Qu'est-ce qu'un programme Cents per Mile (« CPM ») ?
Les programmes Cents per Mile, qui payent le taux de kilométrage standard de l'IRS, sont plus efficaces que les voitures de société et les allocations automobiles traditionnelles.
Ils sont toutefois moins efficaces que les programmes FAVR et TAX Free Car Allocation. Pour cette raison, Cardata recommande des programmes CPM pour la conduite occasionnelle, définie comme étant inférieure à 5 000 miles par an.
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Un programme de remboursement en cents par mile, comme celui proposé par Cardata, est un programme de remboursement basé sur le taux de kilométrage standard de l'IRS.
Chaque année, l'IRS propose un nouveau taux CPM. En 2022, 58,5¢ est le taux suggéré à rembourser aux conducteurs pour les kilomètres parcourus aux fins professionnelles. Il s'agit d'un taux variable, c'est-à-dire qu'il est payé en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Prenons l'exemple du kilométrage annuel d'un conducteur :
Miles professionnels : 25 000 milles
Remboursement annuel : 14 625$
Remboursement mensuel moyen : 1218,75$
Les entreprises qui remboursent selon le modèle des cents par mile versent une somme, telle que celle ci-dessus, à leurs conducteurs chaque mois.
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Pourquoi les directeurs financiers et les responsables des opérations aiment-ils le CPM ?
Les managers, comme les directeurs financiers et les responsables des opérations, apprécient ces programmes CPM permettre aux employés de conduire leur véhicule personnel pour le travail. Il s'agit d'un avantage majeur des programmes CPM par rapport à voitures de société.
Flottes de les voitures de société coûtent cher à l'achat et à l'entretien. Ils restent également souvent inactifs, se dépréciant, comme ils l'ont fait au cours des deux dernières années en raison de la réduction de la conduite. En outre, il est difficile de déplacer des voitures de société entre conducteurs, par exemple lorsqu'un conducteur quitte l'entreprise et qu'un autre rejoint l'entreprise.
Les directeurs financiers et les responsables des opérations adorent également cela. Les programmes CPM garantissent que l'intégralité du remboursement sera payée hors taxes. C'est l'avantage des programmes CPM par rapport à allocation. Une allocation automobile traditionnelle est évaluée à la fois pour les salaires et l'impôt sur le revenu, ce qui entraîne des inefficacités majeures.
Pourquoi les directeurs financiers et les responsables des opérations ne l'apprécient-ils pas ?
Ils n'aiment pas la difficulté de la tenue de dossiers avec les programmes CPM. Afin de justifier le kilométrage, c'est-à-dire de prouver qu'un voyage était légitimement lié aux affaires, l'IRS exige des carnets de bord précis et détaillés. La tenue à jour et le traitement de ces journaux de kilométrage prennent du temps, tant pour les conducteurs que pour les administrateurs.
C'est pourquoi les entreprises sous-traitent leurs programmes CPM à Cardata : nous disposons d'une application mobile de saisie du kilométrage, Cardata Mobile, que enregistre et stocke toutes les informations que l'IRS a besoin de voir.
Notre application est « configurez-la et oubliez-la », ce qui signifie que les conducteurs n'ont qu'à configurer l'application une seule fois, conduire et se faire rembourser. La saisie automatique du kilométrage permet à un grand nombre de conducteurs d'économiser des milliers d'heures par an
Les finances et les opérations n'apprécient pas non plus la mise en œuvre de programmes CPM au sein d'une main-d'œuvre qui a toujours utilisé des voitures de société. Certains conducteurs sont naturellement contrariés par la perte du véhicule de leur parc automobile. C'est pourquoi la gestion du changement—un autre service que nous proposons—est tellement crucial.
Ils n'apprécient pas non plus le fait que le taux CPM ne rembourse pas correctement les conducteurs. Dans l'exemple ci-dessus, 1 218,75$ par mois, c'est nettement plus que ce qu'il en coûte pour se rendre au travail en voiture.
De plus, les frais de conduite varient d'une région à l'autre. Certains conducteurs peuvent avoir besoin de presque autant par mois, alors que d'autres en auront besoin beaucoup moins.
Alors, pourquoi un CFO choisirait-il de payer CPM ?
Recommandation de Cardata
Si tous vos conducteurs parcourent plus de 5 000 miles par an, Cents per Mile n'est pas le programme qu'il vous faut. Au contraire, l'un d'entre eux est le bon choix :
- Le programme de remboursement à taux fixe et variable (« FAVR »)
- Le programme d'allocation de voiture non imposable
Toutefois, si tous vos conducteurs conduisent moins de 5 000, le CPM pourrait être idéal. Lorsqu'il est externalisé, ce programme constitue une solution simple et efficace aux problèmes posés par les allocations et les voitures de société.
Votre entreprise se situe-t-elle quelque part entre les deux ? Certains pilotes au-dessus, d'autres en dessous de cette limite ? Dans ce cas, un programme hybride est fait pour vous. Les programmes hybrides sont particulièrement difficiles à gérer en interne, car l'IRS a des exigences de déclaration et de conformité différentes pour chaque programme.
Cardata administre toutefois des programmes hybrides depuis 22 ans.
Conclusion
Êtes-vous à la recherche du bon programme de remboursement des véhicules ? Notre blog regorge d'informations pour vous aider à démarrer.
