La véritable histoire de l'indemnité de voyage dans le secteur de la construction
Saviez-vous qu'un ouvrier de la construction typique en Amérique du Nord reçoit aujourd'hui un total d'environ 975$ par mois pour ses déplacements ? À première vue, ce chiffre semble simple, mais il englobe une combinaison de types de remboursement et de coûts.
Les entreprises de construction subissent des pressions sur les coûts de toutes parts. Ils doivent satisfaire leurs employés expérimentés sur un marché concurrentiel basé sur les compétences, tout en étant confrontés à des budgets de projet serrés. Même un petit changement, disons 50$ d'allocation automobile mensuelle par conducteur, peut faire pencher la balance. Il peut décider si un employé reste dans les parages ou si une offre de projet est élevée ou faible. C'est pourquoi les dirigeants accordent de plus en plus d'attention aux indemnités de voyage et recherchent des options qui soient équitables, conformes aux règles fiscales et suffisamment solides pour les aider à gagner et à conserver leurs talents.
Analyse de l'indice de référence de 975$
Sur ce total, environ 680 dollars sont consacrés aux coûts fixes de propriété tels que l'assurance, l'amortissement, les frais de licence et d'enregistrement et les taxes. Les 295 dollars restants représentent des dépenses variables telles que le carburant, les pneus et l'entretien, bien sûr, en fonction du kilométrage et de la situation géographique. Ensemble, ces éléments représentent un remboursement moyen de 975 dollars par employé et par mois pour une entreprise de construction typique.
Étant donné que les coûts fixes et variables se comportent de manière unique, de nombreuses entreprises de construction se tournent vers des programmes de remboursement qui les séparent. Cette approche permet non seulement de garantir l'équité des remboursements, mais elle répond également aux règles de l'IRS et donne aux employés l'assurance que l'argent qu'ils reçoivent leur appartient réellement et est exonéré d'impôts, à condition que les bons dossiers soient conservés.
Comment la localisation façonne le remboursement
Un indice de référence national de 600$ par mois peut sembler un bon point de départ, mais il s'effondre une fois que vous regardez de vrais sites d'emploi. Dans des pays comme la Pennsylvanie et l'Illinois, la hausse des coûts d'exploitation pousse rapidement les remboursements au-dessus de cette limite (https://cardata.co/blog/pennsylvania-mileage-reimbursement/, https://cardata.co/blog/illinois-mileage-reimbursements/). En Floride et au Texas, c'est le contraire qui se produit. La baisse du coût de la vie permet de maintenir la plupart des paiements fixes moyens en dessous de 600$ (https://cardata.co/blog/florida-mileage-reimbursement/, https://cardata.co/blog/texas-mileage-reimbursement-rate-rules/).
En Californie, la situation est encore une fois différente. La législation de l'État oblige les employeurs à couvrir les déplacements professionnels, de sorte que la conformité n'est pas facultative. Ajoutez à cela les prix de l'essence et les primes d'assurance les plus élevés du pays, et les remboursements dépassent largement la moyenne nationale. Pour les entreprises ayant des chauffeurs en Californie, des programmes tels que FAVR permettent de maintenir les paiements liés aux coûts réels tout en restant conformes et en franchise d'impôts (https://cardata.co/blog/california-mileage-reimbursement/).
Qu'est-ce qui fait réellement augmenter les coûts
Plusieurs facteurs font varier les coûts d'un mois à l'autre. Le premier est le carburant. Même un petit changement à la pompe s'accumule rapidement, ce qui peut à lui seul modifier les coûts mensuels (https://cardata.co/blog/tips-improve-fleet-management/). L'assurance est un autre facteur. Vous payez probablement 100 % de l'assurance de la flotte gérée par votre entreprise, et il s'agit probablement du plan d'assurance le plus cher du marché (https://cardata.co/blog/fleet-vehicles-real-cost/). L'amortissement joue également un rôle. Les poids lourds de construction perdent une grande partie de leur valeur dès qu'ils quittent le terrain, ce qui explique pourquoi la part fixe des quotas est plus importante que dans d'autres industries moins spécialisées (https://cardata.co/blog/wear-and-tear-car-allowance/).
Transformer les indemnités forfaitaires en remboursements plus intelligents
La FAVR fonctionne mieux qu'une allocation forfaitaire pour voiture, car elle couvre à la fois les coûts fixes liés à la possession d'une voiture et les coûts variables liés à sa conduite. Cela signifie que les paiements correspondent aux dépenses réelles au lieu de n'être qu'une « bonne estimation ». Les entreprises qui passent au FAVR économisent souvent environ 30 % (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/). En outre, l'utilisation d'applications de suivi du kilométrage permet à chaque conducteur d'économiser environ 42 heures de paperasse par an, soit une semaine de travail supplémentaire consacrée à des projets plus importants (https://cardata.co/blog/drivers-benefit-mileage-reimbursements/).
Faire en sorte que le remboursement fonctionne pour vous
Les indemnités de voyage ne sont plus simplement un avantage « agréable ». Bien utilisées, elles protègent les marges de l'entreprise et contribuent à la satisfaction des employés. Utiliser la moyenne de 975$ comme point de référence est un bon début, mais ce n'est qu'une partie de l'histoire.
Les coûts réels varient en fonction de la région et du type de projet, c'est pourquoi de plus en plus d'organisations de construction optent pour les programmes FAVR que l'IRS reconnaît déjà. Avec FAVR, les remboursements sont équitables pour les employés tout en permettant aux entreprises de réaliser des économies.
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