UNE Remboursement FAVR est un allocation de voiture non imposable pour votre personnel mobile. Il permet aux entreprises de rembourser les employés mobiles qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.
Voici le guide ultime sur les remboursements de miles FAVR, ou « taux fixe et variable », pour 2025, et vous pouvez vous attendre à apprendre :
- Qu'est-ce que FAVR
- Pourquoi les entreprises choisissent FAVR plutôt que les abattements fiscaux et la flotte
- Comment calculer les dépenses d'un programme FAVR
- Quoi suivi du kilométrage a à voir avec FAVR
- Si vous devez externaliser le remboursement de votre kilométrage FAVR
et bien plus encore. Alors, plongeons-nous directement dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que FAVR ?
FAVR est un programme de remboursement du kilométrage ou allocation de voiture; qui remplace les flottes appartenant à l'entreprise et les allocations automobiles imposables pour rembourser les flottes appartenant aux employés, en franchise d'impôts. FAVR est un programme sanctionné par l'IRS aux États-Unis. L'Internal Revenue Service vous permet de rembourser vos employés pour la conduite professionnelle en franchise d'impôts.
FAVR signifie « taux fixe et variable » et il s'agit d'une sorte d'allocation automobile ou de programme de remboursement du kilométrage qui permet aux employés de conduire leur voiture personnelle pour le travail, en franchise d'impôts.
Ce que font les remboursements de kilométrage ou les allocations automobiles, et le FAVR n'est qu'un type de remboursement du kilométrage ou d'allocation automobile, c'est qu'ils remboursent les flottes appartenant aux employés. La FAVR rembourse donc essentiellement les frais de kilométrage sur les flottes appartenant à ses employés, en franchise d'impôts.
Afin de comprendre ce que remboursent les programmes à taux fixe et variable, vous devez comprendre ce que sont les flottes appartenant aux employés.
Remboursements à taux fixe et variable par rapport aux flottes appartenant à l'entreprise
Les flottes appartenant aux employés constituent une alternative appartenant aux employés à une flotte de véhicules détenue ou louée par une entreprise. Ainsi, avec une flotte appartenant à des employés, vous n'avez plus besoin d'une flotte de véhicules appartenant à l'entreprise.
Cela signifie que vous pouvez exercer les mêmes activités de conduite professionnelle que votre entreprise exerçait auparavant, simplement grâce à un programme qui permet aux employés d'apporter leur propre voiture au travail, de conduire leur propre voiture en votre nom et de mener leurs activités de la même manière que les gens le faisaient auparavant avec une voiture de société.
Les entreprises souhaitent souvent abandonner leur flotte appartenant à l'entreprise pour les raisons suivantes :
- Les flottes comportent de nombreux risques d'assurance, car une voiture de société dans un accident de voiture en dehors des heures de travail reste souvent le problème de l'entreprise.
- Les voitures restent inutilisées lorsque les employés ne les utilisent pas, et il est compliqué de réattribuer les voitures de société lorsque les employés partent (charge administrative).
- Les flottes ont des coûts d'exploitation élevés, qui impliquent un entretien et des réparations de routine.
Pour ces raisons, il est donc judicieux d'avoir plutôt une flotte appartenant aux employés. Ceci :
- Réduit les risques d'assurance pour l'entreprise : les accidents de voiture, en dehors des heures de travail, sont à la charge de l'employé.
- Les voitures n'ont pas besoin d'être réaffectées à de nouvelles recrues, ni de rester inutilisées lorsqu'elles ne sont pas utilisées.
- Les flottes appartenant aux employés partagent le coût des frais de voiture avec les employés qui conduisent les véhicules pour leur usage personnel.
Flottes et taxes
Dans le cas d'une flotte détenue ou louée par votre entreprise, cela est évidemment considéré comme une dépense commerciale déductible, à déduire des bénéfices. Vous ne payez pas d'impôts sur les dépenses engagées par votre parc de véhicules. Il serait déraisonnable de devoir payer des impôts sur les investissements que vous faites en capital, c'est-à-dire sur les outils dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. De nombreuses entreprises ont besoin d'un parc de véhicules pour accomplir leurs missions.
Bien qu'il soit facile de déduire des dépenses telles que l'achat d'un parc automobile sans payer d'impôts sur l'argent dépensé, il est toutefois plus difficile de gérer un programme d'exonération d'impôt en interne lorsque vos employés apportent leur propre véhicule au travail. Les entreprises reconnaissent qu'elles doivent se débarrasser de leur parc de voitures de société, mais par quoi devraient-elles le remplacer pour qu'il soit exonéré d'impôts ? La meilleure option est un programme de remboursement FAVR, mais les gens choisissent souvent une option plus simple (et imposable) : les allocations de voiture.
Une étape importante pour comprendre le FAVR est de comprendre en quoi il s'agit d'une sorte d'allocation automobile, sans taxe.
Flottes, plans FAVR et allocations automobiles imposables
Ce qui finit souvent par se produire, c'est qu'au lieu d'une flotte, une entreprise bénéficiera d'une allocation automobile qui sera imposée. Une allocation automobile qui est imposée, c'est-à-dire une allocation que vous ne justifiez pas (la FAVR est un exemple de version justifiée d'une allocation automobile, avec des carnets de kilométrage appropriés), est donc gaspillée à 30 ou 40 % alors qu'elle n'est pas nécessaire.
Les allocations de voiture peuvent être mal gérées et imposées à votre taux d'imposition sur les salaires et au taux d'imposition sur le revenu de vos employés. Mais le FAVR est un moyen d'exonérer ces allocations automobiles d'impôts. Un plan FAVR est une allocation automobile justifiée qui s'appuie sur des rapports et des données. L'IRS la considère donc comme une dépense déductible et non imposable.
Une allocation automobile mal gérée, en revanche, est une allocation qui n'a aucune justification (aucun carnet de kilométrage, etc.) et qui est donc imposée aux taux d'imposition sur les salaires et sur le revenu applicables. C'est juste considéré comme un revenu.
Si vous souhaitez lire notre explication complète des allocations automobiles, imposables et non imposables, rendez-vous ici : cardata.co/blog/car-allowance.
Définition de FAVR :
En fin de compte, la définition du FAVR est un programme de remboursement du kilométrage ou une allocation automobile ; qui remplace les flottes appartenant à l'entreprise et les allocations automobiles imposables pour rembourser les flottes appartenant aux employés, en franchise d'impôts. Il rembourse vos employés pour l'utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.
Le FAVR est un programme approuvé par l'IRS aux États-Unis. L'Internal Revenue Service vous permet de rembourser vos employés pour la conduite professionnelle en franchise d'impôts, car il est évident que l'IRS comprend ce que je décrivais plus haut, à savoir qu'un écart se crée lorsque vous quittez les flottes appartenant à l'entreprise pour passer à des flottes appartenant à des employés. Le dispositif de déductibilité doit être rempli par un mécanisme reconnaissant que tout type de conduite professionnelle constitue une dépense professionnelle légitime et ne doit pas être imposé.
FAVR signifie « taux fixe et variable », comme je l'ai dit, et ces taux distincts concernent les dépenses fixes et variables que vos employés engagent pour se rendre au travail en voiture.
Un programme à taux fixe et à taux variable comporte deux volets, à savoir le remboursement fixe et le remboursement variable. Il existe un taux variable en cents par mile et un autre qui est une allocation forfaitaire. Je les décrirai en détail sous peu.
Est-ce que FAVR est compliqué ?
En vérité, cela fait de l'allocation FAVR l'un des programmes d'allocation automobile ou de remboursement du kilométrage les plus complexes. De nombreux documents fiscaux de 30 pages de l'IRS ont été rédigés à propos de ces programmes, et la familiarité avec eux ne fait qu'amplifier les économies et l'équité. Ça vaut la peine de le savoir.
Ce qui complique le FAVR, ce sont ses composants fixes et variables, qui peuvent être recherchés et payés indépendamment, avec des variables indépendantes.
Le FAVR est plus complexe que les programmes, par exemple, qui n'ont qu'une composante fixe ou les programmes qui n'ont qu'une composante variable. Vous pouvez également exécuter ces programmes, et pour comprendre FAVR, vous devez comprendre ces alternatives.
Cents par mile et indemnité forfaitaire : remboursements de miles à coût fixe uniquement et à coût variable uniquement.
Définition des remboursements à taux variable (« cents par mile »)
Le type le plus courant de programmes de remboursement du kilométrage à coût variable uniquement est le Cents par Mile (« CPM »), ou les plans de taux de kilométrage standard.
Ces programmes versent un certain montant par kilomètre parcouru à votre employé mobile. Le maximum que vous pouvez payer en franchise d'impôt est le taux de kilométrage standard de l'IRS de 62,5¢ par mile. Donc, si votre coéquipier parcourait 1 000 miles un mois et que vous le payiez au taux kilométrique de l'IRS, il toucherait 625$ pour le mois.
Le taux de kilométrage de l'IRS :
Le taux IRS est un système simple de remboursement variable du kilométrage qui vous permet de payer le taux IRS ou moins pour chaque kilomètre parcouru par votre chauffeur pour affaires.
Par exemple, au moment de la rédaction le taux de l'IRS est de 62,5 cents par mile. Supposons que votre chauffeur parcoure 1 000 miles par mois, il toucherait 625$ pour le mois, en franchise d'impôts, et vous pouvez arrêter.
Tant que vous calculez simplement le kilométrage et que vous enregistrez les autres nécessités (comme l'objectif commercial de leurs déplacements, les relevés du compteur kilométrique, etc., dans un journal de kilométrage), si vous conservez simplement ces registres et que vous payez le taux de cents de l'IRS par mile ou moins, ce serait exonéré d'impôt.
Alors, vous vous demandez peut-être pourquoi je ne le ferais pas ? Pourquoi me donnerais-je la peine de payer ou pourquoi me donnerais-je la peine de faire des études de marché au lieu de simplement payer le taux d'imposition de 62,5 cents le mile ?
Cents par mile par rapport au FAVR (pourquoi vous ne devriez pas payer uniquement un taux variable)
POURQUOI DEVRIEZ-VOUS PASSER À FAVR ? ÇA SE RÉSUME À ÇA.
Pourquoi dois-je effectuer une étude de marché sur les coûts variables et fixes afin de proposer deux taux de remboursement indépendants qui justifient et tiennent compte des frais de kilométrage des employés ? Cela semble être plus de travail que de simplement payer des cents par mile.
Mais la raison en est que le CPM n'est parfois pas juste. Ce n'est pas particulièrement juste pour vos conducteurs ou pour votre entreprise.
Cents per Mile est injuste pour les entreprises
La raison pour laquelle ce n'est pas juste pour votre entreprise est que l'IRS a effectué des recherches à l'avance et a déterminé qu'il s'agit du taux moyen pour l'ensemble du pays d'Amérique, mais comme nous le savons tous avec les moyennes, elles ne s'appliquent par définition pas universellement.
Cela signifie donc que les frais de voiture de certaines personnes coûteront plus de 62,5 cents le mile, et d'autres (la plupart) coûteront moins cher. Certaines personnes paieront beaucoup moins cher pour leur voiture. Certaines personnes paieront beaucoup plus cher pour leur voiture, de sorte que votre entreprise pourrait finir par rembourser les conducteurs à un montant bien trop élevé par rapport aux dépenses actuelles réelles.
L'exemple classique en est un automobiliste qui parcourt un kilométrage élevé au Texas, car au Texas, les prix du carburant sont généralement plus bas. Le gaz de la côte du Golfe est nettement moins cher que celui de la côte ouest, par exemple en Californie. Les routes sont chaudes et bien entretenues. Il n'y a pas de sel sur les routes en hiver. Vous n'avez même pas besoin de changer de pneus d'hiver. Il y a moins paiements variables et fixes à effectuer.
Supposons que vous ayez un chauffeur qui parcourt 40 000 miles par an sur les autoroutes de Houston dans les deux sens. Des banlieues aux ports en passant par les villes de la région. 40 000 miles, mais presque aucune usure sur sa voiture. Et disons qu'il conduit une Toyota Prius. L'entretien d'une petite voiture hybride efficace lui coûte alors très peu. Il a cinq ans, depuis 2017.
Voici un tableau avec tous les coûts réels, leur kilométrage x l'IRS pour obtenir leur valeur de remboursement. Il vous montre combien ils gagnent chaque année et combien ils dépensent, afin que vous puissiez voir le delta.
Maintenant, permettez-moi de vous dire combien il recevrait en remboursement chaque année. Et la réponse est la suivante :
25 000$. En gros, vous achetez à votre employé une nouvelle de ces voitures chaque année. Tu lui achètes une nouvelle Toyota chaque année, ce qui n'est pas ce dont il a besoin.
Il a juste besoin de pouvoir entretenir sa voiture, et posséder une voiture coûte cher, mais une Toyota Prius de 2017 ne coûte pas 25 000$ par an pour fonctionner. Je vais vous dire combien cela vous coûterait de faire fonctionner cette voiture pour vous. Il vous en coûterait 8 746$ pour conduire une Toyota Prius 2017 pendant un an dans sa fourchette de kilométrage. Cela signifie que votre entreprise lui donne 16 254$ supplémentaires. Triplez ce que votre entreprise doit payer. C'est incroyable.
Pourquoi avez-vous lancé votre programme ? Il ne s'agissait probablement pas d'acheter une nouvelle voiture à tous vos employés chaque année. Vous ne l'avez pas fait pour acheter une nouvelle voiture à vos employés chaque année, mais pour leur offrir un remboursement équitable.
Et c'est exactement ce qu'est FAVR : juste. Le FAVR est synonyme d'équité en matière de remboursement des miles. L'équité alourdit donc la charge de travail de l'employeur ; il doit effectuer lui-même l'étude de marché. Mais cela pourrait leur faire économiser, comme nous l'avons vu, jusqu'à 16 000 dollars par an par conducteur.
Cents per Mile est injuste pour les employés
Le taux de l'IRS sous-paie également certains employés. En fait, le taux de l'IRS est tout aussi injuste pour les employés que pour les employeurs ; c'est particulièrement le cas pour certains conducteurs à faible kilométrage qui sont néanmoins tenus de posséder et de conduire un véhicule en votre nom, pour votre entreprise.
Ces moteurs incluent les vendeurs et les marchandiseurs. Les personnes qui ont besoin, par exemple, d'utiliser leur voiture pour aller rendre visite à un client dans une ville voisine ou les commerçants qui doivent se rendre dans un magasin, où les camions ont déjà déchargé, pour organiser les marchandises de manière élégante. Ces personnes doivent se procurer une voiture pour faire leur travail ; et surtout pendant les premières années de possession d'une voiture, le simple fait d'en posséder une coûte cher.
Par exemple, une voiture neuve est soumise à des frais d'amortissement, d'assurance, de licence et de titre de propriété. Tous ces éléments constituent des coûts statiques. Ils sont fixes, ils ne changent pas en fonction du nombre de kilomètres que vous parcourez en voiture. Cela pourrait coûter 600$ au cours de la première année de propriété, amortissement compris, etc. Et si vous ne parcourez que quelques kilomètres par mois, vos dépenses ne seront pas couvertes.
Supposons que vous conduisiez 100 miles en un mois. C'est exactement comme ça ; vous n'avez pas beaucoup de travail ; l'entreprise est en récession. Vous faites toujours partie du personnel mais vous ne parcourez que 100 miles. Ce mois-là, au cours de la première année suivant l'achat d'une nouvelle voiture pour faire votre travail, vous recevez seulement 600 dollars et demi pour tout le mois parce que vous n'avez parcouru que 100 miles. 100 miles au taux standard de l'IRS ne vous rapportent que 62,50 dollars.
C'est un coup dévastateur. Cela signifie que vous n'avez plus que 537,50$ à débourser. Mais si vous êtes chauffeur, vous le saviez déjà. Un seul mois peut représenter un revers important pour l'ensemble de l'exercice financier d'un employé.
Même si la culture des influenceurs banalise 550$, il s'agit d'une somme d'argent réelle qui fait une réelle différence pour le bien-être financier futur d'un employé, et de n'importe qui d'autre. Donc, de peur de perdre 500$ et tous ses intérêts futurs, demandez à votre employeur un plan FAVR.
Définition des remboursements à taux fixe (allocation automobile)
Le type le plus courant de programme de remboursement du kilométrage fixe uniquement est votre allocation automobile standard de 600$ par mois, par exemple.
Ces allocations forfaitaires pour automobiles pourraient être imposées ou versées en franchise d'impôt si le nombre était justifié. (Et je vais voir comment vous justifiez ces chiffres ci-dessous.)
Mais que ce soit imposable ou non, si vous ne payez que 600$ par mois à votre employé pour couvrir ses frais de conduite professionnels, il s'agit d'une allocation forfaitaire pour le remboursement du kilométrage.
La charge de la preuve dont vous avez besoin pour les remboursements à taux variable s'applique également ici. Vous devez vous assurer que votre allocation forfaitaire correspond aux dépenses réelles des employés.
L'une des façons d'y parvenir est d'utiliser la méthodologie d'allocation responsable 463, que nous appelons le programme d'allocation de voiture libre d'impôt. Selon cette méthodologie, vous conservez des journaux de kilométrage, puis vous divisez leur remboursement par le nombre de kilomètres parcourus en un mois. Donc, si vous leur donnez 600 dollars et qu'ils parcourent 6 000 miles, ils reçoivent 10 cents par mile. Ensuite, vous comparez cela au taux de l'IRS, et comme il est inférieur à 62,5 cents par mile, il n'est pas taxé. S'ils ne parcouraient que 600 miles, ils toucheraient techniquement un dollar par mile, et ils seraient donc imposés, mais uniquement dans le delta. Seulement 37,5 cents par mile seraient taxés, et la somme qu'ils ont reçue alors qu'ils étaient encore égaux ou inférieurs au taux de kilométrage de l'IRS (375 dollars) est exonérée d'impôt.
C'est ainsi que vous justifieriez un taux forfaitaire et le rendriez exonéré d'impôt. Mais le type de remboursement le plus efficace est un programme qui combine des taux fixes et variables pour rembourser des dépenses disparates ; et c'est le FAVR.
Remboursements fixes et variables combinés = FAVR
FAVR est donc une combinaison de ces deux éléments. Cela signifie que vous payez à votre employé un certain taux forfaitaire par mois, par exemple 300$ ; et un certain taux variable par mile, par exemple, 25 cents. Ainsi, chaque mois, votre employé reçoit 300$ quoi qu'il arrive. Ensuite, une fois que vous avez calculé le kilométrage qu'ils ont parcouru pour affaires au cours du mois concerné, vous leur donnez, par exemple, 25 cents par mile.
(D'ailleurs, vous ne vous contentez pas de deviner des chiffres. En réalité, vous basez ces chiffres sur les données du marché.)
Donc, s'ils parcouraient 1 000 miles au cours d'un mois donné, ils recevraient 550 dollars. 250 dollars en remboursements à taux variable : 1 000 miles à 25 cents le mile ; et un taux forfaitaire de 300 dollars pour le mois, le même que celui qu'ils reçoivent chaque mois.
Vous vous demandez peut-être comment arrivez-vous à ces chiffres ? Et la réponse est, dans sa forme la plus générale : en faisant des études de marché. C'est un autre facteur qui complique le FAVR par rapport à votre programme d'allocation automobile moyen. Contrairement à la simple utilisation du taux de l'IRS, il s'agit d'une méthode de comptabilité fondée sur les « coûts réels ». Vous devez déterminer quels sont les coûts réels liés à la conduite pour vous rendre au travail pour pouvoir payer un véritable remboursement FAVR. Pour ce faire, vous examinez généralement les dépenses liées aux véhicules locaux dans les zones où vos employés se déplacent.
Nous en parlerons plus en détail dans la section suivante, Calculer le FAVR.
Calcul du FAVR
Ingrédients pour calculer les taux fixes et variables de la FAVR
Il s'agit des coûts fixes et variables qui entrent dans les calculs du FAVR. Il s'agit des informations que vous devez recueillir pour calculer les tarifs de votre programme FAVR, comme l'exige l'IRS. Il peut être divisé en deux catégories, les données fixes et les données variables.
Frais fixes remboursés par FAVR :
- Amortissements ou paiements de location
- les primes d'assurance,
- les frais de licence et d'enregistrement,
- impôts sur les biens personnels
Dépenses variables remboursées par FAVR :
- prix du carburant,
- les vidanges d'huile,
- pneus,
- entretien courant,
- réparations.
(Pris) à partir de l'IRS 2000-48).
Vous devez déterminer le coût de ces dépenses et les ajouter à une allocation automobile. Cela implique de connaître de nombreux points de données sur les dépenses liées aux véhicules. Ce n'est pas une mince affaire, c'est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent externaliser leurs plans de remboursement FAVR. C'est ainsi que sont les clients de Cardata, et si vous souhaitez externaliser un plan FAVR, appelez-nous et nous verrons si FAVR convient à vos besoins spécifiques.
Comment calculer les coûts variables
Vous calculez donc la part variable en additionnant toutes les dépenses variables par kilomètre. Une vidange d'huile coûte, par exemple, 40$, et vous en avez besoin d'une tous les 5 000 miles, soit quatre cinquièmes de cent par mile. Si l'essence coûte 4$ le gallon et que vous obtenez 40 miles par gallon, l'essence coûte 10 cents le mile.
Vous devez également additionner le coût des réparations et de l'entretien par kilomètre. Donc, si les pneus neufs coûtent 400$ et que vos pneus sont conçus pour durer 50 000 miles, vos pneus coûtent quatre cinquièmes de centime par mile.
Et n'oubliez pas que tous ces coûts peuvent être locaux. Donc, si vous avez des conducteurs sur la côte du Golfe, leur essence peut coûter 3 dollars le gallon, et cela peut coûter 5 dollars le gallon en Californie. Les prix des réparations, de l'entretien et des vidanges d'huile varient également en fonction de la région. Nous discutons des codes postaux ci-dessous.
Comment calculer les coûts fixes
Les coûts fixes peuvent être calculés en connaissant le calendrier d'amortissement, c'est-à-dire le montant de la dépréciation annuelle de votre type de véhicule, puis en divisant ce montant par 12 pour un calcul mensuel. Ensuite, vous devez également connaître votre assurance par mois, etc. Additionnez tous les frais fixes listés ci-dessus et assurez-vous de connaître les montants mensuels. Ensuite, vous avez votre remboursement à taux fixe.
Types de véhicules et remboursements de véhicules FAVR
Dans la plupart des programmes FAVR, le remboursement de votre employé n'est pas basé sur la voiture qu'il conduit, mais plutôt sur le type de véhicule. Il s'agit d'une représentation numérique d'une voiture que vous jugez raisonnable pour le travail que vos employés en font.
Afin de calculer le FAVR, votre entreprise peut sélectionner un type de véhicule pour différents types de conducteurs au sein de son entreprise. Par exemple, un Chevrolet Blazer peut vous être attribué comme type de véhicule en tant que vendeur. Si votre entreprise a besoin que les vendeurs arrivent en grande pompe, vous pouvez attribuer une Cadillac ou une Lincoln. Tant que le coût est inférieur à 56 100$ (fin 2022), vous pouvez attribuer la voiture et vos employés seront remboursés en fonction de celui-ci.
Cependant, vos employés ne sont pas tenus de posséder cette voiture. Les employés mobiles doivent simplement disposer d'une voiture qui, une fois neuve, coûte 90 % du prix du véhicule standard du programme; donc, si votre type de véhicule coûte 50 000$, ils doivent avoir des voitures coûtant au moins 45 000$.
Ainsi, une fois que vous avez un véhicule standard du programme, vous connaissez le nombre de miles par gallon, le PDSF et toutes les autres dépenses liées à la possession d'une voiture en particulier. Et une fois que vous avez toutes ces dépenses, vous êtes prêt à utiliser une méthode de comptabilité des coûts réels pour établir vos taux FAVR.
Codes postaux et FAVR
Notez également que sur la même page, page 7 de ce qui précède, on y lit ce qui suit :
« un paiement périodique à taux variable basé sur un calendrier national pour différentes régions afin de couvrir les frais de conduite d'une automobile dans le cadre de la prestation de services en tant que salarié est une allocation versée à un taux forfaitaire ou à un calendrier déterminé. »
Cela signifie que vous pouvez tout calculer localement. Tu te souviens quand j'ai dit que FAVR, c'est l'équité ? C'est vrai, notamment en raison de la composante géographique.
Non seulement vous avez besoin de tous les ingrédients mentionnés ci-dessus, mais vous pouvez également les récolter dans la bonne région. Cela signifie que si votre chauffeur se trouve dans le Wyoming, vous pouvez calculer son remboursement en fonction de cette région. S'ils se trouvent en Caroline du Nord, vous pouvez en extraire les données sur le carburant, les données d'assurance et tout le reste, et proposer à vos conducteurs un plan de remboursement spécifique à la Caroline du Nord.
Les prix de l'essence sont la principale influence sur le taux variable, car ils constituent le coût variable le plus important et sont également ceux qui fluctuent le plus.
Les dépenses variables sont considérées comme correspondant au kilométrage professionnel parcouru par un employé.
Conclusion de cette section
La FAVR exige la précision de l'employeur, qui est responsable des études de marché.
Ils doivent fournir des données pour défendre leurs choix de taux.
Maintenant, ces données incluent les informations que vous conserveriez normalement dans un carnet de kilométrage. Un carnet de kilométrage ressemble à ce qui suit :
Mais vous n'êtes pas obligé de le faire sur papier. Les carnets de kilométrage sont remplacés partout par applications de suivi du kilométrage.
Qu'est-ce que le suivi du kilométrage a à voir avec FAVR
Le suivi du kilométrage vous permet d'obtenir toutes les données dont vous avez besoin pour émettre un remboursement à taux variable. Principalement, le suivi du kilométrage ne compte que les kilomètres que vous parcourez. Cependant, le suivi du kilométrage, qui a un historique dans les carnets de kilométrage, enregistre également toutes les informations suivantes :
- date du voyage
- destination du voyage
- objectif professionnel du voyage
- démarrage de la lecture du compteur kilométrique
- fin de la lecture du compteur kilométrique
- miles du trajet
- type de dépenses supplémentaires (péages, par exemple)
- montant de la dépense supplémentaire
Voir l'image d'un carnet de kilométrage ci-dessus.
Vous pouvez donc utiliser ce carnet de kilométrage pour enregistrer vos miles. Vous pouvez enregistrer l'image ci-dessus et imprimer autant de feuilles que nécessaire. Vous pouvez également obtenir une application de suivi du kilométrage. Une application de suivi du kilométrage n'est pas qu'un simple compteur de kilomètres, elle enregistre également toutes les informations listées ci-dessus.
Il existe des dispositifs de suivi du kilométrage pour les entreprises et des dispositifs de suivi du kilométrage individuels. Les dispositifs de suivi du kilométrage d'entreprise sont généralement émis en même temps que des programmes de remboursement du kilométrage et sont utilisés par les entreprises et les PME. Les dispositifs de suivi du kilométrage individuels sont généralement utilisés par les chauffeurs Uber, les entreprises individuelles, les très petites entreprises, etc., afin de conserver une trace de leur kilométrage pour leurs impôts. Vous n'avez généralement pas de plan FAVR si vous utilisez un système de suivi de kilométrage personnel.
Exemples de dispositifs de suivi du kilométrage d'entreprise :
Motus
Ces produits sont parfaits pour les entreprises ayant de multiples facteurs.
Exemples de dispositifs de suivi du kilométrage personnels :
Everlance
Mile-IQ
Ces produits sont parfaits pour les indépendants et les entrepreneurs indépendants.
Devriez-vous sous-traiter votre programme FAVR à un fournisseur de plans de remboursement du kilométrage ?
Probablement. FAVR est compliqué et si vous êtes une PME ou une entreprise, vous économiserez probablement de l'argent en externalisant. Vous avez besoin d'administrateurs dévoués et compétents pour en gérer un en interne. Et si vous faites une erreur, vous pourriez assister à du gaspillage fiscal. Épargnez à votre entreprise des maux de tête et de l'argent en externalisant.
Si vous êtes prêt à discuter de l'externalisation de votre plan FAVR, nous sommes les bonnes personnes à qui parler. Ne tardez pas, réservez un appel de découverte avec Cardata dès aujourd'hui.
