Saviez-vous que les flottes qui passent à des programmes de remboursement responsables pourraient réduire potentiellement leurs dépenses en carburant? Cet article explique comment une gestion responsable du carburant transforme l'un des trois coûts les plus importants du parc en un levier contrôlable tout en réduisant les émissions de carbone.
Qu'est-ce que la gestion du carburant ?
La gestion du carburant implique la manière dont les entreprises surveillent, organisent et contrôlent la quantité de carburant que les employés conducteurs utilisent à des fins professionnelles. Pour les flottes, cartes de carburant sont généralement utilisés pour aider à indemniser les employés pour les dépenses de carburant. Les cartes carburant peuvent être un moyen rationalisé et simplifié pour les entreprises de suivre les dépenses de carburant des équipes, mais elles présentent de gros inconvénients. Pour les équipes utilisant des cartes carburant ou le remboursement du carburant sur la base d'un reçu, le suivi de toutes les dépenses en carburant et des cartes de carburant peut prendre du temps.
Pour les entreprises qui cherchent à gérer le carburant à l'aide d'un programme à taux fixe et variable (FAVR), le carburant est inclus en tant que dépense variable remboursée aux employés pour les déplacements professionnels. Le FAVR est une option de remboursement de véhicule populaire car elle fournit généralement des remboursements exacts et reflétant des dépenses réelles. Les remboursements FAVR peuvent également être accordés en franchise d'impôts, à condition que le programme suive les directives de l'IRS, offrant ainsi un avantage substantiel aux employés et aux employeurs.
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Même une légère amélioration de la consommation de carburant des flottes pourrait permettre d'économiser des milliers de dollars par véhicule, car le carburant est souvent l'une des dépenses les plus importantes. Chaque kilomètre supplémentaire par gallon dépasse également son poids en termes de résultats environnementaux, sociaux et de gouvernance, étant donné que le transport génère 28 % des émissions de gaz à effet de serre des États-Unis. Enfin, l'adoption d'un modèle de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) conforme permet d'exonérer les paiements d'impôts et d'éviter les dépenses liées à l'impôt sur les salaires qui en découlent indemnités pour voiture plate ou un remboursement non imputable.
Les principaux piliers d'une stratégie de gestion du carburant efficace
Maintenance préventive(vidanges d'huile régulières, permutation des pneus et remplacement des filtres à air) préservent l'efficacité du moteur, augmentent le kilométrage par gallon et prolongent la durée de vie du véhicule. Coaching des conducteurs dispensé par le biais de modules de micro-apprentissage mobiles, freine les freinages brusques et les accélérations rapides, deux facteurs qui consomment inutilement du carburant et augmentent les risques de collision (https://cardata.co/blog/fleet-safety/).
Enfin, un programme FAVR conforme et piloté par les données s'adapte aux prix régionaux du carburant et aux habitudes de conduite individuelles afin que les remboursements restent équitables pour les employés tout en restant rentables pour les employeurs. Applications mobiles de kilométrage éliminer les journaux papier et peut potentiellement libérer environ quarante-deux heures par conducteur par an, en produisant des données plus propres et en consacrant plus de temps à des activités génératrices de recettes.
De la théorie à l'action
Les programmes automobiles les plus performants fixent des objectifs explicites en termes de miles par gallon ou de kilowattheure par catégorie de véhicule, surveillent les performances tous les mois et enquêtent sur les anomalies dès que les tableaux de bord les signalent. Au-delà de la prise en compte d'un passer à un programme FAVR, certaines équipes optent pour une approche hybride, en utilisant le FAVR pour les conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres et le centime par kilomètre pour les employés qui parcourent peu de kilomètres, afin d'optimiser les dépenses en fonction des différents modes de conduite.
Cela vaut la peine que les équipes y réfléchissent mise à l'essai de nouvelles politiques avec de petites cohortes de pilotes avant de passer à l'échelle, ce qui permet aux équipes de remporter des victoires rapides, d'affiner les paramètres et de créer des champions internes. De nombreuses organisations qui suivent ce manuel pourraient potentiellement découvrir des opportunités d'économies et une gestion du carburant plus efficace.
Conclusion et prochaines étapes
Commencez par un audit à 360 degrés : cartographiez les dépenses de carburant actuelles, évaluez l'efficacité de la flotte et modélisez les économies comparatives que les cartes carburant et les remboursements FAVR peuvent permettre de réaliser. Une fois les données visibles, il est souvent clair comment les équipes peuvent procéder de la manière la plus bénéfique pour elles.
Si vous êtes prêt à transformer le carburant d'un centre de coûts en un avantage stratégique, contactez Cardata pour en savoir plus sur la transition d'une flotte de véhicules vers un programme FAVR.
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