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Quel pourcentage d'une allocation automobile approuvée par l'IRS est l'essence ? De nombreuses variables entrent en ligne de compte dans le montant que vous pourriez recevoir pour une allocation automobile. Le prix de l'essence n'est que l'une d'entre elles, bien qu'il soit plus fortement pondéré que certaines autres variables. Cet article explorera certaines allocations automobiles typiques approuvées par l'IRS et expliquera s'il existe ou non des stipulations de l'IRS sur le montant d'une allocation automobile pouvant être consacré à l'essence.
Les allocations automobiles de l'IRS : de quoi s'agit-il ?
Les allocations de voiture sont toute forme de rémunération supplémentaire à la place d'une voiture de société. Parce que l'exploitation de flottes de véhicules coûte tellement cher, de nombreuses entreprises choisissent d'économiser de l'argent en offrant à leurs employés une allocation automobile. Cela permet à l'employé de conduire son véhicule personnel à destination et en provenance de son lieu de travail, au lieu de conduire sa voiture pour se rendre sur le terrain de l'entreprise et de remplacer son véhicule par une voiture de société.
Qu'est-ce qui rend une allocation automobile légitime aux yeux de l'IRS ?
La déclaration des dépenses et la responsabilisation sont ce qui rend légitime une allocation de voiture. Aux yeux de l'IRS, toute allocation de voiture sera soumise à l'impôt à moins que des conditions particulières ne soient remplies. C'est considéré comme un revenu à moins que vous (ou votre responsable) ne preniez le temps de concevoir une allocation automobile conforme aux règles de l'IRS en matière de « programmes responsables ».
L'IRS offre aux propriétaires d'entreprise plusieurs options : tels que FAVR — pour profiter de leurs programmes d'allocations automobiles non imposables. Cela permet aux entreprises d'économiser de l'argent en éliminant les coûts d'entretien de leur flotte, et cela protège les employés contre le paiement d'impôts supplémentaires sur leurs revenus ou le passage à une tranche d'imposition plus élevée.
Quels sont les facteurs qui déterminent le montant d'une allocation automobile typique ?
Certains facteurs influencent généralement le montant autorisé par l'IRS pour les allocations automobiles. Historiquement, le facteur le plus courant est le prix national du pétrole et du gaz. Cependant, les allocations automobiles FAVR permettent aux entreprises de ajuster en fonction des prix locaux du carburant. Le FAVR est un programme géographiquement sensible.
Si vous ne suivez pas le kilométrage ou les dépenses de quelque manière que ce soit, tout montant d'allocation automobile que vous verserez sera imposable. À l'inverse, supposons que vous ayez rencontré l'IRS conditions pour bénéficier d'une allocation automobile non imposable. Dans ce cas, vous pouvez demander aux employés de suivre méticuleusement leurs dépenses et retourner tous les reçus pour les achats de gaz accumulés au cours de l'année.
Quel pourcentage d'une allocation automobile peut être consacré à l'essence ?
La réponse à cette question dépendra de la réponse à la suivante, qui est la suivante : quel type de programme d'allocation automobile avez-vous ?
Nous passerons en revue les quatre variantes les plus courantes et expliquerons ce que dit l'IRS à propos de chacune d'elles.
- Allocation de soins forfaitaire. Vous (ou votre employé) pouvez dépenser autant de l'allocation forfaitaire pour voiture que vous le souhaitez en essence, mais c'est moins intéressant qu'il n'y paraît à première vue. Si l'IRS n'impose aucune restriction sur l'essence pour une allocation automobile forfaitaire, c'est parce qu'il imposera malgré tout 100 % du montant.
- Allocation de voiture en cents par mile. Également connue sous le nom de taux standard de l'IRS, cette formule simplifiée est utilisée par de nombreuses entreprises à travers les États-Unis pour sa facilité d'utilisation. Contrairement à la croyance populaire, aucune partie de ce type d'allocation automobile n'est réservée à l'essence. Le tarif en cents par kilomètre est conçu comme un taux de remplacement qui englobe tous les autres frais de conduite. Bien que le taux de kilométrage standard de l'IRS soit étroitement lié au prix de l'essence, la formule remplace tous les coûts réels engagés pour la conduite professionnelle.
- Allocation de voiture FAVR (taux fixe et variable). La FAVR est la plus complexe sur le plan administratif de toutes les allocations automobiles reconnues par l'IRS. Cependant, parce qu'il intègre des facteurs de coûts déterminants tels que prix local du carburant et paiements fixes pour la dépréciation des véhicules, c'est la méthode la plus représentative du coût réel de la conduite. Le gaz a une valeur de remboursement spécifique sur le FAVR, qui représente généralement la majeure partie du remboursement variable.
- Suivi des coûts réels. Il s'agit de la méthode d'allocation automobile qui remboursera 100 % des dépenses d'essence de vos employés, car ils soumettront des reçus réels pour le remboursement.
Exigences spéciales pour la comptabilisation des prix du gaz dans les programmes FAVR
Les allocations automobiles FAVR permettent aux employeurs d'économiser de l'argent, mais leur mise en œuvre nécessite un peu de temps. Tout d'abord, les entreprises ne sont éligibles aux programmes FAVR que si elles comptent au moins cinq employés inscrits, et chaque employé doit parcourir au moins 5 000 miles par an. [1]
Ils doivent également conduire un véhicule représentant au moins 90 % du prix du véhicule « standard ». Dans le cadre d'un programme FAVR, les employés seront remboursés d'un montant fixe chaque mois, puis bénéficieront d'un taux variable pour chaque kilomètre parcouru. Le taux variable du FAVR est différent du taux de kilométrage standard de l'IRS, et les entreprises fixent elles-mêmes leurs taux variables FAVR.
Dans quelle mesure le prix de l'essence influence-t-il mon allocation automobile ?
Le prix de l'essence se reflète dans le coût de fonctionnement d'un véhicule personnel pour le travail, car chaque kilomètre parcouru représente une certaine quantité de carburant consommée. Sans essence, le kilométrage total parcouru sera nul, après tout, de sorte que tout programme d'allocation automobile qui offre une sorte de récompense basée sur le kilométrage tiendra automatiquement compte du prix de l'essence, même indirectement.
Implications fiscales
Il est essentiel de comprendre le type de programme d'allocation automobile que vous gérez et les implications fiscales des différents programmes. Il est également essentiel que vos employés sachent ce qu'ils reçoivent, combien ils peuvent s'attendre à recevoir chaque mois et si une partie de l'allocation automobile sera retenue.
Conclusion
Comme le prix de l'essence est responsable d'une grande partie du coût total de la conduite, il a donc tendance à constituer également une part importante des programmes d'allocations automobiles. Cela est particulièrement vrai lorsque l'allocation automobile propose une sorte de remboursement basé sur le kilométrage. Si vous souhaitez savoir exactement combien votre entreprise peut s'attendre à payer pour le gaz chaque année, contactez Cardata. Nous pouvons vous aider à calculer le montant que vous payez actuellement pour l'essence dans le cadre de votre programme de remboursement des employés et explorer d'autres solutions pour réduire votre fardeau fiscal.
Sources
[1] Rev. Proc. 2000-48 | Internal Revenue Service
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