Présentation
Lorsqu'il s'agit d'introduire des changements internes dans votre organisation, un peu de préparation suffit. Qu'il s'agisse d'un nouvel outil ou d'un nouveau service, d'un nouveau processus ou d'une nouvelle politique, ou même de quelque chose de plus important, comme la transition d'un dirigeant ou une fusion avec une autre entreprise, il est important de réfléchir à la manière dont vos employés recevront ces informations et agiront en conséquence.
Avec le bon plan en place, vous pouvez atténuer les interruptions de travail de votre personnel et contribuer à favoriser une adoption forte, ce qui se traduira par un succès à long terme.
Les changements internes font partie du cours normal du travail. Mais le fait d'aider vos employés à s'y retrouver (ou de ne pas le faire efficacement) peut faire la différence entre votre nouveau programme ou votre nouvelle solution. Voici des conseils pour vous aider à gérer efficacement le changement.
Ayant travaillé dans de petites et grandes organisations, je sais très bien que la seule constante à l'œuvre est le changement. À partir de intégration d'un outil de feedback ouvert à 24 000 employés pour renommer une fonction de support client ayant un impact sur 10 000 agents, les changements d'entreprise nécessitent de l'agilité de l'entreprise. Afin d'être agiles et de mener leurs activités efficacement, les dirigeants et les managers doivent prendre des décisions stratégiques pour aider à introduire des solutions ou des processus qui permettront d'obtenir de meilleurs résultats.
Communiquer le changement
Les premiers pas
Super ! Le service des achats vient de vous informer que votre nouvel outil a été approuvé. Et maintenant ? Avez-vous réfléchi à la manière dont cette nouvelle solution et ce nouveau processus seront reçus et adoptés en interne ? En fonction de votre investissement ou de l'ampleur du programme, le processus de gestion du changement peut prendre quelques jours, voire quelques mois. Si vous en avez, il est essentiel de profiter du temps que vous avez pour gérer des changements plus importants afin de garantir la conformité et la satisfaction des employés pour une gestion du changement plus fluide.
Constituer une équipe spéciale
Rassemblez les principaux acteurs et attribuez des rôles et des responsabilités à chacun : ressources humaines, I&D, communications, informatique. Ces équipes et d'autres équipes principales joueront chacune un rôle crucial dans la réussite de ce projet. Cela implique également de désigner un chef de projet (qui peut être vous ou non). Organisez une discussion de groupe, une réunion hebdomadaire et une discussion de lancement pour décrire la situation et les tâches. Tirez parti des outils de gestion de projet pour attribuer des tâches et rester sur la bonne voie. Encouragez les gens à prendre la parole à la table et faites appel à ceux dont la voix n'est pas la plus forte. C'est à vous de rassembler les troupes !
Comptez sur des enregistrements hebdomadaires et une connexion asynchrone
Vous ne pouvez jamais partager trop lorsque votre groupe de travail se prépare à un changement interne. Veiller à ce que les voies de communication soient toujours ouvertes, à ce que les informations soient partagées ouvertement avec les principaux acteurs et à ce que chacun sache qu'il n'a pas à attendre la réunion hebdomadaire de mardi prochain pour aborder un problème urgent un jeudi sont autant de bonnes tactiques pour établir les règles de base.
Faites preuve d'empathie envers les employés et considérez les choses de leur point de vue
Qu'en penseront réellement les employés ? Quels défis pourraient-ils relever ? Qu'est-ce qui leur plaira le plus ? C'est vous qui connaissez le mieux votre équipe, alors effectuer un exercice ou, mieux encore, demander l'avis de quelques personnes dès le début, vous aidera à vous préparer à répondre à leurs besoins. Préféreraient-ils être informés en mairie ou par e-mail ? Auront-ils besoin d'une formation ou un simple document d'une page suffira-t-il ? Évaluez leurs besoins et construisez en conséquence.
Faites appel à des fournisseurs externes, le cas échéant
Si vous optez pour une nouvelle solution, il y a de fortes chances que l'entreprise fournisse des outils et des ressources. À Données de carte, par exemple, nous proposons l'intégration et la formation aux nouveaux utilisateurs, afin que nos clients n'aient pas à consacrer du temps et des ressources à cette tâche en interne. Nous gérons également les demandes d'assistance et encourageons les utilisateurs à utiliser notre site Web d'aide, par exemple. Découvrez quelles ressources fournisseurs sont disponibles (et devraient être gratuites !) à toi.
Préparez-vous aux problèmes qui se poseront après le lancement
Une fois que votre solution ou votre processus a été lancé et est utilisé par les employés, restez à l'écoute de leurs commentaires. Configurez un processus ou une boucle de feedback afin de recueillir les opinions des employés après le lancement. Certaines difficultés peuvent apparaître en cours de route, comme des problèmes de système ou même des taux d'adoption. Trouvez un moyen de pérenniser le message et de vous assurer que vos équipes adoptent le nouveau changement, ne vous contentez pas de partir du principe qu'un seul message suffira.
Une fois que vous avez planifié et mis en œuvre les changements, pensez à faire un PIR (évaluation des performances) pour évaluer comment les choses se sont passées afin de pouvoir appliquer les leçons apprises au prochain cycle. N'oubliez pas que votre organisation possède une culture spécifique, donc tirer parti d'une voix et d'un ton que vos employés connaissent bien contribuera grandement à vos communications. Si cela vous semble naturel, faites-le !
Conclusion
Lorsqu'ils sont gérés efficacement, la plupart des changements internes peuvent être considérés comme innovants et même comme une valeur ajoutée pour les employés, ce qui influe sur votre marque employeur. S'assurer d'avoir un plan solide, une équipe de projet et des livrables clairement définis, et être à l'écoute des commentaires des employés sont autant d'étapes importantes lorsqu'il s'agit d'introduire le changement.
