Si vous avez déjà dirigé une équipe qui a besoin de se déplacer, qu'il s'agisse de se déplacer entre les chantiers, de livrer des marchandises ou de rencontrer des clients, vous avez probablement déjà été confronté au dilemme de choisir la bonne combinaison de véhicules. Cela peut sembler simple au début : si vous avez besoin de soulever des objets lourds, procurez-vous des camions, et si ce n'est pas le cas, optez pour des voitures ordinaires. Mais la vraie question se résume souvent à comment ces camions doivent être spécialisés, et si vous devez en fait être propriétaire ou locataire des véhicules que vous utilisez.
Quelles industries ont besoin de véhicules spécialisés ?
Pensez d'abord aux véhicules spécialisés. Ce sont ceux qui ont été conçus (ou fortement modifiés) pour remplir une fonction spécifique. Pensez à des ambulances chargées de matériel médical, à des dépanneuses équipées de puissants appareils de levage ou à de gros camions de chantier conçus pour gérer des charges utiles massives. Les entreprises qui dépendent de ces véhicules, comme entreprises de construction, les fournisseurs d'assistance routière ou les services d'urgence ne peuvent généralement pas se permettre de s'en passer. Si vous gérez un chantier de construction, par exemple, vous ne pouvez pas simplement louer une minifourgonnette et vous attendre à ce qu'elle transporte du béton ou du gravier. Dans ces cas, posséder ou louer un véhicule spécialisé est presque une exigence non négociable : vous devez avoir le contrôle total de l'entretien, de l'assurance et des caractéristiques personnalisées spécifiques.
Applications des véhicules non spécialisés
Mais de nombreuses entreprises comptent également sur des voitures ordinaires pour tout le reste. Peut-être que votre équipe commerciale doit rendre visite à des clients de l'autre côté de la ville. Peut-être que vos responsables font la navette entre plusieurs bureaux. Ces véhicules dits « non spécialisés » sont de toutes formes et tailles (berlines, VUS, camions légers) et s'acquittent parfaitement de la plupart des tâches de conduite quotidiennes. Lorsqu'un travail n'exige pas une puissance de traction supplémentaire ou un équipement spécialisé, les voitures standard font l'affaire.
Approches hybrides spécialisées et non spécialisées
De nombreuses organisations découvrent qu'elles ont besoin des deux. Ils conserveront une flotte de véhicules spécialisés pour les opérations de base, comme le transport, le remorquage ou les tâches sur site, tout en veillant à ce que les employés puissent se déplacer pour des besoins moins intenses dans des véhicules plus petits. Certaines entreprises achèteront ou loueront également un ensemble de voitures standard, mais d'autres trouvent qu'il est plus facile (et moins coûteux) de laisser les employés utiliser leur propre véhicule à des fins professionnelles, puis remboursez-les pour les kilomètres qu'ils parcourent. Le L'IRS a même des directives qui exonèrent ces remboursements d'impôts si vous le faites correctement. Des programmes tels que Taux fixe et variable (FAVR) aident à couvrir non seulement les frais de carburant, mais également les dépenses d'assurance, d'immatriculation et autres dépenses auxquelles un employé peut être confronté lorsqu'il se rend au travail en voiture.
Bien entendu, il n'existe pas de recette universelle pour réussir. Si vous transportez du bois vers un chantier isolé, une voiture non spécialisée ne le coupera tout simplement pas, peu importe la façon dont vous remboursez le chauffeur. De même, si vous n'avez besoin que de vous déplacer en ville pour des réunions occasionnelles, posséder une flotte complète de camions pourrait épuiser votre budget. Il s'agit de choisir le véhicule adapté à la tâche à accomplir et de décider si l'entreprise doit être propriétaire de ce véhicule ou simplement rembourser les employés pour l'utilisation du leur.
En savoir plus :
https://cardata.co/blog/fleet-favr-mix/
Conclusion
Chez Cardata, nous aidons les entreprises à résoudre exactement ce casse-tête. Nous avons vu des entreprises aux prises avec des flottes gonflées qu'elles utilisent à peine ou avec des configurations de remboursement compliquées qui frustrent tout le monde. Notre travail consiste à rationaliser tout cela, qu'il s'agisse de vous conseiller sur les véhicules qu'il est préférable de conserver en interne, de vous expliquer les tenants et les aboutissants des remboursements FAVR ou de vous montrer comment vous y retrouver dans les règles de l'IRS en toute confiance. Si vous hésitez quant à votre approche actuelle ou si vous souhaitez simplement explorer les options qui s'offrent à vous, nous sommes là pour vous aider. Après tout, faire des choix judicieux en matière de véhicules spécialisés par rapport aux véhicules non spécialisés ne consiste pas seulement à permettre à vos employés de se déplacer, mais aussi à assurer le bon fonctionnement de l'ensemble de votre entreprise.
