Il peut sembler qu'une allocation de voiture fixe est le moyen le plus simple de gérer les frais de véhicule pour votre équipe. Une ligne de paie, aucun journal de kilométrage, des paiements prévisibles.
Mais la vérité est que cette simplicité a un coût, qui est généralement assez élevé. La plupart des entreprises qui s'en tiennent à une allocation automobile forfaitaire et imposable finissent par dépasser leurs dépenses de près d'un tiers.
Découvrons où va réellement cet argent, comment le passage au remboursement basé sur le kilométrage peut vous aider et comment vous pouvez apporter un changement intelligent qui permet aux responsables des finances, des ressources humaines et de votre flotte de rester en conformité et en conformité.
Pourquoi les allocations forfaitaires ont un inconvénient
Ce qui paraît simple sur le papier finit souvent par coûter cher dans la pratique. Un fixe indemnité de véhicule Cela peut sembler simple, mais voici le hic : à moins que chaque dollar ne soit documenté et que tout excédent ne soit remboursé, l'IRS le traite comme un revenu régulier.
Cela signifie que les employés reçoivent moins d'impôts sur leur salaire et que les employeurs sont également contraints de payer des impôts sur les salaires. Lorsque vous additionnez le tout, environ 30 % de l'avantage disparaît sous forme d'impôts.
De plus, un montant unique ne reflète pas les coûts de conduite réels. Le carburant, les assurances et les réparations ont bondi bien plus rapidement que l'inflation au cours des dernières années. Cette indemnité forfaitaire permet de réduire les achats aujourd'hui, ce qui peut inciter les employés à conduire davantage simplement pour justifier leur investissement, ou à éviter les visites importantes chez les clients pour économiser de l'essence.
Et qu'en est-il du véhicule ? dépréciation? C'est plus de 4 500$ par an, en moyenne. Les allocations forfaitaires ne le couvrent pas.
Cela laisse les conducteurs payer la facture et les entreprises assumer le risque. Mais lorsque les entreprises passent des allocations imposables aux allocations appropriées programmes de remboursement, ils économisent généralement de 25 à 30 % et constatent également une augmentation de la satisfaction de leurs employés.
Un remboursement du kilométrage qui convient à tous
Si votre équipe enregistre correctement ses voyages (date, destination, objectif et distance) et indique que dans les 30 jours, ces remboursements peuvent être exonérés d'impôts.
Le moyen le plus simple de le faire est d'utiliser les taux de kilométrage standard, qui est fixé à 70 cents par mile en 2025.
UNE Modèle Cents par mile (CPM) fonctionne très bien pour les personnes qui ne prennent pas souvent le volant, comme les directeurs régionaux qui ne prennent la route que quelques fois par mois. Il est simple à gérer et permet de maintenir les coûts à un niveau raisonnable.
Mais comme le tarif est le même pour tout le monde, il ne tient pas compte des différences locales, comme le fait que l'essence en Californie peut coûter un dollar de plus le gallon qu'en Iowa. Cela signifie que certains conducteurs finissent par être surpayés et d'autres ne le sont pas. Pour les employés qui conduisent beaucoup, ce déséquilibre peut être frustrant.
C'est là qu'intervient FAVR. Cela signifie Taux fixe et variable, et il divise le paiement en deux parties : un montant mensuel fixe pour couvrir des éléments tels que l'amortissement et l'assurance, et un taux variable par kilomètre pour couvrir des dépenses telles que l'essence et l'usure des pneus.
Ces paiements sont ajustés en fonction du code postal, de sorte qu'une personne à Boston ne soit pas payée de la même manière qu'une personne à Boise. Ils sont remboursés sur la base de leurs frais réels.
Tant que votre plan respecte quelques règles de l'IRS, comme le fait d'avoir au moins cinq conducteurs qui parcourent chacun plus de 5 000 miles professionnels par an, il reste exonéré d'impôts. Cela se traduit généralement par des économies considérables par conducteur et par an.
De plus, lorsque vous l'associez à un application de suivi du kilométrage, les avantages vont encore plus loin. Les conducteurs économisent environ 42 heures par an en n'enregistrant pas les miles manuellement, votre équipe des ressources humaines économise plus de 4 000 heures pour 100 conducteurs sur la route.
Trouver la solution idéale pour votre équipe
Parfois, c'est la loi qui décide pour vous. Si votre entreprise exerce ses activités dans Californie, Illinois ou Massachusetts, vous êtes tenu de rembourser les employés pour toute conduite professionnelle qu'ils effectuent dans leur véhicule personnel. Si vous ne le faites pas, vous pourriez faire face à des problèmes juridiques et à des sanctions.
Même si votre État ne l'exige pas, l'utilisation d'un plan de remboursement conforme est généralement la solution la plus sûre. Il permet de contrôler les charges sociales et vous aide à conserver vos meilleurs collaborateurs. Cela réduit également vos risques.
Lorsque les conducteurs utilisent leur propre véhicule, leur assurance est prioritaire en cas d'accident. Mais pour réellement réduire la responsabilité, les entreprises devraient collecter des preuves de couverture chaque année et tenir des journaux de kilométrage détaillés.
En général, le CPM fonctionne mieux pour les conducteurs qui parcourent moins de 5 000 miles par an. Le FAVR convient mieux aux professionnels de la route tels que les représentants commerciaux et les techniciens de service.
Certaines entreprises essaient de combiner les deux dans le cadre d'un programme pilote de courte durée (peut-être juste un trimestre fiscal), puis examinent les résultats. La plupart constatent ces économies de 25 à 30 % et décident de les déployer à tous les niveaux.
À quoi peut ressembler le succès
Lorsque vous examinez de près ce que vous dépensez pour les avantages du véhicule et que vous le comparez au kilométrage réel, vous constaterez généralement des inefficacités fiscales et des salaires irréguliers.
La solution ? Regroupez vos conducteurs en fonction de la distance qu'ils parcourent, utilisez des applications de suivi du kilométrage pour tout saisir automatiquement et assurez-vous que toutes les données de trajet sont soumises dans les 30 jours.
Et le signe le plus clair que cela fonctionne ? Vos conducteurs cessent de s'inquiéter du coût des véhicules. Ils savent qu'ils sont payés équitablement et peuvent se concentrer sur leur travail, qu'il s'agisse de rendre visite aux clients, de conclure des transactions ou de gérer les appels de service, sans remettre en question leurs remboursements de miles.
Il est temps de repenser le remboursement des véhicules
Les allocations forfaitaires peuvent sembler faciles, mais elles font perdre de l'argent et créent des problèmes fiscaux. Le passage à un système basé sur le kilométrage, en particulier à un programme FAVR solide, vous permet de réaliser des économies, de vous conformer à l'IRS et de rendre les conducteurs plus satisfaits.
Vous êtes curieux de savoir à quoi cela pourrait ressembler pour votre entreprise ? Cardata aide les organisations comme la vôtre à simplifier le remboursement des véhicules, à rester du bon côté de l'IRS et à satisfaire les équipes mobiles. Contactez-nous et voyons comment vous pouvez transformer votre programme de remboursement de véhicules en un avantage stratégique.
