FAVR est l'abréviation de Taux fixe et variable remboursement. À la base, il s'agit d'un système de remboursement qui combine les dépenses fixes et variables associées à la conduite. Le taux fixe inclut des aspects tels que l'amortissement, l'assurance, les frais de licence et de titre, tandis que taux variables prenez en compte des éléments tels que l'essence, les pneus et l'entretien, soit essentiellement tous les coûts engagés par les conducteurs lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel pour des tâches professionnelles.
Pour lire le guide complet de FAVR, consultez cet article : Guide de remboursement à taux fixe et variable (FAVR)
L'attrait des véhicules personnels
Cela nous amène à la principale caractéristique de FAVR. Contrairement aux autres programmes de véhicules, tels que les flottes détenues ou louées par l'entreprise, FAVR permet aux conducteurs employés d'utiliser leur véhicule personnel pour le travail.
Cet aspect personnel de FAVR est très attrayant pour de nombreux employés. Lorsque les employés conduisent leur véhicule personnel pour le travail, cela peut leur apporter un niveau de confort, de commodité et de familiarité qu'ils n'auraient peut-être pas pu avoir dans un parc de véhicules. La flexibilité des horaires, la facilité de mobilité et la satisfaction générale augmentent lorsqu'un employé conduit son véhicule personnel et non une voiture de société. L'employé peut également réaliser de nombreuses économies en utilisant son véhicule personnel, ce qui est l'une des caractéristiques de vente d'un bon programme FAVR.
Avantages fiscaux de la FAVR
Lorsqu'il est utilisé correctement, le FAVR peut donner lieu à un remboursement en franchise d'impôt, à condition que certains critères de conformité de l'IRS soient respectés. Cet avantage fiscal est une situation gagnant-gagnant à la fois pour le chauffeur salarié et pour l'employeur, ce qui se traduit par des économies importantes, jusqu'à 30 %, en fait.
Pour tous les programmes de conduite, utilisation professionnelle et usage personnel doivent être différenciés. Lorsque les employés reçoivent une voiture de société, c'est toujours le cas. Les employés et les employeurs doivent déterminer quelle valeur de l'avantage relatif à la voiture de société constitue un avantage personnel pour l'employé, et donc imposable. Lorsque les employés exploitent un parc de véhicules, ils peuvent soit payer de l'impôt sur la partie de l'avantage réservée à un usage personnel, soit payer rétrofacturation pour usage personnel à l'entreprise.
Par exemple, si la valeur de l'avantage est estimée à 1 000$ et que l'employé l'utilise pour des raisons personnelles 30 % du temps, il sera alors assujetti à l'impôt sur un avantage de 300$. Cela tient compte de l'utilisation personnelle de la voiture de l'entreprise, car une voiture de société n'est pas utilisée exclusivement pour un usage professionnel. Étant donné que l'utilisation d'une voiture de société est considérée comme un avantage, elle est considérée comme exonérée d'impôts par l'IRS, de sorte que tout ce qui n'est pas lié à l'emploi ne serait pas exonéré d'impôts. Un programme FAVR ne nécessite toutefois qu'une fraction de ces frais administratifs et fiscaux frustrants et confus.
Les programmes FAVR offrent des remboursements de miles en franchise d'impôt, ce qui est idéal pour les entreprises. Cependant, les conducteurs doivent suivre les règles fiscales de la FAVR pour rester du bon côté de la loi. Ces règles couvrent les coûts, l'âge du véhicule et une limite de 5 000 miles afin de garantir un remboursement et une conformité équitables. Si un conducteur ne respecte pas ces règles, son remboursement du kilométrage peut être imposé ultérieurement. Comprendre les taxes FAVR peut aider les administrateurs à créer des programmes qui permettent d'économiser sur les impôts tout en restant conformes.
Évaluation du revenu imposable
Le test du revenu imposable est un moyen assez simple d'évaluer le revenu imposable pour les remboursements de miles FAVR. Il est réalisé tous les trimestres pour les conducteurs FAVR qui ne sont pas en conformité fiscale et pour l'ensemble des 463 conducteurs. Les conducteurs FAVR qui respectent les règles fiscales ne sont pas soumis à ce test : leurs remboursements sont toujours exonérés d'impôts.
Ce test consiste à comparer le remboursement d'un conducteur à ce qu'il aurait reçu au taux standard de l'IRS, connu sous le nom de limite non imposable. Si le remboursement total d'un conducteur est inférieur à ce qu'il aurait reçu au taux standard, il est considéré comme non imposable. Mais s'il est plus élevé, la différence correspond au revenu imposable, généralement déduit du prochain cycle de paie.
Par exemple, le premier conducteur pourrait devoir 236,19$ de revenu imposable pour le trimestre, tandis que le deuxième conducteur ne devrait rien. Les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres n'ont souvent pas de revenus imposables, même lorsqu'ils ne sont pas conformes à la FAVR, car le taux standard a tendance à les rembourser trop cher.
Adapter le remboursement à la géographie
La sensibilité géographique est une autre caractéristique impressionnante d'un plan FAVR bien géré. Lors de la mise en œuvre d'un programme FAVR, les taux de remboursement du kilométrage sont adaptés pour refléter les différents coûts de conduite entre les différentes destinations des États-Unis. Par exemple, un employé qui conduit à Oakland, en Californie, bénéficierait d'un taux de remboursement du kilométrage différent de celui d'un employé qui conduit à San Antonio, au Texas. Ces variations sont dues à des facteurs tels que les différences régionales dans les prix de l'essence, les taux d'imposition locaux, les primes d'assurance et d'autres dépenses pertinentes.
Il est important de tenir compte de ces différences, car il existe de nombreuses règles différentes à de nombreux niveaux de gouvernement, qu'il s'agisse des taux standard nationaux de l'IRS ou des réglementations fiscales locales. Mais pourquoi les taux de remboursement diffèrent-ils de manière si significative d'un site à l'autre ? Prenons l'exemple des prix de l'essence : ils ont tendance à être nettement moins chers le long de la côte du Golfe que dans d'autres régions.
Un autre exemple de variations de prix peut être observé lorsque l'on examine les prix ruraux et urbains. Les coûts d'entretien ou de réparation (coûts variables), comme les pneus neufs, par exemple, sont généralement plus abordables dans les communautés rurales que dans les centres urbains. Ainsi, en matière de remboursement équitable du kilométrage, le FAVR est le choix idéal pour les conducteurs employés, car un plan FAVR tient automatiquement compte de ces différences régionales.
Pour en savoir plus sur la géographie du FAVR, lisez ce qui suit : Géographie de la FAVR : comment la localisation du conducteur détermine les tarifs | Cardata
Avantages pour les employeurs : efficacité administrative grâce au FAVR
La mise en œuvre d'un programme FAVR apporte également de nombreux avantages aux employeurs. En ce qui concerne les frais administratifs, cela change complètement la donne. Avec FAVR, il n'est pas nécessaire de s'occuper d'une infinité de reçus ou de calculer manuellement les remboursements de miles. Le programme s'occupe de tout cela, libérant ainsi un temps et des ressources précieux qui peuvent être mieux consacrés à d'autres tâches liées à l'entreprise.
Pour les employeurs, la mise en œuvre d'un programme FAVR offre la possibilité de proposer un plan de remboursement du kilométrage rentable et équitable tout en minimisant les obligations fiscales. D'autre part, les employés bénéficient d'un remboursement qui reflète fidèlement les dépenses qu'ils engagent en fonction de leur localisation et de leurs habitudes de conduite.
Incitatifs à la transition : économies de coûts grâce au FAVR
De plus, les économies de coûts constituent une incitation pour les entreprises qui envisagent de passer au FAVR. En remboursant correctement les frais de conduite de leurs employés, les entreprises n'ont pas à se soucier de payer trop cher ou de sous-payer le kilométrage, comme c'est souvent le cas pour les allocations automobiles ou les programmes de centimes par mile. C'est une situation gagnant-gagnant : des employés plus heureux et des résultats financiers plus sains.
Le FAVR représente une approche moderne et pratique des programmes de remboursement des véhicules des employés. En adoptant la FAVR, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de remboursement, améliorer la satisfaction des employés et, en fin de compte, apporter une valeur ajoutée à toutes les parties prenantes impliquées.
Conclusion
En résumé, FAVR peut être décrit comme un programme de remboursement du kilométrage qui couvre les dépenses fixes et variables associées à la conduite de véhicules personnels à des fins professionnelles. Sa nature exonérée d'impôts, associée à sa sensibilité géographique et à son approche équitable en matière de remboursement, en font une option intuitive et progressive pour les employeurs comme pour les employés conducteurs.
