Si vos employés conduisent dans le cadre de leur travail, vous connaissez probablement le Taux de kilométrage standard de l'IRS, qui est défini et mis à jour pour refléter le coût moyen national de la conduite aux États-Unis.
Cependant, les différentes entreprises et industries remboursent généralement à des taux différents. Cet article explique pourquoi ces différences existent, comment différents secteurs et tailles d'entreprises déterminent leurs taux, et les économies potentielles qu'un programme à taux fixe et variable (FAVR) bien conçu peut permettre de réaliser.
L'indice de référence de l'IRS par rapport à la pratique du monde réel
Sur une base annuelle, l'IRS définit une option taux de kilométrage standard conçu pour couvrir le coût total de l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, y compris les dépenses telles que le carburant, l'entretien, l'amortissement, l'assurance, l'immatriculation et même les essuie-glaces.
Pour 2025, ce chiffre est de 0,70$ par mile, mais notez que ce taux change assez régulièrement.
Le taux de kilométrage standard est également le montant par kilomètre auquel les entreprises peuvent rembourser les employés pour les déplacements professionnels éligibles, à condition que certaines conditions soient respectées, notamment la tenue de journaux détaillés des voyages d'affaires.
Toutefois, si les entreprises paient plus que le taux de kilométrage standard de l'IRS, le montant supplémentaire devient un revenu imposable, à moins qu'il ne soit soumis à un programme FAVR conforme à l'IRS, qui le maintient totalement exonéré d'impôt pour les employeurs et les employés.
Cela dépend également de Programme FAVR conformément à toutes les règles et réglementations de l'IRS. Comme ce taux est un plafond et non un plancher, de nombreuses entreprises choisissent de payer en dessous de celui-ci lorsque les budgets ou les pressions d'embauche le permettent.
Seuls quelques États, tels que Californie, Illinois et Massachusetts, exigent le remboursement du kilométrage. Partout ailleurs, le taux de l'IRS n'est qu'un indice de référence des meilleures pratiques, et non une obligation légale.
Comment le secteur d'activité et la taille de l'entreprise influent sur le remboursement
Les différentes industries adoptent des approches très différentes en matière de rémunération kilométrique.
Par exemple, dans le secteur de la construction, de nombreuses entreprises se situent généralement dans la moyenne 0,28$ à 0,29$ par kilomètre professionnel. Ils compensent souvent cela par des allocations journalières ou des allocations d'outils. En passant des flottes détenues à des programmes de remboursement, il est possible de réduire les coûts globaux du programme de véhicules jusqu'à 30 %.
La taille de l'entreprise joue également un rôle. Une petite entreprise pourrait choisir de s'en tenir à un remboursement direct en cents par mile (CPM), généralement inférieur au taux de l'IRS, car c'est plus simple à gérer et parce qu'elle n'a peut-être que quelques chauffeurs employés.
Notez que l'une des règles d'éligibilité à la FAVR est qu'au moins 5 conducteurs parcourent un minimum de 5 000 miles professionnels par an.
D'autres entreprises peuvent opter pour une configuration combinant le remboursement du CPM avec un programme FAVR, offrant des remboursements CPM pour les conducteurs ayant parcouru peu de kilomètres et occasionnels, et des remboursements aux conducteurs ayant parcouru plus de kilomètres par le biais du FAVR.
Comment concevoir un programme équitable et fiscalement avantageux
Les plans d'allocations forfaitaires peuvent sembler être une option simple pour les entreprises, mais ils sont également déséquilibrés. Les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres peuvent se retrouver surpayés tandis que les conducteurs qui parcourent peu de kilomètres peuvent être sous-payés.
FAVR résout ce problème en séparant les coûts fixes (tels que l'assurance, l'amortissement et les frais de licence) des coûts variables (comme le gaz et la maintenance).
Lorsque cela est fait conformément aux règles de l'IRS pour les programmes responsables de remboursement des véhicules, chaque dollar reste exonéré d'impôt et les employeurs économisent généralement jusqu'à 30 % par rapport aux allocations forfaitaires imposables.
Il est essentiel de noter l'un des principaux avantages du FAVR : il tient compte des différences régionales. Au lieu d'une indemnité forfaitaire ou d'un taux CPM fixe, le FAVR représente le coût réel de la conduite professionnelle pour la région de chaque employé.
L'automatisation facilite ce processus. Suivi du kilométrage par GPS, par exemple via des applications telles que Cardata Mobile, permet d'économiser environ 4 000 heures d'administration pour 100 conducteurs par an, en produisant des journaux propres et prêts à être audités sans le temps manuel consacré à la maintenance des feuilles de calcul.
Mettre les chiffres au service
Vous vous demandez si votre configuration de remboursement actuelle est efficace à la fois pour votre entreprise et pour votre équipe ?
Examinez les chiffres et modélisez des scénarios FAVR pour les conducteurs qui parcourent 5 000 miles professionnels ou plus par an afin d'en découvrir les avantages potentiels. Mise en œuvre saisie automatique du kilométrage peut vous aider à maintenir la conformité de votre programme à l'IRS tout en réduisant la charge administrative liée au suivi manuel du kilométrage.
Le remboursement des employés pour les déplacements professionnels éligibles est généralement plus équitable dans le cadre d'un programme de remboursement des véhicules FAVR. Les paiements sont plus susceptibles de refléter les frais de conduite réels qu'un plan en cents par mile ou une allocation forfaitaire.
Vous êtes curieux de savoir comment cela pourrait fonctionner pour votre entreprise ? Planifiez une démonstration avec les experts de Cardata pour découvrir comment un programme de remboursement des véhicules bien géré pourrait bénéficier à votre équipe.
