Une voiture de société est un véhicule fourni par un employeur aux employés pour les déplacements professionnels, les trajets domicile-travail ou les transports liés au travail. Dans la plupart des cas, l'entreprise est propriétaire ou loue le véhicule et l'attribue à un employé dont le rôle nécessite une conduite régulière.
Vous verrez souvent des voitures de société utilisées par des représentants commerciaux sur le terrain, des techniciens de service, des directeurs régionaux et d'autres personnes qui passent beaucoup de temps sur la route. Au lieu que les employés utilisent leur propre véhicule et se fassent rembourser, l'entreprise fournit la voiture directement.
À première vue, les voitures de société semblent simples et attrayantes. L'entreprise fournit le véhicule, l'employé l'utilise pour faire son travail et, dans la plupart des cas, l'entreprise prend en charge la plupart des principaux coûts tels que l'assurance, l'entretien et les cycles de remplacement.
Mais en réalité, les programmes de véhicules de société sont plus complexes et plus coûteux que ne le pensent de nombreuses organisations. Ils ont une incidence sur les budgets, les impôts, la gestion des risques et l'expérience des employés.
Les politiques relatives aux véhicules de l'entreprise évoluent également. Selon un Enquête sur le secteur des parcs automobiles, 72 % des flottes autorisent aujourd'hui l'utilisation personnelle de voitures de société. Cela représente une baisse par rapport à 87 % en 2008, ce qui montre un changement progressif dans la façon dont les entreprises structurent leurs programmes de véhicules.
Dans ce guide, nous expliquons le fonctionnement des voitures de société, les raisons pour lesquelles les entreprises les utilisent, les coûts réels impliqués et les alternatives que vous pouvez envisager aujourd'hui.
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Les avantages des voitures de société
Les voitures de société présentent des avantages évidents, tant pour les employeurs que pour les employés. Pour les emplois qui impliquent beaucoup de conduite, ils peuvent faciliter les déplacements, réduire les dépenses personnelles des conducteurs et même constituer un avantage professionnel intéressant.
1. Confort pour les employés sur la route
L'un des principaux avantages d'une voiture de société est sa mobilité.
Les employés possédant une voiture de fonction peuvent facilement se déplacer entre les sites sans avoir à utiliser les transports en commun ou à louer un véhicule. Cela est particulièrement utile pour les rôles qui impliquent plusieurs arrêts au cours de la journée, comme les ventes, le service sur le terrain ou la gestion du territoire.
Cela permet également aux employés de mieux contrôler la façon dont ils planifient leur journée. Un vendeur, par exemple, peut définir l'itinéraire le plus efficace et rendre visite à plusieurs clients en un seul voyage.
Dans de nombreux cas, les employés peuvent également utiliser la voiture de société pour se déplacer entre leur domicile et leur bureau, ce qui facilite encore les déplacements quotidiens des personnes qui passent beaucoup de temps sur la route.
2. Un avantage précieux pour les employés
Une nouvelle voiture de société peut être perçue comme un avantage considérable.
Pour les entreprises dont les employés passent beaucoup de temps sur la route, les voitures de société peuvent aider à attirer et à conserver de bons talents. Tous les rôles n'en ont pas un, ils sont donc souvent réservés à certains postes ou aux meilleurs joueurs.
De ce fait, une voiture de société peut sembler être un avantage considérable. Les employés qui en reçoivent un y voient souvent un signe que l'entreprise leur fait confiance ou valorise leur rôle.
3. Responsabilité d'assurance réduite pour les conducteurs
Lorsqu'un employé conduit un véhicule de société, l'entreprise l'assure généralement dans le cadre d'une police d'assurance pour la flotte commerciale.
Cette couverture protège généralement à la fois l'entreprise et le véhicule lorsque les employés se rendent au travail en voiture. Cela dit, la couverture exacte peut varier en fonction de la police d'assurance de la flotte, de la classification du conducteur et des circonstances de l'accident.
Dans certaines situations, les employés peuvent toujours être responsables de certains éléments tels que les franchises, les violations des politiques ou les incidents impliquant une utilisation non autorisée. C'est pourquoi la plupart des entreprises disposent de politiques claires pour les conducteurs qui expliquent comment les véhicules de société peuvent être utilisés et ce qui se passe en cas d'accident.
Bien que les voitures de société puissent réduire une partie de la charge d'assurance pour les employés, les détails dépendent en fin de compte de la manière dont le programme de flotte est mis en place.
4. Diminution des dépenses liées aux véhicules
Un autre avantage important est que les employés ne sont pas responsables de la plupart des coûts d'exploitation du véhicule.
Les entreprises couvrent généralement des dépenses telles que :
- Carburant
- Assurance
- Entretien et réparations
- Coûts d'achat ou de location de véhicules
Les employés qui se rendent au travail en voiture peuvent économiser pas mal d'argent de cette façon.
Cela dit, les voitures de société ne sont pas totalement exemptes de compromis. Si les employés utilisent le véhicule pour des déplacements personnels, de nombreuses entreprises exigent une rétrofacturation pour usage personnel, ce qui signifie que l'employé rembourse l'entreprise pour ce trajet non professionnel. L'utilisation personnelle d'une voiture de société est également généralement considérée comme un avantage imposable.
Certaines entreprises adoptent une approche différente en ce qui concerne les programmes de remboursement des véhicules. Au lieu de fournir une voiture, l'entreprise contribue à couvrir les coûts lorsque les employés utilisent leur propre véhicule pour le travail.
Cela signifie que les employeurs n'ont pas à acheter ou à louer des véhicules à l'avance, tandis que les employés bénéficient toujours d'une aide pour les dépenses telles que l'essence, l'assurance et l'usure. C'est un juste milieu qui peut bien fonctionner pour les deux parties.
Explication des programmes de véhicules de société
Lorsqu'une entreprise possède ou exploite un groupe de véhicules à des fins professionnelles, on parle de « flotte ».
Un parc de voitures de société comprend généralement des véhicules de tourisme légers utilisés pour les voyages d'affaires, tels que des berlines, des VUS ou des camionnettes.
Certaines entreprises ne disposent que d'une poignée de véhicules attribués aux employés ou mis en commun pour un usage occasionnel. D'autres exploitent des flottes de centaines, voire de milliers de voitures. Cela dépend vraiment de la taille de l'entreprise et de la quantité de conduite que ses employés utilisent pour se rendre au travail.
La gestion de tous ces véhicules peut rapidement devenir coûteuse. Les entreprises doivent acheter les voitures à l'avance et couvrir les coûts récurrents tels que l'assurance, l'entretien, le carburant et éventuellement le remplacement des véhicules lorsqu'ils sont vieux.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises louent leurs voitures de société au lieu de les acheter. Grâce à un programme de location de véhicules d'entreprise, l'entreprise loue des véhicules pour une période déterminée, souvent quelques années.
Le crédit-bail permet aux entreprises de fournir plus facilement des véhicules sans payer le coût d'achat total à l'avance, mais les contrats de location sont également assortis de contrats stricts.
Il existe également des programmes de location de véhicules commerciaux conçus spécifiquement pour les entreprises. Ces programmes peuvent proposer des contrats de location à court et à long terme en fonction de l'utilisation des véhicules.
Par exemple, les entreprises pourraient louer des véhicules pour :
- Employés qui se rendent régulièrement au travail
- Missions temporaires ou rôles basés sur des projets
- Voyages d'affaires lorsqu'une voiture de société permanente n'est pas nécessaire
La gestion d'une flotte d'entreprise demande également beaucoup de travail en coulisse. Les véhicules ont besoin d'un entretien régulier, d'une couverture d'assurance, d'un suivi du carburant et de réparations en cas de problème.
C'est là gestion de flotte entre.
De nombreuses entreprises font appel à des services de gestion de flotte pour gérer les détails quotidiens liés à la conduite de leurs véhicules. Ces fournisseurs vous aident à planifier la maintenance, à gérer les assurances, à suivre l'utilisation des véhicules et à assurer le bon fonctionnement de l'ensemble de la flotte.
Le coût réel des voitures de société
Les voitures de société peuvent être un avantage considérable, mais elles sont également coûteuses à utiliser. Lorsqu'une entreprise fournit des véhicules à ses employés, les coûts vont bien au-delà de l'achat de la voiture. Plusieurs dépenses récurrentes s'additionnent rapidement lorsque vous gérez un programme de véhicules de société.
1. Achat d'un véhicule
Le coût le plus important survient généralement dès le début : l'achat des véhicules.
Si une entreprise souhaite constituer une flotte de voitures pour ses employés, elle doit acheter ces véhicules à l'avance. Même une petite flotte peut coûter des centaines de milliers de dollars. Les flottes plus importantes peuvent facilement atteindre des millions.
Et les véhicules ne durent pas éternellement. Les entreprises finissent par devoir les remplacer une fois qu'elles ont dépassé leur âge ou qu'elles ont accumulé trop de kilomètres.
2. Assurance
L'assurance représente une autre dépense importante.
Lorsqu'une entreprise est propriétaire des véhicules, elle est chargée de les assurer dans le cadre d'une police d'assurance de flotte commerciale. Ces polices ont tendance à coûter plus cher que l'assurance automobile personnelle, car elles couvrent la conduite professionnelle et les conducteurs multiples.
Plus une entreprise possède de véhicules et de conducteurs, plus les coûts d'assurance augmentent généralement.
3. Entretien
Les voitures nécessitent un entretien constant.
Les vidanges d'huile, les remplacements de pneus, les inspections, les réparations et les pannes imprévues font tous partie de la gestion d'un parc automobile. Même lorsque les véhicules sont relativement récents, l'entretien de routine s'accumule au fil du temps.
Si une entreprise possède des dizaines ou des centaines de véhicules en circulation, ces coûts de service peuvent devenir importants.
4. Carburant
Le carburant est un autre coût permanent que les entreprises doivent assumer.
Les employés qui conduisent des voitures de société voient souvent leur carburant couvert pour les voyages d'affaires, bien que les politiques varient et que de nombreux programmes séparent les frais de carburant professionnels et personnels. Pour les employés qui parcourent de longues distances, ces factures de carburant peuvent augmenter rapidement.
5. Administration
Enfin, il y a le temps et les efforts nécessaires pour gérer le programme lui-même.
Quelqu'un doit suivre les attributions des véhicules, les polices d'assurance, les calendriers d'entretien, les rapports d'accident, les dépenses en carburant et les délais de remplacement. Ce travail administratif peut prendre beaucoup de temps, d'autant plus que la flotte s'agrandit.
Pour de nombreuses organisations, la gestion de tout cela devient une responsabilité à plein temps. C'est l'une des raisons pour lesquelles certaines entreprises finissent par rechercher des alternatives aux programmes de voitures de société traditionnels.
6. Temps d'arrêt et accidents
Un autre coût que les entreprises négligent souvent est celui de ce qui se passe lorsque les véhicules ne sont pas utilisés.
Lorsqu'une entreprise possède une flotte, elle est propriétaire de l'actif, qu'il soit en circulation ou non. Si un véhicule reste inactif parce qu'un employé est en vacances, en congé de maladie ou entre deux territoires, l'entreprise prend toujours en charge l'assurance, l'amortissement et le financement.
Cela signifie que l'entreprise continue d'absorber les coûts même lorsque le véhicule ne génère pas de valeur.
Les accidents peuvent aggraver ce problème. Lorsqu'une voiture de société est impliquée dans un accident, le véhicule peut être hors service pendant des jours ou des semaines pendant qu'il est réparé.
Pendant cette période, l'entreprise peut avoir besoin de couvrir les véhicules de location, la perte de productivité, les tâches administratives et l'augmentation des primes d'assurance après le sinistre.
Au fil du temps, ces écarts d'utilisation s'accumulent. Les véhicules qui ne sont pas régulièrement utilisés ont toujours des coûts permanents, ce qui en fait des actifs coûteux qui ne sont pas toujours pleinement rentabilisés.
Les avantages et les inconvénients des voitures de société expliqués
Alternatives aux voitures de société
Les voitures de société ne sont pas le seul moyen de soutenir vos employés qui se rendent au travail en voiture. En fait, de nombreuses entreprises abandonnent aujourd'hui les flottes de voitures de société traditionnelles pour se tourner vers des véhicules particuliers, grâce à programmes de remboursement du kilométrage.
Au lieu de donner aux employés un véhicule appartenant à l'entreprise, ces programmes couvrent les coûts liés à l'utilisation de leur propre voiture pour le travail.
Passons en revue les options de remboursement du kilométrage les plus courantes qui peuvent remplacer les voitures de société.
Allocations de voiture
UNE allocation de voiture est l'alternative la plus simple à un programme de véhicules de société. L'entreprise verse simplement aux employés un montant fixe chaque mois pour les aider à couvrir les frais liés à l'utilisation de leur véhicule personnel pour le travail. Cet argent est généralement ajouté à leur salaire.
Les allocations automobiles sont faciles à gérer, mais elles sont généralement imposées en tant que revenus. Cela signifie que 37 % de l'allocation automobile est perdue à cause des impôts, ce qui fait perdre de l'argent aux poches de l'entreprise et des employés. De plus, les allocations automobiles ne correspondent pas toujours à ce que les employés dépensent réellement pour conduire.
Pourtant, de nombreuses entreprises les utilisent parce qu'ils sont simples et ne nécessitent pas la gestion d'une flotte de véhicules.
TFCA (Allocation de voiture non imposable)
UNE Allocation de voiture non imposable (TFCA) est une version structurée d'une allocation automobile traditionnelle.
Au lieu de donner aux employés un paiement forfaitaire imposé comme un revenu normal, les programmes TFCA combinent une allocation mensuelle avec suivi du kilométrage pour que les remboursements restent exonérés d'impôts.
Les employés bénéficient toujours d'un remboursement prévisible, mais le programme reste conforme car il est lié à la conduite réelle de l'entreprise.
CPM (cents par mile)
UNE Programme CPM est l'une des options de remboursement les plus simples. Avec le CPM, les employés reçoivent un montant fixe pour chaque kilomètre professionnel qu'ils parcourent. Ce taux est généralement basé sur Taux de kilométrage standard de l'IRS.
Par exemple, si le tarif est de 70 cents par mile et qu'un employé parcourt 500 miles professionnels en un mois, il recevra un remboursement de 350$.
Les programmes CPM sont faciles à comprendre et à gérer, c'est pourquoi de nombreuses petites entreprises les utilisent.
Programmes FAVR
UNE Programme FAVR (Taux fixe et variable) rembourse les employés en fonction du coût réel de la conduite dans leur région.
La partie « fixe » couvre des sujets tels que l'assurance, l'enregistrement et l'amortissement. La partie « variable » couvre les coûts qui varient en fonction du kilométrage, comme l'essence et l'entretien.
Ainsi, si quelqu'un parcourt plus de kilomètres pour se rendre au travail, il reçoit un remboursement plus important.
Les programmes FAVR sont populaires auprès des entreprises dont les employés conduisent beaucoup, comme les équipes commerciales ou les représentants du service après-vente. Ils sont également exonérés d'impôts lorsqu'ils sont correctement configurés, ce qui les rend attrayants tant pour les employeurs que pour les employés.
Découvrez une façon plus intelligente de soutenir les employés qui conduisent
Les voitures de société peuvent bien fonctionner pour certaines entreprises. Ils offrent aux employés un moyen de transport fiable, réduisent les frais de conduite personnels et peuvent constituer un avantage professionnel intéressant.
Mais ils présentent également de réels inconvénients. L'achat de véhicules, le paiement d'une assurance, l'entretien et la gestion d'une flotte peuvent rapidement coûter cher et prendre beaucoup de temps.
C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises recherchent des alternatives telles que les programmes FAVR, le remboursement en cents par kilomètre, les allocations automobiles non imposables ou les allocations automobiles. Ces options soutiennent toujours les employés qui se rendent au travail en voiture, sans les coûts et la complexité liés à la gestion d'un parc de voitures de société.
Si vous envisagez de vous éloigner des véhicules de fonction, Cardata peut vous faciliter la transition. Nous concevons et gérons des programmes de remboursement des véhicules qui garantissent l'équité des remboursements, respectent la réglementation fiscale et simplifient la gestion des frais de conduite professionnels.
Au lieu de gérer une flotte, vous pouvez créer un programme plus simple à gérer et mieux adapté à la façon dont les gens se rendent au travail en voiture.
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