Taux kilométrique standard de l’IRS pour 2025 et programmes de remboursement de véhicules comme FAVR

Nous sommes en 2025 ! L’IRS a annoncé une mise à jour importante du taux kilométrique standard, le faisant passer de 0,67 $ à 0,70 $ par kilomètre. Ce changement, conçu pour refléter l’augmentation du prix des carburants, la dépréciation et d’autres dépenses liées aux véhicules, a des implications pour les entreprises qui gèrent des programmes de remboursement des frais kilométriques à des fins professionnelles.

Si le nouveau taux offre une certaine clarté aux contribuables qui calculent leurs frais kilométriques professionnels et remplissent leur déclaration d’impôt, il signifie également que les entreprises doivent réévaluer leurs programmes de remboursement pour s’assurer qu’ils restent à la fois rentables et conformes aux règles de l’IRS.

Comprendre le taux kilométrique standard de l'IRS

Le taux kilométrique standard de l’IRS est une référence qui approxime le coût d’utilisation d’un véhicule personnel pour les déplacements professionnels, y compris les dépenses telles que le prix de l’essence, l’entretien et la dépréciation. Les contribuables peuvent utiliser ce taux pour calculer les déductions pour les kilomètres parcourus à des fins professionnelles, plutôt que de se baser sur les dépenses réelles. Bien que l’IRS considère ce taux comme une méthode pratique pour le suivi des frais kilométriques, il n’est pas nécessairement adapté aux besoins spécifiques des entreprises qui remboursent leurs employés.

Pour 2025, l’augmentation du taux à 0,70 $ par mile reflète l’augmentation des coûts d’exploitation, qui dépendent de l’inflation et de la fluctuation des prix du carburant. Si cet ajustement profite aux employés qui déduisent leurs frais kilométriques, il pose des problèmes aux employeurs qui basent leur taux de remboursement des frais kilométriques uniquement sur le chiffre de l’IRS.

Pourquoi le taux kilométrique standard de l'IRS n'est pas suffisant

S’appuyer sur le taux standard pour les programmes de remboursement des frais kilométriques peut sembler simple, mais ce n’est pas toujours l’option la plus efficace ou la plus juste. Ce taux forfaitaire ne tient pas compte des variations des coûts des véhicules ou des coûts réels encourus par chaque conducteur. C’est le cas par exemple :

• Un conducteur possédant une voiture plus ancienne et moins économe en carburant peut être confronté à des prix du carburant plus élevés que ce que prévoit le taux de l’IRS.
• Le conducteur d’un véhicule plus récent et plus économe en carburant peut être surcompensé pour ses déplacements professionnels.

Cette approche unique peut conduire à des dépenses professionnelles qui ne correspondent pas à la réalité – soit en surpayant les employés, soit en ne les remboursant pas assez, ce qui peut avoir un impact sur la satisfaction et la conformité.

Comment le FAVR offre une meilleure alternative

Un programme FAVR (Fixed and Variable Rate reimbursement) remédie à ces inconvénients en adaptant les remboursements aux coûts réels encourus par les employés. Voici comment :

• Coûts fixes : Ils couvrent les dépenses telles que l’assurance, l’immatriculation et l’amortissement, qui ne varient pas en fonction du kilométrage.
• Coûts variables : Ils prennent en compte les dépenses fluctuantes telles que le carburant et l’entretien, en veillant à ce que les remboursements correspondent aux dépenses kilométriques du conducteur.

Contrairement au taux kilométrique standard de l’IRS, un programme FAVR permet aux entreprises de rembourser les employés en fonction des coûts spécifiques de leur véhicule et de leurs habitudes de conduite, ce qui garantit l’équité et la conformité avec les règles fiscales. FAVR prend également en charge le suivi du kilométrage et simplifie les rapports, ce qui facilite la tenue d’un registre précis du kilométrage pour les déductions fiscales et les audits.

Compléter votre flotte avec un programme FAVR

Pour les entreprises disposant d’une flotte existante, les augmentations de taux de 2025 soulignent la nécessité d’une certaine flexibilité. Bien que les flottes restent essentielles pour de nombreuses activités, l’ajout d’un programme de remboursement des véhicules peut

• Offrir une certaine souplesse aux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels.
• Réduire la dépendance à l’égard des véhicules de la flotte, en diminuant les frais généraux administratifs et les coûts d’exploitation.
• Aider les entreprises à s’adapter à l’augmentation des taux kilométriques tout en contrôlant les coûts.

Un programme de remboursement basé sur les FAVR peut compléter votre flotte en couvrant les employés qui conduisent pour des raisons professionnelles mais qui n’ont pas besoin d’une voiture de fonction à plein temps. Cette approche hybride permet d’équilibrer le contrôle des coûts et la satisfaction des employés.

L'avantage de la conformité fiscale

En adhérant aux directives conformes à l’IRS, FAVR signifie que les remboursements restent exonérés d’impôts et alignés sur les normes fédérales. Cette conformité minimise le risque de pénalités en cas d’audit et signifie également que les indemnités kilométriques des employés ne sont pas imposées par erreur. En revanche, l’utilisation d’un taux de remboursement forfaitaire basé sur les chiffres de l’IRS peut entraîner des obligations fiscales si elle n’est pas gérée avec soin.

Préparer l'avenir du remboursement

L’augmentation du taux kilométrique pour les entreprises en 2025 souligne l’importance d’évaluer votre modèle de remboursement actuel. Avec l’augmentation des coûts des véhicules et des frais de déplacement, les entreprises ont besoin de solutions qui s’adaptent aux besoins uniques des employés tout en contrôlant les coûts.

Le programme FAVR de Cardata aide les entreprises à combler le fossé entre les modèles dépassés et les exigences modernes. Que vous gériez un parc automobile, que vous remboursiez des employés pour des voyages d’affaires ou les deux, une approche personnalisée signifie que votre programme reste efficace, équitable et conforme.

Prêt à voir comment FAVR peut fonctionner pour vous ? Laissez Cardata vous guider vers une stratégie de remboursement plus intelligente et plus souple.