Saviez-vous qu'un abonnement mensuel de 600$ allocation de voiture pourrait se transformer en 420$ de salaire net une fois que les impôts entreront en vigueur ?
Dans ce blog, nous vous expliquerons pourquoi ces allocations pour voiture fixe coûtent plus cher qu'il n'y paraît, et comment le passage à des programmes conformes à l'IRS, tels que les cents par mile (CPM) ou le taux fixe et variable (FAVR), pourrait permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à trente pour cent tout en remettant plus d'argent dans les poches des conducteurs.
Pourquoi les allocations forfaitaires ne sont pas aussi simples qu'elles en ont l'air
À première vue, une allocation forfaitaire semble simple : donnez aux employés un montant fixe chaque mois et laissez-les gérer leur propre voiture. Mais cette « simplicité » cache un gros problème.
Comme ces allocations sont considérées comme des salaires réguliers, elles sont imposées au même titre que le revenu. Quand tout est déduit, environ trente pour cent de ce montant allocation de voiture va directement à l'IRS.
Bien que la configuration semble pratique, elle est loin d'être efficace. Voyons pourquoi et comment CPM et FAVR y remédient.
Les coûts cachés des allocations forfaitaires
Prenons l'exemple d'un vendeur qui parcourt 10 000 miles par an. L'allocation automobile moyenne en 2025 était de 700 dollars par mois, ce qui correspond à environ 84 cents de remboursement par mile. Mais après impôts, cela tombe à seulement cinquante-neuf cents par mile.
Cela signifie que les conducteurs pourraient perdre trente pour cent de leur remboursement d'impôts. Cela a un impact sur leur portefeuille, mais cela peut également affecter le moral des employés au fil du temps.
Et les pilotes ne sont pas les seuls à perdre. Les employeurs pourraient finir par payer encore plus par mois une fois les charges sociales prises en compte. Si tous ces éléments sont réunis, une allocation automobile pourrait finir par coûter beaucoup plus cher qu'elle ne devrait l'être.
Avec les prix des voitures, les assurances et l'essence escalade depuis 2021, ces coûts cachés s'additionnent rapidement. Les conducteurs des zones où les coûts sont élevés sont les plus touchés, ce qui peut nuire au moral et même entraîner des rotations de personnel.
Regardons à nouveau l'allocation automobile moyenne de 700$ par mois en 2025 et le kilométrage moyen de 10 000 par an.
Le coût par mile d'un programme imposable serait de quatre-vingt-quatre cents par mile, contre seulement soixante-dix cents par mile dans le cadre d'un programme responsable de cents par mile à l'IRS taux standard.
Le coût par mile baisse encore davantage avec un programme FAVR, pour atteindre environ cinquante-neuf cents par mile.
Cents IRS par mile : simple, direct et exonéré d'impôts
Lorsque les employés sont remboursés au taux de kilométrage standard de l'IRS et lorsque d'autres exigences, telles que la tenue de registres détaillés, sont respectées, les remboursements des kilomètres professionnels peuvent être totalement exonérés d'impôts.
En 2025, le taux de kilométrage standard est de soixante-dix cents par mile. Le Taux de kilométrage IRS change régulièrement, souvent chaque année, et il est important pour les entreprises de rester au courant.
Comme les paiements CPM qualifiés ne sont pas imposés, les conducteurs gagnent en fait environ trente pour cent de plus qu'ils ne le feraient avec une allocation imposable du même montant.
C'est particulièrement utile pour les entreprises d'États tels que la Californie, l'Illinois et le Massachusetts, où les employeurs sont tenus de rembourser intégralement les frais de conduite professionnelle.
Il est essentiel de tenir des registres détaillés des kilomètres parcourus par l'entreprise pour que les remboursements puissent être exonérés d'impôts. Le suivi du kilométrage étant plus facile que jamais, cela pourrait être plus simple à mettre en place que ne le pensent de nombreuses entreprises.
Des applications modernes, telles que Cardata Mobile, enregistre automatiquement les trajets et peut faire gagner à chaque conducteur environ quarante-deux heures de temps administratif par an, en veillant à ce que tout soit prêt pour les audits.
FAVR : l'option d'exonération d'impôts la plus personnalisée
Le CPM n'est pas le seul programme de remboursement du kilométrage non imposable disponible. Programmes à taux fixe et variable, ou FAVR, adoptez une approche plus personnalisée en matière de remboursement des miles professionnels.
Au lieu d'un seul numéro fixe, ils ont divisé le remboursement en deux parties :
- Un paiement fixe pour des coûts de propriété prévisibles tels que l'assurance et l'amortissement
- Un tarif variable par kilomètre qui s'adapte aux prix locaux de l'essence et des réparations
Tant que les entreprises respectent les règles de l'IRS, qui incluent la participation de cinq conducteurs ou plus au programme, qui parcourent chacun plus de 5 000 miles professionnels par an et le respect de certaines limites de coût des véhicules, les remboursements restent exonérés d'impôts.
FAVR fonctionne particulièrement bien pour entreprises réparties dans toutes les régions, où les conducteurs peuvent avoir des dépenses très différentes. Dans le cadre d'un programme FAVR, un chauffeur de Los Angeles et un autre de Des Moines sont remboursés en fonction de leurs frais locaux et du montant qu'ils parcourent.
Certaines entreprises pourraient économisez en moyenne jusqu'à 3 000$ par employé en passant d'un programme d'allocation automobile imposable à un programme FAVR non imposable.
Choisir le bon programme
La pertinence du CPM ou du FAVR pour vous dépend de votre équipe, de vos besoins en matière de conformité et de la quantité de travail administratif que vous souhaitez effectuer.
- CPM est idéal pour les petites équipes ou les pilotes qui ne voyagent pas beaucoup. Il est facile à configurer et universellement accepté.
- FAVEUR est le choix le plus intelligent pour les entreprises dont de nombreux conducteurs parcourent de nombreux kilomètres, car il permet de réduire les coûts et d'assurer des paiements équitables.
Quelle que soit la voie que vous empruntez, l'abandon des abattements imposables devrait probablement être une priorité absolue. Grâce à une technologie et à des logiciels puissants, il pourrait être plus simple de mettre en œuvre un programme de remboursement hors taxes que vous ne le pensez.
Si vous vous trouvez dans des États comme l'Illinois ou la Californie, où le fait de ne pas rembourser correctement peut entraîner des amendes ou même des poursuites judiciaires, la conformité est encore plus cruciale.
L'emballer
Le passage d'une allocation automobile imposable à un programme CPM ou FAVR peut réduire les coûts de remboursement des véhicules jusqu'à trente pour cent, tout en augmentant le salaire net des conducteurs. Il élimine également les charges sociales inutiles.
De nombreuses entreprises commencent par un modèle mixte pour le remboursement des véhicules, avec FAVR pour les conducteurs lourds et CPM pour le reste, puis se développent une fois qu'elles constatent les économies réalisées et la satisfaction des équipes. Ajoutez le suivi automatique du kilométrage et votre entreprise pourrait économisez des milliers d'heures d'administration.
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