Remboursement kilométrique ou indemnité de voiture

Trouver un équilibre entre la gestion de la flotte, la hausse des prix du carburant et les changements dans les habitudes de travail peut s’apparenter à un numéro de jonglage. Si votre équipe conduit des véhicules de société ou utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, vous pourriez être confronté au choix entre une indemnité de voiture ou un modèle de remboursement kilométrique. Les deux approches visent à couvrir les dépenses liées aux véhicules à usage professionnel, mais la manière dont elles le font – et les implications fiscales qu’elles créent – sont aux antipodes.

Indemnité de voiture : Simplifier aujourd'hui, payer des impôts demain

Un programme d’indemnité de voiture verse aux employés une allocation mensuelle (ou une allocation) pour les déplacements professionnels en voiture. Il est facile à mettre en place et peut être considéré comme un « avantage » car les conducteurs reçoivent un chèque régulier. Le hic ? Une indemnité non justifiée est imposable, à la fois comme impôt sur le revenu pour le conducteur et comme charges sociales pour l’employeur. Par défaut, l’IRS (Internal Revenue Service) traite cette indemnité comme un salaire, sauf si vous prouvez qu’elle est utilisée pour des dépenses professionnelles.

• Avantages :
  • Simple : aucun registre de kilométrage ni application de suivi du kilométrage n’est nécessaire
  • Perçu comme un avantage assimilé à une prime
• Inconvénients :
  • Revenu imposable si vous ne suivez pas les dépenses réelles
  • Peut surcompenser les conducteurs à faible kilométrage ou sous-compenser ceux à kilométrage élevé
  • Ne tient pas compte des coûts des véhicules qui varient selon les régions (essence, vidanges, amortissement, etc.)

Remboursement kilométrique : conforme à l'IRS et équitable

Au lieu d’une allocation forfaitaire, le remboursement kilométrique rémunère les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus pour le compte de l’entreprise. Les employeurs utilisent souvent le taux kilométrique standard (le taux de l’IRS mis à jour chaque année) pour rester conformes à la réglementation de l’IRS. Comme les paiements correspondent aux coûts réels, le conducteur ne perçoit pas de salaire imposable tant qu’il tient un registre de kilométrage.

• Avantages :
  • Exonération fiscale si la procédure est correctement appliquée, ce qui permet aux conducteurs de conserver une plus grande partie de leurs centimes par kilomètre
  • Il tient compte des coûts fixes et des coûts variables en fonction du kilométrage réel de l’employé
  • Il encourage une conduite responsable et réduit l’utilisation personnelle aux frais de l’entreprise
• Inconvénients
  • Il nécessite un suivi régulier du kilométrage, ce que certains conducteurs considèrent comme une paperasserie supplémentaire
  • Les coûts fluctuent chaque mois, ce qui rend la budgétisation moins prévisible qu’une allocation fixe pour voiture de fonction

Le cas particulier : TFCA et FAVR

Les allocations pour voiture ne doivent pas nécessairement être identiques pour tous. Une approche TFCA (Tax-Free Car Allowance) utilise un programme de remboursement des véhicules qui combine une allocation mensuelle avec une justification de base du kilométrage, le tout exonéré d’impôt. Et un programme FAVR (Fixed and Variable Rate) calcule le remboursement en fonction des dépenses liées au véhicule (assurance, essence, dépréciation) plus le kilométrage professionnel de chaque conducteur. Cette approche est particulièrement rentable si vous avez une équipe qui parcourt beaucoup de kilomètres ou des territoires divers.

Choisir la solution adaptée à votre flotte (et à vos employés)

• Simplicité contre équité
  • Une allocation automobile ou une allocation forfaitaire est simple : pas de relevé kilométrique. Mais au moment des impôts, c’est un revenu imposable, sauf si vous prouvez que ces fonds ont été utilisés uniquement à des fins professionnelles.
  • Un remboursement kilométrique ne paie que les kilomètres professionnels, ce qui signifie que les conducteurs qui parcourent peu de kilomètres ne reçoivent pas de cadeaux et que les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres reçoivent ce qu’ils méritent.
• Conséquences fiscales
  • Un programme d’allocation automobile standard est imposé comme un salaire. Vous pourriez perdre jusqu’à 30 à 40 % en impôt sur le revenu et retenues à la source.
  • Les remboursements conformes à l’IRS ne figurent pas sur le W-2 de l’employé, ce qui lui permet de gagner un salaire net plus élevé.
• Charge administrative
  • Certains craignent les frais généraux d’une application de suivi du kilométrage. Mais la technologie a simplifié les choses : les applications détectent automatiquement les trajets à usage professionnel et excluent les trajets domicile-travail.
  • Une allocation automobile est plus simple d’un mois à l’autre, mais les problèmes fiscaux de fin d’année peuvent être pires si vous n’êtes pas conforme aux exigences de l’IRS.

Réflexions finales

Le choix entre le remboursement kilométrique et une allocation automobile se résume à la quantité de données que vous souhaitez conserver et à la mesure dans laquelle vous voulez que les remboursements reflètent les coûts réels. Si vous ne voulez pas de registres et que vous souhaitez des paiements rapides, une indemnité standard peut faire l’affaire, mais n’oubliez pas qu’elle est généralement imposable. Si vous préférez garder plus d’argent dans les poches de chacun et ne payer que pour les véritables kilomètres parcourus à des fins professionnelles, un programme de remboursement des frais de véhicule lié au taux de kilométrage de l’IRS ou un programme FAVR est la solution. Et si vous aimez la simplicité des indemnités mais que vous souhaitez rester exonéré d’impôt, une option TFCA peut combiner le meilleur des deux mondes.

Que vous mettiez en place un programme de flotte automobile ou que vous remboursiez l’utilisation d’une voiture personnelle, il est utile de penser au-delà de la commodité immédiate et de prendre en compte l’impact fiscal total, l’équité pour les conducteurs à faible kilométrage par rapport à ceux à fort kilométrage, et les pièges potentiels en matière de conformité. En cas de doute, effectuez une analyse rapide des coûts ou contactez un spécialiste, car une approche rentable ne permet pas seulement d’économiser de l’argent, mais aussi de satisfaire les conducteurs et de garantir le bon fonctionnement de votre flotte automobile.