Les conducteurs sont au cœur des programmes de remboursement des véhicules. Un programme de remboursement des véhicules ressemble à une flotte appartenant à un conducteur : les conducteurs apportent leur propre voiture pour se rendre au travail ; ils utilisent leur véhicule personnel pour les affaires de leur employeur.
Ces programmes sont intéressants car les conducteurs peuvent choisir la voiture qu'ils veulent conduire et être payés pour la conduire. Comparez cela avec les flottes appartenant à l'entreprise, où les vendeurs doivent conduire le véhicule qui leur est assigné et payer une rétrofacturation pour usage personnel jusqu'à 300$ pour démarrer.
De plus, dans le cadre d'un programme de remboursement approprié, comme Taux fixe et variable (« FAVR »)), Allocation de voiture non imposable (« TFCA »)—les conducteurs sont remboursés en franchise d'impôts et en fonction des frais de conduite dans leur région. Les programmes d'allocations traditionnels sont imposables ; Programmes Cents per Mile (bien que parfois utiles) ne sont pas basés sur des données régionales.
Comment le FAVR et le TFCA peuvent-ils être basés sur des données régionales ? Eh bien, vous avez besoin d'un logiciel pour le faire. Et c'est la première raison pour laquelle les conducteurs ont besoin de temps de réponse rapides en matière de programmes de remboursement.
1. Le logiciel du programme de remboursement du kilométrage est complexe
Comme je l'ai dit, les meilleurs programmes de remboursement du kilométrage utilisent des logiciels. La première raison est que l'utilisation de logiciels et de données permet aux remboursements d'être régionaux.
Portails cloud
Cardata, par exemple, extrait les données sur le carburant des stations-service à travers les États-Unis. Ces données sont ensuite utilisées pour calculer un taux de remboursement variable pour les conducteurs participant aux programmes FAVR et TFCA.
Et pour élaborer un programme de remboursement des véhicules, vous devez un véhicule standard du programme.
Il y a aussi des données d'assurance à prendre en compte... toutes ces informations doivent être stockées quelque part. Un portail cloud est la meilleure solution pour les données du programme de ce véhicule.
Applications de suivi du kilométrage GPS
Pour suivre le kilométrage, vous avez besoin d'une application GPS. L'IRS a des normes élevées pour ce qu'il considère comme un kilométrage justifié. Afin de prouver que vos miles sont des miles professionnels légitimes, vous devez passer 3 à 5 minutes par trajet à noter les informations lorsque vous utilisez les carnets de kilométrage manuels. Les applications de kilométrage GPS éliminent ce besoin.
Une fois que vous êtes familiarisé avec un outil de suivi du kilométrage, ces applications sont très faciles à utiliser. Mais il est crucial de configurer correctement votre traceur, car le kilométrage doit être justifié ; et en cas de problème, les équipes mobiles doivent savoir qu'elles sont couvertes.
Support logiciel pour la configuration et le dépannage continu
Adhérer à un programme de remboursement de véhicules et utiliser le logiciel correspondant, ce n'est pas comme télécharger Candy Crush. Il y a une quantité importante d'informations que vous devez fournir et dont vous devez assumer la responsabilité ; il y a une variété de tâches que vous devez accomplir à certains moments.
Cela ne signifie pas que le fardeau global d'un programme de remboursement des véhicules est lourd. Pourtant, sans assistance, il est difficile de s'y retrouver dans un programme de remboursement de véhicules, y compris de configurer un portail cloud et une application GPS mobile.
La meilleure façon de garantir une assistance de qualité est de sous-traiter votre programme de véhicules au bon fournisseur. Non seulement il est inutilement difficile de concevoir le logiciel nécessaire aux remboursements hors taxes en interne, mais le fait de disposer d'un service client expert rend les programmes de remboursement faciles et rentables.
Soutenir l'intégration des conducteurs
Les remboursements externalisés sont populaires pour une raison : il est plus rentable pour les entreprises de faire appel à des spécialistes externes pour administrer ces programmes. La gestion interne de ces programmes n'est pas efficace.
Lorsque de nouveaux conducteurs sont ajoutés au programme, ils ont besoin d'une équipe d'assistance compétente pour les aider à comprendre leur nouveau programme. Lorsque vous envisagez fournisseurs de programmes de remboursement du kilométrage, demandez-leur à quoi ressembleront la mise en œuvre et l'intégration. Votre équipe recevra-t-elle l'aide dont elle a besoin pour s'intégrer correctement et se familiariser avec les logiciels fournis ? Si la réponse n'est pas un oui catégorique, alors ce n'est probablement pas le programme qu'il vous faut.
2. Dates limites pour les soumissions d'assurance et de kilométrage
Les conducteurs participant à des programmes de remboursement du kilométrage ont des délais et des limites pour les soumissions d'assurance et de kilométrage. Il est essentiel d'avoir la bonne équipe d'assistance pour respecter le calendrier, car de telles informations sont requises par l'IRS pour la conformité du programme.
Les problèmes doivent être résolus immédiatement, sinon les conducteurs pourraient se retrouver redevables d'impôts ou ne plus avoir le droit de conduire pour le travail en raison du risque d'assurance. Si vous êtes préoccupé par des informations de kilométrage incorrectes ou si vous êtes mal compris quel titre d'assurance vous avez besoin pour vous rendre au travail en voiture, votre équipe de service client externalisée est un recours utile.
Mais des délais comme celui-ci peuvent être impitoyables. Un temps de réponse rapide aux tickets est nécessaire pour s'assurer qu'aucun délai de conformité n'est dépassé. La tranquillité d'esprit procurée par des personnes d'assistance spécialisées qui connaissent votre programme et La politique de l'IRS n'a pas de prix.
3. Les programmes de kilométrage externalisés devraient être indolores
Le programme de kilométrage d'un conducteur devrait être une question secondaire indolore, et non une corvée constante. Une assistance rapide en fait une réalité. Si vous rencontrez un problème dans votre programme, vous ne voulez pas qu'il persiste.
L'objectif d'un programme de kilométrage externalisé est de vous faire gagner du temps. Les équipes de vente mobiles, à l'aide d'un logiciel de remboursement du kilométrage, deviennent plus libres et plus efficaces. Ils passent moins de temps à se soucier de l'enregistrement des kilomètres parcourus, de la soumission des journaux aux ressources humaines, de la recherche de leurs remboursements : ils se concentrent plutôt sur l'interaction avec les clients, sur le plaisir du travail pour lequel ils se sont inscrits, sans se perdre dans les détails frustrants.
Un programme de kilométrage est conçu pour soulager le travail de vos employés. Un plan de remboursement ne devrait pas entraîner de stress ni de coûts excessifs. Mais les problèmes sont inévitables, vous devez donc les résoudre rapidement lorsqu'ils surviennent.
4. Un excellent service à la clientèle est synonyme d'une grande entreprise
Un excellent service client est le signe d'une bonne entreprise. En d'autres termes, vous pouvez en dire long sur une entreprise grâce au service client qu'elle fournit.
Il en est ainsi parce qu'un excellent service client ne peut être exigé. Un dirigeant ne peut pas dire à son employé de bien traiter ses clients s'il ne traite pas bien ses employés.
Ainsi, en tant que client, si vous recevez un service vraiment exceptionnel, vous savez que l'entreprise traite probablement correctement son équipe. Vous savez que les dirigeants montrent à leur équipe comment fournir un service client, sans se contenter de leur demander de le faire, sans pour autant apporter de soutien.
Un employé bien traité est plus susceptible de rester dans une entreprise. Cela signifie que vous, le client, êtes plus susceptible d'avoir le même directeur de compte pendant des années. Si votre chargé de clientèle quitte ses fonctions, il aura plus de chances de former correctement son remplaçant.
Une dépendance excessive à l'égard de la technologie
Les entreprises technologiques doivent suivre la pratique du Jidoka, qui fait partie intégrante des processus de Toyota et qui signifie en gros « automatisation avec une touche humaine ».
Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota, était à l'origine un inventeur dans le secteur de la fabrication textile. En 1896, il a inventé un dispositif qui pouvait être attaché à un métier à tisser et qui empêcherait la navette de bouger en cas de rupture d'un fil. Auparavant, si une corde se cassait, le produit final serait défectueux, car le métier à tisser automatique continuerait à fonctionner avec le fil défectueux. Avant l'introduction de la navette d'arrêt, même si le métier à tisser était automatique, il nécessitait une surveillance constante, les tisserands surveillant les fils cassés.
Dans un programme de remboursement des véhicules, la technologie et les personnes doivent travailler ensemble. Les erreurs doivent être détectées par le logiciel et corrigées par une équipe du service client. Une équipe du service client est le premier recours en cas de problème. C'est le tisserand qui enlève le fil cassé et remet le métier à tisser en mouvement.
Il y a certaines choses que les humains sont capables de faire mieux que les robots, et certaines choses que les robots sont capables de faire mieux que les humains. Lorsque vous choisissez un fournisseur de remboursement de véhicules, recherchez une entreprise qui fournit un service client à tous les clients. Il ne devrait pas y avoir de barrières rigides entre les conducteurs et l'aide dont ils ont besoin.
Comment se situe Cardata ?
Cardata surpasse largement les autres entreprises en matière de remboursement. Dans le tableau suivant, nous utilisons les données de G2, 2022, pour démontrer la différence entre notre service client.
Les données changent selon les saisons. Voir G2.
Si vous voulez voir par vous-même à quel point nous sommes gentils, planifiez un appel avec nous.
Avertissement : rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.
