Remboursement des véhicules à Hawaï : obligatoire pour les employés de l'État en vertu du code §3-10-13, facultatif pour les entreprises privées à l'exception de Workers' Comp.
Les employeurs opérant à Hawaï doivent connaître les directives uniques régissant le remboursement des véhicules. Bien qu'Hawaï n'oblige généralement pas les employeurs privés à rembourser le kilométrage, ses statuts contiennent des dispositions spécifiques pour les employés de l'État et certains scénarios d'indemnisation des accidents du travail. Ces règles recoupent le taux de kilométrage de l'Internal Revenue Service (IRS) et les obligations en matière de salaire minimum, qui façonnent toutes la manière dont les entreprises abordent l'indemnisation des travailleurs pour les voyages d'affaires.
Employés de l'État à Hawaï
Les employés de l'État, par exemple, ont clairement droit au remboursement du kilométrage s'ils doivent utiliser leur véhicule personnel pour leurs tâches professionnelles lorsque les véhicules publics ne sont pas disponibles. Ce mandat provient du Code d'Hawaï §3-10-13, qui fait référence au taux le plus élevé autorisé « légalement applicable » pour cet exercice fiscal particulier. [1] Selon la pratique actuelle des États, cela correspond généralement au taux standard de l'IRS (par exemple, 0,70 dollar par mile pour l'année fiscale 2025). La même disposition impose également la déclaration régulière des kilomètres parcourus par les conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres, afin de garantir la responsabilisation et des pratiques de remboursement cohérentes. Par ailleurs, les employeurs privés d'Hawaï ne sont pas légalement tenus d'offrir le remboursement du kilométrage, sauf s'il s'agit de voyages médicaux liés à l'indemnisation des accidents du travail. Dans ces cas, conformément au Code §12-10-25, les entreprises doivent indemniser les employés blessés pour les frais de voyage raisonnables pour obtenir des soins médicaux, à condition que ces miles dépassent la distance de trajet normale et fassent partie de l'itinéraire le plus direct. [2]
Employeurs privés à Hawaï
Même si les entreprises privées ne sont pas obligées de rembourser le kilométrage dans des circonstances normales, nombre d'entre elles le font volontairement pour préserver l'équité et le moral. Certains employeurs appliquent le même taux que l'IRS (vous pouvez également payer n'importe quel montant inférieur en franchise d'impôt). [3] Il est important de noter que tout taux de kilométrage payé au-dessus de la norme de l'IRS est généralement considéré comme un revenu imposable (bien que vous puissiez le dépasser en franchise d'impôt si vous utilisez un Programme FAVR), de sorte que les entreprises qui cherchent à simplifier la conformité fiscale ont tendance à s'en tenir à ce seuil, voire à le rester en deçà de ce seuil. Les employeurs doivent également rester attentifs à la manière dont ces politiques interagissent avec le salaire minimum d'Hawaï, qui devrait atteindre 14 dollars de l'heure en 2025. Le principe est simple : si les frais de voyage d'un employé font chuter son salaire en dessous du minimum légal, l'employeur devra peut-être compenser la différence.
Du point de vue des meilleures pratiques, de nombreuses entreprises bénéficient d'une politique de remboursement uniforme et de procédures clairement documentées. Des définitions claires des circonstances dans lesquelles les voyages sont considérés comme liés au travail, et donc remboursables, aident à prévenir les conflits. La tenue de registres complets et cohérents du kilométrage peut également réduire la confusion et les risques juridiques potentiels. Certains employeurs automatisent le processus à l'aide d'outils de gestion des dépenses qui suivre les miles en temps réel, garantissant ainsi l'exactitude des données et leur facilité d'audit. L'automatisation, même si elle n'est pas obligatoire, contribue dans une large mesure à rationaliser les tâches administratives et à donner aux employés la certitude que leur kilométrage est calculé de manière équitable.
En conclusion, les règles de remboursement des véhicules d'Hawaï peuvent sembler relativement simples pour les entreprises habituées au taux de l'IRS, mais les employeurs doivent être conscients des nuances supplémentaires fixées par la législation de l'État. Qu'il s'agisse de suivre le Code §3-10-13 pour les employés de l'État, de respecter les exigences en matière d'indemnisation des accidents du travail ou de rembourser volontairement les voyages du secteur privé, les entreprises qui établissent des politiques claires et conservent une documentation appropriée seront bien placées pour maintenir la conformité et favoriser la satisfaction des employés dans l'État d'Aloha.
Notes de bas de page
- Informations sur le remboursement des miles à Hawaï. https://ramp.com/mileage-reimbursement-calculator/hawaii
- Code §3-10-13 pour les véhicules privés. https://casetext.com/regulation/hawaii-administrative-rules/title-3-department-of-accounting-and-general-services/accounting-division/chapter-10-travel-rules/section-3-10-13-allowances-for-privately-owned-vehicles
- Loi sur le remboursement du kilométrage à Hawaï pour les entreprises privées. https://www.laborlawcenter.com/education-center/hawaii-mileage-reimbursement-law/?srsltid=AfmBOor5mwPyW5JsiDbbfgg3rqSOqLXwEkxiOOoOyFooqBVYIX1vUTSP
