Le guide ultime de l'allocation automobile pour 2025
Dans ce guide, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur les allocations de voiture, notamment :
- pourquoi les allocations automobiles sont parfois imposées,
- comment obtenir une allocation automobile non imposable,
- quels types d'allocations automobiles non imposables vous pouvez obtenir, comme l'allocation automobile la plus intéressante au monde, la FAVR,
et bien plus encore. Alors plongeons-nous directement dans le vif du sujet.
Qu'est-ce qu'une allocation de voiture ?
Les allocations de voiture sont versées aux employés qui conduisent leur voiture personnelle pour se rendre au travail. Ils remplacent les voitures de société, dont les entreprises possèdent des flottes de véhicules. Nous ne parlons pas ici de l'utilisation personnelle des voitures de société, mais plutôt des remboursements pour l'utilisation professionnelle de véhicules personnels. C'est ce qu'est une allocation en fin de compte.
Il existe deux types d'allocations automobiles dans le monde. L'un est exonéré d'impôt et l'autre est taxé. Ce sont là les informations les plus élémentaires concernant les allocations automobiles. Et chez Cardata, nous pensons que les exonérations d'impôts sont meilleures. Une grande partie de la mission de Cardata consiste à verser aux particuliers des allocations automobiles non imposables.
Nous avons d'autres noms pour ces allocations automobiles non imposables. Parfois, nous les appelons programmes de remboursement du kilométrage, parfois FAVR. Mais en fin de compte, notre objectif est de rendre le remboursement des kilomètres parcourus par les conducteurs pour leurs déplacements professionnels efficace et équitable.
Pour commencer, je vais décrire les allocations automobiles imposables, celles que Cardata ne recommande pas.
Pourquoi certaines allocations automobiles sont-elles imposées ?
Les allocations automobiles imposables semblent faciles à administrer. Les entreprises les choisissent parce que ce n'est pas difficile à dire. Voici une allocation automobile mensuelle de 600$ et utilisez-la pour vos dépenses de voiture liées au travail. Le voici avec votre chèque de paie. Assurez-vous de le dépenser pour les bonnes choses, car c'est la seule que vous obtiendrez. Et le mois prochain, je te donnerai encore 600$. De nombreux employeurs entretiennent cette conversation de base avec leur équipe mobile.
Votre chauffeur prend alors la route. Peut-être sont-ils en train de passer des appels de vente, de faire du merchandising dans une épicerie ou de s'occuper de toute autre tâche confiée à des employés mobiles. Le chauffeur ne conserve aucune note de dépenses, c'est-à-dire des registres des dépenses qu'il engage dans le cadre de ses activités en votre nom. Ils prennent ces 600$ et la plupart des conducteurs responsables les dépensent pour leurs frais de véhicule.
Le problème, c'est que l'IRS considère cette allocation automobile, que vous avez conçue pour couvrir les dépenses professionnelles légitimes, comme un revenu imposable. Cela signifie que vos chauffeurs ne gagnent que 400$ par mois. Maintenant, il s'agit d'une figure arrondie. Cela dépend vraiment de la tranche d'imposition personnelle du conducteur concerné, et même des charges sociales telles que la FICA.
Mais le problème est le suivant : souvent, l'allocation automobile d'un conducteur, apparemment nécessaire pour s'acquitter de ses fonctions professionnelles, est absorbée au tiers avant même qu'il n'ait pu dépenser un centime. Et le conducteur n'est pas le seul à perdre. Comme je l'ai dit, les employeurs paient également leurs impôts, jusqu'à 15 % de l'allocation automobile.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les taxes appliquées aux allocations automobiles, lisez ceci :
www.cardata.co/blog/how-payroll-and-income tax affect-business-driving
Mais les allocations automobiles imposables sont des remboursements légitimes. Et l'IRS le reconnaît évidemment. Alors pourquoi devriez-vous payer des impôts sur une allocation automobile ? Eh bien, comme je l'ai dit au début, les allocations automobiles imposables du type que je viens de décrire semblent simples à administrer en comparaison.
Certaines allocations automobiles non imposables sont complexes. Cela ne signifie pas (et nous devons être francs) que vous ne pouvez pas mettre en place une allocation automobile non imposable en interne. L'externalisation d'un programme d'allocations automobiles exonérées d'impôts est une solution clé en main. En toute transparence, c'est la spécialité de Cardata, mais il existe des versions simples d'allocations automobiles exonérées d'impôts que vous pouvez gérer vous-même dans votre entreprise ou que vous pouvez payer vous-même en tant qu'entrepreneur indépendant. J'aborderai de quoi il s'agit précisément dans un instant.
https://www.youtube.com/watch?v=QjncgsVVc0U&ab_channel=Cardata
Mais tout d'abord, les allocations automobiles non imposables présentent certains points communs fondamentaux.
Qu'ont en commun tous les types d'allocations automobiles non imposables ?
- Premièrement, ils sont payés sous la forme d'une combinaison de remboursements fixes et variables.
- Et deuxièmement, ils nécessitent la tenue de registres pour être correctement administrés en franchise d'impôts selon l'IRS,
- Tous ces programmes remboursent également les employés qui conduisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail. Ces programmes ne s'appliquent évidemment pas aux programmes de gestion de parcs de véhicules dans le cadre desquels une entreprise possède ou loue tous les véhicules, où ces dépenses constituent des déductions de base.
Maintenant que ces points communs sont établis, examinons différents programmes d'allocations automobiles.
Allocations de véhicules à taux fixe non imposables
Comme je l'ai dit tout à l'heure, les allocations automobiles imposables étaient présentées comme un remboursement forfaitaire solide. Quand j'ai dit que vous donniez 600$ par mois à votre chauffeur, je décrivais un tarif forfaitaire qui lui est accordé, quel que soit le nombre de kilomètres qu'il parcourt ou le coût du carburant chaque mois.
Et vous pouvez rembourser vos conducteurs en franchise d'impôts exactement de la même manière. La seule différence est que vous devez ajouter la tenue de registres. Les registres appropriés impliquent des journaux de kilométrage, qui enregistrent non seulement la distance parcourue, mais également les objectifs commerciaux du voyage et d'autres détails pertinents. Nous appelons ce type d'allocation automobile non imposable un plan responsable.
Maintenant, une fois que vous avez produit des rapports de frais de kilométrage, vous devez effectuer un calcul simple et comparer le résultat au taux de kilométrage de l'IRS.
Calcul de l'impôt sur un plan d'allocation automobile responsable
Le calcul est le seul dont vous avez besoin : divisez l'indemnité du conducteur par le kilométrage mensuel enregistré, puis vous comparerez ce chiffre au taux de l'IRS. Donc, si votre chauffeur recevait une allocation de 600$ et qu'il parcourait un millier de miles, il toucherait 0,60$ par mile. Et le taux standard de l'IRS au moment de la rédaction est de 62,5 cents par mile. Ainsi, comme votre chauffeur se situe en dessous de ce seuil, vous sauriez que la totalité de l'indemnité de conducteur peut être payée en franchise d'impôt.
Maintenant, s'il y avait eu une différence dans l'autre sens et que, après avoir parcouru seulement 800 miles par mois, le conducteur recevait 0,75 dollar par mile, ces 12,5 cents supplémentaires seraient imposés au taux d'imposition sur le revenu des particuliers du conducteur et au taux d'imposition sur les salaires de l'entreprise. Mais seul le delta est taxé.
Et c'est l'un des types de programmes de remboursement non imposables les plus simples. Et c'est essentiellement la même chose que l'allocation automobile imposable que je décrivais tout à l'heure. La seule différence, c'est que la taxe a maintenant disparu. Tout ce que vous avez à faire est de suivre le kilométrage et d'écrire pourquoi votre équipe est allée là où elle est allée. Vous pouvez le faire sur une feuille de papier, sur une feuille de calcul Excel ou à l'aide d'un produit logiciel haut de gamme ; avec du matériel ou avec une application de suivi du kilométrage installée sur les téléphones des conducteurs.
Infographie : quelles informations vous devez suivre pour obtenir des remboursements en franchise d'impôt
Si vous souhaitez étudier la version de Cardata de ce plan responsable, que nous appelons Allocation de voiture hors taxes, rendez-vous ici :
https://www.cardata.co/programs/tax-free-car-allowance
Alors que les conducteurs recevaient 400$ auparavant, ils reçoivent maintenant 600$, et vous n'avez pas du tout modifié le montant de l'allocation automobile. En tant qu'entreprise, vous pouvez récupérer vous-même les économies réalisées et les réaffecter à vos opérations, les donner aux conducteurs ou les partager. Même si votre allocation responsable est de 500$, cela représente tout de même 100$ de plus qu'auparavant, et votre équipe a économisé 200$ au total. C'est une évidence.
Remboursements de véhicules en cents par kilomètre
Il existe également d'autres types d'allocations automobiles non imposables. J'ai déjà mentionné certains d'entre eux ou j'y ai déjà fait allusion.
Juste au-dessus, j'ai mentionné le taux de kilométrage standard de l'IRS. Vous pouvez également gérer un programme tarifaire standard de l'IRS dans votre entreprise, et il s'agit d'un programme de cents par mile (« CPM »).
Cela signifie simplement que vous calculez le kilométrage de tous vos conducteurs et que vous le multipliez par 62,5 cents (en juillet 2022). Et c'est le remboursement de tous.
Il s'agit d'un programme simple et raffiné. Et Cardata aide souvent ses clients à mettre en œuvre des programmes Cents per Mile. La règle de l'IRS est que vous pouvez payer n'importe quoi jusqu'au taux de kilométrage de l'IRS en franchise d'impôt. Vous pourriez donc proposer un remboursement de 0,50$ par mile.
Le seul problème de ces programmes, c'est qu'ils ne couvrent pas les dépenses engagées par une automobile sur le parking.
Si votre chauffeur ne parcourt que 100 miles dans le cadre d'un programme CPM, il ne reçoit que 62,50$ par mois. Et si vous avez déjà possédé une voiture, vous savez que 62,50$ ne couvriront pas le carburant, l'amortissement, l'assurance, l'entretien et les autres injections de fonds nécessaires aux véhicules à moteur même lorsqu'ils ne sont qu'à l'arrêt. Là où j'habite, 62,50$, ce n'est même pas la dépréciation ni l'assurance uniquement.
Il s'agit maintenant d'un programme de cents par mile, et chaque année, l'IRS met à jour ses prévisions concernant le taux et quelques autres questions concernant ces programmes.
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Allocations à taux fixe et variable (FAVR)
Ces programmes CPM sont tous à taux variable, mais il existe un troisième type de programme d'allocation automobile, l'allocation FAVR. Il s'appelle FAVR parce qu'il a un taux fixe et un taux variable, une allocation partielle et une valeur d'une partie de cents par mile.
L'allocation FAVR peut se situer entre 200 et 400 dollars fixes ; elle peut être supérieure ou inférieure à cela...votre kilométrage peut varier. Et le taux variable est normalement inférieur à 62,5 cents par mile, mais il pourrait se situer autour de 0,20$ ou environ 0,40$. Les allocations FAVR sont très variées, et c'est vraiment à l'entreprise qui héberge le programme de décider ce qu'elle veut payer.
Comment calculez-vous une allocation FAVR ?
Il existe quelques leviers que vous pouvez utiliser pour rendre une allocation FAVR plus ou moins précieuse.
La FAVR comporte toutefois une mise en garde : les conditions réelles dans lesquelles vivent et travaillent vos conducteurs ont une incidence sur l'indemnité, car la FAVR est unique en ce sens qu'elle oblige les conducteurs et leurs employeurs à prendre en compte les coûts régionaux réels tels que le carburant, l'entretien, l'assurance, etc.
Par exemple, Cardata gère son programme FAVR en extrayant des données sur les carburants de centaines de villes des États-Unis afin de générer une image très précise des prix du carburant exactement là où vivent nos clients. Nous faisons de même au Canada.
Vous n'avez pas besoin d'être aussi précis que Cardata lorsque vous implémentez votre programme FAVR. Cependant, il incombe à l'employeur de découvrir et de respecter les coûts locaux, c'est-à-dire les coûts locaux pour le conducteur en question.
Mais une fois que vous avez déterminé ces coûts locaux, vous payez un taux variable pour les dépenses variables telles que le carburant et les pneus, et un taux fixe pour les dépenses fixes telles que l'assurance et l'amortissement. Par exemple, 300$ forfaitaire et 0,20$ le mile.
Calcul du FAVR à l'aide de profils de voitures
Les éléments que l'employeur peut contrôler incluent : le type de voiture qu'il juge raisonnable que ses employés utilisent pour s'acquitter de leurs obligations. C'est ce qu'on appelle un véhicule standard du programme, ou un profil de véhicule, et cela permet aux entreprises de normaliser le processus de collecte d'informations sur les véhicules ; et de niveler les coûts, puisque chaque membre de votre entreprise conduirait une voiture unique avec des coûts réels uniques.
Il serait en fait impossible sans une équipe dédiée de 100 personnes de calculer les différents taux de remboursement si vous vous basiez sur la voiture réelle de chacun. Après tout, les différentes voitures consomment beaucoup plus d'essence ; elles ont des pièces plus ou moins coûteuses à remplacer ; l'assurance de certains véhicules est plus ou moins élevée. Si vous conduisez une voiture de sport rouge, vos primes d'assurance sont nettement plus élevées.
Tout cela signifie que vous avez besoin d'un véhicule standard, que vous jugez raisonnable de conduire pour vous rendre au travail sur votre lieu de travail. Si vous conduisez sur les routes de Houston entre différents points de la ville et que vous êtes vendeur, vous pourriez avoir envie de conduire une Cadillac. Cela peut être important pour votre image de marque de rembourser tous vos conducteurs pour une Cadillac, s'ils sont tous des vendeurs présentables. Vous pouvez vous procurer des Cadillac pour un prix inférieur au plafond de 56 100$ fixé par l'IRS (en juillet 2022).
Ou peut-être avez-vous une succursale de votre entreprise sur la route qui transporte des échantillons de gros produits. Vous pourriez leur donner une camionnette s'ils doivent faire face à des routes en mauvais état et à de gros chargements.
Ainsi, chaque conducteur obtient le profil de voiture dont il a besoin pour faire son travail. Vous n'avez pas besoin d'avoir un seul profil de voiture dans votre entreprise. S'il existe deux fonctions, vous pouvez sélectionner plusieurs programmes, véhicules standard. Mais vous sélectionnez le véhicule pour lequel elle est remboursée, en fonction des besoins de votre entreprise, puis, quelle que soit la voiture achetée par votre équipe, elle sera remboursée pour un profil de véhicule raisonnable.
Cela peut en fait être une bonne chose pour eux, car ils peuvent acheter une voiture moins chère et se faire rembourser davantage. Cependant, il ne faut pas trop s'éloigner : les voitures réelles des conducteurs doivent coûter, lorsqu'elles sont neuves, au moins 90 % du prix de vente conseillé du profil de la voiture.
Résumé et conclusion : supprimer la taxe sur les allocations automobiles
Vous savez maintenant comment sont conçues les allocations automobiles non imposables.
Il s'agit tous d'une combinaison de taux fixes et variables. Ils sont équitables pour les conducteurs, car l'équité est mesurée par des recherches intensives menées par l'IRS et par des recherches plus approfondies menées par des entreprises privées comme Cardata, qui investissent dans ces programmes depuis de nombreuses années.
Vous avez découvert ci-dessus trois versions de l'allocation automobile non imposable. Avec toutes ces options, vous n'aurez jamais besoin de gérer un programme d'allocation automobile imposable. Vous pouvez toujours rembourser vos conducteurs en franchise d'impôts. Vous pouvez récolter les économies de votre côté, les redonner à vos conducteurs ou les partager. Tu ne peux pas perdre. Cardata sera satisfaite du moment que vous exonérez la taxe sur la conduite professionnelle.
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