Une flotte est un groupe de véhicules détenus et exploités par une entreprise ou une organisation. Les flottes sont utiles si vous avez besoin de véhicules spécialisés tels que des camions de pompiers, des véhicules de police ou des véhicules à 18 roues réfrigérés. Les entreprises qui n'ont pas besoin de véhicules aussi uniques utilisent plutôt des flottes de voitures et de fourgonnettes ordinaires. Ils sont destinés aux employés tels que les représentants commerciaux, qui n'ont besoin que de choses de base comme le transport.
Mais l'entretien d'un parc de voitures ordinaires peut s'avérer inutilement coûteux et risqué. Il existe des programmes de véhicules de société alternatifs qui peuvent être plus durables et plus abordables pour les entreprises et les employés.
Nous avons écrit cette série d'articles pour vous expliquer ce qu'est la flotte, afin que vous puissiez décider vous-même quel type de programme convient le mieux à votre organisation.
Qu'est-ce qu'une flotte de véhicules ?
Un véhicule de parc est un véhicule détenu et géré par une organisation ou une entreprise. Le type de véhicule de parc utilisé est déterminé par les objectifs de l'organisation et ses exigences opérationnelles.
Les différents types de véhicules d'une flotte peuvent répondre à différents besoins :
- Véhicules spécialisés. Ce sont des véhicules construits dans un but précis. Les exemples incluent les véhicules lourds tels que les ambulances, les camions à ordures ou les autobus scolaires, et les voitures spécialement équipées comme les voitures de police ou les taxis. Tout véhicule à essieux multiples peut être classé comme un véhicule spécialisé ou dont l'équipement ou les capacités ne sont pas accessibles au grand public.
- Véhicules de poids moyen. Les fourgonnettes, les fourgonnettes de tourisme et les camionnettes sont des véhicules flexibles de taille moyenne qui peuvent être utilisés pour transporter des personnes et des matériaux. Certains peuvent être équipés d'accessoires spéciaux pour effectuer des tâches ponctuelles telles que le déneigement. Les artisans tels que les plombiers et les entrepreneurs en construction utilisent souvent de tels véhicules pour transporter les outils, l'équipement ou les composants nécessaires à un travail.
- Parc automobile d'entreprise. Un véhicule d'entreprise ou une voiture de société est remis aux employés pour qu'ils les conduisent à des fins professionnelles. Les véhicules peuvent être attribués à des personnes spécifiques ou provenir d'un pool de voitures en fonction de la disponibilité. Ils peuvent être utilisés par les vendeurs ou les employés de terrain qui doivent se déplacer entre différents sites. De tous les types de véhicules de flotte, celui-ci pourrait être considéré comme le plus inutile car il existe des alternatives plus rentables à l'exploitation d'un parc de voitures de société.
Lire la suite : :Qu'est-ce qu'un véhicule de flotte ?
Avantages et inconvénients des flottes de véhicules
Les véhicules de la flotte ne conviennent pas à tout le monde. Il existe des organisations pour lesquelles les véhicules de parc sont indispensables, et d'autres pour qui cela représente une dépense inutile. Passons maintenant en revue les points positifs et négatifs :
Les professionnels de la flotte de véhicules
Voici quelques raisons pour lesquelles une entreprise souhaiterait posséder une flotte de véhicules :
Les flottes sont idéales pour les véhicules spécialisés. Les véhicules de la flotte sont essentiels si vos employés ont besoin de véhicules spécialement équipés pour effectuer leur travail. Les camions de pompiers, par exemple, sont des véhicules dont l'objectif est unique et qui ne peut être atteint par aucun autre moyen. Il en va de même pour les camions-citernes, les grues utilitaires et les dépanneuses.
Les flottes contribuent à maintenir une image de marque standard. Les véhicules de la flotte appartenant à l'entreprise peuvent être décorés dans la signalisation de l'entreprise, ce qui peut contribuer à accroître la visibilité de l'entreprise. Il pourrait également servir de canal potentiel de génération de prospects en affichant bien en évidence le numéro de contact ou le site Web de l'entreprise.
Les flottes peuvent constituer un avantage pour les employés. Certaines entreprises utilisent l'accès à la flotte de véhicules comme un avantage pour les employés les plus performants ou les plus haut placés. Si une flotte est composée de différents types de voitures, l'entreprise pourrait récompenser les vendeurs les plus performants en leur donnant accès aux meilleurs véhicules de la flotte.
Inconvénients de la flotte
L'exploitation d'une flotte peut également présenter des inconvénients importants :
Les flottes peuvent être coûteuses. Un véhicule n'est pas un achat ponctuel. Lorsqu'une entreprise paie pour un véhicule, elle doit également payer l'entretien, le carburant et les pièces de rechange. Même les véhicules loués sont coûteux, car les sociétés de crédit-bail exigent des montants de couverture minimaux plus élevés que ceux des véhicules possédés.
Les FMC peuvent être vagues en ce qui concerne les coûts. Les sociétés de gestion de flotte (FMC) qui fournissent des véhicules aux entreprises ne sont pas toujours honnêtes quant au montant des dépenses d'une entreprise. Bien que le prix initial de la location d'un véhicule semble raisonnable, il peut minimiser les dépenses liées à l'entretien, telles que la maintenance, les appels de service et les pièces de rechange. Ils peuvent également présenter de manière erronée le coût par kilomètre de la location de l'un de leurs véhicules.
Les coûts d'une flotte peuvent être difficiles à comprendre et à gérer. Le suivi des dépenses de la flotte peut être un processus complexe. Le coût par kilomètre dépend de nombreux facteurs, tels que le pourcentage d'utilisation professionnelle, les rétrofacturations pour usage personnel et les risques professionnels.
Les entreprises affirmeront que le coût effectif par kilomètre lié à la possession d'une flotte est de 0,50 dollar par kilomètre, mais en réalité, elles ne tiennent pas compte de l'utilisation personnelle du véhicule par un employé. Si vous en tenez compte, le véritable CPM effectif peut atteindre 0,70$ par mile ou plus. C'est plus que le taux IRS de 2023 de 0,655$ par mile.
Les flottes ont des coûts d'assurance et une exposition aux risques élevés. Les frais d'assurance des flottes de véhicules ont tendance à être élevés, en particulier pour les véhicules loués. Il n'est pas rare que les primes des polices d'assurance commerciales soient deux fois plus élevées que les primes d'assurance des particuliers.
L'un des principaux risques qui contribue à cette hausse des coûts est l'utilisation des véhicules du parc en dehors des heures de travail. Des accidents peuvent survenir en dehors des heures de travail, et même si l'employé est en dehors des heures de travail, le véhicule de l'entreprise est toujours impliqué et c'est toujours le problème de l'entreprise.
Les entreprises peuvent choisir d'organiser leurs propres polices d'assurance au lieu de s'en remettre à la FMC, mais en s'auto-assurant, vous réservez des flux de trésorerie et mettez des fonds de côté pour couvrir les accidents et autres pertes liées au risque. Un accident suffisamment grave pourrait coûter des centaines de milliers de dollars à l'entreprise. C'est de l'argent qui aurait pu être réinvesti dans l'entreprise et générer des revenus.
Lire la suite : Flotte de véhicules d'entreprise : avantages et inconvénients en 2023
Gestion d'une flotte de véhicules
La création et la gestion d'un parc de véhicules peuvent être un processus complexe et coûteux, surtout si l'entreprise le fait à partir de zéro.
Tout d'abord, l'organisation doit s'approvisionner en véhicules. Est-ce qu'ils achètent eux-mêmes tous les véhicules ou les louent-ils auprès d'un FMC ? Les entreprises qui achètent directement des véhicules devront examiner attentivement les performances et la fiabilité de chaque modèle, ainsi que la facilité d'entretien et la valeur de revente potentielle. Les entreprises qui louent leurs véhicules devront prendre en compte des éléments tels que les coûts d'assurance et les services d'entretien de leur flotte.
Une fois que les véhicules de la flotte ont été organisés, l'entreprise doit soit engager un gestionnaire de flotte expérimenté, soit en former un. Cela ne peut pas être fait à la hâte, car cette personne sera responsable d'actifs automobiles d'une valeur pouvant facilement atteindre des centaines de milliers de dollars et il faut lui faire confiance pour faire son travail correctement.
Le gestionnaire de flotte, et les personnes qu'il recrute pour faire partie de son équipe, devront s'assurer que les véhicules de l'entreprise sont en état de marche et peuvent être conduits en toute sécurité. Cela implique des inspections fréquentes, un entretien régulier et des réparations de faible niveau si nécessaire.
Avant que l'entreprise ne donne les clés du véhicule à ses employés, elle doit d'abord s'assurer qu'une police d'assurance est en place pour couvrir les accidents qui pourraient survenir et la protéger de toute responsabilité. Outre l'assurance, il doit exister une police d'entreprise que les conducteurs doivent respecter afin de garantir leur sécurité. Cette politique vise également à protéger la réputation de l'entreprise, car tout incident de la route impliquant un véhicule de société aura des répercussions sur l'entreprise tout autant que sur le conducteur.
Une fois en service, les véhicules changent souvent de mains entre les employés. Ces véhicules devront être reconditionnés à chaque transfert et devront être soumis à une inspection minutieuse pour garantir leur aptitude à la circulation.
Enfin, l'entreprise doit décider quoi faire des véhicules en fin de vie. Les véhicules loués ne posent aucun problème, car ils peuvent simplement être retournés au fournisseur et remplacés par un véhicule neuf. Les véhicules que vous possédez devront toutefois être mis au rebut, vendus ou entreposés. Les véhicules mis au rebut sont des déchets, à moins qu'ils ne soient réellement inutilisables et qu'il n'y ait pas d'autre alternative. La vente des véhicules pourrait permettre à l'entreprise de récupérer un peu d'argent, mais le véhicule doit d'abord être dépouillé de toutes les marques de l'entreprise et de son équipement propriétaire. Le stockage présente ses propres problèmes, car le véhicule occupera de l'espace sur le terrain et devra tout de même être entretenu (au moins au minimum) au cas où il aurait besoin d'être réutilisé.
Lire la suite : Comment gérer une flotte de véhicules
Externalisation de la flotte : concessionnaires et FMC
Les organisations qui ne souhaitent pas acheter directement des véhicules ont la possibilité de les louer auprès de concessionnaires et de sociétés de gestion de flotte.
Revendeurs peut fournir des véhicules d'une marque et d'un type spécifiques à un coût raisonnable. Certains concessionnaires proposent des contrats de location à durée indéterminée ou à durée indéterminée, selon les besoins de l'entreprise, et ont tendance à imposer des limites de kilométrage, qui peuvent être prolongées moyennant des frais.
Sociétés de gestion de flottes diffèrent en ce sens qu'ils ont tendance à proposer une plus grande variété de véhicules que les concessionnaires, et certains permettent la personnalisation des véhicules. La plupart des FMC n'ont pas de limites de kilométrage excédentaire, ce qui peut réduire les coûts pour les clients qui utilisent beaucoup leur véhicule.
Les FMC fournissent également d'autres services de gestion, notamment l'entretien et la maintenance, l'immatriculation des véhicules et les inspections de sécurité. Certaines sociétés de gestion de flotte fournissent également des services et des technologies de surveillance des véhicules sous la forme de logiciels de gestion de flotte pour aider les entreprises à mieux suivre l'utilisation de leurs flottes et à gérer leurs opérations.
Lire la suite : Sociétés de location et de gestion de flottes externalisées
Logiciel de gestion de flotte
Logiciel de gestion de flotte est un outil logiciel ou une plateforme qui permet aux entreprises de gérer tous les aspects de la possession d'une flotte de véhicules.
La plupart des plateformes logicielles de gestion de flotte incluent une ou plusieurs des fonctionnalités suivantes :
- Suivi de l'inventaire des véhicules
- Planification de l'entretien des véhicules
- Suivi de l'assurance des véhicules
- Gestion des permis de conduire
- Suivi et gestion des performances des conducteurs
- Télématique (suivi et diagnostic des véhicules)
- Métriques et rapports de gestion de flotte
Télématique est particulièrement utile, car il permet aux propriétaires/exploitants de flottes de gérer et de surveiller les opérations de la flotte de l'entreprise. La télématique de la flotte permet au véhicule et à l'emplacement central d'échanger des informations, telles que la position, l'état et le kilométrage actuel. Cela peut aider les gestionnaires de flotte à fournir une assistance routière et, si la connexion sans fil est activée, à effectuer un diagnostic à distance de tout véhicule connecté.
Les logiciels de gestion de flotte ne sont toutefois pas réservés aux voitures et aux camionnettes ordinaires. Il existe des outils logiciels pour les grands véhicules, tels que des logiciels de gestion de flotte d'équipements lourds et des logiciels de gestion de flotte de construction, de sorte que toute organisation qui gère une flotte de tels véhicules sera en mesure de tirer parti de ces solutions technologiques.
Lire la suite : Logiciel de gestion de flotte de véhicules
Prix de la flotte
Même une flotte allégée et hautement efficace représente un investissement en capital important. Lorsqu'une entreprise est propriétaire de ses véhicules, elle doit prendre en compte des coûts qui vont au-delà du simple prix de l'autocollant.
Voici les facteurs qui influent sur le coût total d'une flotte :
- Dépréciation. Déclin de la valeur d'une voiture au cours de sa durée de vie. Cela représente la dépense la plus importante pour les flottes. Certains véhicules conservent mieux leur valeur que d'autres.
- Carburant. Il est difficile de prévoir la consommation de carburant, mais il est quasiment impossible de prévoir les prix du carburant. Vous avez également différents types de carburants avec leur propre consommation et leurs propres calculs de coûts, tels que l'essence, le diesel et les véhicules électriques.
- Entretien. Cela inclut à la fois la maintenance préventive et réactive, ainsi que les pièces de rechange. Certains modèles de véhicules coûtent moins cher à entretenir que d'autres et comportent des pièces moins chères.
- Assurances. Les coûts d'assurance peuvent varier en fonction du territoire d'activité de l'entreprise, du fournisseur et des types de véhicules utilisés. Mais nous pouvons supposer que le coût de l'assurance d'une flotte est assez important.
- Administration. Les dépenses d'approvisionnement et d'élimination entrent dans cette catégorie, tout comme les salaires des gestionnaires de flotte et le coût de tout logiciel de gestion de flotte utilisé.
De nombreuses entreprises tentent d'atténuer ces coûts en louant des véhicules auprès d'une FMC. Mais le prix du crédit-bail auprès des FMC est plus complexe que la simple analyse du coût annuel.
Supposons par exemple qu'une entreprise possède une flotte composée de Jeep Cherokees, dont la location coûte 14 000$ par an. C'est un joli chiffre plat facile à comprendre. Cependant, c'est lorsque vous examinez le coût par kilomètre que vous obtenez le véritable prix (et comment un FMC peut être trompeur).
En prenant l'exemple de notre Jeep Cherokee, supposons les premiers chiffres suivants :
- 14 000$ par voiture et par an
- 30 000 miles par voiture et par an
Les FMC vous diront que cela revient à 0,46 dollar par mile par voiture, ce qui est un chiffre intéressant, étant donné que le taux standard de l'IRS pour 2023 est de 0,675 dollar par an. Le crédit-bail auprès des FMC fonctionne donc très bien du point de vue des prix, n'est-ce pas ?
Pas vraiment. Parce que lorsque les FMC calculent le coût par kilomètre, ils utilisent le kilométrage total du véhicule...pas le kilométrage du véhicule pour un usage professionnel. Le kilométrage professionnel réel ne serait que d'environ 70 %, tandis que les 30 % restants seraient réservés à un usage personnel.
Sur la base de ces informations, notre nouvelle prémisse est la suivante :
- 14 000$ par voiture et par an
- 30 000 mi/heure * 70 % = 21 000 mi/heure
- CPM = 0,67$ par an
Le nouveau taux s'avère être à peu près le même que le taux standard de l'IRS. L'entreprise économise-t-elle donc vraiment de l'argent ?
Essayons de comprendre d'où peuvent provenir tous ces coûts cachés :
- Usage personnel C'est un angle mort pour de nombreux FMC et le principal facteur de la différence de prix ci-dessus. Ils ont tendance à calculer les coûts totaux, oubliant que l'usage personnel représente une part importante du kilométrage parcouru par le véhicule. Selon l'IRS, conduire pour se rendre au domicile et en revenir constitue toujours un « usage personnel », même s'il s'agit d'un véhicule de fonction.
- Taille de la flotte. Les coûts de la flotte sont proportionnels à la taille de la flotte. Plus une entreprise possède de véhicules (qu'ils soient loués ou possédés), plus elle doit dépenser en frais d'exploitation et d'entretien.
- Le fluage de la flotte. C'est à ce moment qu'une entreprise ajoute des voitures à l'inventaire de sa flotte sans se débarrasser des anciennes. Au lieu d'être vendus, les vieux véhicules sont « retirés » et entreposés, au cas où ils seraient à nouveau nécessaires. Mais les véhicules excédentaires ne font qu'augmenter les coûts de maintenance sans apporter aucun avantage à l'organisation.
- Faible taux d'utilisation. L'utilisation intensive de véhicules de parc peut augmenter les coûts d'usure et d'entretien, mais au moins, ils sont utilisés. Les véhicules sous-utilisés ont un coût par kilomètre beaucoup plus élevé et offrent beaucoup moins de valeur à l'entreprise. S'ils ne sont pas nécessaires, pourquoi l'entreprise les paie-t-elle ?
Lire la suite : Véhicules de parc : quel est leur coût réel ?
Maintenance du parc de véhicules
Avez-vous déjà pris un taxi dont le moteur grincait à cause d'une courroie de ventilateur défectueuse ? Ou vous avez frémi à cause du cliquetis du moteur ? Je doute que vous ayez apprécié cette expérience, et je doute que le chauffeur de taxi l'ait appréciée non plus.
L'entretien des véhicules est un élément peu prestigieux mais très nécessaire de la possession d'une flotte. Cela peut être coûteux (surtout si vous avez beaucoup de véhicules), mais cela peut être rentable de plusieurs manières importantes :
- Fonctionnement fiable du véhicule. Les véhicules en panne n'apportent aucune valeur à une organisation. Même si le véhicule peut encore fonctionner, il peut présenter des problèmes de performance qui réduisent son efficacité. S'il est laissé seul, un véhicule défectueux peut subir une panne plus grave à un moment crucial plus tard.
- Meilleure image de marque auprès du public. Lorsqu'un automobiliste voit un véhicule de marque d'entreprise rouillé et mal entretenu, il n'en ressortira pas un avis positif. Encore moins si le véhicule est bloqué sur le bord de la route. Des véhicules polis et bien entretenus reflètent mieux l'image de l'entreprise dans son ensemble.
- Sécurité du conducteur. Il est de la responsabilité de l'employeur de veiller à ce que ses conducteurs soient aussi prudents que possible lorsqu'ils conduisent des véhicules de société. Au-delà des questions de responsabilité, les employés feront un meilleur travail s'ils savent que leurs véhicules et leur équipement sont sûrs et en bon état.
Les entreprises doivent toujours tenir des registres détaillés des activités d'entretien des véhicules, des dépenses et des fournitures. L'un des moyens d'y parvenir est de tenir un journal d'entretien des véhicules de la flotte. Un carnet de maintenance est un document écrit ou numérique qui enregistre les informations suivantes :
- Kilométrage. Kilométrage parcouru par chaque véhicule à la date de service. Cela permet aux mécaniciens de savoir quand un véhicule doit être vidangé et de suivre la quantité de véhicules utilisés.
- État. Quel était l'état du véhicule au moment de l'entretien ? La conservation de ces types de registres peut aider à prévoir les problèmes mécaniques futurs.
- Description du service Cela indique quelles réparations ont été effectuées au cours d'une session de maintenance particulière.
- Prestataire de services. Qui a effectué la maintenance. Il peut s'agir d'un fournisseur de services tiers, mais idéalement, il devrait identifier le mécanicien individuel à des fins de responsabilisation.
- Coût du service. Cela couvre les frais de service des mécaniciens tiers ainsi que les pièces automobiles et les consommables tels que l'huile et le liquide d'essuie-glace.
Le journal d'entretien de la flotte vous aidera à mieux gérer l'état et l'utilisation de vos véhicules, à garantir la sécurité et la fiabilité des véhicules et à rester en conformité avec les réglementations locales et fédérales.
Lire la suite : Coûts de maintenance des véhicules du parc
Coût de l'assurance de la flotte commerciale
Tous les véhicules d'une flotte doivent être assurés. Non seulement elle est requise par la loi, mais elle contribue également à protéger l'entreprise contre toute responsabilité lorsque ses employés se déplacent pour les affaires de l'entreprise. Cela permet également à l'entreprise d'éviter de payer pour des accidents coûteux.
Les entreprises sont libres de choisir qui fournira l'assurance : compagnies d'assurance, FMC ou personnes auto-assurées. Passons brièvement en revue chacun d'entre eux :
Principales compagnies d'assurance comme Insureon et Geico proposent un certain nombre de polices d'assurance flexibles qui peuvent être adaptées à toutes les entreprises en fonction de considérations telles que :
- Taille de la flotte
- Types de véhicules
- L'industrie
- Combien de véhicules sont conduits
- Historique du véhicule
- Historique des réclamations
Selon un grand assureur, une petite entreprise peut payer entre 100$ et 200$ par mois par véhicule en fonction des facteurs ci-dessus.
Sociétés de gestion de flottes peuvent également fournir une assurance pour leurs véhicules loués. Les primes pour les véhicules loués ont toutefois tendance à être plus élevées que celles des véhicules possédés.
Lorsque les FMC facturent les primes d'assurance à l'entreprise, cela apparaît normalement sur la facture de leasing de la flotte à un certain montant par véhicule.
Auto-assurance une flotte de véhicules est également possible. Une entreprise peut créer son propre fonds d'assurance en mettant en commun beaucoup de liquidités et en les gardant en réserve. Ce montant serait utilisé pour couvrir le coût de tout accident. Notez que cette option ne serait pratique que pour les entreprises disposant de suffisamment de fonds, car les liquidités détenues en réserve ne peuvent pas être réinvesties dans l'entreprise.
Partage des risques d'assurance avec les employés peut être effectué si l'entreprise utilise un programme de remboursement des véhicules. Dans ce document, l'employé apporte son propre véhicule pour se rendre au travail et l'entreprise partage les coûts et les risques d'assurance avec lui pour son utilisation de la voiture pendant le service, mais pas pour sa conduite en dehors des heures de travail.
Lire la suite : Coût de l'assurance de la flotte commerciale
Contrôle des coûts pour les flottes
Ce n'est pas une mince affaire : l'exploitation d'une flotte coûtera cher. Il existe toutefois des moyens de contrôler les coûts et de les rendre plus durables à long terme sans sacrifier des éléments tels que la fiabilité des véhicules et la sécurité des conducteurs.
Tout d'abord, une entreprise n'a pas besoin de s'en tenir à une seule société de gestion de flotte pour louer des véhicules. Entretenir des relations avec plusieurs FMC pour voir lequel d'entre eux peut obtenir la meilleure offre. En fait, il peut être possible de se procurer un type de véhicule spécifique auprès d'un FMC tout en louant un autre type auprès d'un autre FMC, si la différence de prix est suffisamment importante.
Les entreprises peuvent également réduire les coûts de leur flotte en : être aussi proactif et organisé que possible lors de l'entretien des véhicules. Il est beaucoup moins coûteux d'effectuer une maintenance régulière et prédictive sur les véhicules d'un parc automobile que de réparer des véhicules en panne. Il perturbe également moins les horaires des employés et les activités commerciales, et protège la valeur du véhicule en vue d'une éventuelle revente. Les véhicules bien entretenus ont également une meilleure économie de carburant, ce qui contribue à réduire les dépenses de carburant à long terme.
Passage à un programme de remboursement des employés, où les entreprises utilisent des véhicules appartenant à leurs employés au lieu de gérer leur propre flotte, permet d'éviter complètement la question des coûts liés à la flotte. Dans le cadre d'un programme de remboursement, les seules dépenses engagées par une entreprise seraient le remboursement du carburant et le partage des frais d'assurance liés à la conduite pour les affaires de l'entreprise.
Alternatives et transitions pour les flottes
Comme nous l'avons découvert à ce jour, les flottes constituent l'un des moyens les plus populaires pour les organisations de répondre aux besoins de transport des employés et à d'autres besoins spécialisés. Mais cela signifie-t-il que la flotte est la seule option disponible ?
Ce n'est pas le cas. D'autres options s'offrent aux entreprises, que nous allons examiner maintenant :
Les flottes de véhicules de société sont-elles une bonne option ?
Comme mentionné plus haut dans l'article, les flottes fonctionnent mieux lorsqu'elles sont utilisées pour effectuer des tâches spécialisées. Mais ce n'est pas une bonne option s'ils ne sont utilisés que pour des tâches de base, comme se déplacer d'un endroit à un autre. Dans ces cas, on pourrait facilement remplacer les voitures ordinaires, des voitures que les employés possèdent déjà.
Les programmes de remboursement des véhicules présentent de nombreux avantages par rapport aux parcs de véhicules en termes de coût, de praticité et de responsabilité :
- Les entreprises n'ont plus à acheter et à entretenir une flotte de véhicules
- Le remboursement des conducteurs en fonction de leur utilisation professionnelle est plus facile à comptabiliser que le calcul de l'utilisation professionnelle des véhicules du parc
- Atténue la responsabilité de l'entreprise lors de voyages personnels
- Allégement de la charge de ressources managériales internes
- Réduction des dépenses administratives liées à la gestion de la flotte
Lire la suite : Programmes de remboursement des véhicules Fleet vs. Cardata
UNE Programme à taux fixe ou variable (FAVR) est une autre alternative à la possession d'une flotte. Il est similaire au programme de remboursement des coûts dans la mesure où les employés apportent leur propre véhicule pour se rendre au travail.
Dans FAVR, il existe toutefois deux types de paiement. Les paiements fixes périodiques couvrent les paiements fixes associés à la conduite et à la possession du véhicule, tels que les frais d'assurance et d'immatriculation. Les coûts totaux sont calculés pour refléter le pourcentage de l'utilisation professionnelle. Le paiement variable sur une période couvre les coûts d'exploitation tels que le carburant, les pneus et les vidanges d'huile.
Le FAVR coûte beaucoup moins cher à une entreprise pour les mêmes raisons que le remboursement d'une voiture : pas de dépenses en capital pour l'acquisition de véhicules, pas de frais généraux liés à l'entreposage et à l'entretien des véhicules et des frais d'assurance réduits.
En parlant d'assurance, le risque est considérablement réduit pour les véhicules appartenant aux employés, car l'assurance personnelle du conducteur est normalement utilisée en premier lieu avant que la responsabilité ne soit transférée à l'entreprise.
Ensuite, il y a les considérations intangibles. Beaucoup de nos clients nous ont dit que les représentants commerciaux préfèrent l'option FAVR parce qu'ils aiment choisir leur propre véhicule et se faire rembourser. Ils ont tendance à ne pas aimer les voitures de société.
Un autre problème que rencontrent les conducteurs avec les voitures de société est qu'ils sont souvent tenus de payer des rétrofacturations pour usage personnel sur un véhicule qu'ils n'ont pas choisi au départ. Dans le cadre d'un arrangement FAVR, le entreprise rembourse eux.
Lire la suite : Les flottes de voitures de société contre les programmes de remboursement FAVR
Si une entreprise souhaite quitter son parc automobile, il existe différentes manières de le faire.
L'une des approches consiste à vendre des véhicules appartenant à l'entreprise aux employés à un tarif réduit. D'autres organisations demandent aux employés de renoncer à leur véhicule de fonction en échange d'une prime forfaitaire, qui est ensuite utilisée pour l'achat d'un véhicule neuf ou d'occasion à utiliser pour le travail. Les anciens véhicules sont ensuite vendus en masse à un tiers.
Conclusion
Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les flottes peuvent jouer un rôle crucial dans les opérations d'une entreprise et constituer un moyen efficace pour les employés de fournir des services essentiels et d'effectuer des tâches spécialisées. Elles nécessitent un investissement important, mais avec la bonne combinaison de logiciels de gestion de maintenance de flotte, de maintenance proactive et de meilleures pratiques d'acquisition, les entreprises peuvent réduire ces coûts au minimum.
Pour les entreprises qui ont des besoins plus ordinaires, elles pourraient toutefois opter pour le remboursement des véhicules appartenant à leurs employés et les programmes FAVR. Ces programmes sont plus rentables, réduisent la responsabilité de l'entreprise et nécessitent moins d'investissements en capital, tout en permettant aux employés de passer d'un point A à un point B.
Réservez une démo avec Cardata et découvrez comment économiser sur les coûts liés à la flotte de véhicules grâce à une solution de remboursement des employés.
*****
Avertissement : rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats ni comptables. Les clients de Cardata ne doivent pas se fier aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions concernant leurs programmes. Rien dans ce billet ni dans aucun article de blog ne remplace un quelconque langage contractuel ou juridique délivré aux clients, potentiels ou actuels, par Cardata. Bien que Cardata s'efforce d'être aussi précise que possible dans la présentation du contenu du blog, aucune garantie quant à la véracité de ce qui précède n'est donnée.
Pour plusieurs citations de publications de l'IRS, sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour consulter les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
