Quand dois-je payer des Cents par Mile en 2023 ? Perspectives des finances et des opérations

Qu'est-ce qu'un programme Cents per Mile (« CPM ») ?

Les programmes Cents per Mile, qui paient le taux de kilométrage standard de l’IRS, sont plus efficaces que les voitures de société et les indemnités automobiles traditionnelles.

Ils sont cependant moins efficaces que les programmes FAVR et Tax-Free Car Allowance. Pour cette raison, Cardata recommande les programmes CPM pour la conduite occasionnelle, définie comme moins de 5 000 miles par an.

Lisez la suite pour connaître les détails !

Un programme de remboursement Cents per Mile, comme celui proposé par Cardata, est un programme de remboursement basé sur le taux de kilométrage standard de l’IRS.

Chaque année, l’IRS propose un nouveau taux CPM. En 2022, 58,5 ¢ est le taux suggéré à rembourser aux conducteurs pour le kilométrage professionnel. Il s’agit d’un taux variable, c’est-à-dire qu’il est payé en fonction du nombre de kilomètres parcourus.

Par exemple, prenez le kilométrage annuel d’un conducteur :

Miles affaires : 25 000 miles

Remboursement annuel : 14 625 $

Remboursement mensuel moyen : 1218,75 $

Les entreprises qui remboursent sur un modèle Cents per Mile paient une somme, comme celle ci-dessus, à leurs chauffeurs chaque mois.

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Pourquoi les directeurs financiers et les responsables des opérations aiment-ils le CPM ?

Les gestionnaires, comme les directeurs financiers et les responsables des opérations, aiment que les programmes CPM permettent aux employés de conduire leur véhicule personnel pour se rendre au travail. C’est un avantage majeur des programmes CPM par rapport aux voitures de société.

Les flottes de voitures de société coûtent cher à l’achat et à l’entretien. Ils restent aussi souvent inactifs, se dépréciant, comme ils l’ont fait au cours des deux dernières années de conduite réduite. De plus, il est difficile de déplacer les voitures de société entre conducteurs, comme lorsqu’un conducteur quitte et qu’un autre rejoint l’entreprise.

Les directeurs financiers et les responsables des opérations apprécient également le fait que les programmes CPM garantissent que l’intégralité du remboursement sera payée sans impôt. C’est l’avantage que les programmes CPM ont sur l’allocation. Une allocation automobile traditionnelle est évaluée à la fois pour la masse salariale et l’impôt sur le revenu, ce qui entraîne des inefficacités majeures.

Pourquoi les directeurs financiers et les responsables des opérations ne l'aiment-ils pas ?

Ils n’aiment pas la difficulté de tenir des registres avec les programmes CPM. Afin de justifier le kilométrage, c’est-à-dire prouver qu’un voyage était légitimement lié aux affaires – l’IRS exige des journaux de bord précis et détaillés. La maintenance et le traitement de ces journaux de kilométrage prennent du temps, tant pour les conducteurs que pour les administrateurs.

C’est pourquoi les entreprises sous-traitent leurs programmes CPM à Cardata : nous avons une application mobile de capture de kilométrage, Cardata Mobile, qui enregistre et stocke toutes les informations que l’IRS a besoin de voir.

Notre application est “configurez-la et oubliez-la”, ce qui signifie que les conducteurs n’ont qu’à configurer l’application une fois, conduire et être remboursés. La capture automatique du kilométrage permet d’économiser des milliers d’heures par an à de grandes populations de conducteurs

Les finances et les opérations n’aiment pas non plus la mise en œuvre de programmes CPM dans une main-d’œuvre qui a toujours utilisé des voitures de société. Certains conducteurs sont naturellement mécontents de perdre leur véhicule de flotte. C’est pourquoi la gestion du changement, un autre service que nous offrons, est si cruciale.

Ils n’aiment pas non plus le fait que le tarif CPM ne rembourse pas correctement les chauffeurs. Dans l’exemple ci-dessus, 1218,75 $ par mois est nettement supérieur à ce qu’il en coûte pour se rendre au travail en voiture.

De plus, les frais de conduite varient selon la région, alors que certains conducteurs peuvent avoir besoin de presque autant par mois, d’autres auront besoin de beaucoup moins.

Alors, pourquoi un directeur financier choisirait-il de payer le CPM ?

La recommandation de Cardata

Si tous vos chauffeurs parcourent plus de 5 000 miles par an, Cents per Mile n’est pas le programme qu’il vous faut. Au lieu de cela, l’un d’entre eux est le bon choix :

1. Le programme de remboursement à Taux Fixe et Variable (« FAVR »)
2. Le programme Tax-Free Car Allowance

Cependant, si tous vos chauffeurs conduisent moins de 5 000, le CPM pourrait être idéal. Lorsqu’il est externalisé, ce programme est un remède simple et efficace aux problèmes posés par les allocations et les voitures de société.

Votre entreprise se situe-t-elle entre les deux ? Certains pilotes au-dessus, d’autres en dessous de ce seuil ? Alors un programme hybride est fait pour vous. Les programmes hybrides sont particulièrement difficiles à gérer en interne, car l’IRS a des exigences de déclaration et de conformité différentes pour chaque programme.

Cardata, cependant, gère des programmes hybrides depuis 22 ans.

Conclusion

Êtes-vous à la recherche du bon programme de remboursement de véhicule? Notre blog regorge d’informations pour vous aider à démarrer.