires. Pour 2024, le taux de kilométrage standard de l'IRS est le suivant :
- 0,67 cent par mile parcouru pour un usage professionnel, en hausse de 1,5 cent par rapport à 2023
- 0,21 cent par mile parcouru à des fins médicales ou de déménagement pour les membres qualifiés en service actif des forces armées, soit une baisse de 1 cent par rapport à 2023
- 0,14 cent par mile parcouru au service d'organisations caritatives ; le taux est fixé par la loi et reste inchangé par rapport à 2023 [1]
Remboursement du kilométrage en Arizona
Reglations nationales et taux de remboursement
L'Arizona n'a pas de lois spécifiques qui rendent obligatoire le remboursement du kilométrage pour les employés du secteur privé. Cependant, de nombreux employeurs de l'Arizona choisissent d'aligner leurs politiques de remboursement sur le taux de kilométrage standard de l'IRS pour garantir la conformité, l'équité et la fidélisation des employés. Ce taux garantit que les remboursements ne sont pas imposables, à condition qu'ils ne dépassent pas les directives de l'IRS.
Pour les employés de l'État, le manuel de comptabilité de l'État de l'Arizona (SAAM) décrit les règles et réglementations relatives au remboursement des frais de voyage, y compris les taux de remboursement du kilométrage. Il est important que les employés de l'État consultent ce manuel pour obtenir les informations les plus précises et les plus récentes [4].
Bien que l'Arizona, comme le reste des États-Unis, n'exige pas de taux de remboursement du kilométrage spécifique pour les employés du secteur privé qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail, la Fair Labor Standards Act (FLSA) impose le respect de certains minimums.
Selon la FLSA, les dépenses engagées par les employés au travail ne devraient pas ramener leur salaire en dessous du salaire minimum fédéral, qui est actuellement de 7,25 dollars. Ainsi, si un employé de Phoenix, par exemple, engage suffisamment de dépenses liées à son travail pour réduire son salaire horaire en dessous du salaire minimum fédéral, alors en vertu de la FLSA, l'employeur est tenu de rembourser pour au moins récupérer la différence [5].
Other methods of remboursement
Bien que le taux standard de l'IRS soit populaire, il existe d'autres méthodes de remboursement du kilométrage que les employeurs de l'Arizona pourraient envisager :
Fixed and Variable Rate (FAVR)
Fixed and Variable Rate (FAVR) est un programme de remboursement des véhicules en franchise d'impôt qui combine des éléments de remboursement fixes et variables. Certains de ces éléments incluent les frais de licence et de titre, l'amortissement, l'essence, l'assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut être le moins lourd sur le plan administratif lorsque jumelé à un fournisseur qui gère le programme FAVR pour vous en externe. [2]
Les éléments couverts par la FAVR pour l'utilisation de véhicules personnels incluent :
- Depréciation
- Assurance
- Essence
- Pétrole
- Maintenance et réparations
- Pneus
- Registration and fees
Cents par mile (CPM)
CPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, similaire au taux de kilométrage standard de l'IRS, mais qui peut être personnalisé par l'employeur à sa discrétion. Malheureusement, elle surpaie généralement les conducteurs qui parcourent de grands kilomètres et sous-paye les conducteurs qui parcourent moins de kilomètres. Ce n'est donc pas la solution la plus équitable. Cette méthode est simple, mais devrait être conforme aux directives fédérales et nationales afin de garantir un statut non imposable pour des remboursements optimaux.
463/TFCA
Une allocation automobile non imposable (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme à l'IRS qui permet aux entreprises d'offrir un remboursement prédéterminé à leurs conducteurs, avec la possibilité de bénéficier d'une exonération fiscale de 100 %. [2] [3] La seule règle pour déterminer l'assujettissement est que vous devez tester la valeur de l'allocation responsable par rapport au taux standard de l'IRS. Le delta est imposable.
Bonnes pratiques pour les employeurs
Precise Registres Tenue
La tenue de registres détaillés est essentielle pour un remboursement précis du kilométrage en Arizona. Un relevé de kilométrage approprié doit inclure :
- La date et objectif commercial de chaque voyage
- Début et fin des relevés du compteur kilométrique
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Lieux visités.
Ces dossiers permettent de garantir la conformité et l'exactitude des remboursements, en particulier lors d'un audit par l'IRS.
Une communication et des politiques claires
Les employeurs devraient communiquer clairement leurs politiques de remboursement aux employés. Cela inclut la façon de suivre le kilométrage, de soumettre des notes de dépenses, ce qu'est la conformité et comment la maintenir, ainsi que la façon de comprendre les composants du processus de remboursement. La fourniture de formations et de ressources peut aider les employés à se conformer aux politiques de l'entreprise et à recevoir le remboursement qu'ils méritent.
FAQ sur le remboursement des miles en Arizona
Le remboursement du kilométrage est-il imposable en Arizona ?
Non, le remboursement du kilométrage jusqu'au taux de kilométrage standard de l'IRS n'est pas imposable. Les montants dépassant ce taux doivent être déclarés comme revenus imposables, sauf s'ils sont émis dans le cadre d'un plan FAVR.
Les péages et les frais de stationnement peuvent-ils être remboursés ?
Oui, les péages et les frais de stationnement perçus lors de voyages d'affaires sont des dépenses remboursables et doivent être inclus dans les notes de frais, mais pas les contraventions de stationnement ni les amendes.
Comment les indépendants ou les entrepreneurs indépendants doivent-ils suivre leur kilométrage ?
Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants doivent tenir un registre détaillé des kilomètres parcourus, y compris les dates, les raisons des déplacements et les kilomètres parcourus, pour étayer leurs déductions fiscales.
Que se passe-t-il si le taux de remboursement dépasse le taux de kilométrage standard de l'IRS ?
Tout remboursement dépassant le taux de kilométrage standard de l'IRS doit être déclaré comme revenu imposable, sauf si vous utilisez un programme FAVR.
Comment la Fair Labor Standards Act (FLSA) affecte-t-elle le remboursement du kilométrage ?
La FLSA exige que les dépenses engagées pour se rendre au travail en voiture ne réduisent pas le salaire d'une personne en dessous du salaire minimum fédéral, qui est de 7,25 dollars en 2024. Si les frais de voyage font chuter les revenus d'un employé en dessous du salaire minimum, l'employeur doit rembourser la différence [6].
Conclusion
Comprendre les lois sur le remboursement du kilométrage en Arizona est nécessaire à la fois pour les employés et les employeurs. En adhérant à l'une des méthodes de remboursement approuvées par l'IRS, telle que FAVR, 463 ou le taux standard de l'IRS, les deux parties peuvent garantir une indemnisation équitable pour les voyages d'affaires et maximiser les avantages fiscaux.
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Sources
4. https://gao.az.gov/publications/saam
