Cartes carburant 101 : permettent-elles vraiment de faire des économies ou ne font-elles qu’ajouter de la complexité ?

Les cartes carburant, également connues sous le nom d’outils de paiement dédiés aux achats de carburant des entreprises, sont devenues un élément incontournable de la gestion de flotte moderne. En permettant aux conducteurs de faire le plein dans les stations-service participantes sans avoir à sortir leur portefeuille, ces cartes promettent de simplifier les coûts de carburant et d’offrir un aperçu de la consommation de carburant globale d’une entreprise. La question est de savoir si elles permettent réellement de réaliser des économies de coûts significatives ou si elles peuvent se transformer en une charge administrative cachée. Examinons le fonctionnement des cartes carburant, les avantages qu’elles peuvent apporter et les alternatives, telles que les programmes de remboursement des véhicules, qui pourraient être envisagées par les entreprises gérant de grandes flottes de voitures de société.

Comment fonctionnent les cartes carburant dans la pratique

À la base, les cartes de flotte fonctionnent de la même manière que les cartes de crédit spécialisées limitées à l’achat d’essence ou de diesel. Un fournisseur de cartes carburant ouvre des comptes pour une entreprise, qui distribue ensuite les cartes aux employés qui conduisent beaucoup. Lorsqu’un conducteur passe sa carte, il peut être amené à saisir le kilométrage ou le compteur kilométrique pour que les données soient exactes. Ces données sont généralement synchronisées avec un portail en ligne, ce qui permet aux responsables des opérations de flotte d’avoir un aperçu en temps réel de la consommation de carburant et des dépenses globales.

En théorie, ce système centralisé rationalise le suivi des dépenses. Au lieu de rechercher des reçus au hasard ou de rembourser les employés pour les achats de carburant qu’ils ont effectués de leur poche, les entreprises peuvent voir d’un coup d’œil combien de gallons de carburant ont été achetés, dans quelles stations-service et à quel moment. Certains fournisseurs prétendent même offrir des remises supplémentaires par gallon, ce qui donne l’impression que les cartes de carburant permettent de réaliser des économies garanties. Mais comme pour tout outil financier, les détails comptent. Des frais cachés peuvent être associés à l’utilisation de certaines pompes, ainsi que des frais de carte potentiels ou des suppléments hors réseau. Et si le fait de limiter l’utilisation de la carte à l’essence peut empêcher certaines dépenses hors catégorie, cela ne résout pas nécessairement tous les problèmes de surveillance. Les conducteurs, dont la plupart essaient de respecter la politique, peuvent toujours acheter de l’essence superflue alors que ce n’est pas nécessaire, opter pour des stations-service coûteuses par commodité ou faire le plein de voitures personnelles par inadvertance si les directives ne sont pas claires.

Avantages et inconvénients

Le principal avantage d’un programme de carte carburant est la rationalisation de la facturation. Au lieu de collecter les reçus de chaque conducteur, l’entreprise reçoit une facture mensuelle consolidée détaillant la consommation de carburant, les éventuels frais de transaction et les emplacements des stations-service. Cette structure permet aux responsables de repérer les écarts, tels que les kilomètres excessifs ou les pleins inattendus, et de suivre les données importantes sur le kilométrage par litre et le coût total. Certains fournisseurs proposent également des contrôles des dépenses, tels que des plafonds d’achat quotidiens ou hebdomadaires, et des portails conviviaux où les administrateurs peuvent effectuer des requêtes et générer des rapports détaillés.

Cependant, les cartes de carburant ne sont pas des solutions miracles. Si vos employés se déplacent souvent loin des principales stations-service ou travaillent dans des régions éloignées, ils peuvent rencontrer des stations peu pratiques, des suppléments hors réseau, voire des écrémages de cartes aux pompes les moins réputées. Nombre de ces frais réduisent à néant les remises accordées et, s’ils ne sont pas contrôlés, peuvent rapidement gruger le résultat net de l’entreprise. La complexité administrative demeure également. Bien qu’il soit avantageux de n’avoir qu’une seule facture, cela nécessite tout de même des audits fréquents pour s’assurer que les règles du programme sont respectées. De plus, il faut gérer les cartes perdues ou volées, mettre à jour les informations des cartes lorsque les employés partent et signaler les fraudes potentielles sur les cartes de carburant avant qu’elles ne deviennent un lourd passif.

Il est important de noter que les conducteurs ne sont pas responsables de chaque erreur. La plupart des employés s’efforcent de respecter les politiques de l’entreprise ; la confusion résulte généralement d’une formation insuffisante, de directives peu claires ou de réalités imprévues sur la route, comme la nécessité de carburant de qualité supérieure dans certaines régions ou l’impossibilité de trouver une station-service du réseau. Les cartes de carburant peuvent réduire les maux de tête liés aux dépenses, mais seulement si l’entreprise investit dans une communication claire, des politiques de soutien et une surveillance équitable.

Le rôle des programmes de remboursement des frais de véhicule

Pour de nombreux propriétaires d’entreprises ou responsables financiers, la question est la suivante : les cartes carburant sont-elles la meilleure approche ou existe-t-il une alternative plus simple ? Une option intéressante est le programme de remboursement des véhicules (VRP). Les VRP consistent à payer les employés pour le nombre réel de kilomètres parcourus pour le travail au lieu de couvrir chaque plein d’essence. Les VRP courants comprennent les indemnités forfaitaires de déplacement, les centimes par kilomètre (CPM), les taux fixes et variables (FAVR) et même des approches hybrides.

• Les plans à taux fixe et variable, par exemple, remboursent les conducteurs en fonction des coûts locaux du carburant, de l’assurance, de l’entretien, etc. Cela signifie que les employés ne sont payés que pour leur véritable utilisation professionnelle, ce qui réduit toute zone d’ombre concernant les kilomètres parcourus à titre personnel. Les plans à taux fixe et variable encouragent également les employés à maintenir leurs véhicules en bon état, car leurs remboursements sont liés aux dépenses de fonctionnement réelles, ce qui favorise en fin de compte une meilleure efficacité énergétique et moins de surprises pour les employeurs.
• Les indemnités kilométriques non imposables (par exemple, TFCA) reposent sur la présentation par les employés de relevés de kilométrage. Les paiements sont exonérés d’impôt jusqu’à concurrence du taux standard de l’IRS par kilomètre, de sorte que l’entreprise peut économiser sur les charges sociales tandis que les employés évitent de payer l’impôt sur le revenu sur cette partie de leur indemnité.

Avec les VRP, les organisations n’ont généralement pas à traiter des relevés mensuels agrégés pour chaque achat de carburant. Elles s’appuient plutôt sur des relevés de kilométrage ou des données télématiques pour calculer des remboursements précis pour les kilomètres professionnels légitimes. Cette disposition peut réduire le risque de dépassement de budget, d’autant plus que les employés sont incités à gérer judicieusement leurs propres frais de carburant. Bien entendu, les VRP nécessitent des systèmes de suivi robustes et des processus bien définis pour justifier le kilométrage. Mais ils peuvent libérer une entreprise de la gestion de flottes entières de cartes carburant et de la surveillance constante de la consommation de chaque véhicule.

Trouver la solution adaptée à votre flotte

En fin de compte, le choix entre les cartes carburant et les VRP, ou une combinaison des deux, dépend de la taille de votre organisation, des habitudes de déplacement et de la capacité administrative. Les entreprises qui gèrent de grandes flottes de véhicules de service à usage intensif peuvent trouver que les remises sur volume et la facturation consolidée des cartes carburant valent la peine d’être surveillées. À l’inverse, si vous gérez une équipe de vente décentralisée qui accumule les kilomètres avec des véhicules personnels, un programme de remboursement des frais de déplacement peut être plus rentable et plus équitable. Certaines organisations adoptent un modèle hybride, en émettant des cartes de carburant pour certaines fonctions tout en adoptant le remboursement pour d’autres, en particulier si ces fonctions ont des habitudes de conduite très différentes.

Quelle que soit votre stratégie, la clarté est essentielle. Donnez aux conducteurs la formation, le service client et les politiques simples dont ils ont besoin pour suivre les règles en toute confiance. Effectuez des audits réguliers pour vous assurer qu’il n’y a pas d’inefficacité significative ou de dépenses de carburant imprévues qui rongent vos marges. Et si vous optez pour une approche de remboursement, envisagez des logiciels spécialisés ou des fournisseurs tiers qui peuvent automatiser les processus, gérer la conformité et vous protéger contre les casse-tête fiscaux ou les erreurs de paie.

Conclusion

Les cartes carburant peuvent certainement réduire le chaos des dépenses d’une flotte, en centralisant la facturation et en offrant une solution pratique aux conducteurs fréquents. Cependant, elles ne remplacent pas la nécessité de mettre en place des politiques de gestion de flotte solides, des audits réguliers et une communication proactive. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsque les entreprises favorisent une culture de confiance et de responsabilité, où les employés savent exactement ce qui est autorisé et disposent des bons outils pour suivre ces directives. Pour de nombreuses entreprises, l’exploration d’un programme de remboursement des véhicules (PRV) est également un moyen efficace de maintenir des coûts opérationnels prévisibles et équitables, en mettant l’accent sur la rémunération des employés pour les kilomètres parcourus dans le cadre de leur travail.

Quelle que soit la voie que vous choisissez, restez attentif aux détails : surveillez les frais supplémentaires, maintenez une surveillance constante et restez ouvert à la possibilité de revoir votre décision à mesure que votre organisation se développe. Les cartes de carburant peuvent s’avérer inestimables pour certaines flottes, tandis que les programmes de remboursement des véhicules peuvent offrir un meilleur équilibre entre contrôle des coûts, commodité et satisfaction des employés dans d’autres. En comprenant les avantages et les inconvénients de chaque configuration – et en établissant des relations solides et transparentes avec vos conducteurs – vous pouvez maintenir votre résultat net sain sans ajouter de complexité inutile.