Les employés considèrent parfois les allocations de voiture comme un revenu supplémentaire. C'est souvent le cas dans le cas des programmes internes traditionnels d'allocation automobile. Lorsque vous recevez 600 dollars supplémentaires par mois avec votre salaire, il est difficile de faire la différence entre un revenu et une allocation de dépenses.
C'est une erreur compréhensible, mais qui peut avoir de graves conséquences. Posséder et conduire un véhicule coûte cher. Lorsque les employés conduisent leur voiture personnelle pour se rendre au travail, ils parcourent souvent beaucoup de kilomètres. Plus de miles signifie plus de dépenses, et même lorsque les employeurs accordent des allocations de voiture à leurs employés pour couvrir tous les frais associés, il est facile pour les employés de se laisser aveugler par les dollars supplémentaires et de les dépenser pour des articles non liés.
Il est important que les responsables des ressources humaines déploient systèmes et éducation pour aider les employés à utiliser judicieusement leurs allocations de voiture. Ce billet de blog est un excellent point de départ pour comprendre, a déclaré éducation composant ; bientôt, je vais me plonger dans le système Les RH peuvent se déployer pour améliorer les résultats des employés en matière d'allocations de voiture.
Lorsque les quotas sont épuisés, les moteurs s'arrêtent de tourner.
Si un employé dépense son allocation automobile pour d'autres dépenses que ses frais de véhicule, deux choses peuvent se produire.
La première est qu'ils n'ont peut-être pas les moyens de payer les frais liés aux véhicules. Si une allocation automobile a été dépensée ailleurs, mais qu'une pompe à carburant doit être remplacée, il se peut que les fonds ne soient pas disponibles pour la réparation. Cela pourrait très bien mettre la voiture hors service, entraînant une baisse significative de la productivité. Un employé peut se retrouver dans la situation malheureuse de devoir puiser dans ses économies pour payer la réparation, ou simplement d'attendre le versement de son prochain chèque de paie et de son allocation pour s'offrir la nouvelle pompe.
La deuxième est que, même si la voiture d'un employé est pleinement fonctionnelle, une indemnité de dépenses pourrait décourager la conduite. Imaginez que vous épuisez votre allocation automobile et que vous vous mettiez à parcourir 500 miles en une semaine. Cela pourrait coûter 100$ rien qu'en essence, selon votre état. D'où proviendra cet argent si ce n'est de l'allocation ? Si un représentant est, comme il peut le constater dans cette situation, obligé de payer la facture de ses appels commerciaux, il peut essayer de trouver des moyens de ne pas conduire. Ils participeront peut-être à des réunions importantes par téléphone plutôt qu'en personne, ce qui se traduira par de moins bons résultats commerciaux.
Vous voulez que votre programme de véhicules soit neutre en termes de comportement ; il ne doit ni inciter ni décourager la conduite. Malheureusement, sans les systèmes et la formation appropriés, un employé peut dépenser son allocation de manière imprudente, ne laissant rien de côté pour ses dépenses de travail réelles.
Ce qu'il faut montrer aux employés, c'est que leur voiture est un outil qu'ils utilisent pour travailler. Les responsables des ressources humaines peuvent les aider à parvenir à cette compréhension. La meilleure façon d'y parvenir est d'officialiser votre programme d'allocation automobile et de le reconcevoir comme un « programme de remboursement des véhicules ».
Quelle est la différence entre un programme de remboursement des véhicules et une allocation automobile ?
En fait, un programme de remboursement des véhicules est simplement une allocation automobile non imposable. Les allocations de voiture, lorsque les dépenses ne sont pas correctement documentées ou comptabilisées, sont imposées par l'IRS au taux d'imposition sur le revenu personnel de l'employé concerné. Un programme de remboursement des véhicules est un programme non imposable qui permet aux employés de conduire leur véhicule personnel pour se rendre au travail.
Les programmes de remboursement des véhicules sont également des outils que les responsables des ressources humaines peuvent utiliser pour sensibiliser les employés aux avantages de posséder un véhicule économique. Le bon programme de remboursement des véhicules encourage l'épargne, car les conducteurs considèrent constamment leur véhicule comme un outil de travail. Un programme de véhicules intelligents comporte de nombreux points de contact où les conducteurs interagissent avec les dépenses liées au véhicule.
Prenons, par exemple, un Programme à taux fixe et variable (« FAVR »), dans lequel les conducteurs sont remboursés séparément pour les frais de conduite fixes (par exemple, assurance) et variables (par exemple, l'essence). Les employés doivent enregistrer leur kilométrage, soit à l'aide d'un logiciel, soit à l'aide de journaux de kilométrage papier, ce qui les oblige à réfléchir à la manière dont ils utilisent leur véhicule et à la fréquence à laquelle ils utilisent leur véhicule. Ils doivent respecter certaines mesures de conformité pour continuer à participer au programme, comme parcourir 8 000 miles par an. Ces interactions avec leur véhicule en tant qu'outil de travail renforcent l'idée qu'il est un outil qu'ils utilisent pour le travail, et leur remboursement devrait donc être affecté spécifiquement à la maintenance de cet outil.
Nous constatons même que le remplacement des termes « indemnité » par « remboursement » peut être utile pour modifier la façon dont les conducteurs envisagent les dépenses liées à leur véhicule. Une allocation ressemble à de l'argent que vous pouvez dépenser à votre guise ; un remboursement ressemble à un remboursement d'argent que vous avez déjà dépensé pour vos besoins de première nécessité.
De plus, un programme de remboursement externalisé comme celui de Cardata comportera un paiement distinct et distinct du salaire d'un employé, ce qui signifie que l'argent est perçu différemment par l'employé.
Ces changements de mentalité subtils mais importants peuvent améliorer considérablement la satisfaction des employés et les résultats commerciaux.
Les programmes relatifs aux véhicules intelligents enseignent aux employés comment comprendre leur allocation automobile
L'externalisation d'un programme FAVR à une entreprise comme Cardata présente d'autres avantages, notamment un logiciel, qui aide les employés à comprendre leurs dépenses de conduite.
Un programme de remboursement à taux fixe et variable (« FAVR ») de Cardata est renforcé par une application de suivi du kilométrage et un tableau de bord en ligne où les employés peuvent voir plus en détail ce pour quoi ils sont remboursés. Ils disposent de données : des informations sur les habitudes de conduite et les itinéraires, sur leur capacité d'adaptation des remboursements à taux variable qui suivent le prix du carburant.
Disposer d'un programme structuré, riche en données, peut aider les conducteurs à compartimenter leurs frais de conduite.
La valeur de leur allocation est supérieure avec FAVR
Outre la clarté et le cloisonnement apportés par les programmes FAVR, il existe un avantage supplémentaire : les programmes FAVR versent 30 % de plus que les allocations automobiles forfaitaires, lorsque celles-ci ne sont pas justifiables.
Le FAVR est un programme conforme à l'IRS qui permet aux conducteurs de recevoir leurs remboursements en franchise d'impôts. Ainsi, une fois que vous avez mis en place un programme FAVR, non seulement les conducteurs font plus attention à leurs dépenses, mais ils ont également plus à dépenser. Une allocation forfaitaire de 700$ pourrait être immédiatement transformée en un remboursement de 1 000$.
Conclusion
Il est important de discuter de la responsabilité fiscale avec votre équipe. Les conducteurs doivent comprendre comment séparer les dépenses qu'ils engagent nécessairement dans l'exercice de leurs fonctions de leurs autres frais de subsistance.
Mais la mise en œuvre d'un solide programme de remboursement des véhicules peut les aider à comprendre les frais de conduite, grâce à l'accès aux données sur leurs habitudes de conduite et le prix du carburant, par exemple.
De plus, si votre entreprise propose actuellement une allocation automobile forfaitaire, vous pouvez immédiatement remettre 30 % dans les poches de vos conducteurs en passant à un programme FAVR conforme à l'IRS.
