Les allocations de voiture appartiennent-elles au passé ?
L'octroi d'une allocation automobile aux employés est une façon traditionnelle de payer les employés pour qu'ils utilisent leur propre véhicule pour le travail. Il s'agit d'une somme fixe versée mensuellement à un salarié en même temps que son salaire.
Les entreprises sont libres de déterminer la valeur d'une allocation. Il n'y a pas de limites ni de minimums à ce qui peut être payé en tant qu'allocation de voiture.
Les allocations automobiles ne sont pas optimales par rapport aux programmes de véhicules professionnels. Ils sont lourdement taxés et injustes pour les conducteurs. Les programmes FAVR, dont il est question ci-dessous, constituent un bien meilleur choix.
Les avantages et les inconvénients.
Pressé par le temps ? Ce tableau concis répertorie les avantages et les inconvénients des allocations de voiture.
Pros
- Permet aux employés d'utiliser leur propre véhicule pour le travail
- Réduit la responsabilité de l'entreprise par rapport aux voitures de société
Les inconvénients
- Il est traité et imposé comme un salaire
- N'a aucun rapport avec les coûts réels de conduite
- Décourage la conduite en cas d'épuisement de l'indemnité
Solutions de rechange
- Programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR)
- Tous les avantages des allocations auto, et bien plus encore
- Remboursements au tarif standard du CPM
- Flottes de véhicules appartenant à l'entreprise ou loués
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ces avantages et inconvénients, ainsi que sur un mythe courant au sujet des allocations !
Pros
1. Les employés utilisent leur voiture personnelle
L'indemnité de véhicule est destinée à couvrir les frais de voiture mensuels pour les véhicules que les employés louent ou possèdent. Il leur permet de conduire leur véhicule personnel pour se rendre au travail. Il leur fournit une mensualité, ajoutée à leur salaire, destinée à couvrir tous les frais de voiture sur le véhicule de leur choix.
Alors que les programmes de véhicules de société ou de flottes fournissent des véhicules identiques ou similaires à tous les employés, les allocations automobiles permettent aux conducteurs de choisir leur voiture idéale. Ils peuvent fonder leur décision sur les besoins de leur famille, leur image et leur personnalité, etc.
Les entreprises établissent parfois des politiques en matière d'esthétique des véhicules. Néanmoins, grâce aux allocations de voiture, les employés disposent d'une plus grande flexibilité dans le choix de la marque, du modèle et de la finition de leur véhicule.
2. Par rapport à la flotte, la responsabilité est réduite
Les programmes d'allocations réduisent également les risques de l'entreprise en évitant les programmes de véhicules de société, qui attribuent une responsabilité 24 heures sur 24 à l'employeur. Si une entreprise possède des voitures de société que les employés ramènent chez eux le soir et le week-end, ils sont exposés à risques d'assurance importants.
Même lorsque l'employé conduit la voiture de société pour le plaisir le week-end, l'entreprise est responsable des dommages ou blessures causés par ce véhicule, selon le Horton Group.1 Même lorsqu'un employé agit de manière imprudente avec le véhicule, l'entreprise est responsable des dommages tant qu'ils constituent la principale garantie de la police d'assurance.
Assurance automobile aux États-Unis est complexe et nécessite beaucoup de recherches et de supervision de la part de l'entreprise. Même avec un programme d'allocations, il est important que les entreprises se renseignent sur les particularités de l'assurance automobile afin de garantir une exposition minimale à la responsabilité.
Mythes
1. Les allocations automobiles « attirent les talents »
En outre, il existe un mythe répandu selon lequel les allocations automobiles attirent les talents.
Le raisonnement est qu'ils peuvent aider à attirer les meilleurs talents car ils augmentent considérablement le chiffre d'un salaire. Si l'allocation a une valeur de 600$, elle pourrait ajouter 10 % à un salaire déjà raisonnable.
Il est difficile d'attirer et de retenir des vendeurs itinérants et des gestionnaires de territoire qualifiés. Leur offrir une allocation automobile est un moyen d'augmenter leurs revenus tout en les obligeant à fournir et à conduire leur propre véhicule pour se rendre au travail.
Étant donné que le paiement ne doit pas nécessairement être consacré aux dépenses automobiles, il peut donner un sentiment de liberté aux employés. L'entreprise a besoin qu'ils utilisent leur voiture personnelle pour leurs affaires, mais s'ils préfèrent dépenser leurs 600$ ailleurs, ils sont libres de le faire.
En réalité, les conducteurs avertis sauront qu'ils perdent de l'argent avec les allocations automobiles en raison de la lourde charge fiscale et de l'absence de correspondance avec les coûts de conduite réels.
Les inconvénients
1. Les allocations sont imposées deux fois !
Un programme d'allocations présente toutefois de sérieux inconvénients. La principale d'entre elles est la charge fiscale que le système fait peser à la fois sur les employeurs et sur les employés.
Les allocations de voiture, étant donné qu'elles sont versées en même temps que les salaires, sont évaluées en fonction de l'impôt sur les salaires de la FICA et impôt sur le revenu. Selon le salaire du conducteur, entre 10 % et 37 % de l'allocation automobile pourraient être payés sous forme d'impôts.2
Si un chauffeur touche un salaire de 60 000 dollars et une allocation de 600 dollars, il paiera environ 135 dollars d'impôts, ce qui signifie qu'il ne repartira que 465 dollars de l'allocation automobile. Alors que la première somme peut couvrir les frais de voiture fixes et variables du conducteur, la seconde peut très bien ne pas le faire.
2. Non fondé sur des données réelles
Deuxièmement, les allocations automobiles ne sont pas granulaires ni fondées sur des données. La possession et la conduite d'un véhicule impliquent de nombreux coûts fixes et variables. Une allocation de voiture, versée sous forme de somme forfaitaire, n'a aucun lien direct avec ces coûts. Il peut couvrir la dépréciation, l'usure, le carburant et l'assurance, ou non. Sans connaître les spécificités de la marque et du modèle du véhicule d'un conducteur, sa région, ses habitudes de conduite, les coûts locaux du carburant, etc., tout chiffre arrondi est voué à être inexact.
Il est théoriquement possible d'estimer les coûts fixes et variables de la conduite professionnelle et de fixer le montant de l'indemnité en conséquence. Cependant, sans évolution des données en temps réel et sans prise en compte des disparités régionales, l'allocation devient rapidement obsolète.
De cette manière, les programmes à taux forfaitaire sont également inéquitables. Les conducteurs qui parcourent des territoires où l'usure est plus importante, qui ont besoin de primes d'assurance plus élevées ou qui ont des coûts de carburant plus élevés doivent payer de leur poche lorsque les indemnités sont insuffisantes.
À première vue, il semble que payer le même montant à tous les employés de l'entreprise serait synonyme d'égalité. En réalité, cela sous-paie et surpaie les différents conducteurs.
3. La conduite pour le travail est découragée
Comme les indemnités ne correspondent pas directement aux coûts réels de la conduite professionnelle, elles sous-rémunèrent souvent les conducteurs. Même si le chiffre avant impôts semble suffisant, la valeur après déductions fiscales peut être insuffisante.
Un conducteur peut également décider de dépenser son indemnité pour autre chose que les frais de véhicule. Bien que cela ait été leur choix, ils pourraient néanmoins être confrontés à des difficultés financières en raison de frais de voiture imprévus avant la fin du mois.
Cela décourage la conduite. Si un conducteur craint que son allocation, pour une raison quelconque, ne couvre pas ses dépenses réelles liées à son véhicule pendant le mois, il se peut qu'il ne conduise pas aussi souvent ou aussi loin qu'il le devrait.
Cela pourrait signifier moins de temps passé en face à face avec les clients, moins d'interactions personnelles et moins de démonstrations de prototypes. Essentiellement, une allocation pour voiture épuisée entraîne un service client de moindre qualité.
L'alternative FAVR.
La meilleure alternative aux allocations de voiture est programme à taux fixe et variable (FAVR).
Comment un plan FAVR corrige-t-il les défauts des allocations automobiles ?
1. Lorsqu'ils sont conformes, les programmes FAVR sont exonérés d'impôts
Un programme FAVR peut être non imposable car il permet de différencier avec précision les voyages d'affaires des voyages personnels. L'IRS souhaite permettre aux chauffeurs employés de payer les frais de voyage d'affaires.
Tant que le voyage d'affaires est justifié par des notes de frais (Cardata facilite cela grâce à son application) et que les chauffeurs participant au programme respectent les mesures de conformité requises, les programmes FAVR sont exonérés d'impôts. C'est l'une des raisons pour lesquelles les programmes FAVR coût inférieur à celui des programmes d'allocations.
2. Les systèmes FAVR sont pilotés par les données
Pour être conformes, les plans FAVR sont par nature guidés par les données. Non seulement ils séparent les dépenses fixes des dépenses variables liées à la possession et à la conduite d'une voiture, mais ils tiennent également compte des disparités de coûts régionales.
À l'aide de bases de données et d'une application de saisie du kilométrage, Cardata détermine le remboursement d'une série de dépenses, notamment :
- dépréciation
- assurance
- carburant
- réparations
- usure
et bien plus encore. En fonction de votre région et de votre tranche de kilométrage, votre remboursement sera supérieur ou inférieur. Cependant, le programme à taux fixe et variable couvrira toujours les coûts exacts et réels de la conduite, contrairement aux allocations automobiles.
3. Ils ne découragent pas la conduite
Les programmes FAVR sont « neutres en termes de comportement ». Ils remboursent de manière juste et précise les kilomètres parcourus par les employés. Il n'y a jamais d'écart entre le remboursement du kilométrage et le coût réel des véhicules.
Autres alternatives aux allocations de voiture
Il existe deux autres solutions aux programmes d'allocations automobiles.
L'un est cents par mile (CPM), qui est un paiement au taux standard de l'IRS pour les miles parcourus. C'est ce que l'on appelle parfois un remboursement forfaitaire, car il ne change que lorsque l'IRS met à jour ses chiffres recommandés une fois par année fiscale. Le taux de kilométrage standard pour 2021 aux États-Unis est de 56¢.
L'autre est un flotte de véhicules qui reste sur le lieu de travail de l'entreprise. Ce type de programme de véhicules peut être nécessaire pour certaines industries. Les fournisseurs de produits pharmaceutiques, par exemple, peuvent avoir besoin d'une flotte de camions frigorifiques spécialisés.
Si la flotte est laissée sur le terrain de stationnement la nuit, la responsabilité est réduite, mais elle n'est pas complètement éliminée. L'exploitation d'une flotte est extrêmement coûteuse et difficile.
Si tous vos conducteurs parcourent plus de 25 000 miles par an, ou si vous avez des opérations spécialisées, il est temps de penser à la flotte.
La flotte et le CPM présentent des avantages, mais aucun des deux ne permet de réaliser les économies et de réduire les risques des systèmes FAVR. Cardata a fait passer des dizaines de milliers de conducteurs des allocations automobiles aux programmes FAVR. Si votre entreprise applique un système d'allocations, planifier un appel avec nous pour savoir exactement combien votre entreprise pourrait économiser en changeant de fournisseur.
[1] https://www.thehortongroup.com/resources/how-a-small-perk-can-cause-big-problems
[2] https://www.nerdwallet.com/article/taxes/federal-income-tax-brackets
