Une façon plus intelligente de gérer les coûts des véhicules
Les entreprises de construction qui abandonnent les flottes ou les allocations automobiles imposables pour un programme de remboursement conforme à l'IRS économisent souvent environ 30 % sur les dépenses liées aux véhicules (https://cardata.co/blog/financial-monitoring-construction-industry/). La différence est énorme. Le passage d'une allocation mensuelle fixe imposable à un programme à taux fixe et variable (FAVR) bien structuré permet de réaliser en moyenne 4 400 dollars d'économies par conducteur chaque année. De plus, les entreprises assument moins de responsabilités et passent moins de temps à se consacrer à des tâches administratives.
Le prix élevé de l'ancienne méthode
Les programmes de mobilité traditionnels semblent prévisibles sur le papier, mais dans la pratique, ils font perdre de l'argent. Les frais de carburant, de maintenance et d'assurance changent chaque semaine, de sorte qu'une allocation fixe est presque toujours supérieure ou inférieure aux dépenses réelles ; cette volatilité explique pourquoi les flottes coûtent environ 30 % de plus que les programmes FAVR, en grande partie parce que l'entreprise prend en charge les miles à usage personnel, l'amortissement et les temps d'arrêt (https://cardata.co/blog/are-fleets-of-company-vehicles-a-good-option/). L'assurance automobile commerciale ne fait qu'aggraver le problème. Les primes représentent souvent le double du coût des polices personnelles. Les accidents restent la principale cause de blessures et de décès sur le lieu de travail, et lorsqu'ils surviennent, c'est l'employeur qui assume la plus grande partie de la responsabilité. (https://cardata.co/blog/fleet-vehicles-real-cost/) (https://cardata.co/blog/tips-improve-fleet-management/). L'équipement lui-même draine également des capitaux ; le prix des véhicules neufs a bondi de 22 % d'une année sur l'autre, et ces actifs se déprécient d'environ 30 % de leur valeur au moment où ils quittent le lot (https://cardata.co/blog/hybrid-tax-free-mileage-reimbursements-programs/) (https://cardata.co/blog/wear-and-tear-car-allowance/).
Où les allocations automobiles imposables fuient
De nombreuses entreprises essaient d'éviter les tracas liés à la possession d'un véhicule en accordant à leurs employés une allocation forfaitaire. Le problème est que cela crée un autre type de déchets. Environ 30 % de chaque dollar d'allocation disparaît dans les impôts sur les salaires et sur le revenu (https://cardata.co/blog/the-true-cost-of-a-car-allowance/). De plus, l'entreprise doit encore faire face à des coûts cachés, qui s'élèvent en moyenne à environ 800 dollars par an pour l'entretien de chaque véhicule, sans compter le temps supplémentaire nécessaire au personnel pour gérer les formalités d'acquisition, de conformité et d'assurance (https://cardata.co/blog/wear-and-tear-car-allowance/) (https://cardata.co/blog/fleet-vehicles-real-cost/). Les allocations forfaitaires sont également source d'injustice. Les superviseurs qui parcourent peu de kilomètres finissent souvent par être surpayés alors que les équipages qui ont parcouru le plus de miles sont laissés à court, et ce déséquilibre se répercute lentement sur la satisfaction des employés.
Pourquoi un programme FAVR renverse les calculs
Les programmes FAVR résolvent ces problèmes en transformant ce qui était autrefois un avantage imposable en un avantage non imposable approuvé par l'IRS. Cela signifie que chaque dollar que les employés reçoivent reste en poche (https://cardata.co/blog/what-is-a-favr-car-allowance/). Les entreprises qui sont passées des allocations forfaitaires au programme FAVR de Cardata voient généralement leurs coûts baisser d'environ 30 % au cours des 8 premiers mois. Certains font même état d'un retour sur investissement proche de 250 %. En d'autres termes, pour chaque dollar dépensé pour se conformer à la réglementation fiscale, ils en récupèrent deux dollars et demi (https://cardata.co/blog/quick-guide-to-taxable-car-allowances/). Étant donné que les tarifs sont calibrés en fonction des dépenses fixes et variables raisonnables de chaque conducteur, y compris du prix du carburant local, les remboursements par kilomètre diminuent souvent et peuvent réduire de moitié cette ligne budgétaire opérationnelle (https://cardata.co/blog/tax-advantages-favr-program/). L'automatisation intensifie le gain : les applications de saisie du kilométrage éliminent environ quarante-deux heures de journalisation annuelle par conducteur et libèrent les gestionnaires des milliers de clics d'approbation manuelle (https://cardata.co/blog/drivers-benefit-mileage-reimbursements/) (https://cardata.co/blog/how-cardata-supports-fleet-managers/). Étant donné que les employés sont propriétaires des véhicules, la responsabilité passe à leur assurance personnelle pour les réclamations de première ligne, et les journaux automatisés sont conformes aux règles de justification de l'IRS, protégeant ainsi l'entreprise des audits (https://cardata.co/blog/fleets-company-cars-vs-favr-reimbursement-programs/) (https://cardata.co/blog/how-does-car-allowance-work/).
À quoi ressemblent les économies dans la pratique
À eux seuls, les allégements fiscaux rapportent généralement environ 360 dollars par conducteur et par mois, soit 4 400 dollars par an, avant même de tenir compte de la baisse des dépenses de carburant et d'entretien. Un entrepreneur multinational a enregistré 382 000 dollars d'économies annuelles après avoir retiré sa flotte au profit de la plateforme FAVR de Cardata (https://cardata.co/blog/fleet-vehicles-real-cost/). La tendance est constante : les dépenses de programmes chutent d'environ 30 % par rapport aux niveaux de référence des allocations imposables (https://cardata.co/blog/financial-monitoring-construction-industry/).
Commencez petit, prouvez-le, puis redimensionnez
Voici un moyen simple de changer sans vous faire mal à la tête. Si vous n'êtes toujours pas sûr, commencez par une petite base d'employés en tant que projet pilote. Choisissez un groupe de conducteurs qui parcourent plus de 5 000 miles professionnels par an, ce qui correspond au seuil de l'IRS pour le FAVR (https://cardata.co/blog/the-employers-guide-to-favr-car-allowances/). Mettez une application de kilométrage dans leurs poches pour que les trajets soient enregistrés en arrière-plan. Les conducteurs peuvent se concentrer sur leur travail et leur sécurité au lieu de remplir des carnets (https://cardata.co/blog/mileage-tracking-apps-save-drivers-a-week-of-work-per-year/). Effectuez une vérification de conformité rapide pour que le plan reste exonéré d'impôt. Assurez-vous que le véhicule utilisé pour le calcul des tarifs est inférieur au PDSF actuel. Avec Cardata, tout cela est inclus dans la configuration du programme et dans sa gestion continue.
À partir de là, expliquez que ces changements sont essentiellement une amélioration de l'équité. Montrez comment fonctionnent les remboursements non imposables et à quoi ressemble le salaire net selon le FAVR. Cette transparence est très importante. Enfin, partagez ouvertement les résultats du projet pilote. Publiez les économies, puis réinvestissez une partie de cet argent dans les activités qui intéressent les employés. Cela renforce la confiance et facilite le déploiement lorsque vous évoluez.
Les bénéfices pour les entreprises de construction
Les flottes gérées partiellement ou entièrement par l'entreprise ou les abattements imposables dotés de programmes FAVR pilotés par logiciel permettent de réduire de manière fiable les coûts des véhicules d'environ un tiers, de réduire l'exposition à la responsabilité et d'offrir aux conducteurs une augmentation immédiate sans ajouter un centime à la masse salariale. Les responsables de la construction qui automatisent la saisie du kilométrage et respectent les directives de l'IRS peuvent obtenir des rendements rapides et évolutifs pouvant atteindre cinq ou six chiffres au cours d'un seul exercice financier.
Votre prochaine étape vers un remboursement plus intelligent
Pour savoir exactement combien votre entreprise pourrait économiser, planifiez une démonstration personnalisée de Cardata et recevez une analyse personnalisée de votre parc actuel ou de votre programme d'allocations.
Avertissement: Rien dans ce billet de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d'assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d'assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision financière ou juridique commerciale ou personnelle. Bien que nous nous efforcions d'être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l'IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d'utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.
