FAVR vs Cents per Mile : quel programme fonctionne pour votre entreprise ?

Introduction 

Lorsqu’une entreprise – grande ou petite – veut éviter les tracas liés à la supervision des programmes de voiture de société, la meilleure alternative est une allocation de voiture, également connue sous le nom de programme de remboursement. Mais comment choisir le programme de remboursement kilométrique optimal pour les collaborateurs qui effectuent de nombreux déplacements professionnels avec leur propre véhicule ?

Il s’agit d’une décision cruciale pour les organisations qui cherchent à donner la priorité à la fois à la rentabilité et à une rémunération équitable pour leurs travailleurs. Il existe deux approches assez distinctes les plus reconnues dans le domaine des indemnités de taux pour le remboursement des employés : les programmes à taux fixe et variable (FAVR) et en cents par mille. Chaque méthode – distribuée sous forme d’allocations annuelles, trimestrielles ou mensuelles – présente des avantages et des considérations distincts. L’article suivant démêlera les subtilités de ce choix en examinant les facteurs qui exigent le plus de considération, soulignant comment les similitudes et les différences peuvent répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise.

Évaluation des profils de conducteurs

Lorsqu’il s’agit de sélectionner le type d’allocation de voiture approprié pour l’utilisation d’un véhicule professionnel par les employés, une étape cruciale du processus de prise de décision consiste à évaluer les habitudes de conduite et les profils de kilométrage des employés mobiles. D’une part, les conducteurs qui parcourent un nombre important de kilomètres professionnels bénéficient de la couverture complète et de l’équité inhérente offertes par les programmes FAVR. D’un autre côté, une main-d’œuvre mobile occasionnelle avec des modèles d’utilisation sporadiques de véhicules liés à l’entreprise trouve que le remboursement en cents par mile est une solution plus appropriée.

Remboursement FAVR : idéal pour les conducteurs à kilométrage élevé

FAVR se présente comme un mode de compensation adapté aux conducteurs intrépides à kilométrage élevé qui, pour mener à bien leurs activités commerciales, doivent parcourir les routes en utilisant systématiquement leur propre voiture. Les avantages de FAVR incluent, mais ne sont pas limités à ce qui suit :

• Couverture complète : les plans FAVR vont au-delà des limites du remboursement en cents par mille en brossant un tableau complet de l’utilisation standard des véhicules et des coûts réels impliqués. En plus des coûts variables, cette méthode intègre des coûts fixes tels que les primes d’assurance, les frais d’inscription et d’autres dépenses professionnelles qui restent constants quel que soit le kilométrage des employés. De plus, les plans FAVR tiennent compte des dépenses variables des véhicules, telles que les prix de l’essence, l’amortissement et l’entretien, qui fluctuent en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du type de véhicule. Ce faisant, FAVR garantit que les employés reçoivent des remboursements d’une manière qui tient compte de l’imprévisibilité de la possession d’un véhicule personnel, s’alignant ainsi sur la réalité des coûts de véhicule encourus par un employé.
• Justice et équité de l’entreprise : Il convient également de noter la justice et l’équité intrinsèques intégrées aux plans FAVR. Les conducteurs qui parcourent régulièrement un nombre important de kilomètres professionnels supportent une charge accrue des coûts d’utilisation du véhicule. FAVR le reconnaît en offrant des taux de remboursement de kilométrage plus élevés pour ces conducteurs, garantissant qu’ils sont justement rémunérés pour leur engagement inébranlable. En d’autres termes, les applications de suivi du kilométrage FAVR ont tendance à favoriser un sentiment d’équité au sein de toute organisation, ce qui en fait un choix idéal pour les organisations qui accordent la priorité au bien-être et à la satisfaction de leur personnel.
• Gestion des coûts : bien que les plans FAVR offrent des taux de remboursement plus élevés pour les conducteurs à kilométrage élevé, une gestion efficace des coûts reste un élément crucial. Pour se prémunir contre les dépenses excessives, FAVR protège contre la «conduite pour l’argent», dans laquelle les conducteurs Cents per Mile accumuleront des dizaines de milliers de dollars en remboursements chaque année. Grâce à ces palliatifs, les organisations peuvent facilement optimiser la viabilité financière de leurs programmes de remboursement sans compromettre l’équité du FAVR.
• Avantages fiscaux : Ce type de remboursement peut être exonéré d’impôt même par rapport au taux standard de l’Internal Revenue Service (IRS), c’est-à-dire que vous pouvez en fait rembourser plus sur FAVR que sur Cents per Mile, si cela convient à votre main-d’œuvre.

Remboursement Cents per Mile : adapté aux conducteurs occasionnels

À l’autre extrémité du spectre se trouve la méthode CPM, une approche plus simple qui a ses propres mérites pour les organisations et les employés. Avec cette méthode, les employés sont remboursés sur la base d’un taux fixe par mile parcouru, dépourvu des nuances et de la gestion des risques associés aux plans FAVR. Le remboursement en Cents par Mile est, avant tout, une option appropriée pour les employés ayant un kilométrage professionnel occasionnel. Sa simplicité permet de réduire le fardeau administratif des employés et de l’organisation. En optant pour les tarifs en cents par mille, les organisations peuvent indemniser efficacement les conducteurs occasionnels tout en maintenant un processus de remboursement simplifié et simple.

• Simplicité et facilité d’administration : CPM est simple pour les employés et les employeurs. Le calcul du montant du remboursement est aussi simple que de multiplier le nombre de miles d’affaires parcourus par le taux prédéterminé par mile. Dans la plupart des cas, le logiciel de gestion de la main-d’œuvre mobile se chargera automatiquement des calculs. En fin de compte, la nature simple de cette méthode réduit le risque de confusion ou d’erreurs lors du processus de remboursement, rationalise les tâches administratives et garantit l’efficacité.
• Réduction de la charge administrative : avec le CPM, il est moins nécessaire de suivre et de documenter les dépenses spécifiques liées à l’utilisation des véhicules. Contrairement aux plans FAVR qui nécessitent une couverture complète des dépenses fixes et variables, le CPM se concentre uniquement sur le kilométrage au lieu d’une matrice complexe de dépenses, ce qui signifie qu’il y a peu de mesures de conformité à suivre.
• Flexibilité : CPM offre aux organisations la possibilité de définir leur propre taux de kilométrage en fonction de leurs besoins et politiques spécifiques. Cela permet une personnalisation et un ajustement pour tenir compte de divers facteurs et considérations de coût. Les organisations peuvent établir un remboursement à taux variable qui s’aligne sur leurs contraintes budgétaires, leurs emplacements géographiques (tels que déterminés par les codes postaux) ou les normes de l’industrie. Cette flexibilité permet aux entreprises d’ajuster leurs programmes en fonction de leur situation particulière tout en offrant une méthode de rémunération juste et cohérente pour l’utilisation occasionnelle d’un véhicule par les employés.
• Avantages fiscaux : les remboursements en cents par mile sont exonérés d’impôt jusqu’au taux standard de l’IRS inclus.

Programmes hybrides

Les programmes hybrides offrent l’avantage de la flexibilité et de l’adaptabilité. Les conducteurs à kilométrage élevé peuvent bénéficier de la composante FAVR du programme pour garantir que leurs coûts d’utilisation accrus du véhicule sont correctement reflétés. De plus, les chauffeurs occasionnels peuvent être accueillis dans le cadre du volet CPM du programme. Encore une fois, la simplicité et la facilité d’administration associées au remboursement en cents par mille en font un choix approprié pour les employés ayant une utilisation sporadique d’un véhicule à des fins professionnelles. En mettant en œuvre un programme hybride, les organisations peuvent trouver un équilibre entre la rentabilité et une rémunération équitable, malgré l’évolution des objectifs et des utilisations de leur main-d’œuvre mobile. L’exécution simultanée de FAVR et de CPM offre un niveau stratégique de choix et de personnalisation qui peut améliorer la satisfaction et l’engagement des employés.

Taux standard de l'IRS

Lors de la détermination du plafond des remboursements hors taxes sur la base de la méthode Cents per Mile, le taux standard de l’IRS sert de point de référence crucial. À partir de 2023, le taux de kilométrage standard de l’IRS pour une utilisation professionnelle est supérieur de 3 cents par mile à celui de l’année précédente.

En adhérant à ce taux, les organisations peuvent s’assurer que leurs politiques de remboursement sont conformes aux directives de l’IRS, réduisant ainsi le risque de non-conformité et les problèmes potentiels pour les contribuables. Ce taux de kilométrage standard est régulièrement mis à jour pour tenir compte des fluctuations des prix du carburant, des coûts d’exploitation des véhicules et d’autres facteurs pertinents pouvant avoir une incidence sur la conduite (problèmes de chaîne d’approvisionnement, etc.).

Un ajustement constant garantit que le taux de remboursement reflète les conditions économiques actuelles et les coûts réels associés à l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles. Le taux standard de l’IRS sert en outre de référence pour déterminer le plafond des remboursements d’impôt sur le revenu selon la méthode des cents par mile pour les membres de l’équipe d’une entreprise et leur revenu imposable.¹

¹  IRS issues standard mileage rates for 2023; business use increases 3 Cents per Mile | Internal Revenue Service 

Conclusion

La sélection d’un programme de remboursement de véhicule approprié est une décision difficile qui dépend d’un certain nombre de facteurs contradictoires. Les plans de remboursement FAVR apparaissent comme le choix préféré pour les déplacements sur de longues distances en raison de leur capacité à fournir une couverture complète, une équité et une gestion efficace des coûts. Plus précisément, FAVR est idéal pour ceux qui recherchent :

• Un programme granulaire qui tient compte des données du marché régional.
• Des remboursements généreux qui sont plus importants que le programme de taux standard de l’IRS.

In contradistinction, Cents per Mile reimbursement works well for occasional drivers, as it offers 

les avantages de la simplicité, de la facilité d’administration et de la flexibilité. En fin de compte, la clé réside dans l’alignement de la méthode de remboursement sur les exigences et les caractéristiques uniques de la main-d’œuvre, garantissant une approche de remboursement bien adaptée et efficace qui profite à la fois à l’organisation et à ses employés. Le CPM, en bref, est la meilleure option pour ceux qui recherchent :

• Rémunération équitable entre tous les chauffeurs.
• Un programme facile à comprendre et à gérer selon les mesures de conformité gouvernementales.

Il est essentiel de se rappeler que le FAVR et le CPM ont le potentiel d’être totalement exonérés d’impôt, contrairement aux allocations de voiture traditionnelles, dont la plupart sont très imposables. Cela étant dit, il convient de considérer les programmes hybrides qui intègrent à la fois les méthodes FAVR et CPM comme une alternative stratégique pour les organisations visant à couvrir toutes leurs bases en matière de flexibilité, d’équité et de personnalisation. Les programmes hybrides permettent aux organisations de fournir une couverture complète aux conducteurs à kilométrage élevé tout en offrant la simplicité et la facilité d’administration souhaitées par les conducteurs occasionnels. Cette approche mixte garantit un système de remboursement complet et efficace qui répond aux divers besoins de la main-d’œuvre. À cet égard, des programmes variés comme ceux de Cardata offrent une flexibilité considérable et sont déterminés à répondre aux besoins uniques de vos chauffeurs.

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