Quand les miles deviennent de l'argent : le véritable coût des voyages de construction
Saviez-vous qu'un ouvrier du bâtiment parcourt en moyenne plus de 1 100 miles professionnels par mois ? Ce n'est pas juste une question de temps sur la route. Il s'agit d'un poste de dépenses important pour les entreprises de construction, et la façon dont vous choisissez de rembourser ces miles fait toute la différence.
Le prix caché de la conduite
Contrairement aux emplois de bureau, les rôles dans le secteur de la construction sont répartis sur plusieurs sites. Un chef de projet peut commencer la journée chez un fournisseur, puis vérifier 2 ou 3 projets et terminer sa soirée lors d'une réunion sur la sécurité à travers la ville. Les trajets cumulés en une seule journée peuvent s'accumuler rapidement.
Les 1 100 miles mensuels parcourus en moyenne par les employés de la construction se traduisent par plus de 9 200 dollars de remboursements annuels par conducteur s'ils sont payés au taux de kilométrage standard de l'IRS (0,70 dollar en 2025). Pour une équipe de 50 conducteurs, vous devez soudainement faire face à plus de 462 000$ par an en frais de kilométrage.
Des programmes de kilométrage plus justes et plus intelligents pour les équipes de construction
Tous les employés n'ont pas les mêmes besoins en matière de conduite, et c'est là qu'entrent en jeu des programmes tels que le taux fixe et variable (FAVR) et l'allocation de voiture libre d'impôt (TFCA). Le CPM, ou simplement le paiement au taux standard par mile de l'IRS, convient mieux aux conducteurs occasionnels qui parcourent peu de kilomètres.
Avec FAVR, au lieu de payer un taux forfaitaire par kilomètre qui ne tient pas compte de l'évolution constante des coûts réels, cette approche divise le remboursement en deux parties : un paiement mensuel fixe qui couvre les dépenses de propriété prévisibles telles que l'assurance, l'amortissement et l'enregistrement, et un taux variable appliqué par kilomètre qui prend en compte des coûts tels que le prix du carburant et l'entretien. Le FAVR veille à ce que les remboursements soient conformes à la réalité.
Certaines entreprises de construction avant-gardistes obtiennent déjà des résultats. En adoptant des plateformes de remboursement modernes telles que Cardata, ils garantissent des paiements équitables, une optimisation des coûts et une réduction des problèmes administratifs pour tous les employés concernés.
Par exemple, un employé qui parcourt 2 000 miles par an est un conducteur occasionnel. Ils ne sont pas souvent dans leur voiture, donc un simple programme CPM fonctionne bien. Il est facile à gérer, non imposable et leur permet de rentabiliser équitablement le montant qu'ils conduisent. Dans ce cas, ils seraient remboursés environ 1 400 dollars par an au taux de 0,70 dollar de l'IRS, ce qui est raisonnable pour les voyages d'affaires occasionnels.
D'un autre côté, un employé qui parcourt 18 000 miles par an est clairement un conducteur qui parcourt un kilométrage élevé. Ils sont constamment sur la route et leurs coûts ne se limitent pas à l'essence. Si ces conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres étaient remboursés selon le taux CPM de base, ils recevraient 12 600 dollars par an, mais ce taux forfaitaire ne reflète pas toujours leurs coûts réels : il peut surcompenser ou sous-compenser. Il ne s'adapte pas non plus à l'endroit où ils vivent ou au type de voiture qu'ils sont censés conduire. C'est là qu'intervient FAVR. Il calcule les coûts fixes et variables sur la base de données réelles telles que l'emplacement, le kilométrage et le type de véhicule. Il s'agit d'un moyen plus intelligent et plus juste de rembourser les conducteurs actifs.
C'est pourquoi le total des dépenses est important, en fonction de la quantité de voiture que vous conduisez. Pour les conducteurs occasionnels, le CPM réduit la complexité et les tâches administratives. Pour les conducteurs qui parcourent de nombreux kilomètres, le FAVR garantit que les conducteurs sont payés équitablement et que votre entreprise reste en conformité. L'utilisation du bon programme pour le bon conducteur protège à la fois l'entreprise et les employés.
Bien que le FAVR fonctionne bien pour de nombreux conducteurs qui parcourent de longs kilomètres, certaines équipes de construction ont besoin de quelque chose de plus simple. C'est là qu'intervient l'allocation de voiture hors taxe (TFCA), qui fait référence à la publication 463 de l'IRS. La règle est simple : les conducteurs enregistrent leurs miles professionnels et Cardata effectue le test fiscal. Il s'agit d'une comparaison rapide entre le remboursement et le kilométrage multiplié par le taux de l'IRS. Si un chauffeur est payé plus que le seuil de l'IRS, seul le supplément est taxé. Si le montant est égal ou inférieur à, il est totalement exonéré d'impôt. Cela rend la TFCA flexible tout en maintenant la conformité des paiements
En matière de conformité, chaque programme a ses propres exigences. Le CPM est le plus simple. Tant que le taux de kilométrage reste égal ou inférieur à la norme de l'IRS (0,70$ en 2025) et que les conducteurs enregistrent leur kilométrage, les remboursements restent exonérés d'impôts. En attendant, FAVR est plus complexe. Les conducteurs doivent enregistrer au moins 5 000 miles professionnels par an, les entreprises doivent configurer et mettre à jour le profil de leur véhicule chaque année, les remboursements des frais fixes sont plafonnés à 75 % des frais de propriété et des relevés de kilométrage détaillés doivent être conservés pour prouver la conformité à l'IRS. La TFCA a également des exigences de conformité différentes. Les conducteurs enregistrent toujours leur kilométrage, mais au lieu de fixer des minimums de kilométrage stricts, le test fiscal garantit la conformité en ne taxant que la partie supérieure aux limites de l'IRS. Cela permet à la TFCA de rester flexible tout en maintenant les entreprises en conformité avec les directives de l'IRS.
Cela fait du TFCA une solution idéale lorsque vous n'êtes pas sûr que tous les conducteurs peuvent répondre aux exigences de conformité plus strictes de la FAVR. Il réduit la charge administrative, maintient la compétitivité des remboursements et donne à votre entreprise des coûts prévisibles.
De nombreuses entreprises de construction abandonnent également les cartes de carburant lorsqu'elles adoptent un modèle de remboursement responsable. De cette façon, tout se trouve dans un seul programme propre, conforme et vérifié. En fin de compte, les programmes de kilométrage non imposable sont une question d'équilibre. Veiller à ce que les employés conducteurs soient traités équitablement et aider votre entreprise à éviter les dépenses excessives (https://cardata.co/blog/how-does-car-allowance-work/).
Une technologie qui élimine la friction
Les outils de kilométrage modernes font le travail en arrière-plan en silence. Les trajets sont enregistrés automatiquement, les miles professionnels sont séparés des miles personnels et des journaux compatibles avec l'IRS sont créés sans qu'il soit nécessaire de recourir à des feuilles de calcul manuelles. Les responsables peuvent également recevoir des alertes personnalisées lorsqu'un élément manque, tandis que le service financier a accès à des données fiables sur les coûts pour ajuster les taux fixes et variables par région, et les ressources humaines disposent d'une source unique de référence pour la conformité aux politiques. Il en résulte des remboursements exacts, une supervision simplifiée et un programme global de véhicules rationalisé.
Plan directeur pour un meilleur programme de kilométrage
Commencez par cartographier les destinations que vos employés parcourent chaque mois et comparez ces miles au taux standard de l'IRS. Si les données indiquent un surpaiement ou un sous-paiement constant, segmentez vos conducteurs par rôle et par modèle de kilométrage. Les rôles principaux liés au kilométrage élevé ont tendance à correspondre au FAVR, car la répartition fixe et variable reflète les coûts réels dans chaque région. En cas de doute, certains groupes se conformeront à la norme FAVR, utiliseront la TFCA et laisseront le test fiscal garantir des paiements équitables et intelligents sur le plan fiscal. Décidez de la façon dont vous allez gérer le carburant. De nombreuses entreprises de construction retirent leurs cartes de carburant, de sorte que tous les remboursements se trouvent au même endroit.
La mise en œuvre de votre programme de remboursement avec un partenaire tel que Cardata facilite ce processus.
Nous utiliserons les habitudes de kilométrage et les emplacements de vos employés pour comparer les modèles de remboursement et voir s'il y a place à l'optimisation, tout en vous indiquant les domaines dans lesquels des économies sont susceptibles d'être réalisées.
Si vous voulez voir à quoi cela ressemble pour votre organisation de construction, connectez-vous à Cardata pour une démonstration aujourd'hui.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
