Seuls 45 % des responsables des ressources humaines, des finances et de la flotte se disent très confiants quant à leur conformité actuelle aux réglementations de l'IRS en matière de remboursement des véhicules. Cela signifie que plus de la moitié des dirigeants ne savent pas si leurs programmes d'exonération fiscale de kilométrage professionnel respectent les règles.
En ce qui concerne l'IRS, l'incertitude n'est pas anodine. Si le programme de kilométrage de votre véhicule n'est pas conforme, les conséquences peuvent inclure de lourdes pénalités fiscales, des arriérés de paiement et la reclassification des remboursements en tant que revenu imposable.
Mais voici la bonne nouvelle : avec la bonne structure de programme et les bons outils, la conformité ne doit pas être une source de stress. Découvrons ce qui est à l'origine de cette inquiétude et comment les entreprises peuvent reprendre le contrôle.
Pourquoi la conformité est si délicate
Les règles de l'IRS concernant les programmes de remboursement des véhicules sont détaillées et évoluent. Pour se qualifier en tant que plan comptable non imposable, un programme doit répondre à plusieurs exigences, selon Publication 463 de l'IRS:
- La date du voyage (par exemple, le 6 décembre 2022)
- La destination (par exemple, le bureau du client)
- L'objectif commercial du voyage (par exemple, faire une présentation commerciale)
- Le relevé du compteur kilométrique de départ (par exemple 42 569 miles)
- Le compteur kilométrique final et (42 069 miles)
- Les miles parcourus (par exemple 15)
- Toutes les dépenses supplémentaires telles que le gaz, le pétrole, les péages, etc. (par exemple, le péage d'un pont)
- Le montant de ces dépenses (3$)
- Totaux hebdomadaires (50 miles)
- Total cumulé depuis le début de l'année (2 406 milles)
Toutes ces informations doivent être saisies pour que le suivi du kilométrage soit considéré comme effectué correctement. C'est-à-dire pour que l'Internal Revenue Service soit satisfait s'il a des questions à vous poser.
Même une petite erreur, telle que l'absence de points de données dans un carnet de kilométrage, peut entraîner le remboursement sur le territoire imposable. C'est pourquoi les processus manuels tels que les feuilles Excel, les journaux manuscrits et les politiques souples ne suffisent plus.
Pourtant, un nombre surprenant d'entreprises continuent de s'appuyer sur ces méthodes dépassées. Il n'est pas étonnant que la confiance soit faible.
Comment le bon programme accroît la confiance
Le moyen le plus efficace d'améliorer la confiance en matière de conformité est de supprimer les conjectures. Automatisé suivi du kilométrage des outils tels que Cardata Mobile allégez la charge de travail de vos conducteurs et administrateurs.
Les trajets sont enregistrés par GPS, les objectifs commerciaux sont attribués et les rapports sont automatisés. Les meilleures applications de kilométrage alimentent les tableaux de bord des logiciels de remboursement des kilomètres, où les administrateurs peuvent consulter les notes de dépenses et gérer leur programme de remboursement des véhicules.
Ces logiciels secondaires affichent des rapports de kilométrage, permettent le traitement des paiements, vous permettent d'ajouter et de supprimer des conducteurs de votre programme, etc.
Cela signifie que vous n'aurez plus à courir après les conducteurs pour les carnets de route manquants, à essayer de déchiffrer les gribouillis du compteur kilométrique et à ne plus vous demander si vous en avez fait assez pour répondre aux normes de l'IRS.
La conformité est une solution gagnant-gagnant
Pour se mettre en conformité, il ne suffit pas d'éviter les risques. Cela rend également votre programme plus efficace. Quand votre modèle de remboursement est hermétique, vous pouvez profiter pleinement des options d'exonération fiscale telles que FAVEUR.
Ce changement permet à votre entreprise d'économiser de l'argent sur les charges sociales et permet aux conducteurs d'augmenter leur salaire net.
Cela renforce également la confiance. Les employés sont plus susceptibles de se sentir soutenus lorsqu'ils constatent que leurs remboursements sont basés sur des données réelles, et non sur des taux forfaitaires ou des formules périmées.
Et à mesure que votre équipe grandit, un programme conforme est plus facile à adapter. Au lieu de révisions manuelles et d'exceptions aux politiques, tout est structuré, automatisé et aligné sur les règles de l'IRS. Cela signifie que votre confiance reste élevée même si vos effectifs augmentent.
Vous n'êtes pas obligé de le faire seul
Si votre équipe fait partie des 55 % qui n'ont pas confiance en la conformité, il est peut-être temps de procéder à une réinitialisation. Le bon partenaire peut vous aider à créer un programme prêt à être audité dès le premier jour.
Vous voulez alléger la pression sur votre équipe et ne plus vous soucier de la conformité ? Discutez avec Cardata et découvrez comment nous rendons les programmes de kilométrage fiables faciles à exécuter, et encore plus fiables.
