Qu’est-ce que la flotte ? Guide complet des flottes de véhicules

Une flotte est un groupe de véhicules détenus et exploités par une entreprise ou une organisation. Les flottes sont utiles si vous avez besoin de véhicules spécialisés comme des camions de pompiers, des voitures de police ou des 18 roues réfrigérés. Les entreprises qui n’ont pas besoin de véhicules aussi uniques utilisent à la place des flottes de voitures et de camionnettes ordinaires. Ceux-ci sont destinés aux employés tels que les commerciaux, qui n’ont besoin que de choses de base comme le transport.

Mais l’entretien d’une flotte de voitures ordinaires peut être inutilement coûteux et risqué. Il existe des programmes de véhicules de société alternatifs qui peuvent être plus durables et abordables pour les entreprises et les employés.

Nous avons écrit cette série d’articles pour vous montrer ce qu’est la flotte, afin que vous puissiez décider par vous-même quel type de programme convient à votre organisation.

Qu'est-ce qu'un véhicule de flotte?

Un véhicule de flotte est tout véhicule détenu et exploité par une organisation ou une entreprise. Le type de véhicule du parc utilisé est déterminé par les objectifs de l’organisation et ses exigences opérationnelles.

Différents types de véhicules dans une flotte peuvent répondre à différents besoins :

• Véhicules spécialisés. Ce sont des véhicules qui sont construits dans un but précis. Les exemples incluent les véhicules lourds tels que les ambulances, les camions à ordures ou les autobus scolaires, et les voitures spécialement équipées comme les voitures de police ou les taxis. Tout ce qui a plusieurs essieux pourrait être classé comme un véhicule spécialisé, ou avec un équipement ou des capacités non disponibles pour le grand public.

• Véhicules de poids moyen. Les fourgonnettes, les fourgonnettes et les camionnettes sont des véhicules polyvalents de taille moyenne qui peuvent être utilisés pour transporter des personnes et des matériaux. Certains peuvent être équipés d’accessoires spéciaux pour effectuer des tâches ponctuelles telles que le déneigement. Les commerçants comme les plombiers et les entrepreneurs en construction utilisent souvent des véhicules comme ceux-ci pour transporter des outils, de l’équipement ou des composants nécessaires à un travail.
• Voiture de flotte d’entreprise. Un véhicule de fonction ou une voiture de société est mis à la disposition des salariés pour se déplacer à des fins professionnelles. Les véhicules peuvent soit être délivrés à des personnes spécifiques, soit être tirés d’un pool de voitures en fonction de la disponibilité. Ceux-ci peuvent être utilisés par les vendeurs ou les employés sur le terrain qui doivent se déplacer entre différents endroits. De tous les types de véhicules de flotte, cela pourrait être considéré comme le plus inutile car il existe des alternatives plus rentables à l’exploitation d’une flotte de voitures de société.

Lire la suite : Qu’est-ce qu’un véhicule de flotte ?

Avantages et inconvénients des véhicules de flotte

Les véhicules de flotte ne sont pas pour tout le monde. Il y a des organisations pour qui les flottes de véhicules sont indispensables et d’autres pour qui c’est une dépense inutile. Passons maintenant en revue les points positifs et négatifs :

Professionnels des véhicules de flotte

Voici quelques raisons pour lesquelles une entreprise voudrait posséder une flotte de véhicules :

Les flottes sont idéales pour les véhicules spécialisés. Les véhicules de flotte sont essentiels si vos employés ont besoin de véhicules spécialement équipés pour faire leur travail. Les camions de pompiers, par exemple, sont un véhicule avec un but unique qui ne peut être rempli par aucun autre moyen. Il en va de même pour les camions de ciment, les grues utilitaires et les dépanneuses.

Les flottes aident à maintenir une image de marque standard. Les véhicules de la flotte appartenant à l’entreprise peuvent être décorés dans la signalisation de l’entreprise, ce qui peut aider à accroître la visibilité de l’entreprise. Il pourrait également servir de canal potentiel de génération de prospects en affichant bien en évidence le numéro de contact ou le site Web de l’entreprise.

Les flottes peuvent servir d’avantage pour les employés. Certaines entreprises utilisent l’accès aux véhicules de la flotte comme un avantage pour les employés les plus performants ou de haut rang. Si une flotte est composée de différents types de voitures, l’entreprise pourrait alors récompenser les vendeurs les plus performants en leur donnant accès aux meilleurs véhicules de la flotte.

Inconvénients des véhicules de la flotte

L’exploitation d’une flotte peut également présenter des inconvénients importants :

Les flottes peuvent être coûteuses. Un véhicule n’est pas un achat unique. Lorsqu’une entreprise paie pour un véhicule, elle doit également payer son entretien, son carburant et ses pièces de rechange. Même les véhicules loués sont coûteux, car les sociétés de leasing exigent des montants de couverture minimum plus élevés que les véhicules détenus.

Les FMC peuvent être vagues sur les coûts. Les sociétés de gestion de flotte (FMC) qui fournissent des véhicules aux entreprises ne savent pas toujours combien une entreprise dépensera. Bien que le prix initial d’une location de véhicule semble raisonnable, il peut minimiser les dépenses liées à l’entretien telles que la maintenance, les appels de service et les pièces de rechange. Ou ils pourraient déformer le coût par mile de la location d’un de leurs véhicules.

Les coûts de flotte peuvent être difficiles à comprendre et à gérer. Le suivi des dépenses de la flotte peut être un processus complexe. Le coût par mile est affecté par de nombreux facteurs, tels que le pourcentage d’utilisation professionnelle, les rétrofacturations d’utilisation personnelle et le risque d’entreprise.

Les entreprises prétendront que le coût effectif par mile de possession d’une flotte est de 0,50 $ par mile, mais en réalité, elles ne comptent pas l’utilisation personnelle du véhicule par un employé. Lorsque vous tenez compte de cela, le véritable CPM effectif peut atteindre 0,70 $ par mile ou plus. C’est plus élevé que le taux IRS 2023 de 0,655 $ par mile.

Les flottes ont des coûts d’assurance et une exposition aux risques élevés. Les véhicules de flotte ont tendance à avoir des coûts d’assurance élevés, en particulier pour les véhicules loués. Il n’est pas inconnu que les polices d’assurance commerciale soient le double des primes d’assurance personnelle.

Un risque majeur qui contribue à ce coût plus élevé est l’utilisation des véhicules du parc en dehors des heures d’ouverture. Des accidents en dehors des heures de travail peuvent se produire et se produisent, et bien que l’employé puisse être en congé, le véhicule de l’entreprise est toujours impliqué et c’est toujours le problème de l’entreprise.

Les entreprises peuvent choisir d’organiser leurs propres polices d’assurance au lieu de s’appuyer sur le FMC, mais en s’auto-assurant, vous réservez des flux de trésorerie et mettez de côté des fonds pour couvrir les accidents et autres pertes dues au risque. Un accident suffisamment grave pourrait coûter à l’entreprise des centaines de milliers de dollars. C’est de l’argent qui aurait pu être réinvesti dans l’entreprise et générer des revenus.

Read more: Corporate fleet vehicles: pros and cons in 2023

Gestion d'une flotte de véhicules

Construire et gérer une flotte de véhicules peut être un processus complexe et coûteux, surtout si l’entreprise le fait à partir de zéro.

Tout d’abord, l’organisation doit se procurer les véhicules. Achètent-ils eux-mêmes tous les véhicules ou les louent-ils à un FMC ? Les entreprises qui achètent directement des véhicules devront examiner attentivement les performances et la fiabilité de chaque modèle, ainsi que la facilité d’entretien et la valeur de revente potentielle. Les entreprises qui louent leurs véhicules devront prendre en compte des éléments tels que les frais d’assurance et les services d’entretien de la flotte.

Une fois que les véhicules de la flotte ont été organisés, l’entreprise doit soit embaucher un gestionnaire de flotte expérimenté, soit en former un. Cela ne peut pas être précipité, car cette personne sera responsable des actifs du véhicule valant facilement des centaines de milliers de dollars et devra faire confiance pour faire le travail correctement.

Le gestionnaire de flotte – et la personne qu’il embauche pour faire partie de son équipe – devra s’assurer que les véhicules de l’entreprise sont en bon état de marche et sûrs à conduire. Cela signifie des inspections fréquentes, un entretien régulier et des réparations de bas niveau si nécessaire.

Avant que l’entreprise ne remette aux employés les clés du véhicule, elle doit d’abord s’assurer qu’une police d’assurance est en place pour couvrir les accidents qui pourraient survenir et la protéger de toute responsabilité. En plus de l’assurance, il doit y avoir une politique d’entreprise que les conducteurs doivent respecter afin d’assurer leur sécurité. Cette politique sert également à protéger la réputation de l’entreprise, car tout incident routier impliquant un véhicule de l’entreprise se répercutera sur l’entreprise tout autant que sur le conducteur.

Une fois utilisés, les véhicules changent souvent de mains entre les employés. Ces véhicules devront être remis en état à chaque transfert et subir une inspection approfondie pour garantir leur bon état de marche.

Enfin, l’entreprise doit décider quoi faire avec les véhicules qui sont en fin de vie. Les véhicules loués ne sont pas un problème, car ils peuvent simplement être retournés au fournisseur et remplacés par un nouveau véhicule. Les véhicules possédés, cependant, devront être mis au rebut, vendus ou entreposés. Les véhicules mis au rebut sont des déchets, à moins qu’ils ne soient vraiment dans un état inutilisable et qu’il n’y ait pas d’autre alternative. La vente des véhicules pourrait rapporter à l’entreprise un peu d’argent, mais le véhicule doit d’abord être dépouillé de toutes les marques de l’entreprise et de l’équipement propriétaire. Le stockage présente ses propres problèmes, car le véhicule prendra de la place sur le terrain et devra encore être entretenu (au moins au minimum) au cas où il aurait besoin d’être réutilisé.

Lire la suite : Comment gérer une flotte de véhicules

Externalisation de flotte : concessionnaires et FMC

Les organisations qui ne souhaitent pas acheter directement des véhicules ont la possibilité de louer auprès de concessionnaires et de sociétés de gestion de flotte.

Les concessionnaires peuvent fournir des véhicules d’une marque et d’un type spécifiques à un coût raisonnable. Certains concessionnaires proposent des baux à durée indéterminée ou des baux à durée indéterminée en fonction des besoins de l’entreprise, et ont tendance à avoir des limites de kilométrage, qui peuvent être prolongées moyennant des frais.

Les sociétés de gestion de flotte diffèrent en ce qu’elles ont tendance à avoir une plus grande variété de véhicules que les concessionnaires, et certaines permettent la personnalisation des véhicules. La plupart des FMC n’ont pas de limite de kilométrage excédentaire, ce qui peut réduire les coûts pour les clients qui utilisent beaucoup leur véhicule.

Les FMC fournissent également d’autres services de gestion, notamment l’entretien et la maintenance, l’immatriculation des véhicules et les inspections de sécurité. Certaines sociétés de gestion de flotte fournissent également des services et une technologie de surveillance des véhicules sous la forme d’un logiciel de gestion de flotte pour aider les entreprises à mieux suivre l’utilisation de leurs flottes et à gérer leur exploitation.

Lire la suite : Sociétés externalisées de leasing et de gestion de flotte

Logiciel de gestion de flotte

Un logiciel de gestion de flotte est un outil logiciel ou une plate-forme qui permet aux entreprises de gérer tous les aspects de la possession d’une flotte de véhicules.

La plupart des plates-formes logicielles de gestion de flotte incluent une ou plusieurs des fonctionnalités suivantes :

• Suivi de l’inventaire des véhicules
• Planification de l’entretien des véhicules
• Suivi assurance véhicule
• Gestion des permis de conduire
• Suivi et gestion des performances des chauffeurs
• Télématique (suivi et diagnostic des véhicules)
• Métriques et rapports de gestion de flotte

La télématique est particulièrement précieuse, car elle permet aux propriétaires/exploitants de flotte de gérer et de surveiller les opérations de la flotte de l’entreprise. La télématique de la flotte permet au véhicule et à l’emplacement central d’échanger des informations, telles que l’emplacement, l’état et le kilométrage actuel. Cela peut aider les gestionnaires de flotte à fournir une assistance routière et, si le sans fil est activé, à effectuer des diagnostics à distance de tout véhicule lié.

Cependant, les logiciels de gestion de flotte ne sont pas réservés aux voitures et camionnettes ordinaires. Il existe des outils logiciels pour les véhicules plus gros, tels que les logiciels de gestion de flotte d’équipement lourd et les logiciels de gestion de flotte de construction, de sorte que toute organisation qui exploite une flotte de ces véhicules pourra tirer parti de ces solutions technologiques.

Lire la suite : Logiciel de gestion de flotte de véhicules

Prix flotte

Même une flotte légère et très efficace représente un investissement en capital important. Lorsqu’une entreprise est propriétaire de ses véhicules, elle doit tenir compte des coûts au-delà du simple prix affiché.

Voici les facteurs qui influencent le coût total d’une flotte :

• Dépréciation. La baisse de la valeur d’une voiture au cours de sa durée de vie. Cela représente la dépense la plus importante pour les flottes. Certains véhicules conservent mieux leur valeur que d’autres.
• Carburant. Il est difficile de prévoir la consommation de carburant, mais il est pratiquement impossible de prévoir les prix du carburant. Vous disposez également de différents types de carburants avec leurs propres calculs de consommation et de coût, tels que l’essence, le diesel et les véhicules électriques.
• Entretien. Cela comprend à la fois la maintenance préventive et réactive, ainsi que les pièces de rechange. Certains modèles de véhicules coûtent moins cher à entretenir que d’autres et ont des pièces moins chères.
• Assurance. Les coûts d’assurance peuvent varier en fonction du territoire d’exploitation de l’entreprise, du fournisseur et des types de véhicules utilisés. Mais nous pouvons sans risque supposer que le coût d’assurance d’une flotte est assez important.
• Administration. Les dépenses d’approvisionnement et d’élimination entrent dans cette catégorie, tout comme les salaires des gestionnaires de flotte et le coût de tout logiciel de gestion de flotte utilisé.

De nombreuses entreprises tentent d’atténuer ces coûts en louant des véhicules auprès d’un FMC. Mais le prix du leasing auprès des FMC est plus complexe que le simple examen du coût annuel.

Disons par exemple qu’une entreprise possède une flotte composée de Jeep Cherokees, dont la location coûte 14 000 $ par année. C’est un joli chiffre plat qui est facile à comprendre. C’est quand vous regardez le coût par mile, cependant, que le vrai prix sort (et comment un FMC peut être trompeur).

Prenant notre exemple Jeep Cherokee, supposons les chiffres initiaux suivants :

• 14 000 $ par voiture par année
• 30 000 miles par voiture et par an

Les FMC vous diront que cela équivaut à 0,46 $ par mile par voiture, ce qui est un grand nombre, étant donné que le taux IRS standard de 2023 est de 0,675 $ par an. Donc, la location auprès des FMC fonctionne très bien du point de vue des prix, n’est-ce pas ?

Pas vraiment. Parce que lorsque les FMC calculent le coût par mile, ils utilisent le kilométrage total du véhicule, et non le kilométrage du véhicule à des fins professionnelles. Le kilométrage professionnel réel ne serait que d’environ 70%, tandis que les 30% restants sont destinés à un usage personnel.

Compte tenu de ces informations, notre nouvelle prémisse est :

• 14 000 $ par voiture par année
• 30 000 mpa * 70 % = 21 000 mpa
• CPM = 0,67 $ par an

Le nouveau taux est à peu près le même que le taux standard de l’IRS. L’entreprise économise-t-elle vraiment de l’argent ?

Essayons de comprendre d’où peuvent provenir tous ces coûts cachés :

• Usage personnel. Il s’agit d’un angle mort pour de nombreux FMC et du principal facteur de la différence de prix ci-dessus. Ils ont tendance à calculer les coûts totaux, oubliant que l’utilisation personnelle représente une part importante du kilométrage du véhicule. Selon l’IRS, conduire vers et depuis le domicile constitue toujours un «usage personnel», même s’il s’agit d’un véhicule de société.
• Taille de la flotte. Les coûts de la flotte sont proportionnels à la taille de la flotte. Plus une entreprise possède de véhicules (qu’ils soient loués ou détenus), plus l’entreprise doit dépenser en frais d’exploitation et d’entretien.
• Flotte de flotte. C’est à ce moment qu’une entreprise ajoute des voitures à l’inventaire de la flotte sans se débarrasser des anciennes. Au lieu d’être vendus, les anciens véhicules sont « retirés » et entreposés, au cas où ils seraient à nouveau nécessaires. Mais les véhicules excédentaires ne font qu’ajouter aux coûts d’entretien sans apporter le moindre avantage à l’organisation.
• Faible utilisation. L’utilisation intensive de véhicules de flotte peut augmenter les coûts d’usure et d’entretien, mais au moins, ils sont utilisés. Les véhicules sous-utilisés ont un coût au kilomètre beaucoup plus élevé et offrent beaucoup moins de valeur à l’entreprise. S’ils ne sont pas nécessaires, pourquoi l’entreprise les paie-t-elle ?

Lire la suite : Véhicules de flotte : combien coûtent-ils vraiment ?

Entretien de la flotte de véhicules

Avez-vous déjà monté dans une cabine dont le moteur grinçait à cause d’une mauvaise courroie de ventilateur ? Ou frissonné à cause du cognement du moteur ? Je doute que vous ayez apprécié cette expérience, et je doute que le chauffeur de taxi l’ait appréciée non plus.

L’entretien des véhicules est une partie peu glorieuse mais très nécessaire de la possession d’une flotte. Cela peut être coûteux (surtout si vous avez beaucoup de véhicules), mais cela peut être rentable de plusieurs manières importantes :

• Fonctionnement fiable du véhicule. Les véhicules en panne n’apportent aucune valeur à une organisation. Même si le véhicule peut encore fonctionner, il peut avoir des problèmes de performances qui réduisent son efficacité. S’il est laissé seul, un véhicule défectueux peut subir une panne plus grave à un moment crucial plus tard.
• Meilleure image de marque publique. Lorsqu’un automobiliste voit un véhicule de marque rouillé et mal entretenu, il ne repart pas avec une opinion positive. Encore moins si le véhicule est bloqué au bord de la route. Des véhicules polis et bien entretenus reflètent mieux l’entreprise dans son ensemble.
• Sécurité du conducteur. Il est de la responsabilité de l’employeur de s’assurer que ses chauffeurs sont aussi sûrs que possible lorsqu’ils conduisent des véhicules de l’entreprise. Mis à part les problèmes de responsabilité, les employés feront un meilleur travail s’ils savent que leurs véhicules et leur équipement sont sûrs et en bon état.

Les entreprises doivent toujours conserver des registres détaillés des activités d’entretien des véhicules, des dépenses et des fournitures. Une façon de le faire est de tenir un journal d’entretien des véhicules de la flotte. Un carnet de maintenance est un document écrit ou numérique qui enregistre les informations suivantes :

• Kilométrage. Kilométrage de chaque véhicule pendant la date de service. Cela aide les mécaniciens à savoir quand un véhicule doit faire l’objet d’une vidange d’huile et à suivre la quantité de véhicules utilisés.
• Condition. Quel était l’état du véhicule au moment de l’entretien ? La tenue de ces types de registres peut aider à prévoir les futurs problèmes mécaniques.
• Description du service. Cela indique quelles réparations ont été effectuées au cours d’une session de maintenance particulière.
• Fournisseur de services. Qui a effectué l’entretien. Il peut s’agir d’un fournisseur de services tiers, mais idéalement, il devrait identifier le mécanicien individuel à des fins de responsabilité.
• Coût du service. Cela couvre les frais de service pour les mécaniciens tiers ainsi que les pièces de véhicules et les consommables comme l’huile et le liquide d’essuie-glace.

Le journal d’entretien de la flotte vous aidera à mieux gérer l’état et l’utilisation de vos véhicules, à assurer la sécurité et la fiabilité des véhicules et à rester conforme aux réglementations locales et fédérales.

Lire la suite : Coûts d’entretien des véhicules de la flotte

Coût de l'assurance de la flotte commerciale

Tous les véhicules d’une flotte doivent être assurés. Non seulement est-ce requis par la loi; cela aide également à protéger l’entreprise de toute responsabilité lorsque ses employés se déplacent pour les affaires de l’entreprise. Cela permet également d’éviter que l’entreprise ne paie pour des accidents coûteux.

Les entreprises ont la liberté de choisir qui fournira l’assurance : compagnies d’assurance, FMC ou auto-assuré. Passons brièvement en revue chacun :

Les principales compagnies d’assurance comme Insureon et Geico proposent un certain nombre de polices d’assurance flexibles qui peuvent être adaptées à toute entreprise en fonction de considérations telles que :

• Taille de la flotte
• Types de véhicules
• Industrie
• Combien de véhicules sont conduits
• Historique du véhicule
• Historique des sinistres

Selon un grand assureur, une petite entreprise peut payer entre 100 $ et 200 $ par mois et par véhicule en fonction des facteurs ci-dessus.

Les sociétés de gestion de flotte peuvent également fournir une assurance pour leurs véhicules loués. Les primes pour les véhicules loués ont tendance à avoir des primes plus élevées que les véhicules possédés, cependant.

Lorsque les FMC facturent à l’entreprise des primes d’assurance, cela apparaît normalement comme un poste sur la facture de location de la flotte à un certain montant par véhicule.

L’auto-assurance d’une flotte de véhicules est également possible. Une entreprise peut créer son propre fonds d’assurance en mettant en commun beaucoup d’argent et en le gardant en réserve. Cela servirait à couvrir les frais d’éventuels accidents. Notez que cette option ne serait pratique que pour les entreprises disposant de fonds suffisants, car les liquidités détenues en réserve ne peuvent pas être réinvesties dans l’entreprise.

Le partage du risque d’assurance avec les employés peut être effectué si l’entreprise utilise un programme de remboursement des véhicules. Dans ce document, l’employé apporte son propre véhicule au travail et l’entreprise partage avec lui les coûts et les risques d’assurance pour son utilisation de la voiture en service, mais pas sa conduite hors service.

Lire la suite : Coût de l’assurance de la flotte commerciale

Contrôle des coûts pour les flottes

Il n’y a pas de sucre enrobé : exploiter une flotte coûtera cher. Mais il existe des moyens de contrôler les coûts et de les rendre plus durables à long terme sans sacrifier des éléments tels que la fiabilité des véhicules et la sécurité des conducteurs.

Premièrement, une entreprise n’a pas à s’en tenir à une seule société de gestion de flotte pour louer des véhicules. Entretenez des relations avec plusieurs FMC pour voir lequel d’entre eux peut obtenir la meilleure offre. En fait, il peut être possible de se procurer un type de véhicule spécifique auprès d’un FMC tout en louant un autre type auprès d’un FMC différent, si la différence de prix est suffisamment importante.

Une autre façon pour les entreprises de réduire les coûts de flotte est d’être aussi proactif et organisé que possible lors de l’entretien des véhicules. Il est beaucoup moins coûteux d’effectuer un entretien régulier et prédictif sur les voitures d’un parc que de réparer des véhicules en panne. Il perturbe également moins les horaires des employés et les opérations commerciales, et protège la valeur du véhicule pour une éventuelle revente. Les véhicules bien entretenus ont également une meilleure économie de carburant, ce qui aide à réduire les dépenses de carburant à long terme.

Le passage à un programme de remboursement des employés, dans lequel les entreprises utilisent des véhicules appartenant à leurs employés au lieu d’entretenir leur propre flotte, évite entièrement la question des coûts de la flotte. Dans un programme de remboursement, les seules dépenses qu’une entreprise engagerait seraient le remboursement du carburant et le coût d’assurance partagé de la conduite pour les affaires de l’entreprise.

Alternatives et transitions de flotte

Comme nous l’avons découvert à ce jour, les flottes sont l’un des moyens les plus populaires pour les organisations pour aider à répondre au transport des employés et à d’autres besoins spécialisés. Mais cela signifie-t-il que la flotte est la seule option disponible ?

Pas si. Il existe d’autres options disponibles pour les entreprises, que nous allons examiner maintenant :

Les flottes de véhicules de société sont-elles une bonne option ?

Comme mentionné précédemment dans l’article, les flottes fonctionnent mieux lorsqu’elles sont utilisées pour effectuer des tâches spécialisées. Mais ils ne sont pas une si bonne option s’ils ne sont utilisés que pour des choses de base comme se rendre d’un endroit à un autre. Dans ces cas, on pourrait facilement substituer des voitures ordinaires, des voitures que les employés possèdent déjà.

Les programmes de remboursement des véhicules présentent de nombreux avantages par rapport aux flottes de véhicules en termes de coût, de praticité et de responsabilité :

• Les entreprises n’ont plus besoin d’acheter et d’entretenir une flotte de véhicules
• Il est plus facile de comptabiliser le remboursement des conducteurs en fonction de leur utilisation professionnelle que de calculer l’utilisation professionnelle des véhicules de la flotte
• Atténue la responsabilité des entreprises lors de voyages personnels
• Moindre sollicitation des ressources managériales internes
• Réduction des dépenses administratives pour la gestion de la flotte

Lire la suite : Programmes de remboursement de véhicules Fleet vs Cardata

Un programme à taux fixe ou variable (FAVR) est une autre alternative à la possession d’une flotte. Il est similaire au programme de remboursement des coûts en ce sens que les employés apportent leur propre véhicule au travail.

Dans FAVR, cependant, il existe deux types de paiement. Les paiements fixes périodiques couvrent les paiements fixes associés à la conduite et à la possession du véhicule, comme les frais d’assurance et d’immatriculation. Les coûts totaux sont calculés pour refléter le pourcentage d’utilisation professionnelle. Le paiement variable périodique couvre les coûts d’exploitation tels que le carburant, les pneus et les vidanges d’huile.

Le FAVR coûte beaucoup moins cher à une entreprise pour les mêmes raisons que le remboursement d’une voiture : pas de dépenses en capital pour l’acquisition de véhicules, pas de frais généraux associés au stockage et à l’entretien des véhicules et des coûts d’assurance réduits.

En parlant d’assurance, le risque est considérablement réduit pour les véhicules appartenant aux employés, car l’assurance personnelle du conducteur sera normalement utilisée en premier avant que toute responsabilité ne soit transmise à l’entreprise.

Ensuite, il y a les considérations intangibles. Beaucoup de nos clients nous ont dit que les commerciaux préfèrent l’option FAVR parce qu’ils aiment choisir leur propre véhicule et se faire rembourser. Ils ont tendance à ne pas aimer les voitures de société.

Un autre problème que rencontrent les conducteurs avec les voitures de société est qu’ils sont souvent tenus de payer des rétrofacturations pour usage personnel sur un véhicule qu’ils n’ont pas choisi au départ. Dans un accord FAVR, l’entreprise les rembourse.

Lire la suite : Flottes de voitures de société vs programmes de remboursement FAVR

Si une entreprise souhaite quitter une flotte d’entreprise, il existe plusieurs façons de le faire.

Une approche consiste à vendre des véhicules appartenant à l’entreprise aux employés à un taux réduit. D’autres organisations demandent aux salariés de renoncer à leur véhicule de fonction en échange d’une prime forfaitaire, qui est ensuite utilisée pour l’achat d’un véhicule neuf ou d’occasion à utiliser pour le travail. Les anciens véhicules sont ensuite revendus en masse à un tiers.

Conclusion

Lorsqu’elles sont utilisées correctement, les flottes peuvent être un élément crucial des opérations d’une entreprise et un moyen efficace pour les employés de fournir des services critiques et d’effectuer des tâches spécialisées. Ils nécessitent un investissement important, mais avec la bonne combinaison de logiciels de gestion de maintenance de flotte, de maintenance proactive et de meilleures pratiques d’acquisition, les entreprises peuvent réduire ces coûts au minimum.

Cependant, pour les entreprises qui ont des besoins plus ordinaires, il est peut-être préférable d’opter pour le remboursement des véhicules appartenant aux employés et les programmes FAVR. Ces programmes sont plus rentables, réduisent la responsabilité de l’entreprise et représentent moins un investissement en capital, tout en continuant à déplacer les employés de A à B.

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