Présentation
Le Lone Star State s'est toujours distingué en tant que plaque tournante de la richesse dans le sud des États-Unis ; les richesses pétrolières ont transformé l'État en un géant financier, avec une économie plus importante que celle du Canada ou de l'Italie et juste derrière la Californie. Mais contrairement à la Californie, le Texas n'a pas de taux d'imposition spécifique couvrant les allocations automobiles et n'oblige pas tous les employeurs à suivre un taux de kilométrage défini par l'État. Le Texas est également connu pour son faible taux d'impôt sur le revenu. Avec une telle activité économique et de nombreux kilomètres carrés à parcourir, il n'est pas surprenant que les responsables de la main-d'œuvre mobile soient curieux de connaître les lois fiscales du Texas relatives aux allocations automobiles.
Types d'allocations automobiles autorisées au Texas
Le Texas n'a aucune loi d'État régissant les allocations automobiles. Nous pouvons donc nous en remettre à tous les programmes d'allocations automobiles autorisés par le gouvernement fédéral. D'un bout à l'autre du pays, il existe trois modèles populaires d'allocations automobiles.
Allocations automobiles imposables : le modèle forfaitaire
Le modèle initial d'allocation automobile, que de nombreuses entreprises continuent d'utiliser malgré son inefficacité fiscale, est l'allocation automobile imposable, ou ce que nous pourrions appeler le modèle « forfaitaire ».
Comme son nom l'indique, l'allocation automobile est versée en complément du revenu pour l'utilisation professionnelle d'un véhicule personnel. Il peut figurer sur une description de poste sous la forme d'une « prime automobile de cinq mille dollars ».
Un employeur peut verser la totalité de l'allocation automobile pour l'année le 1er janvier, laissant aux employés le soin de gérer la façon dont ils la dépensent. Ils peuvent également verser l'allocation de voiture en la divisant en tranches ajoutées à chaque talon de paie.
D'autres modèles sont possibles, mais ce sont les configurations les plus courantes et ce à quoi beaucoup de gens pensent lorsqu'ils pensent à une allocation automobile.
L'Internal Revenue Service perçoit des cents sur chaque dollar dépensé dans le cadre d'un programme d'allocations automobiles imposables, et vos conducteurs pourraient avoir une mauvaise surprise si les impôts provinciaux, fédéraux et sur les salaires appropriés n'ont pas été retenus.
Au Texas, il n'y a pas d'impôt sur le revenu, vous n'aurez donc pas à vous soucier de retenir chaque mois des impôts de l'État sur les salaires de vos employés, à l'exception de l'impôt obligatoire sur l'assurance-chômage de l'État. [1] Mais vous allez tout de même verser à l'IRS plus d'argent que nécessaire, compte tenu des nombreuses alternatives qu'il propose aux propriétaires d'entreprise pour le remboursement des kilomètres parcourus.
Allocations de voiture non imposables selon le taux de kilométrage standard de l'IRS
Le taux de kilométrage standard de l'IRS offre aux propriétaires d'entreprise une couverture étendue pour le remboursement du kilométrage et, contrairement à la méthode forfaitaire, les paiements d'allocations automobiles selon le taux de l'IRS sont exonérés d'impôts. Tout montant inférieur au taux de cents fédéraux par mile fixé deux fois par an par l'IRS peut être considéré comme exonéré d'impôt et non soumis à l'impôt sur le revenu ou aux charges sociales de l'État ou du gouvernement fédéral.
FAVEUR
Bien que le taux de cents par mile soit simple, ce n'est pas la méthode la plus efficace. Les programmes de paiement à taux fixe et variable, ou « programmes FAVR », sont de nouvelles alternatives au taux standard de l'IRS. Ils utilisent des calculs complexes pour couvrir les dépenses engagées lors de l'utilisation de véhicules personnels pour le travail, qui tiennent également compte d'autres facteurs tels que l'amortissement et les coûts locaux du carburant.
Les programmes FAVR sont complexes à administrer et à concevoir, mais ils valent chaque centime. Tout paiement d'allocation automobile FAVR est exempt d'impôts sur le revenu fédéral et de l'État du Texas tant qu'il satisfait à certaines conditions.
Remboursement des dépenses réelles
La méthode la plus précise pour rembourser les frais de conduite professionnelle des employés consiste à suivre et à rembourser réel les frais de vos chauffeurs.
Cette méthode n'est pas pratique pour une grande partie du marché, car elle nécessite de respecter des calendriers d'amortissement spécifiques. plus corrélation et vérification des reçus des employés. Si vous gérez une équipe de quelque taille que ce soit, beaucoup d'administration supplémentaire est requise.
La bonne nouvelle est que, bien que fastidieuse, cette méthode est exempte d'impôt sur le revenu de l'État du Texas et d'impôts fédéraux tant qu'elle ne dépasse pas le taux de kilométrage standard de l'IRS.
En attendant, notez que les programmes FAVR reproduisent la comptabilisation des dépenses réelles pour l'allocation automobile : lors de la mise en place d'un programme FAVR, vous vous rapprocherez des dépenses réelles sensibles à la géographie engagées par vos employés.
Critères pour garantir que les allocations automobiles restent exonérées d'impôts : programmes « responsables »
Une diligence raisonnable est requise lorsque vous traitez avec l'Internal Revenue Service. Bien que l'IRS offre aux propriétaires d'entreprises un allégement fiscal pour les programmes d'allocations automobiles, il y a toujours des formulaires à signer et des obstacles à remplir.
Les allocations automobiles et les programmes tels que FAVR sont considérés comme des « avantages marginaux » par l'IRS et sont imposables à moins qu'ils n'atteignent le seuil de l'IRS pour être un « programme responsable ».
L'Internal Revenue Service définit un programme responsable dans sa publication 5137 Fringe Benefit Guide, [2] qui le décrit comme suit : tout programme « [peut être] considéré comme un plan responsable si :
- [Cela démontre] un lien commercial avec la dépense.
- [Il démontre] la comptabilité du bénéficiaire dans un délai raisonnable
- Les remboursements ou avances excédentaires sont remboursés dans un délai raisonnable.
Que vous utilisiez le taux de kilométrage standard, un programme FAVR ou toute autre méthode de remboursement du kilométrage des employés, votre allocation automobile doit répondre aux critères ci-dessus pour être considérée comme « responsable » devant l'IRS.
Tout paiement dans le cadre d'un tel programme est exempt d'impôts sur le revenu de l'État du Texas et du gouvernement fédéral.
L'importance de la documentation pour une allocation automobile comptabilisée
La gestion de la documentation des employés pour les programmes d'allocations automobiles est essentielle pour les gestionnaires de flotte. Les employés doivent enregistrer et consigner chaque trajet qu'ils effectuent avec leur véhicule personnel ainsi que le but du voyage. Ils doivent également fournir toute « preuve documentaire », telle que les reçus originaux. [3] Les propriétaires qui ont un flair pour le traditionnel peuvent opter pour une méthode moins compliquée pour suivre les déplacements de leurs employés, comme le bon vieux tableur. Cependant, ces solutions deviennent intenables lorsqu'il s'agit de gérer un important parc de conducteurs dans plusieurs États.
Applications pour téléphones portables peut alléger le fardeau administratif lié à la supervision d'un programme d'allocations automobiles. Certaines applications synchronisent les journaux des employés avec les données de géolocalisation pour garantir un enregistrement rapide et précis des déplacements professionnels.
Le Texas a-t-il une taxe d'État sur les allocations automobiles ?
Le Texas n'a pas d'impôt sur le revenu. Les allocations de voiture sont toujours exemptes d'impôts de l'État du Texas.
Le Texas a un impôt sur les salaires, connu sous le nom d'impôt national sur l'assurance-chômage, qui doit être retenu. [4] Compte tenu de sa réputation de faible imposition, il n'est pas surprenant que les gouvernements de l'État du Texas n'aient pas fixé de taux d'imposition spécifique pour les allocations automobiles.
Déterminer le montant imposable des allocations de voiture
George est un vendeur qui parcourt le centre du Texas en voiture pour son travail, fournissant des échantillons et des catalogues aux distributeurs locaux. Il reçoit 7 000$ par an en plus de son salaire, qui est de 90 000$ par an. Cela couvrira son paiement annuel de location de voiture et toutes les réparations dont il pourrait avoir besoin au cours de l'année.
Ce paiement lui est versé, qu'il dépense ou non le montant total de l'allocation automobile.
Q. Quel montant de l'allocation automobile de George est soumis à l'impôt sur le revenu au Texas ?
A. Le montant total de 7 000$. Le montant total est considéré comme un revenu supplémentaire car il ne répond pas à la troisième exigence d'un programme responsable. De plus, ce paiement imposable place George au-dessus de la tranche d'imposition fédérale de moins de 95 375$, ce qui lui coûte des milliers de dollars en impôts supplémentaires [5].
Bien que ces exemples soient fournis à des fins éducatives, ils ne sont pas destinés à être traités comme de l'évangile. Les situations peuvent changer en fonction des besoins de votre entreprise, voire de votre secteur spécifique.
Certaines entreprises devront externaliser leur gestion de flotte, tandis que d'autres ont accès à des économies d'échelle qui leur permettent de gérer des flottes traditionnelles. Mais pour la plupart des entreprises du Texas, l'efficacité peut être améliorée d'un point de vue fiscal. Les comptables et les stratèges fiscaux spécialisés dans les taxes de remboursement des véhicules peuvent vous aider à identifier les points faibles de la conception ou de l'administration de votre programme et à suggérer des solutions de rechange.
https://youtu.be/QDZr2qBpX38
Conclusion
Les principaux points à retenir concernant les allocations automobiles en ce qui concerne les impôts de l'État du Texas sont les suivants :
- Le Texas n'a pas d'impôt sur le revenu, il n'est donc pas nécessaire de retenir les allocations automobiles
- Si votre programme d'allocation automobile répond aux critères de responsabilité, il est exempt d'impôt fédéral sur le revenu
- Un professionnel de la fiscalité peut vous aider à concevoir un programme d'exonération fiscale qui permet d'économiser de l'argent par rapport au taux standard de l'IRS.
Sources
[1] Impôt sur les salaires au Texas : ce que les employeurs doivent savoir [2023] | Rippling
[2] Guide des avantages sociaux | Internal Revenue Service
[3] Fardeau de la preuve | Internal Revenue Service
[4] Programme d'impôt sur le chômage | Texas Workforce Commission
[5] Tranches d'imposition et taux d'imposition fédéraux sur le revenu 2023-2024 | Forbes Advisor
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