Lors de cette session de questions-réponses, Chris Brown d'Automotive Fleet s'est entretenu avec Lee Adam, directeur du marketing des produits chez Cardata, pour discuter des raisons pour lesquelles et des raisons pour lesquelles il est judicieux d'intégrer le remboursement des véhicules à votre stratégie de flotte. Lee explore les circonstances qui poussent les entreprises à envisager une alternative aux parcs de véhicules traditionnels, les principaux avantages d'un programme mixte (flotte plus remboursement) et la manière de mesurer le succès.
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Q1. Dans quelles circonstances est-il judicieux d'évaluer des alternatives à une flotte de véhicules, comme un programme de remboursement ?
Lee : Aujourd'hui, les gestionnaires de flottes vont au-delà de la simple maintenance des actifs et se concentrent sur des stratégies de mobilité plus larges. Ce changement est dû en partie au fait que les employés exigent plus de flexibilité et de choix. Il est toujours sage de demander périodiquement : « Qui a besoin d'un véhicule ? Quel type de véhicule ? Quand et pourquoi ? »
Bien que les véhicules utilitaires lourds, les camions truqués ou les véhicules de marque soient souvent les mieux adaptés en tant qu'actifs fournis par l'entreprise, il est parfois judicieux d'explorer une alternative. Par exemple, si vous avez récemment eu un accident qui a eu une incidence sur votre assurabilité ou si l'achat et l'entretien de véhicules deviennent trop coûteux, c'est un signal. Une autre situation se pose si votre modèle de flotte uniquement ne peut pas suivre la croissance de votre entreprise ou répondre à ses besoins de mobilité plus généraux. Ce sont là des pistes claires pour déterminer si un programme de remboursement, ou quelque chose de similaire, pourrait être mieux adapté.
Q2. Qu'est-ce qu'un « programme de véhicules mixtes » et quels sont les principaux avantages de l'ajout d'une option de remboursement ?
Lee : Un programme de véhicules mixtes consiste à combiner les véhicules de société traditionnels avec une option de remboursement, permettant à certains employés d'utiliser leur véhicule personnel pour le travail et de bénéficier d'un remboursement équitable et compétitif.
Les avantages incluent :
- Rentabilité : Les véhicules de fonction peuvent coûter de 25 à 30 % de plus en moyenne qu'une alternative de remboursement géré. Le remboursement garantit que les entreprises ne couvrent que les coûts nécessaires liés au travail.
- Réduction des risques et de la responsabilité : Diminution des dépenses importantes liées à la maintenance ou aux accidents, et baisse des primes d'assurance.
- Flexibilité : Il est plus facile de s'adapter à la croissance et de gérer les problèmes de disponibilité des véhicules, tout en offrant aux employés plus de choix et une plus grande liberté de mobilité.
Q3. Quelles sont les méthodes de remboursement les plus couramment utilisées et en quoi diffèrent-elles ?
Lee : Chaque organisation est unique et vous devez choisir un modèle de remboursement qui reflète les comportements de conduite de vos employés. Aux États-Unis, il existe trois approches principales reconnues par l'IRS :
- Cents par mile (CPM) : Remboursement du kilométrage direct, généralement idéal pour les conducteurs à faible kilométrage (moins de 5 000 miles par an). Les employés suivent simplement les miles et se font rembourser à un taux fixe (souvent le taux standard de l'IRS).
- Allocation de voiture responsable (non imposable) : Une approche d'allocation forfaitaire qui peut être exonérée d'impôt à 100 % si elle est correctement suivie et gérée. C'est courant pour les postes de direction ou lorsque vous souhaitez un montant mensuel constant et une validation du kilométrage.
- Taux fixe et variable (FAVR) : Combine une indemnité fixe (frais de propriété) avec un remboursement par kilomètre (frais d'exploitation). Cette méthode est totalement exonérée d'impôts lorsqu'elle est gérée correctement et est particulièrement appréciée des entreprises qui abandonnent un modèle de flotte uniquement, car elle reflète fidèlement les coûts de conduite réels dans les différentes régions.
QUATRIÈME TRIMESTRE. Comment les flottes peuvent-elles évaluer l'efficacité d'un programme de remboursement une fois celui-ci mis en œuvre ? Quels indicateurs doivent être surveillés ?
Lee : Tout comme vous examineriez le coût de possession ou l'utilisation des véhicules d'une flotte, vous souhaitez également surveiller les programmes de remboursement en termes de coût, de conformité et de valeur. Si vous vous associez à un fournisseur de services de remboursement, des évaluations régulières de votre activité peuvent montrer comment vous vous en sortez par rapport à vos principaux objectifs.
Les indicateurs courants incluent :
- Dépenses cumulées par rapport à l'année précédente : Faites-vous des économies ou trouvez-vous des opportunités d'optimisation ?
- Économies d'impôts et conformité : Combien de conducteurs suivent correctement les directives du programme pour s'assurer que les remboursements sont exempts d'impôts ?
- Tendances en matière de kilométrage : Les conducteurs parcourent-ils plus ou moins de kilomètres que prévu et leur plan de remboursement correspond-il toujours à leur conduite réelle ?
- Positionnement concurrentiel : Êtes-vous plus souple ou plus généreux que vos pairs du secteur, et est-ce que cela correspond aux objectifs de votre entreprise ?
Q5. À quoi ressemble le « succès » d'un programme de remboursement et comment doit-il être mesuré ?
Lee : Le succès varie considérablement d'une organisation à l'autre. Certains peuvent donner la priorité aux économies de coûts ou à la réduction de la responsabilité, tandis que d'autres souhaitent améliorer la satisfaction des conducteurs grâce à une plus grande flexibilité. D'autres souhaitent simplement garantir la conformité et réduire les risques d'assurance. Il s'agit souvent d'un équilibre entre tous ces facteurs.
Par exemple, nous avons travaillé avec un client qui souhaitait initialement quitter son ancien fournisseur de remboursement pour adopter une approche plus personnalisée. Après avoir conçu un plan de remboursement personnalisé et non imposable, l'entreprise a vu plus de 60 % des conducteurs éligibles (auparavant dans les parcs de véhicules) passer volontairement au remboursement, ce qui a entraîné une optimisation immédiate des coûts et une amélioration de la satisfaction des conducteurs.
Réflexions finales
Les programmes de remboursement prennent de l'ampleur alors que les entreprises recherchent de nouveaux moyens de gérer les coûts, d'atténuer les risques et d'offrir une plus grande flexibilité à leurs employés. Bien que les véhicules de parc traditionnels aient toujours leur place, en particulier pour les véhicules lourds ou spécialisés, l'évaluation d'un modèle de flotte mixte peut apporter des avantages importants. En suivant les indicateurs, en restant en conformité et en établissant un partenariat avec le bon fournisseur, vous pouvez trouver le juste équilibre entre les actifs de votre flotte et le remboursement afin de créer une stratégie de mobilité moderne et dynamique.
À propos de la personne interrogée
Lee Adam est le directeur du marketing des produits pour Cardata. Lee travaille en étroite collaboration avec les organisations pour développer des stratégies de mobilité efficaces qui intègrent la technologie, la conformité et la gestion des coûts dans les programmes de véhicules.
