Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie de la flotte ?
La gestion d'une flotte est un cycle qui suit un rythme clé, et les actions à chaque étape contribuent au bon fonctionnement des véhicules et des entreprises. De l'acquisition à l'exploitation quotidienne, en passant par l'optimisation et le remplacement, il est important pour les équipes chargées de la flotte de comprendre chaque étape. Cependant, la gestion d'une flotte et de tout ce qui va avec la gestion du cycle de vie d'une flotte peut représenter une lourde charge de travail.
Grâce à des programmes de remboursement tels que le programme à taux fixe et variable (FAVR), de nombreux maux de tête liés à la possession d'une flotte traditionnelle disparaissent. Les gestionnaires de flottes n'ont pas à mobiliser du capital pour l'acquisition de véhicules, à suivre la dépréciation continue ou à planifier la délicate opération de remarketing en fin de vie d'un véhicule. Au lieu de cela, les employés conduisent leur propre voiture et l'entreprise leur rembourse simplement la partie professionnelle des dépenses, y compris le coût de l'amortissement causé par les miles liés au travail.
Dans cet article, découvrez les différentes étapes du cycle de vie d'une flotte et comment un programme FAVR peut constituer une option alternative pour les entreprises dont les employés conduisent pour des raisons professionnelles.
Acquisition et approvisionnement
La première étape financière à franchir est de savoir s'il faut acheter ou rembourser. Dans le cas d'une flotte traditionnelle, l'achat de véhicules impose à l'entreprise des frais d'amortissement, d'intérêts et de licence qui commencent dès l'acquisition et se poursuivent tout au long du cycle de vie du véhicule.
En revanche, une stratégie de remboursement fait peser la charge du capital sur les conducteurs et ce, immédiatement élimine les pertes dues au « drive-off » qui peut anéantir la valeur d'une voiture après son achat pour l'entreprise. Comme les conducteurs sécurisent leurs propres véhicules, l'entreprise est également à l'abri des chocs de la chaîne d'approvisionnement tels que augmentation moyenne de 22,3 % par rapport à l'année précédente des prix des voitures neuves qui peuvent aveugler les flottes en raison de l'achat de nouveaux véhicules. Bref, le remboursement des serrures au lieu de les acheter représente une base de coûts fixes structurellement inférieure pour l'entreprise, qui augmente au fil de la durée de vie de chaque véhicule.
Fonctionnement et sécurité
Une fois que les roues sont en marche, le carburant, la maintenance, l'assurance et la responsabilité deviennent les principaux éléments que les gestionnaires de flotte doivent organiser et gérer.
Un programme FAVR bien conçu transfère à nouveau ces dépenses à l'employé, et les employeurs remboursent à un taux indexé sur les coûts de maintenance réels, le kilométrage parcouru par l'entreprise, etc. Investir dans des programmes tels que la certification de conduite défensive pour les employés peut encore réduire les coûts ; les entreprises qui forment leurs conducteurs peuvent généralement réduire les risques d'accidents et baisser les primes d'assurance intégré à la fois dans les budgets de flotte et de remboursement.
Optimisation et utilisation
Même la flotte la mieux conçue peut devenir inefficace si son utilisation n'est pas surveillée. Les programmes de remboursement se démarquent à cet égard, car ils exposent instantanément les actifs inutilisés : l'entreprise ne paie que pour les miles professionnels vérifiables, de sorte qu'un véhicule sous-utilisé ne peut jamais consomme tranquillement l'assurance et l'amortissement en arrière-plan. Le maintien d'un plan conforme à l'IRS, tel que FAVR, qui comprend le but du voyage, les relevés du compteur kilométrique et les reçus numériques, garantit que les remboursements restent exonérés d'impôts et protège à la fois l'employeur et l'employé des impôts sur les salaires et sur le revenu respectifs. Les entreprises qui soutiennent ces politiques avec un logiciel de suivi du kilométrage et de remboursement responsable ont fait part de des réductions des coûts de carburant allant jusqu'à 55 %, illustrant comment la visibilité des données transforme la conduite quotidienne en un cycle d'amélioration continue.
Remplacement et élimination
Avec une flotte traditionnelle de voitures appartenant à l'entreprise, chaque véhicule doit éventuellement quitter le service, et cette sortie peut être coûteuse. Dans un modèle de remboursement, le risque lié à la valeur résiduelle incombe au conducteur, et non au bilan de l'entreprise, ce qui libère du capital pour les activités de base. Les réglementations FAVR ont également règles de conformité relatives à l'âge du véhicule, par exemple que la voiture personnelle d'un conducteur ne doit pas être antérieure au cycle de rétention utilisé sur son profil de véhicule FAVR pour être éligible. Cela nécessite un remplacement rapide avant que les coûts de maintenance n'augmentent et que la fiabilité ne s'effondre.
Les organisations qui convertissent les actifs vieillissants de leur flotte en un programme de remboursement avec Cardata peuvent opter 30 % de réduction sur le coût total du véhicule et redéployez ces fonds vers des initiatives de croissance. Comme l'entreprise n'est jamais propriétaire du véhicule, il n'y a aucun problème de remarketing (pas de frais d'entreposage, de frais de vente aux enchères ou de pénalités de fin de location), mais une rupture nette qui permet de moderniser la flotte et d'équilibrer le bilan.
Tout mettre en place : transformer les connaissances en économies
Pour les entreprises qui sont confrontées au travail et aux coûts associés au cycle de vie d'une flotte, il vaut la peine d'envisager un programme de remboursement des véhicules. En comparant les scénarios FAVR et cents-per mile par rapport au programme actuel, les entreprises peuvent quantifier les économies potentielles. Les entreprises prêtes à réduire les coûts et la charge de travail associés à leurs programmes de gestion de flotte peuvent contactez Cardata pour en savoir plus sur les avantages qu'un programme de remboursement des véhicules conforme à l'IRS pourrait apporter à leur équipe.
Comparé aux flottes, un programme de remboursement des véhicules peut présenter de grands avantages. Étant donné que les remboursements reflètent plus fidèlement les véritables frais de conduite liés au travail, cela signifie que l'entreprise ne prend en charge que l'usure qu'elle entraîne réellement, au lieu de prendre en charge l'intégralité des risques financiers liés à la possession et au cyclisme de véhicules. Elle transfère également la responsabilité de l'achat, de l'entretien et, éventuellement, du remplacement des voitures à l'employé, tandis que l'entreprise continue de se concentrer sur un remboursement juste et exact. Il en résulte une approche allégée, moins gourmande en actifs, qui peut être plus flexible et rentable que la gestion d'une flotte complète.
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