Logiciel de gestion de flotte de véhicules

Lorsque le succès d’une entreprise dépend de la capacité de ses employés à utiliser des véhicules automobiles de manière transparente, les enjeux sont trop importants pour faire des économies. Quelle que soit la taille de votre entreprise, la supervision d’un groupe de voitures détenues ou louées par une entreprise nécessite des solutions de gestion de flotte optimales, qui impliquent généralement d’investir dans des logiciels coûteux pour optimiser les performances, l’entretien et les coûts des voitures de société. La rationalisation de choses comme la sécurité des conducteurs, le suivi de la flotte ou la technologie GPS, et les calendriers de maintenance, pour n’en nommer que quelques-uns, prennent inévitablement beaucoup de temps si elles doivent être bien faites. C’est pourquoi les grandes et petites entreprises utilisent souvent des applications de système de gestion de flotte à la pointe de la technologie plutôt que de faire les choses en interne ou de manière banale et analogique où l’erreur humaine devient un problème.

Les systèmes de gestion de flotte peuvent être épuisants et inefficaces, en particulier si vous choisissez le mauvais pour votre entreprise. Heureusement, avoir un bref aperçu de ce qu’ils sont et de la façon de les utiliser peut être très utile lorsque vous commencez votre voyage en gérant des voitures de société. Si vous choisissez un itinéraire différent, il existe également des alternatives aux plateformes de gestion de flotte. Concrètement, un logiciel de remboursement de véhicule peut vous permettre de rembourser vos employés pour l’utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles. De cette façon, il est plus facile d’éviter les tracas liés à la possession d’un parc automobile et de payer à vos employés un montant juste et précis en fonction de leur kilométrage, de leur emplacement et du type de véhicule.

En effet, les logiciels de remboursement présentent pas mal d’avantages, mais comment les récolter peut être assez compliqué. Le meilleur endroit pour commencer est d’évaluer les bases d’un logiciel de gestion de flotte – ses avantages et ses inconvénients – et si une alternative pourrait ou non être meilleure pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte et à quoi sert-il ?

Un logiciel de gestion de flotte (FMS) aide les entreprises à gérer la matrice complexe d’éléments qui maintient à flot les véhicules de la flotte. Compte tenu de la gamme de voitures et de leurs objectifs radicalement différents (par exemple, l’immense kilométrage des camions à 18 roues ou les distances négligeables parcourues par, disons, un chariot élévateur), il existe une variété d’applications logicielles de gestion de flotte qui peuvent répondre à tous types d’entreprises. Que vous essayiez de suivre une voiture, un bus ou une remorque, il existe une application logicielle de gestion de flotte personnalisable pour vous.[1]

Tout comme les logiciels de remboursement de véhicules (par exemple, les applications mobiles pour iOS et Android, comme Cardata Mobile), la fonction principale d’un logiciel de gestion de flotte est d’enregistrer avec précision les données de trajet à l’aide de la position GPS des voitures de votre flotte. Cependant, les logiciels de gestion de flotte peuvent souvent exécuter plusieurs fonctions simultanément, telles que la planification et les demandes de maintenance, l’inventaire des véhicules, les licences et autres certifications, et les mesures de suivi. La meilleure façon de comprendre ce type de système est à travers la portée de la « télématique », un logiciel en tant que service (SaaS) qui peut révolutionner à peu près n’importe quelle entreprise.[2]

• Étymologie : La télématique est peut-être l’élément le plus important partagé par les logiciels de gestion de flotte et de remboursement de véhicules. Un mot-valise de « télécommunications » et « d’informatique », la télématique décrit la technologie et la science de l’envoi, de la réception et du stockage d’informations relatives à des objets distants par le biais d’une connectivité réseau.
• Aperçus offerts : la télématique implique l’utilisation d’appareils et de capteurs qui collectent et transmettent ensuite les données des véhicules ou d’autres objets à un serveur central ou à des services cloud. Ces données sont ensuite traitées et analysées de manière algorithmique pour fournir des informations et des diagnostics précieux aux utilisateurs ou opérateurs desdits objets. Dans le cas des systèmes de gestion de flotte, la télématique aide les entreprises à mieux comprendre comment optimiser l’utilisation de leurs véhicules et, en fin de compte, les flux de travail. Les Dashcams peuvent également être utilisées conjointement avec ce type de SaaS.
• Efficacité basée sur le cloud : la télématique peut également permettre une communication bidirectionnelle entre les objets et les utilisateurs ou les opérateurs, comme l’envoi de commandes, d’alertes ou de mises à jour. La télématique peut améliorer l’efficacité, la sûreté, la sécurité et les performances des objets et de leurs utilisateurs ou opérateurs. Plus précisément, la télématique est excellente pour aider les conducteurs à devenir plus efficaces et conscients d’eux-mêmes en fournissant une visibilité et des notifications en temps réel concernant le géorepérage, les mesures de performance de la flotte et d’autres mesures qui suivent les véhicules et leur consommation de carburant pour aider à l’optimisation de pratiquement tous les véhicules automobiles. opérations connexes.

Il n’est pas exagéré de dire que presque toutes les entreprises pourraient prospérer avec une technologie de ce calibre. Avec FMS, vous pouvez plus facilement réduire les coûts, augmenter la rentabilité, augmenter la productivité, améliorer le service client, vous conformer aux réglementations et fournir une vue complète des opérations de la flotte. Cependant, est-ce l’option la plus rentable pour vos besoins spécifiques ?

Combien coûte un logiciel de gestion de flotte ?

Le coût du FMS peut varier en fonction de la taille et des besoins de la flotte, ainsi que des types de statistiques dont vous avez besoin pour être suivis et analysés. Plus précisément, des éléments tels que la complexité du logiciel, les listes de fonctionnalités et même l’emplacement peuvent tous avoir un impact sur le budget dont vous aurez besoin.

Le coût moyen du FMS est de 25 $ à 35 $ par mois et par véhicule, soit environ 2 000 $ à 4 500 $ par véhicule et par an. [3] Il existe des options moins chères, mais celles-ci peuvent ne pas avoir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre flotte.

De plus, vous devez faire des démarches pour comprendre pourquoi il existe des différences de prix et déterminer quels sont vos besoins spécifiques. Prenez, par exemple, la différence de prix mensuel entre deux fournisseurs FMS populaires : AUTOsist et Fleetio. Alors que le premier coûte 5 $ par actif et par mois, les frais mensuels du second par véhicule sont de 3 $. Pourquoi y a-t-il une différence de 2 $ ? Premièrement, nous pourrions examiner le manque de systèmes de gestion des stocks de pièces de Fleetio, en particulier sur ses plans de niveau inférieur. Si la gestion des stocks de pièces est votre priorité, mais que vous n’êtes pas prêt à vous ruiner pour d’autres modules complémentaires superflus, Fleetio est probablement le mauvais fournisseur. AUTOsist, en outre, est connu pour ses rapports personnalisés et ses caméras de sécurité en option ; Si la maximisation de l’efficacité des employés est votre principale préoccupation, ces caméras peuvent être utiles à plus d’un titre.

En tenant compte de vos préférences, ces personnalisations supplémentaires sont-elles essentielles pour votre entreprise, ou le package moins cher de Fleetio suffirait-il ?[4] En fin de compte, les coûts FMS ne représentent qu’une petite partie des dépenses de la flotte. Si vous souhaitez en savoir plus sur le coût total de la flotte, lisez cet article ci-dessous.

Comment choisir un bon logiciel de gestion de flotte ?

Mais comment choisir le meilleur FMS pour votre entreprise ? Quel est le meilleur logiciel de gestion de flotte disponible ? Les propriétaires d’entreprise magasinent souvent pour savoir quelles options sont disponibles. Les gens ont également tendance à collecter des informations en comparant (discutant de la question avec des personnes de votre secteur) ou en lisant des critiques sur des sites Web tels que G2 ou Capterra et, à partir de là, en demandant des démos de divers programmes FMS. Bien qu’il s’agisse d’initiatives incontestablement importantes à entreprendre, la manière la plus cruciale de déterminer ce qui constitue un « bon » FMS est de se demander ce qui est bon pour votre entreprise. En d’autres termes, définir vos objectifs et vos besoins spécifiques consiste essentiellement à rechercher un logiciel en gardant ces connaissances à l’esprit. Quelle est la mesure la plus importante dont votre entreprise a besoin pour réussir ? Quels problèmes vos conducteurs ont-ils rencontrés ? Voici quelques facteurs spécifiques qui peuvent vous aider à poser des questions similaires.

Taille et type de flotte : les solutions logicielles disponibles doivent répondre aux différentes tailles de flotte et types de véhicules, tels que les voitures, les camions, les bus ou les motos. Selon le type d’entreprise que vous dirigez, vous aurez besoin d’un logiciel pour gérer le nombre et la diversité des véhicules dont vous disposez. Si vous prévoyez d’augmenter ou de réduire la taille de votre flotte, trouvez un fournisseur flexible.

Caractéristiques et fonctionnalités clés : selon les objectifs que vous vous êtes fixés et les défis que vous cherchez à surmonter, vous aurez peut-être besoin d’un éventail de fonctionnalités de votre logiciel de gestion de flotte. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d’un logiciel capable de surveiller la consommation de carburant et de fournir des conseils d’efficacité énergétique pour réduire les coûts de gestion du carburant. Si vous accordez de l’importance au bien-être de vos employés et souhaitez améliorer la sécurité des conducteurs, vous aurez peut-être besoin d’un logiciel capable de suivre le comportement des conducteurs et de fournir des commentaires et un encadrement. Pour garantir la conformité aux réglementations, vous aurez peut-être besoin d’un logiciel capable de générer des rapports et des alertes pour les inspections, les licences, les assurances et les taxes.

Facilité d’utilisation et d’intégration : un logiciel de gestion de flotte efficace doit être facile à utiliser et à intégrer à vos systèmes et processus existants. Cela signifie trouver des solutions avec une interface de programmation d’application (API) conviviale, un support client fiable et une documentation précise. Il serait préférable de rechercher un logiciel pouvant s’intégrer à vos autres outils et plates-formes de gestion, tels que les dispositifs de suivi GPS, les logiciels de comptabilité et les systèmes de paie.

Coût et retour sur investissement : les logiciels de gestion de flotte doivent être abordables et offrir un retour sur investissement positif à court terme. N’hésitez pas à rechercher un logiciel avec une tarification transparente, sans frais cachés et un essai ou une démo gratuite. Ce n’est pas parce qu’un certain type de produit SaaS peut révolutionner votre entreprise qu’il doit être extrêmement coûteux.

Fleet management software is used by businesses from various industries for dispatching and scheduling, route planning, fleet maintenance, cargo optimization, and more. Some industries that use fleet management software include trucking, construction, field services, oil and gas, utilities, mining, passenger transit, local delivery, lawn service, plumbing, and HVAC businesses.

Heavy equipment fleet management software allows construction companies to stay on top of preventative maintenance and offer real-time issue reporting and work order management. It provides tools to help with asset tracking, schedule vehicle inspections, monitor driver performance, maintain parts inventories, track and limit vehicle idling time, employee hours of service (HOS), route optimization, and measure fuel costs. 

Some heavy equipment fleet management software examples include HCSS Equipment360 and Azuga Fleet Construction. Fleet management software simplifies even the most complex asset management requirements, from managing your workforce and keeping your fleet compliant to assessing costs and producing reports. It helps you keep track of equipment across one site or multiple sites, improves safety, gives better insight into your project details, helps recover stolen assets, helps monitor vehicle maintenance equipment, and gives visibility into job site conditions. Some examples of construction fleet management software include FleetWave and Geotab.

Différences entre le logiciel de gestion de flotte et le logiciel de remboursement de véhicule

Un logiciel de gestion de flotte n’est utilisé que lorsqu’une entreprise possède ou loue les véhicules, tandis qu’un logiciel de remboursement de véhicules permet à vos employés d’utiliser leurs véhicules à des fins professionnelles. Dans les deux cas, ces suites logicielles de gestion sont adaptées au suivi du kilométrage et à la gestion des dépenses.

Bien que les logiciels de gestion de flotte et les logiciels de remboursement de véhicules soient deux types de solutions différentes qui aident les entreprises à gérer leurs dépenses et opérations liées aux véhicules, cependant, en dernière analyse, il est important de reconnaître qu’ils ont généralement des caractéristiques, des avantages et des inconvénients radicalement différents selon sur les besoins et les objectifs de l’entreprise.

D’une part, un bon FMS peut aider les entreprises à suivre, surveiller et optimiser leur flotte de véhicules, tels que les voitures, les camions, les camionnettes ou les bus. Les logiciels de gestion de flotte peuvent tenir compte de la capacité de diverses industries à garder un œil sur la sécurité des conducteurs et la surveillance des performances, la conformité et les rapports réglementaires, ainsi que la gestion et l’amortissement des actifs. Ces caractéristiques sont avantageuses pour les grandes flottes qui doivent endurer une usure régulière, comme les malheurs quotidiens d’un bus public. Le logiciel de gestion de flotte convient aux entreprises qui possèdent ou louent leurs véhicules et qui souhaitent plus de contrôle et de visibilité sur les opérations de leur flotte. Cependant, les logiciels de gestion de flotte présentent également certains inconvénients, tels que :

• Le coût total initial et permanent élevé de l’achat, de l’installation et de la maintenance des logiciels et du matériel.
• Mise en œuvre et intégration complexes avec les systèmes et processus existants.
• Risques potentiels de confidentialité et de sécurité liés au stockage et au partage de données sensibles.
• Il y a un besoin de personnel et de ressources dédiés pour gérer la flotte.

D’autre part, un logiciel de remboursement de véhicules est un système qui aide les entreprises à rembourser leurs employés pour l’utilisation de leurs véhicules à des fins professionnelles, telles que des visites de vente, des livraisons ou des réunions avec des clients. Le logiciel de remboursement de véhicule convient aux entreprises qui ne possèdent pas ou ne louent pas leurs véhicules et qui souhaitent réduire leur responsabilité et leur charge administrative. Certains des avantages du logiciel de remboursement de véhicule sont :

• Réduction des coûts d’investissement et d’exploitation liés à la possession ou à la location de véhicules.
• Plus de flexibilité et de commodité pour les employés dans le choix de leur mode de transport préféré.
• Réduction du risque de problèmes juridiques ou de litiges concernant la propriété du véhicule, l’assurance ou la gestion de l’entretien.
• Administration simplifiée et respect des politiques de remboursement.

Un logiciel de remboursement de véhicule peut également aider à résoudre ces problèmes qui affligent les programmes de remboursement des entreprises :

• Manque de contrôle et de visibilité sur le comportement de conduite et les performances des employés.
• Trop-perçu ou sous-paiement potentiel des remboursements en raison de réclamations inexactes ou frauduleuses.
• Difficulté à suivre et à optimiser les dépenses et l’efficacité liées aux véhicules.
• La nécessité d’une communication et d’une éducation claires et cohérentes sur les politiques de remboursement.

Dans l’ensemble, le logiciel de remboursement de véhicule est un excellent choix pour les entreprises dont les employés ont juste besoin de voitures ordinaires pour le travail. Si vous avez des véhicules spécialisés comme des camions de pompiers ou de grandes camionnettes de livraison, vous aurez peut-être besoin d’un logiciel de gestion de flotte. Si vous avez des représentants commerciaux qui appellent des clients dans des berlines, envisagez des programmes de remboursement des véhicules.

Conclusion

En bref, les solutions de gestion de véhicules peuvent être divisées en logiciels de gestion de flotte et en logiciels de remboursement de véhicules. Ces solutions sont utiles en elles-mêmes et, selon les particularités d’un modèle commercial, elles peuvent aider les employeurs de manutentionnaires automobiles à gérer efficacement les opérations liées aux véhicules. Cependant, les entreprises doivent non seulement peser soigneusement leurs options, mais également entreprendre des auto-évaluations sérieuses avant de décider de la meilleure façon d’atteindre leurs objectifs futurs grâce à la gestion des véhicules SaaS.

Cardata est l’une des nombreuses options merveilleuses disponibles. Mais en tant qu’entreprise de données et d’analyse au service de diverses industries, nous comprenons à quel point il peut être difficile de parvenir à un consensus raisonnable. C’est pourquoi nous faisons de notre mieux pour être flexibles lorsque nous prenons en compte les divers besoins de nos clients. La vision de l’entreprise est de fournir à ses clients des informations précises, fiables et précieuses à partir des données des véhicules en utilisant des technologies de pointe. Cardata vise en fin de compte à aider ses clients à améliorer leurs performances commerciales, à réduire leurs coûts, à accroître la satisfaction de leurs clients et à générer de nouvelles sources de revenus. Cardata aspire également à contribuer au bien social en permettant une mobilité plus sûre, plus propre et plus innovante pour tous.

Sources

[1] Fleet management software – Wikipedia 

[2] What is telematics? | Definition from TechTarget

[3] Fleet Management Pricing: How Much Does It Cost? | Tech.co

[4] Best Fleet Management Software 2023 – Forbes Advisor

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