Saviez-vous que l'employé typique du secteur de la construction parcourt plus de 13 000 kilomètres professionnels par an ? C'est près de trois fois le minimum de l'IRS qui permet de débloquer des remboursements à taux fixe et variable (FAVR) exonérés d'impôts (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/). Cet article explique pourquoi les programmes FAVR conviennent parfaitement aux employés de la construction qui parcourent de longs kilomètres et qui n'ont pas besoin de véhicules commerciaux. Cela explique également comment le changement peut réduire les coûts des véhicules jusqu'à 30 %. En outre, la même initiative peut contribuer à la réduction des risques des entreprises et à la réalisation d'objectifs ESG plus larges.
Pourquoi tant de kilomètres sont importants dans le secteur de la construction
Les chantiers de construction sont rarement regroupés au même endroit, ce qui oblige les employés du bâtiment à parcourir en moyenne 1 100 miles professionnels par mois. Ces déplacements constants font grimper les dépenses de carburant et d'entretien et exposent les entreprises à un risque de collision accru, principale cause de décès liés au travail dans le secteur (https://cardata.co/blog/tips-improve-fleet-management/). Un plan de remboursement FAVR, qui combine un paiement fixe pour les frais permanents avec un taux variable qui suit le kilométrage en temps réel et les prix locaux du carburant, s'adapte à la façon dont les employés de la construction conduisent réellement tout en restant pleinement conforme aux règles du plan comptable de l'IRS.
Pourquoi le kilométrage fait des employés de la construction de parfaits candidats à la FAVR
Le FAVR fait la distinction entre les coûts réguliers liés à la possession d'un véhicule, tels que l'amortissement, l'immatriculation et l'assurance, des coûts quotidiens liés à la conduite, tels que le carburant et l'usure des pneus. Les employés qui parcourent des kilomètres parcourus reçoivent donc une rémunération à la fois équitable et non imposable, contrairement aux allocations forfaitaires qui sont traitées comme des salaires imposables et gonflent les charges salariales de 30 % (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/). Étant donné que les employés utilisent leurs propres camions ou fourgonnettes, l'entreprise évite d'importants frais initiaux liés au véhicule et des responsabilités cachées liées aux heures de travail.
Par rapport au remboursement forfaitaire de cents par mile de l'IRS, les économies peuvent atteindre plus de 16 000 dollars par conducteur et par an. (https://cardata.co/blog/fixed-and-variable-rate-favr-reimbursement-programs/).
Comment l'emplacement et la taille de l'entreprise modifient la situation
Seuls trois États (la Californie, l'Illinois et le Massachusetts) obligent explicitement les employeurs à rembourser les kilomètres parcourus, et la non-conformité peut entraîner des poursuites judiciaires. La FAVR contribue à protéger les employeurs en tenant des registres clairs de chaque voyage. Les montants des remboursements varient également beaucoup d'un lieu à l'autre. Par exemple, à New York, le trafic intense et la hausse des coûts font grimper le paiement moyen à plus de 600 dollars par mois. Au Texas, la baisse du prix du carburant le rapproche de 560$ (https://cardata.co/blog/new-york-mileage-reimbursement/, https://cardata.co/blog/texas-mileage-reimbursement-rate-rules/). Comme les tarifs FAVR s'ajustent en fonction du code postal, les sous-traitants de plusieurs États n'ont plus besoin de jongler avec des dizaines de feuilles de calcul pour rester équitables. La taille de l'entreprise est également importante. Les grandes entreprises d'ingénierie et de construction ont souvent des employés qui parcourent plus de 20 000 miles par an, ce qui en fait une solution idéale pour FAVR. Les petits constructeurs locaux, dont les employés parcourent moins de 8 000 miles, peuvent trouver préférable d'opter pour un forfait au centime par kilomètre (https://cardata.co/blog/financial-monitoring-construction-industry/).
Réduire les coûts tout en renforçant la sécurité et la durabilité
Le remplacement ou le complément d'un parc automobile par un programme FAVR transfère la responsabilité principale de l'assurance automobile aux employés, supprimant ainsi la responsabilité liée à l'usage personnel du bilan de l'entreprise (https://cardata.co/blog/fleet-vs-cardata-vehicle-reimbursement-programs/). Les applications automatisées de saisie du kilométrage permettent en outre de récupérer environ 42 heures de travail productif par conducteur chaque année, éliminant ainsi le besoin de journaux manuels (https://cardata.co/blog/drivers-benefit-mileage-reimbursements/).
Le programme FAVR correspond également bien aux objectifs de développement durable. Les camionnettes et fourgonnettes électriques offrent désormais une autonomie adaptée à la plupart des itinéraires de construction, et la composante variable du FAVR peut être calibrée pour récompenser les employés qui choisissent des modèles zéro émission. Dans la ville de New York, l'entretien annuel d'un véhicule électrique passe d'environ 1 600 dollars à 400 dollars (https://cardata.co/blog/can-my-company-have-a-fleet-of-electric-vehicles/). En réduisant progressivement les actifs détenus par l'entreprise concernés et en encourageant les véhicules plus propres, les entrepreneurs peuvent documenter des gains significatifs en matière de réduction des émissions de carbone (https://cardata.co/blog/scaling-slowly-partial-transitions/).
Comment démarrer avec un programme FAVR
La première étape est simple : réaliser un audit kilométrique. Regardez qui parcourt plus de 5 000 miles professionnels par an, car ce sont ces employés qui bénéficient le plus de la franchise d'impôts de la FAVR. Comparez ensuite vos coûts actuels selon un modèle de flotte ou d'allocation forfaitaire. La plupart des entreprises réalisent des économies d'environ 30 % si l'on tient compte d'éléments tels que l'amortissement, la maintenance et le temps d'administration (https://cardata.co/blog/fixed-and-variable-rate-favr-reimbursement-programs/).
Ensuite, essayez un programme pilote avec une application de kilométrage compatible GPS, telle que Cardata, entre les mains de quelques employés et observez ce que montrent les données. C'est un moyen simple de valider les trajets, de suivre les économies réelles et de mesurer le temps libéré lorsque les employés n'ont pas à tenir de journaux manuels. Curieux de savoir à quoi cela ressemble en pratique ? Vous pouvez lancer un projet pilote avec Cardata dès aujourd'hui.
Réduire les coûts de la bonne façon
Pour les entreprises de construction, la voie vers la réduction des coûts, la sécurité des opérations et des réalisations ESG crédibles passe littéralement par le FAVR. En remplaçant les flottes et les allocations imposables par un plan de remboursement conforme à l'IRS et tenant compte du kilométrage, les employés peuvent réduire leurs dépenses et moderniser leurs politiques relatives aux véhicules en une seule opération stratégique.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
