Présentation
Bien que la majorité des États ne fixent pas leurs propres exigences en matière d'allocations de voiture pour les employés, la Californie n'en fait pas partie. Le célèbre État favorable à la réglementation a inscrit le droit à une allocation automobile (ou équivalent) dans son code du travail.
Étonnamment, les protections accrues accordées aux travailleurs ne semblent pas avoir d'impact négatif sur l'économie de l'État : si la Californie était son propre pays, elle se classerait à la cinquième place à l'échelle mondiale sur la production économique brute, juste derrière l'Allemagne et devant l'Inde. [1]
Il peut être complexe de s'y retrouver dans la réglementation relative aux allocations automobiles. Cet article explore l'article 2802 du Code du travail de l'État de Californie et la manière dont ces règles relatives aux allocations automobiles affectent les entreprises opérant dans l'État.
Nous discuterons également de la manière dont les employeurs peuvent fournir des remboursements de véhicules équitables et conformes et des types de dépenses liées aux véhicules éligibles à un remboursement.
Si vous faites des affaires dans le Golden State, voici tout ce que vous devez savoir pour rester dans les bons livres de l'État en matière d'allocations automobiles.
Aperçu de la section 2802 du Code du travail de Californie
La législation qui couvre les allocations de voiture dans La Californie est la section 2802 du Code du travail de l'État.
Ce texte de loi stipule que « l'employeur doit indemniser son employé pour toutes les dépenses nécessaires ou les pertes subies par l'employé en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions » [2].
Notez qu'il ne s'agit pas d'un texte législatif très long et que sa définition est délibérément élargie afin de réduire les lacunes et d'offrir aux travailleurs le maximum de protection en vertu de la législation de l'État.
En gros, chaque fois que l'un de vos travailleurs engage des dépenses de quelque nature que ce soit pour s'acquitter de ses obligations professionnelles, vous, l'employeur, en êtes tenu responsable.
Cette définition large couvre donc toutes sortes de dépenses, telles que les uniformes, la formation, les coûts liés au travail à domicile et, surtout, l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles.
Le non-respect de ce code peut entraîner des sanctions, notamment des intérêts sur les remboursements impayés et des frais d'avocat pour l'employé. Il est donc préférable d'éviter tout problème et de réfléchir de manière proactive en mettant en place un programme défini d'allocations automobiles plutôt que de laisser un jugement civil vous en créer un.
Remboursements de véhicules en vertu de l'article 2802
Vous vous demandez peut-être si la section 2802 de la Californie contient un libellé ou des règles spécifiques concernant les allocations automobiles ou les remboursements de véhicules.
La réponse est : non, ce n'est pas le cas.
Mais depuis faire mandater que tous les dépenses engagées par les employés soient indemnisées par leurs patrons, il est essentiel soit de rembourser aux employés les frais réels qu'ils ont engagés pour se rendre au travail, soit de mettre en place une sorte de programme structuré d'allocations automobiles qui tienne compte de toutes ces dépenses possibles.
Si les employés utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels et qu'aucun véhicule de société n'est fourni, les employeurs doivent leur rembourser les dépenses liées à l'utilisation de leur voiture à des fins professionnelles. Cela comprend les frais de carburant, l'entretien et les réparations, les assurances, les frais d'immatriculation et même la dépréciation des véhicules.
Heureusement, il existe différents types d'allocations automobiles parmi lesquelles les employeurs et les gestionnaires de flotte peuvent choisir. faire couvrir ces dépenses. Nous les explorerons ci-dessous.
Types de dépenses liées aux véhicules pouvant faire l'objet d'un remboursement
Étant donné que l'article 2802 stipule que toutes les dépenses des employés doivent être indemnisées, voici les dépenses relatives aux véhicules que votre programme d'allocations automobiles devrait couvrir.
- Frais de carburant : les employeurs devraient rembourser rapidement à leurs employés leurs dépenses de carburant, car il s'agit d'un coût à la charge des employés lors de déplacements professionnels. Exiger de vos employés qu'ils tenir un journal régulier de vos déplacements conçu à des fins professionnelles, y compris les relevés de kilométrage et d'odomètre, facilite cet aspect du remboursement. Le coût de la vie et le coût moyen du carburant en Californie sont plus élevés que ceux de certains États du Golfe, et vous pouvez vous attendre à ce que cela se reflète dans allocation automobile supérieure à la moyenne ou le remboursement du kilométrage.
- Entretien et réparations : étant donné que les véhicules personnels sont utilisés à la fois à des fins professionnelles et personnelles, il peut être nécessaire de déterminer le pourcentage de temps pendant lequel le véhicule est utilisé pour le travail et de couvrir une partie des coûts d'entretien et de réparation en conséquence. Les freins, les mécanismes de direction et les transmissions tomberont tous en panne au fil du temps s'ils sont suffisamment utilisés. Les employés doivent suivre tous leurs coûts d'entretien pour l'année, puis déterminer combien d'heures par semaine leur voiture a été utilisée pour le travail.
- Frais d'assurance et d'enregistrement : Les employeurs doivent rembourser aux employés les frais d'assurance et d'enregistrement spécifiques requis pour l'utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Étant donné que les taux d'assurance automobile personnelle peuvent varier considérablement, il est important que les employeurs tiennent compte de ces coûts lors de la conception d'un programme d'allocation automobile.
- Amortissement : les employeurs doivent tenir compte de la dépréciation du véhicule due à une utilisation professionnelle et fournir un remboursement approprié pour compenser ce coût. De plus, l'Internal Revenue Service est d'accord ; leur publication 463 [3] inclut des calendriers d'amortissement qui calculent le montant de la dépréciation annuelle d'un véhicule en fonction du coût moyen et de l'année d'achat, et comment intégrer ces coûts dans un programme d'allocation automobile.
Programmes d'allocations automobiles et conformité à la législation californienne
La bonne nouvelle pour les employeurs, c'est que la section 2802 est si large dans son champ d'application, mais tout aussi vague en ce qui concerne le type d'allocation automobile ou de programme de remboursement du kilométrage que vous proposez. Tant que toutes les dépenses sont pour être indemnisé, peu importe la structure du remboursement, cela signifie flexibilité dans la conception des programmes pour les employeurs.
Voici quatre options pour les employeurs et les gestionnaires de flottes qui souhaitent concevoir un programme d'allocations automobiles conforme aux règles californiennes :
- Paiement forfaitaire
Un paiement forfaitaire pour les frais de véhicule est souvent appelé allocation automobile ou allocation automobile et est généralement répertorié comme une prestation définie dans une offre d'emploi ou un contrat de travail. Comme il s'agit d'un paiement pour des services fournis, il correspond à la définition d'un « avantage marginal imposable » de l'IRS et est donc imposé comme s'il s'agissait d'un revenu.
Il s'agit de la forme d'allocation automobile la plus simple, mais aussi la moins efficace, car elle pourrait placer les employés dans une tranche d'imposition plus élevée et se voir ainsi imposer une plus grande partie de leur salaire net qu'ils ne le feraient dans le cadre d'un autre type de programme.
De plus, étant donné qu'en moyenne 30 % d'une allocation automobile est perdue à cause du gaspillage fiscal, il est possible que ce type de programme d'allocation imposable ne rembourse pas toutes les dépenses et ne soit donc pas conforme à la législation californienne. *
*YMMV : vous devez consulter un avocat pour résoudre définitivement cette question.
- Remboursement forfaitaire du kilométrage
La Californie autorise les employeurs à proposer un remboursement forfaitaire, qui comprend un taux de cents par mile.
Les programmes de cents par mile sont simples à administrer et sont exonérés d'impôts jusqu'à un certain montant (généralement quel que soit le Le taux standard de cents par mile de l'IRS est pour l'année.)
Afin de rester en conformité avec les lois nationales et fédérales, vos employés doivent suivre leur kilométrage et conserver des preuves documentaires adéquates des voyages d'affaires qu'ils effectuent. En tant qu'employeur, vous devez les vérifier tous les trimestres.
Cependant, étant donné que l'article 2802 précise que tous les frais de personnel doivent être couverts, vous voudrez passer un peu plus de temps à vérifier les chiffres pour vous assurer que ce taux correspond ou dépasse les coûts réels de votre employé, ou vous pourriez être exposé à une décision du code du travail.
- Programme de remboursement structuré comme FAVR
Les programmes FAVR sont les plus difficiles et les plus complexes à administrer, mais ils ont tendance à apporter de gros avantages économiques aux employeurs qui se donnent la peine de franchir tous les obstacles réglementaires.
Étant donné que les programmes FAVR proposent une combinaison de paiements à taux fixe (comme une allocation typique) pour couvrir dépenses fixes, plus un paiement variable (comme le taux des cents par mile, ci-dessus) à prendre en compte frais de conduite variables, il s'agit généralement de la méthode d'allocation automobile la plus équitable et la plus précise.
Puisque vous jouez Calculs du taux FAVR à l'avance pour déterminer les valeurs de remboursement des véhicules, ce programme est susceptible d'être conforme à la législation californienne.
- Suivi et remboursement des dépenses réelles
Le fait de demander à vos employés de documenter chaque achat d'essence, chaque paiement d'assurance et chaque facture d'entretien, pour chaque trajet, pourrait constituer une méthode conforme pour le paiement des allocations de voiture.
Tout d'abord, étant donné que vous ne payez vos conducteurs que pour ce qu'ils dépensent réellement (et documentent), cette méthode satisfera toujours à la disposition de la Section 2802 concernant l'indemnisation des tous dépenses liées au travail.
Cependant, quiconque a géré une équipe de cinq employés ou plus sait à quel point il peut être difficile de s'assurer que chacun reçoit ses rapports en temps opportun et régulièrement. Le suivi et le remboursement des coûts réels sont probablement la méthode d'allocation automobile la plus « sûre » en termes de conformité avec les règles du travail californiennes, mais c'est également la plus longue des quatre méthodes répertoriées ici. En outre, FAVEUR et Programmes d'allocations responsables ont déjà ont intégré les calculs des coûts réels, ce qui les rend probablement conformes à la loi, sans tous les tracas.
Conclusion
Le respect de la section 2802 du Code du travail de Californie est essentiel pour les employeurs lorsqu'ils remboursent les véhicules à leurs employés. En mettant en œuvre des programmes de remboursement approuvés par l'IRS, en tenant des registres exacts et en fournissant des remboursements justes et raisonnables, les employeurs peuvent garantir la conformité et favoriser un environnement de travail productif et équitable.
Le fait de rester informées des exigences de la section 2802 aide les entreprises à éviter les complications juridiques et les sanctions, et démontre leur engagement à faire le bien pour leurs travailleurs, de Joshua Tree à l'Inland Empire.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles un programme FAVR pourrait être le meilleur programme d'allocation automobile pour vos travailleurs en Californie, Parlez à un expert dès aujourd'hui.
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