Imaginons que vous gérez une équipe de vente dans une entreprise de Hartford, dans le Connecticut. Votre employé, David, parcourt environ 300 miles liés au travail chaque semaine pour rendre visite à des clients, récupérer du matériel événementiel et se rendre dans différents bureaux. Cela peut sembler peu au début, mais considérez le total mensuel : 1 200 miles. Même si la voiture de David parcourt 25 miles par gallon, il consomme environ 48 gallons d'essence par mois juste pour le travail. À 3,50$ le gallon, cela représente 168$ de sa poche chaque mois, rien que pour le carburant. Ajoutez à cela les changements d'huile, l'usure des pneus et la dépréciation, et les dépenses personnelles de David montent en flèche.
Devez-vous rembourser le kilométrage dans le Connecticut ?
Dans le Connecticut, les entreprises privées ne sont généralement pas légalement tenues de payer le kilométrage pour chaque trajet effectué par les employés dans leur propre véhicule (sauf si un contrat ou une politique spécifique est en place). Il existe deux cas où le remboursement doit être payé, à savoir en cas d'accident du travail et en cas de législation sur le salaire minimum.
Accident du travail
Supposons que David se blesse au travail, peut-être qu'il glisse sur le sol mouillé d'un bureau. S'il a besoin de consulter un médecin ou un physiothérapeute et que ces visites médicales sont liées à un accident du travail, la loi du Connecticut vous oblige à payer la facture de son voyage. Ce n'est pas facultatif ; cela fait partie des règles d'indemnisation des accidents du travail. Même si vous ne remboursez généralement pas les miles professionnels, dans ce scénario, vous devez couvrir ces déplacements (y compris le kilométrage, les frais de stationnement et éventuellement les péages).
Règle du salaire minimum
En plus de satisfaire les employés, une politique de remboursement équitable permet de garantir que les dépenses liées à l'achat d'un véhicule ne font pas baisser le salaire effectif des travailleurs en dessous du salaire minimum du Connecticut (15 dollars de l'heure à la mi-2023). Si une personne utilise beaucoup sa propre voiture pour les tâches de l'entreprise et qu'elle n'est pas remboursée, elle peut prétendre qu'elle gagne effectivement moins que le taux horaire légal après dépenses. Une compensation kilométrique adéquate vous permet d'éviter cette situation délicate.
Pourquoi dois-je rembourser le kilométrage en tant qu'employeur privé ?
Même si cela n'est pas obligatoire dans le Connecticut, de nombreux employeurs choisissent tout de même de rembourser au taux de kilométrage standard de l'IRS ou en dessous du taux de kilométrage standard de l'IRS. Voici pourquoi :
Cela rend les employés heureux. La couverture du kilométrage n'est pas qu'une question de chiffres ; cela montre à votre équipe que vous vous souciez de vous. Si David a le sentiment d'être rémunéré équitablement, il a plus de chances de rester motivé et loyal.
Chiffres réels : comment s'additionnent les remboursements
Décomposons un instantané mensuel hypothétique pour David :
300 miles de travail par semaine × 4 semaines = 1 200 miles
Taux IRS (2023) = 0,655$ par mile
Remboursement total = 1 200 × 0,655 = 786$
Si vous choisissez de ne pas rembourser, David pourrait payer 786$ de plus par mois. Sur un an, ce montant passe à 9 432$. Il ne peut pas réclamer cette dépense en particulier, étant donné qu'en vertu de la Tax Cuts and Jobs Act, la déduction standard a été augmentée et les déductions pour dépenses non remboursées éliminées. Par conséquent, cette politique fiscale affecte David de manière disproportionnée et son employeur est en mesure de lui offrir un avantage considérable.
C'est facile à faire. Chaque année, l'IRS fixe un taux conçu pour refléter les coûts typiques liés à la possession et à l'exploitation d'une voiture. Récemment, les taux ressemblaient à ceci :
2025 : 0,70$ par mile
2024 : 0,67$ par mile
2023 : 0,655$ par mile
2022 : 0,625$ par mile
Si vous optez pour, disons, 0,655$ par mile pour 2023, les 1 200 miles mensuels de David se traduiront par un remboursement de 786$. Cela couvre l'essence, l'entretien, l'assurance et l'amortissement en une seule formule.
Cependant, le taux de l'IRS pose des problèmes aux conducteurs qui parcourent un kilométrage élevé et à faible kilométrage. S'ils sont tenus d'avoir une voiture, mais qu'ils ne conduisent pas beaucoup, leurs frais de propriété sont trop élevés pour qu'un remboursement d'un centime par kilomètre soit logique. Et s'ils sont trop élevés, le taux de l'IRS est nettement trop élevé. C'est pourquoi les entreprises du Connecticut utilisent des programmes de remboursement qui associent des remboursements en cents par kilomètre à des indemnités fixes, pour couvrir la propriété et les dépenses d'exploitation. Consultez ces deux programmes : FAVEUR et TFCA.
Vous pouvez éviter des taxes supplémentaires. Contrairement à une allocation automobile imposable, tant que vous respectez (ou en dessous) le taux de l'IRS, le remboursement ne constitue pas un revenu imposable pour David. Si vous payez plus que ce que suggère l'IRS, la différence est généralement imposée.
Documentation des remboursements
Si vous remboursez le kilométrage, une bonne tenue de registres est essentielle. Vous aurez besoin d'un journal contenant des informations telles que la date, les lieux de départ et d'arrivée, le total des miles et l'objectif commercial du voyage. De nos jours, les organisations préfèrent les applications de suivi numérique qui enregistrent automatiquement la distance via GPS et d'autres données de trajet.
Les meilleurs programmes de remboursement : pensez à FAVR
Le FAVR est une approche basée sur les données qui prend en compte les prix locaux du carburant, les taux d'assurance et les coûts de maintenance, vous permettant de proposer des remboursements plus précis. Dans de nombreux cas, les entreprises déclarent économiser 30 % sur l'ensemble des dépenses liées aux véhicules lorsqu'elles utilisent les programmes FAVR (par rapport au taux de l'IRS, ainsi qu'à l'allocation fiscale et à la flotte), car elles ne payent ni trop ni ne sous-payent.
Conseils pratiques pour les employeurs du Connecticut
Connaissez les taux et les règles de l'IRS. Ils sont mis à jour chaque année. Les assortir est souvent la solution la plus simple.
Suivez tout : Journaux papier, feuilles de calcul ou applications : quoi que vous choisissiez, soyez cohérent.
Agissez comme il se doit envers les employés blessés : Si un employé a besoin de soins médicaux à la suite d'un accident du travail, vous devez couvrir les frais de voyage.
Envisagez des solutions technologiques : Le suivi automatique du kilométrage peut réduire les erreurs, les litiges et les formalités administratives.
Tenez vos employés informés : Une communication claire au sujet de votre politique permet d'éviter les malentendus.
Dois-je commencer à rembourser le kilométrage dans le Connecticut ?
En fin de compte, le remboursement du kilométrage a deux objectifs principaux. Il aide les employés comme David à éviter de puiser dans leurs fonds personnels pour des tâches professionnelles, et il vous protège, en tant qu'employeur, contre les conflits salariaux et les problèmes de conformité.
Que vous ayez besoin d'une flotte ou non, il est important de connaître les règles, notamment en ce qui concerne le salaire minimum et les accidents du travail.
Mais il est également intéressant de penser, si vous avez des besoins de mobilité pour vos équipes sur le terrain, à utiliser un programme de remboursement des véhicules pour les aider à faire leur travail au mieux. Et il est bon de savoir que vous avez des options telles que les remboursements à taux fixe et variable.
