Entreprises de construction : remboursement du parc automobile par rapport au remboursement des véhicules

Présentation

Dans le monde complexe de la construction, qu'il soit commercial ou résidentiel, il faut beaucoup conduire pour faire le travail. Pour la plupart des entreprises, de nouveaux projets sont mis en œuvre quotidiennement et, en raison de tous les éléments nécessaires à la réalisation d'un contrat, l'efficacité et la rentabilité doivent être considérées comme étroitement liées. Pourtant, au milieu de l'agitation des opérations sur site, un aspect essentiel souvent négligé est le choix du bon programme de remboursement des véhicules. Le choix entre flotte, Allocations de voiture non imposables (TFCA), Taux fixe et variable (FAVR) et programmes de base Cents par mile les remboursements peuvent influencer de manière significative la rentabilité de votre entreprise de construction et la satisfaction des employés. Ce blog approfondira les subtilités de ces quatre principaux types de programmes de véhicules, fournissant les connaissances nécessaires pour décider en toute confiance du meilleur itinéraire pour votre entreprise de construction, qu'elle opère dans le secteur résidentiel ou commercial.

Flottes d'entreprise

Lorsque vous évaluez des programmes de véhicules pour votre entreprise de construction, il est essentiel d'évaluer vos besoins opérationnels spécifiques. Les programmes de gestion de flotte apparaissent comme la solution idéale lorsque les projets de construction nécessitent des véhicules spécialisés, tels que des tracteurs, des rétrocaveuses ou des grues. Ces machines lourdes constituent l'épine dorsale de vos opérations, et il est essentiel de les avoir facilement disponibles pour terminer les projets dans les délais et dans les limites du budget.

Les programmes de gestion de flotte offrent certains avantages :

• Accessibilité des équipements: Avec un programme de gestion de flotte, vous pouvez accéder immédiatement à un pool dédié de véhicules spécialisés. Cela minimise les temps d'arrêt et garantit le bon déroulement de vos projets.

• Entretien et réparations: Les coûts de maintenance et de réparation sont souvent couverts par les programmes de gestion de flotte, ce qui réduit la charge financière de votre entreprise de construction.

• Efficacité opérationnelle: La disponibilité d'équipements spécialisés permet à votre équipe de se concentrer sur ses tâches plutôt que de perdre du temps à chercher, louer ou entretenir des véhicules.

Alors que programmes de flotte sont sans aucun doute avantageux pour les entreprises de construction qui comptent beaucoup sur des véhicules spécialisés, mais il est important de noter qu'ils ne constituent peut-être pas le choix le plus rentable pour les entreprises ayant des besoins de transport plus diversifiés. Par conséquent, il est essentiel de bien prendre en compte vos besoins spécifiques pour décider si un programme de flotte correspond aux objectifs de votre entreprise de construction.

Comparaison des coûts de la flotte avec les programmes de remboursement

https://youtu.be/OjV1VR8d920

Bien que les flottes puissent être utiles si vous en avez besoin véhicules spécialisés, les programmes de remboursement des véhicules conviennent généralement mieux à la gestion d'un programme de véhicules impliquant des voitures standard et des camions légers.

• Coût du parc loué pour 50 véhicules: 780 000$ par an
• Coût du programme de remboursement du kilométrage pour 50 véhicules: 390 000$ par an

Dans cet exemple, le remboursement des véhicules s'avère 50 % plus rentable que l'entretien d'une flotte. Plusieurs facteurs contribuent à cet écart de coûts important :

• Élimination des écarts liés à l'utilisation personnelle: Les programmes de remboursement des véhicules sont basés sur le pourcentage d'utilisation professionnelle, souvent 71,4 % du kilométrage du véhicule (calculé comme 5/7 jours de semaine d'utilisation professionnelle). Cela permet d'éliminer les divergences liées à l'utilisation personnelle.

• Aucune différence entre les tranches de kilométrage: Contrairement aux flottes, qui peuvent facturer un certain nombre de miles par an, les programmes de remboursement du kilométrage respectent le pourcentage d'utilisation professionnelle réel, évitant ainsi les surpaiements pour le kilométrage personnel.

• Coûts d'assurance: Les programmes de gestion de flotte couvrent souvent 100 % des coûts d'assurance, ce qui peut être très coûteux, tandis que les programmes de remboursement répartissent les coûts d'assurance en fonction de l'utilisation réelle de l'entreprise.

• Coûts cachés supplémentaires: Les programmes de gestion de flotte peuvent entraîner des dépenses cachées, telles que des coûts de remise en état et de transfert lors de la transition des véhicules vers de nouveaux employés et des coûts liés aux temps d'inactivité.

Étude de cas : coût annuel d'un seul parc de véhicules

• Coût annuel du programme Fleet Vehicle (par exemple, Jeep Cherokees) : 14 000$ par voiture
  Cependant, ce coût est souvent mal présenté par les sociétés de gestion de flotte (FMC) en se concentrant sur le kilométrage total du véhicule plutôt que sur le pourcentage d'utilisation professionnelle. Le prix réel, compte tenu de l'utilisation professionnelle, s'élève à 71 cents par mile par voiture, soit 5,5 cents de plus que le taux standard de l'IRS.

Comprendre les sociétés de gestion de flotte (FMC)

Les entreprises ont souvent besoin d'externaliser la gestion de leur flotte aux FMC en raison de la complexité administrative et de la durée de la gestion d'une flotte. Les FMC achètent et gèrent des véhicules, s'occupent de l'entretien et fournissent parfois des assurances.

Assurance des risques d'entreprise et de la flotte

Les entreprises qui exploitent des flottes assument les risques d'accidents, ce qui peut représenter une charge financière. Ils doivent souvent établir leurs propres polices d'assurance pour atténuer ces risques, y compris une assurance commerciale, qui peut être nettement plus coûteuse que l'assurance automobile personnelle.

Pourcentages d'utilisation commerciale (BUP)

Par rapport aux programmes de remboursement tels que FAVR, avec un BUP de 71,4 %, les flottes sont souvent facturées comme si le BUP était de 100 %, ce qui entraîne des coûts plus élevés. Les programmes de remboursement reconnaissent que les employés utilisent leur véhicule personnel pour le travail uniquement certains jours.

Rétrofacturations pour usage personnel

La nécessité de normaliser l'utilisation des flottes de véhicules à des fins personnelles entraîne des politiques de rétrofacturation différentes. De nombreux employés sous-déclarent leur consommation personnelle, ce qui se traduit par une baisse de la moyenne déclarée, généralement de 8 à 12 %, alors que l'utilisation personnelle réelle peut être plus élevée. Cet écart peut entraîner une augmentation des charges fiscales pour les employeurs, car ils devraient idéalement facturer 28,6 % pour tenir compte avec précision de l'usage personnel.

En conclusion, les programmes de remboursement des véhicules tels que FAVR permettent d'importantes économies de coûts, une plus grande transparence dans la répartition des dépenses et le respect de l'utilisation professionnelle réelle, ce qui en fait une alternative intéressante aux flottes traditionnelles.

Remboursement du kilométrage (taux de l'IRS)

Si vous exercez vos activités en tant qu'entrepreneur plutôt qu'en tant qu'employé dans le secteur de la construction, vous pouvez demander le taux de kilométrage de l'IRS pour les frais de kilométrage liés à l'entreprise. Ce programme vous permet de récupérer certains frais de conduite en déduisant le taux approuvé par l'IRS sur vos impôts. Voici comment fonctionne le programme de remboursement du kilométrage (taux IRS) :

• Statut d'entrepreneur indépendant: Ce programme convient particulièrement aux entrepreneurs indépendants qui font affaire pour divers sous-traitants ou entreprises. Il vous permet de récupérer certaines de vos dépenses liées aux voyages d'affaires.

• Tenue de registres: Pour garantir un remboursement exact, il est impératif de tenir un registre méticuleux de votre kilométrage. Un journal détaillé de vos voyages d'affaires est essentiel pour maximiser vos déductions.

• Déductions fiscales: Lors de la déclaration de vos impôts, vous pouvez déduire le taux de kilométrage approuvé par l'IRS pour la distance que vous avez parcourue à des fins professionnelles. Cela peut entraîner des économies d'impôts substantielles.

• Simplicité: Le taux de l'IRS est simple. Elle n'implique pas de calculs complexes ni de problèmes de conformité, ce qui en fait une option pratique pour les entrepreneurs indépendants.

Allocations de voiture

Les programmes d'allocation automobile entrent en jeu lorsque vos employés utilisent leur véhicule pour des tâches liées au travail. Cependant, cette solution apparemment pratique présente un inconvénient majeur : le revenu imposable. Cela signifie qu'une partie du remboursement de vos employés est soumise à l'impôt, ce qui entraîne une perte financière importante pour eux. Voici une recommandation claire : ne jamais utiliser une allocation automobile lorsque des alternatives plus avantageuses sont facilement disponibles.

Les implications fiscales de l'allocation de voiture peuvent entraîner une réduction considérable du salaire net de vos employés. En optant pour ce programme, vous faites perdre inutilement à vos employés environ 30 % de leur argent durement gagné au profit des impôts. Cela affecte le bien-être financier de vos employés et a un impact négatif sur votre entreprise en tant qu'employeur.

Programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR)

Les programmes à taux fixe et variable (FAVR) offrent une solution d'exonération fiscale aux entreprises dont les employés utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles. FAVR combine des taux fixes et variables dans sa structure de remboursement. Les employés reçoivent une allocation mensuelle fixe et un taux variable par kilomètre parcouru à des fins professionnelles.

Cette approche à double taux tient compte de coûts fixes prévisibles et de coûts variables fluctuants, ce qui se traduit par un système de remboursement plus précis. Les programmes FAVR éliminent le besoin de flottes de véhicules appartenant à l'entreprise. Les employés utilisent plutôt leur véhicule personnel pour des tâches liées au travail, ce qui permet aux entreprises de poursuivre leurs activités tout en réduisant les complexités administratives et les coûts associés à la gestion de la flotte.

Le FAVR aborde le problème d'équité souvent associé aux programmes de remboursement du kilométrage standard tels que Cents per Mile (CPM). Les programmes CPM utilisent un tarif fixe par kilomètre, généralement basé sur le taux de kilométrage standard de l'IRS. Cependant, ce taux peut ne pas refléter avec précision les diverses dépenses des employés liées à la conduite professionnelle.

Le FAVR permet également aux employeurs de calculer les tarifs en fonction des régions géographiques, en tenant compte de facteurs tels que les prix locaux du carburant et les coûts de réparation. Cette spécificité géographique garantit que les employés sont remboursés à des vitesses adaptées à leur situation géographique, favorisant ainsi l'équité entre les différentes régions. Pour calculer les taux de remboursement du FAVR, les employeurs doivent effectuer une étude de marché afin de déterminer les coûts réels associés à la conduite dans des régions spécifiques. Ces coûts comprennent les dépenses fixes telles que l'amortissement, l'assurance, l'enregistrement et les dépenses variables telles que le carburant, l'entretien et les réparations. En tenant compte des facteurs locaux, la FAVR garantit que les remboursements sont équitables et reflètent le coût réel des déplacements professionnels.

Les principaux avantages des programmes FAVR sont les suivants :

• Avantages fiscaux: Les programmes FAVR sont structurés de manière à être conformes à la réglementation fiscale, garantissant ainsi aux employeurs et aux employés le remboursement intégral des avantages sans avoir à payer d'impôts supplémentaires.

• Transparence: Les programmes FAVR offrent de la transparence dans le calcul des remboursements, favorisant ainsi la confiance entre les employeurs et les employés en ce qui concerne les remboursements.

• Conformité: Les programmes FAVR sont conçus pour répondre aux normes de conformité fiscale, réduisant ainsi le risque de complications juridiques pour votre entreprise de construction.

Lorsque vous souhaitez rembourser de manière équitable et exonérée d'impôts les kilomètres parcourus par votre personnel sur le lieu de travail, FAVR est le choix le plus logique. Cela profite à vos employés et démontre votre engagement en faveur des pratiques de remboursement au sein de votre entreprise de construction.

Conclusion

Dans le secteur de la construction, il est plus important que jamais de prendre des décisions éclairées concernant les programmes de véhicules, qu'ils soient basés sur la flotte ou sur le remboursement. Ces nombreux choix peuvent avoir un impact significatif non seulement sur l'efficacité opérationnelle et la santé financière, mais également sur le bien-être et la satisfaction de vos employés. En choisissant le programme adapté à vos besoins, vous pouvez minimiser les coûts inutiles et vous assurer que vos employés sont remboursés équitablement pour leurs frais de conduite professionnels.

Pour résumer :

• Utilisez les programmes de gestion de flotte uniquement lorsque vous avez besoin de véhicules spécialisés pour vos projets de construction.

• Évitez l'allocation de voiture en raison de ses implications fiscales, qui peuvent réduire considérablement le salaire net de vos employés.

• Envisagez FAVR pour le remboursement efficace et exonéré d'impôt des employés pour les kilomètres parcourus par les employés.

• Optez pour le remboursement du kilométrage (taux IRS) lorsque vous travaillez en tant qu'entrepreneur ou représentant commercial qui effectue des déplacements occasionnels, en vous assurant de tenir des registres exacts pour les déductions fiscales.

En suivant ces directives, vous ferez des choix éclairés qui contribueront au succès global et à la santé financière de votre entreprise de construction. Pour garder une longueur d'avance, il faut souvent choisir le programme de véhicules approprié dans un paysage de la construction en constante évolution.

^{Avertissement : Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.}