Saviez-vous que les entreprises qui possèdent et exploitent leurs propres véhicules dépensent généralement environ 30 % de plus que les entreprises qui optent pour un programme de remboursement du kilométrage conforme à l'IRS, tel que le taux fixe et variable (FAVR) (https://cardata.co/blog/are-fleets-of-company-vehicles-a-good-option/) ? Cet article explique pourquoi les distributeurs de produits alimentaires et de boissons, en particulier, peuvent réduire leurs dépenses d'exploitation, réduire les heures administratives et limiter leur exposition légale en remplaçant les cartes carburant et les véhicules de fonction par un modèle moderne de remboursement du kilométrage.
Le coût caché des cartes de carburant
Les cartes carburant semblent pratiques parce qu'elles centralisent les achats, mais cette commodité favorise les fuites : ravitaillements personnels, marche au ralenti et détours que personne ne peut concilier ligne par ligne. La saisie du kilométrage vérifiée par GPS élimine ces angles morts et réduit la consommation de carburant d'environ 25 % tout en incitant les conducteurs à opter pour des véhicules plus économiques (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/).
Lorsqu'un distributeur de services alimentaires abandonne des abattements imposables ou abandonne une flotte de véhicules non requise au profit d'un plan FAVR responsable, le coût total des véhicules diminue généralement de 30 % en supprimant les taxations inutiles et les frais d'utilisation personnelle (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/).
Des heures administratives que vous ne verrez jamais sur le P&L
Chaque mois, les équipes chargées des comptes fournisseurs peuvent parcourir des piles de reçus de carburant, remettre en question des quantités suspectes de gallons et corriger des achats mal codés. Les autres équipes AP n'auront peut-être pas le temps d'être aussi actives. Les plateformes de gestion du kilométrage automatisent les journaux de trajets, calculent les tarifs et envoient les paiements via ACH, supprimant ainsi environ 4 000 heures de back-office pour 100 conducteurs sur la route (https://cardata.co/blog/how-hr-managers-benefit-from-outsourced-mileage-reimbursement-programs/).
Responsabilité et conformité : une surprise coûteuse
Les cartes carburant exposent les entreprises à trois risques qui se chevauchent. Tout d'abord, une mauvaise utilisation personnelle peut représenter plus de 10 % de tous les gallons facturés (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/). Deuxièmement, les primes automobiles commerciales sur les véhicules appartenant à l'entreprise sont souvent le double de ce que les employés paient pour une couverture personnelle (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/). Troisièmement, si un conducteur s'écrase alors qu'il faisait des courses personnelles dans un véhicule de fonction, l'employeur en assume l'entière responsabilité, en ajoutant les frais juridiques et les éventuels règlements (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/). Un plan de remboursement correctement structuré et responsable comme FAVR change la donne en faisant de la politique personnelle de l'employé la couche principale et de la politique automobile non détenue de l'entreprise le filet de sécurité, réduisant ainsi considérablement l'exposition. La vérification des assurances étant un service clé des fournisseurs FAVR, cela garantit la conformité à la fois pour la couverture d'assurance appropriée et pour la conformité fiscale.
Bien plus que des économies : impôts, sécurité et durabilité
Étant donné que les paiements FAVR qui suivent les règles de l'IRS sont totalement exonérés d'impôts, ni l'entreprise ni le conducteur ne perdent les plus de 30 % qui s'évaporent en vertu d'une allocation forfaitaire soumise à l'impôt sur les salaires et sur le revenu (https://cardata.co/blog/what-is-a-favr-car-allowance/). Sans oublier qu'à mesure que les fourgonnettes électriques et les camions légers gagnent en popularité dans la distribution alimentaire, les programmes de remboursement s'adaptent instantanément ; le remboursement d'un conducteur de véhicule électrique réduit les factures d'entretien d'environ 1 200 dollars américains par véhicule chaque année (https://cardata.co/blog/benefits-and-challenges-of-transitioning-to-electric-or-hybrid-fleet-vehicles/).
Comment effectuer le changement, sans interruption
Les transitions réussies peuvent même commencer modestement. Un distributeur peut lancer un projet pilote dans une division, idéalement où au moins cinq conducteurs parcourent chacun plus de 5 000 miles professionnels par an, afin de comparer les coûts, les efforts administratifs et les fuites fiscales (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/). Les conducteurs reçoivent un logiciel de suivi du kilométrage basé sur une application qui remplace les journaux papier et leur permet de gagner environ 42 heures de leur temps par an (https://cardata.co/blog/drivers-benefit-mileage-reimbursements/). Dans les coulisses, des moteurs de tarification propriétaires extraient des données en temps réel au niveau du code postal sur le carburant, l'assurance et la maintenance afin que chaque remboursement reste juste et exact. Une fois que les indicateurs confirment les avantages, la direction peut déployer le modèle dans d'autres unités commerciales.
L'essentiel
Les distributeurs de services alimentaires qui retirent les cartes de carburant et les véhicules de flotte non spécialisés au profit d'un programme de remboursement du kilométrage automatisé et conforme à l'IRS réduisent régulièrement leurs coûts d'exploitation de 25 à 30 %, récupèrent des milliers d'heures administratives et réduisent leur exposition à la responsabilité, tout en promouvant une conduite plus sûre et plus écologique.
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Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
