Saviez-vous que les détaillants qui remplacent les flottes appartenant à l'entreprise par un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) économisent en moyenne 2 500$ par conducteur chaque année (https://cardata.co/blog/fixed-and-variable-rate-favr-reimbursement-programs/) ? Ce changement réduit les coûts totaux du programme automobile d'environ un tiers tout en améliorant simultanément l'efficacité fiscale, la gestion des risques et la durabilité.
Les marges du commerce de détail sont réputées faibles, de sorte que toute dépense qui ne se transforme pas directement en vente directe doit être examinée de près. Les voitures de société ont l'air pratiques à première vue, mais elles imposent aux employeurs des coûts d'amortissement, une capacité inutilisée et des coûts d'utilisation personnels cachés. Par ailleurs, FAVR ne rembourse les employés que pour les voyages d'affaires légitimes, en utilisant une formule reconnue par l'IRS qui permet de maintenir les paiements en franchise d'impôts et de les adapter précisément aux coûts d'exploitation locaux. Pour les chaînes nationales qui recrutent des centaines de directeurs de district, de présentateurs visuels et de responsables de la prévention des pertes, le calcul permet d'obtenir des gains annuels à six chiffres sans sacrifier la satisfaction des conducteurs ou les normes de marque.
Les arguments financiers en faveur de FAVR
Dans le cadre d'un modèle de parc automobile, l'utilisation personnelle représente généralement de 20 % à 30 % du kilométrage total, une charge que l'employeur absorbe car la voiture est toujours inscrite dans les livres (https://cardata.co/blog/are-fleets-of-company-vehicles-a-good-option/). FAVR élimine cette fuite en ne remboursant que les miles professionnels documentés, de sorte qu'un tiers des dépenses excédentaires disparaissent. L'assurance suit la même logique : les polices automobiles commerciales coûtent environ le double de ce que coûtent les polices personnelles comparables (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/), mais dans le cadre de la FAVR, la couverture personnelle de l'employé est primordiale et l'entreprise ne détient qu'une police d'assurance responsabilité automobile à faible coût typique, conforme aux exigences de couverture de l'entreprise. Lorsque les détaillants intègrent les paiements FAVR à un logiciel de surveillance des dossiers des véhicules automobiles et de saisie du kilométrage, la vérification en temps réel et l'optimisation des itinéraires peuvent réduire de 25 % supplémentaires les dépenses du programme (https://cardata.co/blog/tips-improve-fleet-management/). Comme le FAVR fait la distinction entre les coûts fixes (immatriculation, assurance) et les coûts variables (carburant, pneus, entretien), les paiements peuvent être indexés aux taux réels du marché. Un chauffeur de San Diego bénéficie donc d'un tarif par kilomètre différent de celui d'un collègue de Dallas, éliminant ainsi le surremboursement ou le sous-remboursement endémique des indemnités forfaitaires (https://cardata.co/blog/fixed-and-variable-rate-favr-reimbursement-programs/).
Avantages en matière de fiscalité, de conformité et de risque
Contrairement aux allocations automobiles forfaitaires, les paiements FAVR bien conçus sont considérés comme des remboursements responsables, ce qui signifie qu'ils sont exonérés à la fois de l'impôt sur les salaires et sur le revenu conformément à la documentation de l'IRS (https://cardata.co/blog/what-is-a-favr-car-allowance/). La charge de travail administrative diminue également ; les applications de suivi du kilométrage enregistrent facilement les déplacements professionnels et les relevés des compteurs kilométriques, ce qui permet à chaque conducteur d'économiser environ 42 heures par an et de libérer les équipes comptables du rapprochement manuel (https://cardata.co/blog/drivers-benefit-mileage-reimbursements/). Du point de vue de la responsabilité, les détaillants sont moins exposés car les employés ont tendance à conduire de manière plus sûre dans leur voiture personnelle, certains optant même pour l'achat de véhicules personnels plus récents équipés de systèmes avancés d'assistance à la conduite, et les accidents survenus en dehors des heures de travail n'impliquent plus les biens de l'entreprise (https://cardata.co/blog/fleet-safety/).
Durabilité et mise en œuvre
Le FAVR correspond parfaitement aux objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) en donnant aux employés la liberté et l'incitation financière de sélectionner des véhicules économes en carburant ou électriques (VE) pour les modèles de remboursement. Au cours d'un cycle de remplacement standard, un véhicule électrique peut réduire ses coûts d'exploitation jusqu'à 14 480$ tout en réduisant les émissions de catégorie 3 du détaillant (https://cardata.co/blog/can-my-company-have-a-fleet-of-electric-vehicles/). La mise en œuvre est simple : l'IRS exige simplement qu'au moins cinq conducteurs parcourent chacun plus de 5 000 miles professionnels par an et que les véhicules remboursés restent en dessous du plafond du PDSF en vigueur (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/). Le maintien d'un statut de plan responsable implique également la soumission en temps opportun du kilométrage et la vérification électronique, tâches parfaitement intégrées aux gammes de produits des partenaires de remboursement des véhicules. (https://cardata.co/blog/best-practices-for-running-a-car-allowance-program-at-work/).
Passer à l'étape suivante
En passant de flottes mal utilisées à FAVR, les détaillants mettent régulièrement en banque environ 2 500 dollars par chauffeur et par an, convertissent un pool d'actifs à forte intensité de capital en dépenses contrôlées et bénéficient d'améliorations en matière de conformité fiscale, de sécurité et de durabilité. Il en résulte un P&L allégé et une activité plus écologique et moins risquée. Les entreprises prêtes à quantifier leur propre hausse peuvent demander une évaluation personnalisée de leurs économies à Cardata et découvrir la rapidité avec laquelle FAVR sera rentabilisée.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
