Pourquoi les responsables des ressources humaines doivent différencier le kilométrage personnel et le kilométrage professionnel
Il est important de faire la distinction entre le kilométrage personnel et le kilométrage professionnel pour les entreprises dont les employés se rendent au travail en voiture. En tant que responsable des ressources humaines, vous êtes probablement impliqué dans ce flux de travail. Il est donc important que vous compreniez comment les conducteurs doivent séparer les kilomètres professionnels des kilomètres personnels. Lorsque vous possédez une flotte de véhicules appartenant à vos employés, la différenciation des types de kilométrage aidera votre entreprise à économiser de l'argent, à rester conforme à l'IRS et à définir des attentes claires pour vos employés.
La meilleure façon de séparer les miles professionnels des miles personnels est de demander aux employés d'utiliser un outil de suivi du kilométrage qui classe les deux types de kilomètres. Mais vous devez également avoir une politique de conduite claire et informer les employés sur ce qui est considéré comme un kilométrage professionnel. Cet article est un excellent point de départ pour en savoir plus sur les dispositifs de suivi du kilométrage et les politiques de conduite !
Lorsque vous séparez correctement les miles professionnels et personnels et que vous mettez en œuvre un programme de véhicules intelligents (comme un taux fixe et variable), la conduite professionnelle peut être exonérée d'impôts. Cela pourrait permettre à votre entreprise et à vos employés d'économiser 30 % ou plus, par rapport aux programmes d'allocations traditionnels.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les flottes appartenant aux employés, c'est-à-dire les programmes de véhicules dans le cadre desquels les employés possèdent et exploitent des véhicules pour le travail, et leur employeur les rembourse. C'est le domaine d'expertise de Cardata.
Commençons par examiner ce qui est considéré comme un kilométrage professionnel.
Qu'est-ce qui est considéré comme un kilométrage professionnel ?
Le kilométrage professionnel est tout voyage effectué par un représentant d'une entreprise à des fins professionnelles officielles. Les deux exemples suivants sont les suivants :
- Jamie passe un appel commercial : il parcourt 8 km entre son bureau et le port de Houston. Il rencontre un client, puis retourne au bureau. Jamie a parcouru 10 miles professionnels.
- Alex fait un voyage de merchandising : elle parcourt 13 miles entre l'entrepôt et le Walmart dans le New Jersey. Elle et son équipe ont installé une nouvelle exposition de leur produit, puis sont retournées à l'entrepôt. Alex a parcouru 16 miles professionnels.
Dans ces exemples, Alex et Jamie étaient en voyage de travail officiel. Mais que se passe-t-il si Jamie a un appel commercial dans une ville voisine ?
3. Jamie doit faire un voyage d'une nuit à Dallas pour rencontrer un client important. Il parcourt 250 miles après sa journée de travail normale pour se rendre à Dallas et s'enregistre à son hôtel. Il rencontre le client le lendemain matin, puis passe l'après-midi à faire du tourisme et à passer du temps avec un ami à Dallas. Ce soir-là, après le travail, ils rentrent à Houston. Jamie a parcouru 500 miles professionnels.
Même si Jamie conduisait après le travail et passait du temps libre à Dallas, parce que son voyage à Dallas était pour affaires, c'est du kilométrage professionnel. Tout voyage qu'un salarié n'aurait pas effectué si son entreprise ne l'exigeait pas compte.
Les trajets domicile-travail sont-ils considérés comme des kilomètres professionnels ?
Les déplacements domicile-travail ne sont pas considérés comme des kilomètres professionnels. Même lorsqu'une entreprise demande à un employé de fournir et de conduire son véhicule personnel pour se rendre au travail, le paiement du trajet reste à la charge de l'employé. Il s'agit d'une politique fiscale de longue date aux États-Unis et au Canada.
Il est donc important de séparer les trajets domicile-travail des déplacements professionnels réels. Recherchez des applications de suivi du kilométrage qui le font automatiquement. Ou, si vous utilisez toujours un système de journal de kilométrage papier, assurez-vous que vos conducteurs comprennent les règles à ce sujet.
Comment rembourser les voyages d'affaires des employés ?
Nous vous recommandons programmes de remboursement des véhicules pour rembourser les déplacements professionnels des employés. Il existe trois principaux programmes de remboursement des véhicules. Ils sont tous préférables aux flottes appartenant à l'entreprise et aux allocations automobiles imposables, car ils sont moins coûteux et comportent moins de risques que ces systèmes obsolètes. Ils sont les suivants :
- Taux fixe et variable (« FAVR »)
- Allocation de voiture non imposable (« TFCA »)
- Cents par mile (« CPM »)
Chacun de ces programmes permet aux employés de fournir et de conduire leur véhicule personnel pour se rendre au travail.
Les programmes CPM sont les plus simples, mais ils présentent certains inconvénients. Dans le cadre d'un programme CPM, vous payez à vos employés un taux de remboursement variable en fonction des miles professionnels qu'ils parcourent. Un remboursement du CPM est exonéré d'impôts jusqu'à le taux standard de l'IRS ce qui, au moment de la rédaction du présent rapport, est de 62,5 cents par mile.
Les programmes à taux fixe et variable ont un taux par kilomètre variable, comme les programmes CPM, mais ils ont également un taux fixe qui rembourse les frais de propriété aux conducteurs. Les programmes FAVR sont considérés comme meilleurs que les programmes CPM car un programme CPM ne gère pas bien les coûts de propriété : si vous demandez à un employé de posséder et de conduire un véhicule pour le travail, mais qu'il ne parcourt que 100 miles par mois, son remboursement ne serait que de 62,50 dollars, ce qui est loin d'être suffisant pour couvrir même l'assurance, sans parler de l'amortissement. Dans le cadre d'un programme FAVR, toutefois, s'ils avaient un mois de conduite particulièrement léger, ils recevraient tout de même leur remboursement fixe de 600$, par exemple.
De plus, les programmes CPM payent un taux unique quel que soit le territoire couvert par les employés. Les programmes FAVR versent toutefois des remboursements régionaux en fonction des codes postaux du domicile des employés.
Une allocation automobile non imposable a la même structure qu'un programme FAVR (un remboursement fixe et un remboursement variable) mais comporte moins de mesures de conformité que la FAVR. La TFCA est idéale pour les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages fiscaux d'un programme FAVR, mais aucune des mesures de conformité.
Tous ces programmes sont exonérés d'impôts et sont bien plus efficaces que les allocations pour parc automobile imposables ou les allocations automobiles imposables. C'est pourquoi nous recommandons les programmes de remboursement des véhicules, qui constituent le meilleur moyen de rembourser les conducteurs pour leurs déplacements professionnels.
Une chose que tous ces programmes ont en commun est que les conducteurs doivent suivre leur kilométrage pour se faire rembourser et, dans certains cas, rester en conformité avec les réglementations de l'IRS. La meilleure façon de suivre le kilométrage est d'utiliser une application de suivi du kilométrage.
Comment les employés peuvent-ils suivre les kilomètres parcourus par leur entreprise ?
La meilleure façon de suivre le kilométrage est d'utiliser une application de kilométrage, et si la séparation des miles professionnels et personnels pose problème pour votre entreprise, un outil de suivi du kilométrage peut certainement vous aider.
L'ancienne méthode de suivi du kilométrage était d'utiliser des journaux de kilométrage manuels sur papier. Les carnets de kilométrage papier prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs. De plus, il n'est pas facile de séparer les déplacements professionnels des déplacements personnels sur un carnet de kilométrage une fois les données consignées.
Les applications de suivi du kilométrage utilisent la technologie GPS pour enregistrer tous les kilomètres parcourus par les employés dans leur voiture. Ce sont des outils simples mais puissants qui fonctionnent sur les téléphones portables des employés lorsqu'ils se rendent au travail en voiture. Ils capturent toutes les données dont l'IRS a besoin pour garantir la conformité du kilométrage.
De plus, une application de kilométrage permet aux employés d'accéder à leurs données de conduite, ce qui peut les aider à comprendre leurs habitudes de conduite et leurs dépenses. Les administrateurs du programme ont également accès aux données, ce qui peut les aider à prendre des décisions éclairées concernant le programme de conduite de leur entreprise.
L'une des caractéristiques que vous devez absolument rechercher lorsque vous décidez de l'application de kilométrage à utiliser dans votre entreprise est la possibilité de faire la distinction entre les voyages d'affaires et les voyages personnels.
Comment les outils de suivi du kilométrage séparent-ils le kilométrage professionnel des déplacements personnels ?
Ils peuvent le faire de plusieurs manières.
1. Permettre aux conducteurs de classer leurs trajets
Les applications de suivi du kilométrage devraient permettre aux conducteurs de classer leurs déplacements comme personnels ou professionnels. Cette fonctionnalité est nécessaire car, naturellement, les conducteurs effectuent parfois des déplacements personnels pendant les heures de bureau. Cela signifie que votre appareil de suivi du kilométrage enregistrera le kilométrage personnel qu'ils ont parcouru.
Il est donc indispensable de permettre aux conducteurs de classer leurs déplacements comme personnels pour deux raisons : les employés méritent d'être privés et le kilométrage doit être exclu du décompte des remboursements.
Les employés devraient bien entendu être invités à faire des déplacements personnels de temps en temps, et lorsqu'ils le font, ils s'attendent naturellement à ce que leur employeur ne soit pas en mesure de voir où ils sont allés. Beaucoup penseraient que cela empièterait sur leur vie privée. Heureusement, les meilleurs outils de suivi du kilométrage permettent aux employés de classer leurs trajets afin que les miles personnels restent confidentiels.
Et comme seuls les voyages d'affaires légitimes peuvent bénéficier d'un remboursement en franchise d'impôts, les voyages personnels doivent être facilement triés par rapport aux voyages d'affaires, afin qu'ils ne soient pas inclus dans le décompte officiel des remboursements.
Notez que vous devez également être en mesure de classer les voyages comme des voyages d'affaires s'ils ont été accidentellement marqués comme « personnels ».
2. Réglage des heures de travail
La définition des heures de travail permet aux conducteurs d'exclure les trajets domicile-travail de leurs déplacements professionnels. Les trajets domicile-travail ne sont pas éligibles à un remboursement en franchise d'impôts, cette fonctionnalité est donc nécessaire dans les dispositifs de suivi du kilométrage. Les trajets domicile-travail sont considérés comme des déplacements personnels. Il est donc important que les conducteurs établissent leur calendrier de suivi du kilométrage afin d'exclure les heures auxquelles ils se déplacent normalement.
Si un trajet échoue, vous disposez toujours de la fonctionnalité #1, la classification personnelle des trajets, qui vous servira de filet de sécurité.
3. Définition des adresses du domicile et du bureau
La fonctionnalité complémentaire #2 est la suivante : stocker en toute sécurité les adresses du domicile et du bureau des employés. Normalement, un trajet entre votre domicile et votre bureau est un trajet domicile-travail. Il est donc essentiel de classer automatiquement un trajet entre ces deux points comme personnel.
Confidentialité : toutes les applications de suivi du kilométrage disposent-elles de fonctionnalités de voyage personnalisées ?
Nous ne pouvons pas parler au nom de tous les appareils de suivi du kilométrage disponibles sur le marché, mais le système de suivi du kilométrage de Cardata dispose d'outils simples et puissants pour séparer les voyages professionnels des voyages personnels. Le système de suivi du kilométrage mobile de Cardata inclut toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus. De plus, c'était classé parmi les 50 meilleurs produits de comptabilité et de finance par G2.
