Lorsque le succès d'une entreprise dépend de la fluidité de la conduite des véhicules automobiles par ses employés, les enjeux sont trop importants pour faire des économies. Quelle que soit la taille de votre entreprise, la supervision d'un groupe de voitures détenues ou louées par une entreprise nécessite des solutions de gestion de flotte optimales, ce qui implique généralement d'investir dans des logiciels coûteux pour optimiser les performances, la maintenance et les coûts des voitures de société. Rationaliser des éléments tels que la sécurité des conducteurs, le suivi de la flotte ou la technologie GPS, ainsi que les calendriers de maintenance, pour n'en nommer que quelques-uns, prend inévitablement beaucoup de temps si l'on veut les faire correctement. C'est pourquoi les grandes et petites entreprises utilisent souvent des applications de systèmes de gestion de flotte de pointe plutôt que de faire les choses en interne ou de manière analogique et banale, où l'erreur humaine devient un problème.
Les systèmes de gestion de flotte peuvent être épuisants et inefficaces, en particulier si vous choisissez celui qui ne convient pas à votre entreprise. Heureusement, avoir un bref aperçu de ce qu'ils sont et de la façon de les utiliser peut être très utile lorsque vous commencez à gérer des voitures de société. Si vous choisissez un autre itinéraire, il existe également des alternatives aux plateformes de gestion de flotte. Plus précisément, un logiciel de remboursement des véhicules peut vous permettre de rembourser à vos employés l'utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles. Ainsi, il est plus facile d'éviter les tracas liés à la possession d'un parc automobile et de payer à vos employés un montant juste et précis en fonction de leur kilométrage, de leur localisation et du type de véhicule.
En effet, les logiciels de remboursement présentent de nombreux avantages, mais comment les récolter peut être assez compliqué. Le meilleur point de départ est d'évaluer les bases d'un logiciel de gestion de flotte, ses avantages et ses inconvénients, et de déterminer si une alternative pourrait être meilleure pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte et à quoi sert-il ?
Le logiciel de gestion de flotte (FMS) aide les entreprises à gérer la matrice complexe d'éléments qui permet de maintenir les véhicules de leur flotte à flot. Compte tenu de la variété de voitures disponibles et de leurs objectifs radicalement différents (par exemple, le kilométrage considérable des camions à 18 roues ou les distances négligeables parcourues, par exemple, par un chariot élévateur), il existe une variété d'applications logicielles de gestion de flotte qui peuvent répondre à tous les types d'entreprises. Que vous essayiez de suivre la trajectoire d'une voiture, d'un bus ou d'une remorque, il existe un logiciel de gestion de flotte personnalisable pour vous. [1]
Tout comme les logiciels de remboursement de véhicules (par exemple, les applications mobiles pour iOS et Android, comme Cardata Mobile), la fonction principale d'un logiciel de gestion de flotte est d'enregistrer avec précision les données de trajet à l'aide de la position GPS de votre flotte de véhicules. Cependant, les logiciels de gestion de flotte peuvent souvent exécuter plusieurs fonctions simultanément, telles que la planification et les demandes de maintenance, l'inventaire des véhicules, les licences et autres certifications, ainsi que les mesures de suivi. La meilleure façon de comprendre ce type de système est de passer en revue la « télématique », un logiciel en tant que service (SaaS) qui peut révolutionner à peu près n'importe quelle entreprise. [2]
- Étymologie: La télématique est peut-être l'élément le plus important partagé par les logiciels de gestion de flotte et de remboursement des véhicules. Mot-valise de « télécommunications » et « informatique », la télématique décrit la technologie et la science qui permettent d'envoyer, de recevoir et de stocker des informations relatives à des objets distants par le biais de la connectivité réseau.
- Perspectives proposées: La télématique implique l'utilisation de dispositifs et de capteurs qui collectent puis transmettent des données provenant de véhicules ou d'autres objets à un serveur central ou à des services cloud. Ces données sont ensuite traitées et analysées de manière algorithmique pour fournir des informations et des diagnostics précieux aux utilisateurs ou aux opérateurs desdits objets. Dans le cas des systèmes de gestion de flotte, la télématique aide les entreprises à mieux comprendre comment optimiser l'utilisation de leurs véhicules et, en fin de compte, les flux de travail. Les dashcams peuvent également être utilisées conjointement avec ce type de SaaS.
- Efficacité dans le cloud: La télématique peut également permettre une communication bidirectionnelle entre les objets et les utilisateurs ou les opérateurs, par exemple en envoyant des commandes, des alertes ou des mises à jour. La télématique peut améliorer l'efficacité, la sûreté, la sécurité et les performances des objets et de leurs utilisateurs ou opérateurs. Plus précisément, la télématique est excellente pour aider les conducteurs à devenir plus efficaces et plus conscients de eux-mêmes en fournissant une visibilité et des notifications en temps réel concernant le géorepérage, les mesures de performance de la flotte et d'autres mesures qui suivent les véhicules et leur consommation de carburant afin de contribuer à l'optimisation de pratiquement toutes les opérations liées à l'automobile.
Il n'est pas exagéré de dire que n'importe quelle entreprise pourrait prospérer avec une technologie de ce calibre. Avec le FMS, vous pouvez plus facilement réduire les coûts, augmenter la rentabilité, augmenter la productivité, améliorer le service client, vous conformer aux réglementations et fournir une vue complète des opérations de votre flotte. Cependant, est-ce l'option la plus rentable pour vos besoins spécifiques ?
Combien coûte un logiciel de gestion de flotte ?
Le coût du FMS peut varier en fonction de la taille et des besoins de la flotte, ainsi que des types de statistiques dont vous avez besoin pour suivre et analyser. Plus précisément, des éléments tels que la complexité du logiciel, la liste des fonctionnalités et même l'emplacement peuvent tous avoir un impact sur le budget dont vous aurez besoin.
Le coût moyen du FMS est de 25 à 35 dollars par mois et par véhicule, soit environ 2 000 à 4 500 dollars par véhicule et par an. [3] Des options moins coûteuses sont disponibles, mais elles ne disposent peut-être pas des fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre flotte.
De plus, vous devez faire les démarches nécessaires pour comprendre pourquoi il existe des différences de prix et déterminer quels sont vos besoins spécifiques. Prenons, par exemple, la différence de tarification mensuelle entre deux fournisseurs de FMS populaires : AutoSist et Fleetio. Alors que le premier coûte 5$ par actif et par mois, le second coûte 3$ par véhicule par mois. Pourquoi y a-t-il une différence de 2$ ? Tout d'abord, nous pourrions examiner l'absence de systèmes de gestion des stocks de pièces chez Fleetio, en particulier pour ses forfaits de niveau inférieur. Si la gestion des stocks de pièces est votre priorité, mais que vous n'êtes pas prêt à vous ruiner pour d'autres modules complémentaires superflus, Fleetio n'est probablement pas le bon fournisseur. AUTOsist, en outre, est connu pour ses rapports personnalisés et ses caméras de sécurité en option ; si l'optimisation de l'efficacité des employés est votre principale préoccupation, ces caméras peuvent s'avérer utiles à plus d'un titre.
Compte tenu de vos préférences, ces personnalisations supplémentaires sont-elles essentielles pour votre entreprise, ou le forfait le moins cher de Fleetio suffirait-il ? [4] En fin de compte, les coûts du FMS ne représentent qu'une petite partie des dépenses de la flotte. Si vous souhaitez en savoir plus sur le coût total de la flotte, lisez cet article ci-dessous.
Comment choisir un bon logiciel de gestion de flotte ?
Mais comment choisir le meilleur FMS pour votre entreprise ? Quel est le meilleur logiciel de gestion de flotte disponible ? Les propriétaires d'entreprise font souvent des recherches pour savoir quelles options s'offrent à eux. Les gens ont également tendance à recueillir des informations en effectuant des analyses comparatives (en discutant de la question avec des professionnels de votre secteur) ou en lisant des critiques sur des sites Web tels que G2 ou Capterra et, à partir de là, en demandant des démonstrations de divers programmes FMS. Bien que ces initiatives soient incontestablement importantes à prendre, le moyen le plus crucial de déterminer ce qui constitue un « bon » FMS est de se demander ce qui est bon pour votre entreprise. En d'autres termes, définir vos objectifs et vos besoins spécifiques revient essentiellement à rechercher un logiciel en tenant compte de ces connaissances. Quel est l'indicateur le plus important dont votre entreprise a besoin pour réussir ? Quels sont les problèmes rencontrés par vos conducteurs ? Voici quelques facteurs spécifiques qui peuvent vous aider à vous poser des questions similaires.
Taille et type de flotte : Les solutions logicielles disponibles devraient répondre à différentes tailles de flottes et à différents types de véhicules, tels que les voitures, les camions, les bus ou les motos. Selon le type d'entreprise que vous gérez, vous aurez besoin d'un logiciel capable de gérer le nombre et la diversité de vos véhicules. Si vous prévoyez d'augmenter ou de réduire la taille de votre flotte, trouvez un fournisseur flexible.
Principales caractéristiques et fonctionnalités: En fonction des objectifs que vous vous êtes fixés et des défis que vous souhaitez surmonter, vous pourriez avoir besoin d'une panoplie de fonctionnalités de votre logiciel de gestion de flotte. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'un logiciel capable de surveiller la consommation de carburant et de fournir des conseils d'efficacité énergétique afin de réduire les coûts de gestion du carburant. Si vous tenez au bien-être de vos employés et souhaitez améliorer la sécurité des conducteurs, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel capable de suivre le comportement des conducteurs et de fournir des commentaires et des conseils. Pour garantir la conformité aux réglementations, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel capable de générer des rapports et des alertes pour les inspections, les licences, les assurances et les taxes.
Facilité d'utilisation et d'intégration : Un logiciel de gestion de flotte efficace doit être facile à utiliser et à intégrer à vos systèmes et processus existants. Cela implique de trouver des solutions dotées d'une interface de programmation d'applications (API) conviviale, d'un support client fiable et d'une documentation précise. Il serait préférable de rechercher un logiciel capable de s'intégrer à vos autres outils et plateformes de gestion, tels que les dispositifs de suivi GPS, les logiciels de comptabilité et les systèmes de paie.
Coût et retour sur investissement : Les logiciels de gestion de flotte devraient être abordables et offrir un retour sur investissement positif à court terme. N'hésitez pas à rechercher un logiciel avec des prix transparents, sans frais cachés et bénéficiant d'un essai ou d'une démo gratuits. Ce n'est pas parce qu'un certain type de produit SaaS peut révolutionner votre entreprise qu'il doit être extrêmement cher.
Quels secteurs utilisent un logiciel de gestion de flotte ?
Les logiciels de gestion de flotte sont utilisés par des entreprises de divers secteurs pour la répartition et la planification, la planification des itinéraires, la maintenance de la flotte, l'optimisation du fret, etc. Parmi les secteurs qui utilisent un logiciel de gestion de flotte, citons le camionnage, la construction, les services sur le terrain, le pétrole et le gaz, les services publics, les mines, le transport de passagers, la livraison locale, l'entretien des pelouses, la plomberie et les entreprises de CVC.
Le logiciel de gestion de parc d'équipements lourds permet aux entreprises de construction de rester au fait de la maintenance préventive et de proposer des rapports sur les problèmes en temps réel et une gestion des bons de travail. Il fournit des outils pour faciliter le suivi des actifs, planifier les inspections des véhicules, surveiller les performances des conducteurs, tenir à jour les stocks de pièces, suivre et limiter le temps de marche au ralenti des véhicules, les heures de service des employés (HOS), l'optimisation des itinéraires et la mesure des coûts de carburant.
Parmi les exemples de logiciels de gestion de flotte d'équipements lourds, citons HCSS Equipment360 et Azuga Fleet Construction. Les logiciels de gestion de flotte simplifient même les exigences les plus complexes en matière de gestion des actifs, qu'il s'agisse de gérer votre personnel, de maintenir la conformité de votre flotte, d'évaluer les coûts et de produire des rapports. Il vous permet de suivre l'équipement sur un ou plusieurs sites, améliore la sécurité, donne un meilleur aperçu des détails de votre projet, aide à récupérer les actifs volés, aide à surveiller les équipements de maintenance des véhicules et donne une visibilité sur les conditions du chantier. FleetWave et Geotab sont des exemples de logiciels de gestion de parc de véhicules de construction.
Différences entre le logiciel de gestion de flotte et le logiciel de remboursement des véhicules
Le logiciel de gestion de flotte est utilisé uniquement lorsqu'une entreprise possède ou loue les véhicules, tandis que le logiciel de remboursement des véhicules permet à vos employés d'utiliser leurs véhicules à des fins professionnelles. Dans les deux cas, ces suites logicielles de gestion sont adaptées au suivi du kilométrage et à la gestion des dépenses.
Bien que les logiciels de gestion de flotte et les logiciels de remboursement des véhicules soient deux types de solutions différents qui aident les entreprises à gérer leurs dépenses et leurs opérations liées aux véhicules, il est toutefois important de reconnaître qu'ils présentent généralement des caractéristiques, des avantages et des inconvénients radicalement différents en fonction des besoins et des objectifs de l'entreprise.
D'une part, un bon FMS peut aider les entreprises à suivre, surveiller et optimiser leur parc de véhicules, tels que les voitures, les camions, les fourgonnettes ou les bus. Les logiciels de gestion de flotte peuvent tenir compte de la capacité de divers secteurs à suivre la sécurité des conducteurs et la surveillance des performances, les rapports de conformité et réglementaires, ainsi que la gestion des actifs et l'amortissement. Ces caractéristiques sont avantageuses pour les grandes flottes qui doivent subir une usure régulière, comme les problèmes quotidiens d'un bus public. Les logiciels de gestion de flotte conviennent aux entreprises qui possèdent ou louent leurs véhicules et qui souhaitent avoir plus de contrôle et de visibilité sur les opérations de leur flotte. Cependant, les logiciels de gestion de flotte présentent également certains inconvénients, tels que :
- Le coût total initial et permanent élevé de l'achat, de l'installation et de la maintenance des logiciels et du matériel.
- Implémentation et intégration complexes avec les systèmes et processus existants.
- Risques potentiels liés à la confidentialité et à la sécurité liés au stockage et au partage de données sensibles.
- Il est nécessaire de disposer de personnel et de ressources dédiés pour gérer la flotte.
D'autre part, le logiciel de remboursement des véhicules est un système qui aide les entreprises à rembourser leurs employés pour l'utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles, telles que les visites de vente, les livraisons ou les réunions avec les clients. Le logiciel de remboursement des véhicules convient aux entreprises qui ne possèdent pas ou ne louent pas leur véhicule et qui souhaitent réduire leur responsabilité et leur charge administrative. Certains des avantages du logiciel de remboursement des véhicules sont les suivants :
- Réduction des coûts d'investissement et d'exploitation liés à la possession ou à la location de véhicules.
- Plus de flexibilité et de commodité pour permettre aux employés de choisir leur mode de transport préféré.
- Réduction du risque de problèmes juridiques ou de litiges liés à la propriété du véhicule, à l'assurance ou à la gestion de l'entretien.
- Administration simplifiée et conformité aux politiques de remboursement.
Les logiciels de remboursement des véhicules peuvent également aider à résoudre les problèmes suivants qui affectent les programmes de remboursement des entreprises :
- Manque de contrôle et de visibilité sur le comportement au volant et les performances des employés.
- Potentiel trop-payé ou sous-payé remboursements dus à des demandes inexactes ou frauduleuses.
- Difficulté à suivre et à optimiser les dépenses et l'efficacité liées aux véhicules.
- La nécessité d'une communication et d'une éducation claires et cohérentes sur politiques de remboursement.
Dans l'ensemble, le logiciel de remboursement des véhicules est un excellent choix pour les entreprises dont les employés ont juste besoin d'une voiture ordinaire pour le travail. Si vous possédez des véhicules spécialisés tels que des camions de pompiers ou de grandes camionnettes de livraison, vous pourriez avoir besoin d'un logiciel de gestion de flotte. Si vous avez des représentants commerciaux qui appellent des clients dans des berlines, envisagez des programmes de remboursement des véhicules.
Conclusion
En résumé, les solutions de gestion des véhicules peuvent être divisées en un logiciel de gestion de flotte et un logiciel de remboursement des véhicules. Ces solutions sont utiles en elles-mêmes et, en fonction des particularités d'un modèle commercial, elles peuvent aider les employeurs de manutentionnaires automobiles à gérer efficacement les opérations liées aux véhicules. Les entreprises doivent toutefois non seulement évaluer soigneusement leurs options, mais également procéder à de sérieuses auto-évaluations avant de décider de la meilleure façon d'atteindre leurs objectifs futurs grâce au SaaS de gestion des véhicules.
Cardata est l'une des nombreuses options merveilleuses disponibles. Mais en tant que société de données et d'analyses au service de divers secteurs, nous comprenons à quel point il peut être difficile de parvenir à un consensus raisonnable. C'est pourquoi nous faisons de notre mieux pour être flexibles lorsque nous prenons en compte les divers besoins de nos clients. La vision de l'entreprise est de fournir à ses clients des informations précises, fiables et précieuses à partir des données des véhicules à l'aide de technologies de pointe. Cardata vise à terme à aider ses clients à améliorer leurs performances commerciales, à réduire leurs coûts, à améliorer la satisfaction de leurs clients et à générer de nouvelles sources de revenus. Cardata aspire également à contribuer au bien social en permettant une mobilité plus sûre, plus propre et plus innovante pour tous.
Sources
[1] Logiciel de gestion de flotte — Wikipédia
[2] Qu'est-ce que la télématique ? | Définition tirée de TechTarget
[3] Tarification de la gestion de flotte : combien cela coûte-t-il ? | Tech.co
[4] Meilleur logiciel de gestion de flotte 2023 — Forbes Advisor
*****
Avertissement : rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats ni comptables. Les clients de Cardata ne doivent pas se fier aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions concernant leurs programmes. Rien dans ce billet ni dans aucun article de blog ne remplace un quelconque langage contractuel ou juridique délivré aux clients, potentiels ou actuels, par Cardata. Bien que Cardata s'efforce d'être aussi précise que possible dans la présentation du contenu du blog, aucune garantie quant à la véracité de ce qui précède n'est donnée.
Pour plusieurs citations de publications de l'IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour consulter les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
