L'Idaho n'oblige généralement pas les entreprises privées à rembourser le kilométrage, mais il existe des situations spécifiques dans lesquelles les employeurs doivent couvrir les coûts, comme les exigences relatives à l'indemnisation des accidents du travail. Il existe également programmes de remboursement des véhicules (VRP) que les entreprises de l'Idaho peuvent mettre en œuvre pour payer leurs employés.
Exigences de remboursement pour les employés de l'État
L'article 67-2004 du Code de l'Idaho stipule que employés de l'État ont droit à un remboursement lorsqu'ils conduisent leur véhicule personnel pour les affaires de l'État. À l'heure actuelle, le le tarif approuvé est de 0,70$ par mile pour l'année d'imposition 2025 (1).
La politique de l'État impose le remboursement des seul l'itinéraire pratique le plus court. Et, si un véhicule appartenant à l'État était facilement disponible, mais un employé a préféré utiliser une voiture personnelle, le taux de remboursement du kilométrage peut être réduit. Cela garantit que les ressources de l'État sont utilisées efficacement tout en rémunérant équitablement les employés pour l'utilisation nécessaire de leur véhicule personnel.
Indemnisation des travailleurs et déplacements pour raisons médicales
Employeurs du secteur privé de l'Idaho ne sont généralement pas obligées pour rembourser les kilomètres parcourus pour les déplacements professionnels. Cependant, la seule grande exception concerne l'indemnisation des accidents du travail : lorsqu'un employé subit un accident du travail et a besoin de soins médicaux, vous devez rembourser le kilométrage qu'il a parcouru pour se rendre à ses rendez-vous.
Codes 72-432 et 72-433 de l'Idaho obliger les employeurs à payer les déplacements médicalement nécessaires d'un employé blessé, moins les 15 premiers miles de tout aller-retour (1). Cette couverture garantit que les travailleurs blessés peuvent accéder à des soins médicaux appropriés sans avoir à supporter des frais de voyage excessifs.
Les employeurs privés et le remboursement du kilométrage
Hormis les exceptions ci-dessus, employeurs privés dans l'Idaho, il n'y a généralement aucune obligation légale d'offrir le remboursement du kilométrage. Beaucoup encore adopter volontairement un plan de remboursement, tel que :
- Taux de kilométrage standard de l'IRS: Le respect de cette directive simplifie la tenue de registres et garantit que les paiements jusqu'au taux standard sont exonérés d'impôts.
- Programmes de remboursement des véhicules (VRP): Les entreprises peuvent mettre en œuvre des solutions basées sur les données qui adaptent les remboursements aux habitudes de conduite des employés. Cela peut inclure un taux fixe et variable (FAVR), une allocation de voiture libre d'impôt (TFCA) ou des cents par mile (CPM), qui peuvent tous être entièrement exonérée d'impôts sous certaines conditions.
Proposer un plan de remboursement équitable des véhicules peut améliorer le moral des employés et rassurez les travailleurs en leur disant que l'utilisation de leur véhicule personnel ne réduira pas leur salaire net.
Considérations relatives au salaire minimum
Idaho salaire minimum est actuellement de 7,25$ de l'heure (2). Dans certains cas, les frais de voyage peuvent faire baisser le salaire effectif d'un employé en dessous de ce seuil. Si cela se produit, les employeurs peuvent avoir besoin pour rembourser les frais de voyage afin de satisfaire aux exigences relatives au salaire minimum.
Politiques des principales institutions de l'Idaho
Deux organisations clés de l'Idaho, Association pour l'éducation de l'Idaho (IEA) et le Université de l'Idaho, illustrez la manière dont les différents organismes gèrent le remboursement des miles :
- Association pour l'éducation de l'Idaho (IEA): définit son taux de kilométrage quatre cents en dessous le chiffre de l'IRS, en ajustant chaque année fiscale (3).
- Université de l'Idaho: aligne son taux de remboursement du kilométrage sur celui approuvé par le Bureau du contrôleur de l'État de l'Idaho (4).
Ces exemples montrent que les institutions adaptent souvent les directives de l'État ou de l'IRS.
Différents programmes de remboursement des véhicules
Au-delà de la conformité aux réglementations de l'Idaho, de nombreuses entreprises recherchent des solutions complètes garantissant équité et rentabilité. Une solution efficace consiste à adopter un Programme de remboursement des véhicules (VRP) adapté aux besoins de vos employés. Vous trouverez ci-dessous trois VRP principaux.
1. Taux fixe et variable (FAVR)
FAVEUR les programmes combinent deux éléments :fixe les paiements destinés à couvrir les frais de propriété (assurance, amortissement, etc.) et variable les paiements liés au kilométrage (carburant, entretien, etc.). Par jumelage données sur les coûts régionaux avec kilométrage réel, FAVR veille à ce que chaque conducteur reçoive un équitable, fondé sur les données et totalement exonéré d'impôts remboursement. Les principales caractéristiques sont les suivantes :
- Même si vous dépassez le taux standard de l'IRS, le FAVR reste exonéré d'impôt s'il est administré correctement.
- Empêche les surpaiements ou les sous-paiements en tenant compte avec précision des coûts de conduite réels.
- Des garde-corps intégrés garantissent que chaque remboursement est conforme aux directives de l'IRS.
Qui en profite le plus: Les organisations dont les conducteurs parcourent de nombreux kilomètres et qui souhaitent payer leurs employés avec précision sans encourir de charges fiscales supplémentaires.
2. Allocation de voiture non imposable (TFCA)
UNE Allocation de voiture non imposable (TFCA) est un plan responsable qui offre une certaine flexibilité dans la mise en place d'un fixe remboursement des déplacements liés au travail. Avec le bon logiciel de saisie du kilométrage, tous les montants payés à un taux de kilométrage égal ou inférieur au taux de kilométrage standard de l'IRS restent libre d'impôts.
- Moins d'exigences de conformité par rapport au FAVR.
- Si le montant total du paiement versé à un chauffeur dépasse ce que l'IRS autoriserait (tarif × miles professionnels), seule la différence est imposée.
- Les employeurs peuvent bloquer une partie du remboursement à des fins budgétaires.
Qui en profite le plus: Conducteurs occasionnels ou parcourant moins de kilomètres qui ont tout de même besoin d'une allocation mensuelle.
3. Cents par mile (CPM)
Cents par mile (CPM) paie aux conducteurs un tarif fixe par mile ils voyagent pour affaires. Tant que tu rester à un niveau égal ou inférieur au taux standard de l'IRS, le remboursement est exonéré d'impôt. Cette méthode est la plus simple :
- Multipliez les miles parcourus par le taux par mile pour déterminer le paiement.
- Les employés qui parcourent moins de 5 000 miles professionnels par an privilégient souvent le CPM.
Qui en profite le plus: Entreprises avec conducteurs occasionnels à la recherche d'une administration minimale et d'une mise en conformité aisée.
Choisir le bon programme
Pour sélectionner le bon VRP, il faut souvent analyser les habitudes de conduite, les contraintes budgétaires et les capacités administratives de votre personnel. Voici quelques considérations :
- Kilométrage du conducteur: Les conducteurs qui parcourent des kilomètres parcourus bénéficient généralement du FAVR, tandis que les conducteurs occasionnels ont souvent recours au CPM.
- Efficacité budgétaire et fiscale: La TFCA propose des allocations mensuelles prévisibles avec un minimum de frais de conformité.
- Équité et précision: L'approche axée sur les données de FAVR garantit les remboursements les plus précis, mais nécessite une tenue de registres minutieuse.
Notes de bas de page
- Directives de remboursement des miles dans l'Idaho. https://ramp.com/mileage-reimbursement-calculator/idaho
- Informations sur le salaire minimum dans l'Idaho. https://www.laborlawcenter.com/education-center/idaho-mileage-reimbursement-law/?srsltid=AfmBOopdY58Q7C7QIS_acCGbtQfBkoLpRHMeZKvUzGrrr9LHFQjr7CM4
- Politique de l'Idaho Education Association. https://idahoea.org/per-diem/
- Politique de remboursement de l'Université de l'Idaho. https://www.uidaho.edu/dfa/finance/controller/accounts-payable/travel-services/travel-forms-and-policies/reimbursement-policy
