Bien qu'aucun mandat à l'échelle de l'État du Kentucky n'oblige les employeurs privés à rembourser le kilométrage, les directives de l'État et du secteur public garantissent que les employés, en particulier les employés de l'État, sont rémunérés équitablement.
Au Kentucky, le remboursement du kilométrage est un moyen d'indemniser les employés pour les dépenses liées au véhicule engagées lors de déplacements professionnels. Ces dépenses couvrent non seulement les frais de carburant, mais également une partie de l'usure, de l'entretien et de la dépréciation des véhicules. Bien que les employeurs privés ne soient pas légalement tenus de rembourser le kilométrage, cela est souvent considéré comme une bonne pratique et, dans certains cas, nécessaire pour garantir que la rémunération totale des employés soit conforme aux normes du salaire minimum.
Employeurs privés contre employés de l'État
Employeurs privés
La loi du Kentucky n'oblige pas les employeurs privés à rembourser le kilométrage lorsque les employés utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles. Cependant, les employeurs choisissent souvent de rembourser les frais de voyage en signe de bonne foi et pour éviter d'éventuels problèmes avec la loi sur le salaire minimum du Kentucky [3].
Les employeurs privés peuvent adopter le taux de kilométrage standard de l'IRS, fixé à 70 cents par mile pour les entreprises en 2025, comme référence. Ce taux est destiné à couvrir les frais de carburant, d'entretien et autres frais liés au véhicule. Les remboursements égaux ou inférieurs au taux de l'IRS ne sont généralement pas imposables ; tout excédent doit être déclaré comme revenu imposable.
Cependant, les programmes « Cents per Mile (CPM) » surrémunèrent et sous-payent souvent les employés. Pour cette raison, les employeurs choisissent souvent un autre type de programme de remboursement, généralement FAVEUR ou TFCA, qui sont tous deux conformes à la législation fiscale du Kentucky.
Les employés de l'État
Pour les employés de l'État, le remboursement du kilométrage est régi par des lois et règlements administratifs spécifiques. En vertu des Statuts révisés du Kentucky (KRS) 64.710 et du règlement administratif 200 KAR 2:006, les employés de l'État sont remboursés à des taux déterminés par les coûts actuels du carburant. [2]
Le taux de remboursement des employés de l'État est ajusté trimestriellement sur la base du rapport quotidien sur les jauges de carburant de l'American Automobile Association (AAA). Par exemple, le tarif du 1er janvier au 31 mars 2025 est fixé à 43 cents par mile. Ces ajustements périodiques permettent de s'assurer que le taux reflète l'évolution en temps réel des prix du carburant [3].
Cadre juridique et détermination des taux
Statuts et règlements applicables
KRS 64.710 et 200 KAR 2:006 :
Ces cadres juridiques exigent que les employés de l'État soient remboursés des frais de voyage nécessaires selon une formule directement liée aux frais de carburant déclarés par l'AAA. La réglementation garantit la transparence et l'équité dans la manière dont les taux de kilométrage sont calculés et appliqués.
Mécanisme de réglage :
Le taux de remboursement est mis à jour le 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre. Les ajustements sont basés sur le prix de détail moyen de l'essence ordinaire sans plomb dans le Kentucky, garantissant ainsi aux employés de l'État un tarif équitable qui reflète les prix actuels du carburant.
Considérations relatives au secteur privé
Même si les employeurs privés ne sont pas liés par ces lois spécifiques de l'État, l'adoption de pratiques similaires peut être bénéfique. Le fait de proposer un taux de remboursement du kilométrage équitable permet d'éviter d'éventuels problèmes de conformité salariale et contribue à la satisfaction globale des employés.
Implications fiscales
Lorsque le kilométrage est remboursé à un taux égal ou inférieur au taux de kilométrage standard de l'IRS, le montant est généralement exclu du revenu imposable. Les remboursements supérieurs à ce taux doivent toutefois être déclarés comme revenus imposables, ce qui peut avoir une incidence sur l'obligation fiscale de l'employé. L'exception concerne les programmes FAVR, où des montants même supérieurs au taux de l'IRS peuvent être payés en franchise d'impôt.
En savoir plus sur les règles fiscales applicables aux programmes FAVR.
Les remboursements de miles sont généralement déductibles des impôts en tant que dépenses professionnelles, ce qui fait qu'il est financièrement prudent pour les employeurs d'offrir un remboursement, même lorsque cela n'est pas légalement requis. Cet avantage fiscal peut contribuer à compenser le coût du remboursement des employés. C'est une meilleure stratégie que, par exemple, de donner un allocation automobile imposable.
Meilleures pratiques pour les employeurs et les employés
Employeurs
Établissez une politique écrite de remboursement du kilométrage qui décrit :
- Le taux applicable (qu'il soit conforme à la norme de l'IRS ou à un taux spécifique à l'État pour les employés du secteur public).
- Exigences en matière de documentation pour les carnets de kilométrage.
- Le processus de soumission et d'approbation des demandes de kilométrage.
Passez régulièrement en revue les directives de l'IRS et de l'État du Kentucky pour vous assurer que vos pratiques de remboursement restent conformes et reflètent les taux en vigueur.
Conservez des journaux de kilométrage détaillés qui enregistrent la date, l'objectif, les relevés des compteurs kilométriques de début et de fin et le total des kilomètres parcourus. Des dossiers précis non seulement étayent les demandes de remboursement, mais sont également essentiels à des fins fiscales.
Pour les employés de l'État, familiarisez-vous avec les directives fournies dans les normes KRS 64.710 et 200 KAR 2:006. Pour les employés du secteur privé, assurez-vous que votre politique de remboursement du kilométrage est conforme aux exigences de la loi sur le salaire minimum du Kentucky, en particulier si vous êtes payé au salaire minimum ou presque.
Conclusion
Le remboursement du kilométrage dans le Kentucky se caractérise par une double approche : alors que les employeurs privés ont la possibilité de choisir leurs taux de remboursement (souvent en fonction de la norme de l'IRS), les employés de l'État bénéficient d'un système structuré qui lie les taux de remboursement directement aux coûts actuels du carburant. Il est essentiel de comprendre le cadre juridique, les implications fiscales et les meilleures pratiques pour garantir une indemnisation équitable et le respect des directives nationales et fédérales.
En restant informés et en tenant à jour des dossiers précis, les employeurs et les employés peuvent gérer les complexités du remboursement des miles dans le Kentucky, en veillant à ce que les dépenses liées aux voyages soient gérées de manière transparente et efficace.
Pour plus de détails, consultez les ressources officielles et les textes juridiques disponibles auprès des agences de l'État du Kentucky et des publications industrielles fiables.
Bibliographie
- Centre de droit du travail. « Remboursement du kilométrage dans l'État du Kentucky (KY). » Centre de droit du travail.
https://www.laborlawcenter.com/education-center/kentucky-mileage-reinbursement/?srsltid=AfmBOopGD-a3j2xD6df4OmcMnXUFaWaK7gyyLFTLhzHg5kY-InagLmvB - Rampe. « Calculateur de remboursement des kilomètres du Kentucky. » Rampe.
https://ramp.com/mileage-reimbursement-calculator/kentucky - Bureau du contrôleur du Kentucky. « Taux de kilométrage. » Bureau des services de comptabilité à l'échelle de l'État, Kentucky.
https://finance.ky.gov/office-of-the-controller/office-of-statewide-accounting-services/Documents/MileageRate.pdf
